Referat af bestyrelsesmøde den 11. april 2005

Referat af bestyrelsesmøde den 11. april 2005 kl. 15.00

Til stede:

Jens Bigum, formand

Jens Ulrik Andersen

Dina Bloch

Jørgen Grønnegård Christensen

Kirsten Jakobsen

Sys Rovsing Kock

Annette Kruhøffer

Kasper Rasmussen

Johannes Riis

Arne Rolighed

Arild Underdal

Rektorat, universitetsdirektør, deltog fra pkt. 1 til 10

Niels Chr. Sidenius

Katherine Richardson

Stig Møller

Sekretariat, deltog fra pkt. 1 til 10

Per Møller Madsen

Mette Skovsbøll

Kirsten Skjødt, Budgetkontoret, deltog under pkt. 5

  1. Godkendelse af referat
  2. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmøde den 11. januar 2005
  3. Meddelelser 
    - fra formanden
    - fra rektor
  4. Revisionsaftale
  5. Økonomi
    5.A. Årsrapport 2004
    5.B. Internt regnskab 2004
  6. Nye uddannelser
    6.A. ITEV /IT-Vest-master)
  7. Status for udviklingskontrakt
  8. Status for internationalisering
  9. Samarbejde med andre institutioner (lukket punkt)
    9.A. Orientering om drøftelser med HIH
    9.B. Generel drøftelse
  10. Eventuelt
  11. Rektoransættelse (lukket punk

1. Godkendelse af dagsorden

Dagsordenen blev godkendt.

2. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmøde 11. januar 2005

Referatet blev godkendt.

3. Meddelelser

Formanden

Formanden orienterede om, at formandskollegiet nu havde eksisteret 1 år og var blevet fuldtalligt. På et møde 15. marts var man blevet enige om at fortsætte samarbejdet i et tæt og styrket samarbejde med Rektorkollegiet. Formandskollegiet regnede med at holde 2 møder om året. Næste møde med ministeren var aftalt til 10. maj, hvor formand og næstformand ville deltage.

Siden sidst havde formanden og et yderligere bestyrelsesmedlem underskrevet lejekontrakt for Retsmedicinsk Instituts lokaler på Skejby Sygehus. Lejekontrakten løber foreløbig frem til 2036.

Rektor

Uddannelsen i Miljø- og Energiret var nu godkendt af Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling.

Universitetet har sendt et brev til rektorerne for gymnasierne i den kommende midtjydske region. Brevet markerede en generel interesse for gymnasieskolerne samt et ønske om et samarbejde med disse, herunder eventuelt gennem deltagelse i bestyrelsesarbejde.

4. Revisionsaftale

Formanden havde på mødet den 11. januar 2005 fået bemyndigelse til at indgå aftale om revisorbistand i 2005. Efter indhentning af og præsentation af tilbud havde formanden indgået aftale med PriceWaterhouseCoopers om revision af åbningsbalancen og årsregnskabet for 2005. Bestyrelsen ville på næste møde den 27. maj 2005  få lejlighed til at møde revisorerne.

Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning.

5. Økonomi

5.A. Årsrapporten 2004

Bestyrelsen havde fået udkast til årsrapport for 2004. Årsrapporten var samtidig sendt til Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling, da årsrapporten skulle underskrives af en repræsentant for ministeriet, foruden af rektor og universitetsdirektøren. Fra 2005 ville årsrapporten være bestyrelsens rapport.

Rektor redegjorde kort for indholdet af rappporten, der var udarbejdet inden for de rammer, som  Økonomistyrelsen og Videnskabsministeriet havde defineret. Da der ikke havde været en udviklingskontrakt for 2004, havde universitetet afrapporteret i forhold til nogle udvalgte strategiske målsætninger, der dækkede et bredt spektrum af universitetets aktiviteter, og som havde sammenhæng med de emner, der indgik i udviklingskontrakten for 2005. Efter tilbagemelding fra ministeriet havde rektor foretaget nogle mindre tilføjelser i forhold til det udsendte udkast. Rektor nævnte, at antallet af STÅ, bachelorer og kandidater var stigende, og at der således var en fornuftig udvikling i ”produktionen”. Årsrapporten var nu under trykning og skulle sendes i den endelige version til Folketingets Finansudvalg, Finansministeriet og Rigsrevisionen den 15. april 2005.

Rektor svarede på forespørgsel, at der forelå mere specificerede oplysninger om forskningsaktiviteten, end dem, der kunne få plads i årsrapporten.

Bestyrelsen efterlyste muligheder for at kunne sammenligne virksomheden med andre universiteter. Rektor svarede, at der forelå sammenligningstal på nogle områder, bl.a. vedrørende ekstern finansiering, og at Videnskabsministeriets og Rektorkollegiets ”nøgletalsprojekt” ville gøre en række tal mere sammenlignelige.

Universitetsdirektøren orienterede på forespørgsel om ibrugtagningen af universitetets nye økonomisystem, Navision Stat, den 6. september 2004, og om de problemer, der trods en stor indsats fra alle sider havde været og fortsat var med at få integreret det nye system med det eksisterende personalesystem. Universitetsdirektøren  forventede, at systemet  ville kunne  understøtte konkret lønbudgettering i begyndelsen af maj måned, og at den endelige indkøring ville være gennemført i løbet af 2005. Den planlagte omfattende modernisering og videreudvikling af den personaleadministrative del af personalesystemet forventes først afsluttet i løbet af 2006.

Rektor oplyste, at der i juni måned blive afholdt et seminar for institutledere og økonomimedarbejdere, hvor bl.a. disse problemstillinger skulle gennemgås.

Med de ovennævnte bemærkninger tog bestyrelsen årsrapporten til efterretning.

5.B. Årsregnskab 2004

Der var udsendt intern regnskabsafslutning for 2004 for Aarhus universitet. Regnskabet blev  for sidste gang aflagt efter den hidtidige model, dvs. som udgiftsbaseret regnskab og med særlig vægt på ordinær virksomhed.

I primobudgettet for 2004, som blev vedtaget af Konsistorium den 15. januar 2004, og som blev forelagt for bestyrelsen den 24. marts 2004, var det forventet, at universitetet ville bruge 36 mio. kr. af sin opsparing på ordinær virksomhed. Der var imidlertid kun brugt 17 mio. kr. af opsparingen, hvilket for en stor dels vedkommende skyldtes en teknisk omlægning som følge af ændret periodisering af visse indtægter, som led i forberedelsen af åbningsbalancen pr. 1. januar 2005 til det omkostningsbaserede regnskab.

Videreførelsesbeløbet ultimo 2004 på ordinær virksomhed på 119 mio. kr. indgik som en del af refusionsopgørelsen mellem universitetet og Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling ved overgangen til omkostningsbaseret regnskab.

Kirsten Skjødt gjorde opmærksom på, at  primosaldoen for de eksterne midler var 205 mio. kr., heraf var forbrugt 38 mio. kr. i 2004, således der nu kun var 167 mio. tilbage. Det var hendes vurdering, at denne beholdning, der svarede til 4 måneders omsætning,  ikke burde blive lavere.

Bestyrelsen tog den interne regnskabsafslutning til efterretning.

6. Nye uddannelser

6.A. ITEV (IT-Vest-Master)

Masteruddannelsen i it er et samarbejde mellemde fire it-vest-institutioner: Aalborg Universitet, Syddansk Universitet, Handelshøjskolen i Århus og Aarhus Universitet. Uddannelsen er den del adf den samlede satsning, ITEV, under it-vest på efteruddannelsesmarkedet, der ligeledes omfatter korte kurser.

Hver deltagende institution forpligter sig til at udbyde uddannelsen i form af mindst en specialiseringslinie.

Masteruddannelsen vil bestå af tre specialiseringslinier: Softwarekonstruktion, interaktionsdesign og multimedier samt organisation.

Formanden oplyste, at forslaget ikke var blevet forelagt på bestyrelsens møde den 11. januar 2005, idet der havde været behov for en nærmere gennemgang.

Rektor nævnte, at de to relevante dekaner var forhindret i at være til stede på grund af bortrejse.

Han henviste til sagsfremstillingen, hvor uddannelsens indhold var beskrevet på første side, mens organiseringen, med blandt andet en række rådgivende koordineringsudvalg, var beskrevet på side to. Han oplyste, at det oprindelige forslag havde kunnet læses således, at det udbydende universitet, herunder studienævnet, ikke længere skulle have det faglige ansvar for uddannelsen. Det var nu præciseret i forslaget og i et brev til it-vest´s bestyrelse, at det faglige ansvar fortsat ligger på universitetet.

Bestyrelsen godkendte ansøgningen.

7. Status for udviklingskontrakten

Den endelige udviklingskontrakt med bilag var tidligere udsendt til bestyrelsens medlemmer.

Rektor havde haft et møde med ministeriet om universitetets forslag.

Formanden og rektor havde haft tæt kontakt om den endelige udformning. Formanden havde ikke fundet, at der var tale om så store ændringer, at der var grund til en ny bestyrelsesbehandling. De indledende afsnit var i selve kontrakten erstattet af en halv sides introduktion, mens de oprindelige tre siders indledning nu lå som universitetets egen selvstændige forståelsesramme for kontrakten. Videnskabsministeriet havde kun ønsket 2005 som kontraktsperiode, men målene kunne med få tilpasninger indgå i kontrakten for 2006-09.

Processen havde bekræftet, at universitetet skulle have sin egen strategiplan.

Rektor oplyste, at der var ved at blive udarbejdet handlingsplaner på de 6 fokusområder. For hvert af de i alt 98 resultatmål var fastlagt ansvarsfordeling, og der var ved at blive etableret koordinerende grupper, med ledelsessekretariatet som tovholder. Der kunne naturligt gives en nærmere tilbagemelding til bestyrelsen på det planlagte seminar i september.

Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning.

8. Status for internationalisering

Rektor nævnte, at punktet havde været behandlet i bestyrelsen første gang i foråret 2004, hvor det blev aftalt, at bestyrelsen skulle orienteres om status efter ca. 1 års forløb.

En række punkter om universitetets internationale profil var nu skrevet ind i udviklingskontrakten.

Universitetet havde sat langt større fokus på at indgå samarbejdsaftaler med udenlandske universiteter, idet man var meget opmærksom på, at det var vigtigt at være selektiv, når man valgte samarbejdspartnere. Der var blandt andet indgået aftaler med Skt. Petersborg Statsuniversitet og Australia National University i Canberra, der arbejdes nu på at indgå aftaler med Tsingsua University, Beijing og  på at fornyaftalen med Fudan University. Universitetet arbejdede på at identificere andre relevante samarbejdspartnere i Sydøst-Asien.

Aarhus Universitet ville i højere grad end tidligere bruge muligheden for at udnævne adjungerede professorer og lektorer for at knytte dygtige og relevante forskere fra udenlandske universiteter til forskningsmiljøer på Aarhus Universitet.

Programmet med støtte til gæsteforskerophold ved universitetet havde været en stor succes, og at der var afsat yderligere midler. Der blev lagt vægt på, at gæsteforskerne kom fra stærke forskningsmiljøer.

Desuden var igangsat et arbejde for at forbedre ansøgningerne til internationale forskningsprogrammer, der blev gennemført kurser i dansk sprog og kultur for udenlandske medarbejdere, og en mentorordningen, hvor en udenlandsk studerende fik tilknyttet en dansk studerende blev evalueret.

Det blev foreslået, at udenlandske studerende ved hjemrejsen blev bedt om at evaluere deres ophold ved Aarhus Universitet. Rektor oplyste, at dette allerede foregik i et vist omfang.

Formanden nævnte, at det var relevant at bestyrelsen på et tidspunkt tog en generel drøftelse om samarbejde med andre universiteter.

Bestyrelsen tog rektors orientering til efterretning. Formanden noterede et ønske om en skriftlig orientering i forbindelse med omfattende dagsordenspunkter.

9. Samarbejde med andre institutioner (lukket punkt)

9.A. Orientering om drøftelser med HIH

På mødet den 1. november 2004 gav bestyrelsen grønt lys til at sætte et analysearbejde i gang vedrørende samarbejdsmuligheder med Handels- og IngeniørHøjskolen. Aarhus Universitet og Handels- og IngeniørHøjskolen har i fællesskab nedsat en arbejdsgruppe til at udføre analysearbejdet.

Arbejdsgruppen har siden november 2004 analyseret

-         de faglige perspektiver i et evt. samarbejde,

-         mulige juridiske konstellationer samt

-         ledelsesmæssig og administrativ organisering af samarbejdet  - herunder også økonomi

Prorektor redegjorde for drøftelserne mellem Aarhus Universitet og HIH.

Bestyrelsen tog redegørelsen til efterretning. Der vil blive orienteret igen på bestyrelsesmødet 27. maj.

9.B. Generel drøftelse

Aarhus Universitets samarbejde med andre institutioner – herunder CVU-institutioner – har tidligere været drøftet på bestyrelsens møde den 1. november 2004.

Rektor havde udarbejdet et notat, der skitserede og vurderede forskellige mulige udviklingslinjer for Aarhus Universitet, og som opregnede en række forhold, der gjorde det nødvendigt at drøfte strategien for universitetets samarbejde med andre institutioner.

Bestyrelsen havde på grundlag af notatet en første principiel drøftelse af de mulige udviklingslinjer for universitetet.

10. Eventuelt

Møder fastlagt for 2005:

27. maj 2005 kl. 15.00

15. – 16. september 2005 (bestyrelsesseminar)

14. november 2005 kl. 15.00

20. december 2005 kl. 15.00

Årsfest på Aarhus Universitet

Fredag den 9. september 2005

Møder fastlagt for 2006:

30. marts 2006 kl. 15.00

29. maj 2006 kl. 15.00

31. august – 1. september 2006

Fredag den 8. september 2006

Bestyrelsen roste universitetets informationsflow til bestyrelsen.

11. Rektoransættelse (lukket punkt)

Bestyrelsen drøftede rektoransættelse.