Referat af bestyrelsesmøde 19. december 2006

Til stede:

Jens Bigum, formand

Sys Rovsing

Jens Ulrik Andersen

Anne Bundgaard Christensen

Jørgen Grønnegård Christensen

Kirsten Jakobsen

Annette Kruhøffer

Simon Krøyer

Johannes Riis

Arne Rolighed

Arild Underdal

Rektorat, universitetsdirektør

Rektor Lauritz B. Holm-Nielsen

Universitetsdirektør Stig Møller

 

Sekretariat

Per Møller Madsen

Bo Bjerre Jakobsen

Dagsorden:

1. Godkendelse af dagsorden

2. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet den 2. november 2006  

3. Bestyrelsens sammensætning (lukket punkt)
    3.A. Udpegning af bestyrelsen
    3.B. Udpegning af formand for bestyrelsen
    3.C. Eventuelle observatører

4. Økonomi (lukket punkt)
    4.A. Budget 2007 med BO-år 2008-2010 for AU inkl. HIH
    4.B. Sammenlægningsbalance for 1.1.2006 for AU og HIH
    4.C. Institutionsrevisors protokollat om forberedende revisionsarbejder 2006 (bilag)

5. Udpegning af medlemmer til Sandbjergs bestyrelse

6. Fusion (lukket punkt)
    6.A. Status for udarbejdelse af beslutningsgrundlaget omkring DPU
    6.B. Status for fusionsarbejdet

7. Status for strategiarbejdet

8. Orientering om Aarhus Universitets Forskningsfond og Auriga

9. Meddelelser fra
    - Formanden
    - Rektor

10. Eventuelt

Ad 1

Dagsordenen blev godkendt med den ændring, at det oprindelige punkt 5 blev behandlet som pkt. 3.

Ad 2

Jørgen Grønnegaard Christensen ønskede, jf. pkt. 4 om fusioner og herunder den fremtidige ledelsesstruktur, at det blev noteret, at bestyrelsen har besluttet at nedsætte et vedtægtsudvalg.

Anne Bundgaard Christensen ønskede, jf. pkt. 4 om fusioner, at det blev noteret, at man ved godkendelse af nye uddannelser samtidig bør overveje, om der kan tilbydes et tilstrækkelig godt studiemiljø.

Med disse bemærkninger var referatet godkendt.

Ad 3

3.A.

Formanden oplyste, at universitetet havde modtaget et udkast til bekendtgørelse om ændring i styrelsesregler for en række universiteter som følge af sammenlægning med andre forskningsinstitutioner. Høringsfristen var 7. december 2006. Bekendtgørelsesudkastet var udformet således, at det er Aarhus Universitets bestyrelse, der skal udpege formanden for og medlemmerne af bestyrelsen samt observatøren. Rammebetingelserne for udpegningen var fastlagt i bekendtgørelsen i overensstemmelse med Aarhus Universitets indstilling af 2. november 2006.

Der blev omdelt indstillinger fra de hidtidige bestyrelser for Danmarks JordbrugsForskning og Danmarks Miljøundersøgelser om hhv. eksterne medlemmer og 1 VIP-repræsentant.

Bestyrelsen besluttede på den baggrund at udpege de på mødet den 2. november 2006 indstillede som medlemmer af, henholdsvis observatør i, bestyrelsen for de anførte perioder. Desuden udpegedes, i overensstemmelse med resultatet af valget den 23. november 2006:

  • stud.scient.pol. Simon Krøyer som medlem af bestyrelsen for perioden 1. februar 2007 – 31. januar 2008.
  • stud.theol. Freja Boe-Hansen som observatør for perioden 1. februar 2007 – 31. januar 2008.

3.B.

På forslag fra Sys Rovsing udpegede bestyrelsen Jens Bigum som formand for bestyrelsen for perioden 1. januar 2007 – 31. januar 2011.

3.C.

Medarbejderne ved Danmarks JordbrugsForskning har i foreslået, at medarbejderne ved DJF bliver repræsenteret med en observatør i universitetets nye bestyrelse.

Efter en drøftelse af henvendelsen besluttede bestyrelsen ikke at tage endelig stilling til den på nuværende tidspunkt.

Ad 4

4.A.

Til punktet var udsendt Budget 2007 med overslag for 2008-10 omfattende AU inklusiv HIH men ikke ASB, DJF og DMU, samt notatet Humaniora på Aarhus Universitet.

Rektor gav en grundig redegørelse for budget 2007. Forudsætningerne for budget 2007 er, at:

  • Budgettet understøtter UK3’s mål
  • AU’s interne opsparinger og lån respekteres
  • Der arbejdes med brugerbetaling af lokaler
  • Fællesområdet er fuldt ud finansieret fra årets start
  • Ledelsespuljen styrkes og regenereres løbende
  • Ledelsespuljen anvendes strategisk til at styrke universitetets konkurrenceevne.

Endelig er Humaniora-planen indarbejdet i budgettet.

Der budgetteres med et beskedent driftsunderskud på 3,2 mio. kr. i 2007 og mindre overskud på 2-7 mio. kr. årligt i overslagsårene. Med indarbejdelse af de forventede midler fra Globaliseringspuljen forventes omsætningen at vokse med 32 % fra 2005 til 2010 (eksklusiv HIH)

På spørgsmål for bestyrelsen oplyste rektor, at fusionens konsekvenser ikke er indarbejdet i budgettet på nuværende tidspunkt. Budgetterne for DMU, ASB og DJF vil blive forelagt på bestyrelsesmødet den 26. februar 2007. Det er besluttet, at der i løbet af 2007 skal ske en sammenbygning af budgetterne for de fusionerende institutioner til ét budget.

På baggrund af en drøftelse af ledelsespuljen blev det besluttet, at bestyrelsen på et senere tidspunkt skal drøfte de overordnede principper for rektors disposition af ledelsespuljen.

Der blev udtrykt tilfredshed med det fremlagte materiale. Der var også ønske om, at der arbejdes videre med præsentationen, herunder at der sker en højere grad af fakultetsopdeling af tallene.

Bestyrelsen godkendte herefter budget 2007.

4.B.

Tidspunktet for overtagelse af HIH er aftalt til 1. august 2006, men med regnskabsmæssig virkning fra 1. januar 2006 under forbehold af ministeriets godkendelse af aftalen. Undervisningsministeriet har 8. november 2006 fremsendt udkast til en modtagers erklæring, som de kræver underskrevet til supplering af den fremsendte aftale af 24. april 2006 som betingelse for godkendelsen. Denne modtagers erklæring er underskrevet af bestyrelsesformanden og returneret til Undervisningsministeriet.

Forinden har institutionsrevisor udarbejdet overdragelsesbalance pr. 1. januar 2006 vedr. HIH og erklæring om proklama.

Da det regnskabsmæssige overdragelsestidspunkt forudsættes at være 1. januar 2006 er HIH’s balance i sammenlægningsbalance pr. 1. januar 2006 for AU og HIH korrigeret, så den stemmer med AU’s regnskabsprincipper.

Bestyrelsen godkendte og underskrev sammenlægningsbalancen pr. 1. januar 2006.

4.C.

Institutionsrevisor, PricewaterhouseCoopers, har som led i revisionen for 2006 gennemgået området:

  • Køb og kreditorer, herunder rejseadministration og leasing.

Desuden har institutionsrevisor fulgt op på områderne fra 2005:

  • Generelle IT-kontroller
  • Løn og gage
  • Eksternt finansierede projekter
  • Anlægsaktiver og donationer
  • Likvide mider, herunder uanmeldt kasseeftersyn.

Institutionsrevisors konklusion er, at universitetets regnskabssystemer som helhed giver et pålideligt grundlag for udarbejdelsen af årsrapporten, og at der er sket væsentlige forbedringer i forretningsgange og interne kontroller for de hovedområder, som universitetet har arbejdet med beskrivelse af i forretningsgangsprojektet. Der udestår dog fortsat et arbejde, før forretningsgange og interne kontroller for områderne som helhed kan anses for at være effektive og tilstrækkelige.

Revisionen lægger stor vægt på, at universitetet færdiggør projektet med beskrivelse af forretningsgange, og at universitetet implementerer sin beslutning om etablering af en central controllerfunktion i Budget- og Planlægningskontoret.

Bestyrelsen tog redegørelsen til efterretning, med en enkelt rettelse på side 60, og underskrev protokollatet.

Ad 5

Den nuværende funktionsperiode for bestyrelsen for Sandbjerg udløber pr. 31. januar 2007 og Sandbjerg har derfor, i henhold til vedtægten, anmodet universitetet om at udpege en ny bestyrelse for den kommende funktionsperiode.

4 af de nuværende bestyrelsesmedlemmer er indstillet på at fortsætte:

Docent Hans Fink, Institut for filosofi og idéhistorie

Generalkonsul Henrik Becker-Christensen, Flensborg

Bioanalytiker Annie Sølling, Biologisk Institut

Dekan, professor Søren Mogensen, Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet

På baggrund af en indstilling fra rektor samt en skriftlig indstilling fra Studenterrådet, der blev omdelt på mødet, udpegede bestyrelsen de 4 nuværende bestyrelsesmedlemmer samt:

Direktør Ole Steen Andersen, Danfoss

Institutleder, lektor Jørgen Albæk Jensen, Juridisk Institut

Stud. Oecon. Anders Carøe Bylling

til Sandbjergs bestyrelse for perioden 1. februar 2007 – 31. januar 2010.

Ad 6

6.A.

Bestyrelsesformanden gav en grundig redegørelse for den hidtidige kontakt med Danmarks Pædagogiske Universitet. Den 10. november 2006 mødtes formændene og rektorerne fra AU og DPU med det formål at indlede drøftelserne om en mulig sammenlægning af DPU og AU. På mødet blev der konstateret en positiv stemning omkring mulighederne for en sammenlægning. Der var enighed om flere oplagte synergier ved en sammenlægning, men der var ligeledes enighed om, at der skulle sikres tid til en grundig undersøgelse af mulighederne.

På et efterfølgende møde mellem formændene og Videnskabsminister Helge Sander d. 15. november 2006 blev ovennævnte drøftet og resultatet af mødet blev en fælles hensigtserklæring fra DPU og AU til ministeren.

Den 24. november 2006 blev der afholdt møde mellem rektorerne og direktørerne fra de to universiteter samt repræsentanter for de faglige miljøer på AU. Formålet med mødet var en foreløbig drøftelse samt at fastlægge en tidsplan for processen frem til februar næste år med henblik på at tilvejebringe et beslutningsgrundlag for de to bestyrelser.

Rektor supplerede med at give en orientering om den proces der er sat i gang for at udarbejde de nødvendige faglige beskrivelser. Dette arbejde vil resultere i et mere gennemarbejdet materiale til bestyrelsen i slutningen af februar. Materialet vil beskrive såvel faglige, økonomiske og organisatoriske forhold.

Efter en længere debat bemyndigede bestyrelsen formanden til sammen med rektor at fortsætte forhandlingerne om en eventuel fusion mellem Aarhus Universitet og Danmarks Pædagogiske Universitet med henblik på, at et svar kan afsendes til VTU primo marts 2007.

6.B.

Der var udsendt notat om status for fusionsarbejdet. Rektor orienterede om arbejdet.

I efteråret 2006 har der været betydelig fokus på etablering af sikker drift også efter 1.1.2007.

Parallelt hermed er der igangsat en proces, der skal føre til:

  • udarbejdelse af vedtægt
  • udarbejdelse af strategi for det samlede Aarhus Universitet
  • udarbejdelse af udviklingskontrakt
  • komplementering af den øverste ledelse af Aarhus Universitet

Denne proces skal være gennemført om senest 1 år.

Der blev stillet spørgsmål om opslag af stillingerne i universitetets øverste ledelse. Rektor oplyste, at arbejdet med opslag af prorektorstillingerne var sat i gang. Der var lavet en aftale med samme konsulentfirma, som bistod i strategiarbejdet, og opslag var under udarbejdelse.

Formanden forstod spørgsmålet sådan, at der var ønske om en principiel drøftelse i bestyrelsen forud for, at konkrete ansøgere blev drøftet.

Der blev stillet spørgsmål om, hvordan administrationen skulle organiseres i fremtiden, når man skulle bringe de i dag særskilte administrationer i de fusionerede institutioner sammen.

Formanden svarede, at et oplæg til hovedprincipper for organisering af administrationen måske ville kunne være klar til en drøftelse på bestyrelsens møde i februar måned.

Ad 7

Rektor redegjorde for igangsættelsen af den omfattende strategiproces, universitetet har taget initiativ til, der skal lede frem til formulering af en fælles vision, mission og overordnede mål for hele universitetet med tilhørende handleplaner.

Strategien vil blive diskuteret på flere niveauer. I første omgang har rektorat, direktører, institutionsledere, dekaner mv. deltaget i et seminar den 13. – 14. december 2006. Derefter inddrages dele af universitetets faglige og administrative ledelse til et seminar den 22. – 23. januar 2007. Og endelig vil alle medarbejdere blive inddraget i processen.

Bestyrelsen vil blive løbende orienteret om strategiprocessen.

Bestyrelsen tog redegørelsen til efterretning.

Ad 8

I forlængelse af tv-udsendelsen med titlen ”Når tilbud dræber” den19. juni 2006 har der været en betydelig presseomtale af Cheminovas salg af plantebeskyttelsesmidler i Indien og Brasilien. I debatten har der ikke været skelnet mellem Aarhus Universitets Forskningsfond og Aarhus Universitet. Rektor gav derfor universitetets bestyrelse en orientering om sagen.

Efter en drøftelse, hvor der blev udtrykt ros til rektors håndtering af sagen, besluttede bestyrelsen at man på næste møde vil diskutere de etiske principper i sagen. 

Ad 9

Formanden:

  • Det nationale Fødevareforum: Formanden orienterede om Det Nationale Fødevareforum.
  • Aflønningspolitik: Formanden har været i dialog med VTU om aflønning af universitetsledelsen
  • på baggrund af en henvendelse fra Finansministeriet.
  • Formandskollegiet: Formanden orienterede om ændringer i formandskollegiet, herunder om, at Anders Knutsen, CBS er udpeget som ny formand.

Rektor:

  • Prorektor: Rektor oplyste, at prorektor Katherine Richardson har fået ansættelse som prodekan for formidling på Det Naturvidenskabelige Fakultet på Københavns Universitet.
  • Opslag af prorektorstillinger: Rektor orienterede om proceduren for de kommende prorektoransættelser. Han oplyste herunder, at de to prorektorer vil blive ansat én ad gangen.
  • Universitetsloven: Universitetet har modtaget udkast til forslag til ændring af universitetsloven. Forslaget er en opfølgning på Globaliseringsrådets anbefalinger. Forslaget omfatter bl.a.:
    1. Ændringer som følge af sammenlægning af universiteter og sektorforskningsinstitutioner
    2. Al ph.d.-uddannelse skal foregå ved ph.d.-skoler
    3. Ankenævn for afgørelser om merit
    4. Obligatoriske aftagerpaneler

Det forventes at der i begyndelsen af det nye år vil blive udarbejdet endnu et forslag til universitetslovsændring, som opfølgning på velfærdsforliget. Der er høringsfrist til Rektorkollegiet mandag den 8. januar og til UBST fredag den 12. januar.

  • Godkendte uddannelser

Universitets- og Bygningsstyrelsen har godkendt følgende uddannelser til udbud på Aarhus Universitetet.

  • Kandidatuddannelse i oplevelsesøkonomi
  • Bachelor- og kandidatuddannelse i molekylær medicin
  • Bacheloruddannelse i it
  • Bacheloruddannelse i digital design og it, æstetik og interaktion
  • Kandidatuddannelse i molekylær ernæring og fødevareteknologi

Ad 10

Intet.

Mødet sluttede kl. 17.30