Referat af møde (BM 2-2007) den 26. februar 2007

Til stede:

Jens Bigum

Sys Rovsing

Jens Ulrik Andersen

Jørgen Grønnegård Christensen

Erik Højsholt

Kirsten Jakobsen

Jens Kampmann

Svend Krarup

Simon Krøyer

Thomas Ommen

Johannes Riis

Arne Josefsen Rolighed

Peter Borgen Sørensen

Freja Boe-Hansen (observatør)

Rektorat

Rektor Lauritz B. Holm-Nielsen

Universitetsdirektør Stig Møller

 

Sekretariat

Per Møller Madsen

Tove Bæk Jensen

Desuden deltog

Fuldmægtig Grith Thagaard Loft under punkt 7, chefkonsulent Bo Bjerre Jacobsen under punkt 8, kontorchef Kirsten Skjødt under punkt 9, dekan Just Jensen og dekan Børge Obel under punkt 9 og 14, kontorchef Ingelise Hosszu under punkt 14.

Dagsorden:

1.    Godkendelse af dagsorden

2.    Godkendelse af referater fra bestyrelsesmøderne den 19. december 2006 (bilag) ( BM 6-2006 og BM 1-2007 )

3.    Bestyrelsens grundlag og arbejde ( bilag )

4.    Observatører i bestyrelsen ( bilag )

5.    Vederlag til bestyrelsesmedlemmer ( bilag )

6.    Udpegning af medlemmer til Det Nationale Fødevareforum ( bilag )

7.    Fusion med DPU (bilag) (lukket punkt)

8.    Status for fusions- og strategiarbejdet

        A. Fusionsarbejdet ( bilag )

        B. Strategiarbejdet ( bilag )

9.    Økonomi (lukket punkt)

        A. Budget (DJF, DMU og ASB) (bilag)

        B. Kontrakter (DJF og DMU) (bilag)

10.   Rådgivende udvalg for DJF og DMU (bilag) (lukket punkt)

11.   Revision af vedtægt (nedsættelse af udvalg) ( bilag )

12.   Fremtidig ledelsesstruktur for Aarhus Universitet (bilag) (lukket punkt)

13.   Drøftelse af etiske principper ( bilag )

14.   Byggesager (lukket punkt)

         A. iNano (bilag)

         B. Handelshøjskolen (bilag)

15.   Meddelelser fra
         - Formanden
         - Rektor

16.   Eventuelt

Formanden bød velkommen til det første ordinære møde i den nye bestyrelse og udtrykte ønsket om et godt samarbejde. Den nye bestyrelse ville komme til at håndtere væsentlige problemstillinger.

Ad 1

Dagsordenen blev godkendt.

Ad 2

Referaterne blev godkendt.

Ad 3

Det udsendte materiale til punktet blev gennemgået. Grundlaget for bestyrelsens arbejde findes blandt andet i beskrivelsen af bestyrelsens opgaver og kompetence i universitetsloven, vedtægten for Aarhus Universitet samt bestyrelsens forretningsorden. Der er desuden 3 forslag til ændringer af universitetsloven på vej, hvoraf de 2 forslag er fremsat for folketinget. Yderligere materiale om universitetets forhold kan findes i universitetets regelsamling på nettet,  http://www.au.dk/da/regler/index.html

Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Materialet medbringes af sekretariatet til seminaret på Sandbjerg den 15. – 16. marts 2007, hvor der er planlagt en drøftelse vedrørende bestyrelsens arbejde.

Ad 4

Formanden fremlagde forslaget fra medarbejderne ved Det Jordbrugsvidenskabelige Fakultet om repræsentation via en observatør i universitetets bestyrelse.

Bestyrelsen besluttede efter en drøftelse af fordele og ulemper ved en udvidelse af antallet af observatører i bestyrelsen, herunder mulige tilsvarende ønsker fra andre hovedområder, og efter en vejledende afstemning, ikke at imødekomme anmodningen.

Ad 5

Videnskabsministeriet havde i brev af 5. februar 2007 meddelt, at ministeriet i anledning af det omfattende arbejde med gennemførelsen af fusionerne havde foretaget nye skøn over det timeforbrug, som i 2006 havde været forbundet med bestyrelsesarbejdet ved universiteterne.

Bestyrelsesformanden oplyste, at de to bestyrelsesmedlemmer, som gik ud af bestyrelsen i forbindelse med fusionerne, ville få udbetalt honorar for den resterende del af deres udpegningsperiode. Eksterne bestyrelsesmedlemmer ville alle få udbetalt honorar kvartalsvis bagud i overensstemmelse med almindelig praksis i større erhvervsvirksomheder. For medarbejderrepræsentanterne i bestyrelsen ville universitetet fortsat kompensere for merarbejde inden for samme beløbsramme som de eksterne medlemmers vederlag og for de studerendes repræsentanter ydes et tilsvarende tilskud til de pågældende studerendes faglige organisation som kompensation for bestyrelsesarbejdet, ligeledes kvartalsvis bagud.

Bestyrelsen tog videnskabsministeriets nye skøn over tidsforbruget ved bestyrelsesarbejdet og redegørelsen for udbetalingspraksis til efterretning.

Ad 6

Bestyrelsesformanden orienterede kort om baggrunden for etableringen af Det Nationale Fødevareforum, der skal fungere som indgang til drøftelse af forskning, uddannelse, innovation og myndighedsbetjening på jordbrugs-, fødevare- og ernæringsområdet.

I Det Nationale Fødevareforum deltager blandt andet en bestyrelsesrepræsentant samt en ledelsesrepræsentant for hvert af de fem universiteter: Københavns Universitet, Aarhus Universitet, Danmarks Tekniske Universitet, Aalborg Universitet og Syddansk Universitet.

estyrelsen udpegede direktør Erik Højsholt som bestyrelsesrepræsentant samt dekan Just Jensen som ledelsesrepræsentant til Det Nationale Fødevareforum.

Ad 7

Rektor redegjorde for historikken for fusionsprocessen som beskrevet i sagsfremstillingen, og uddybede universitetets fordele ved en fusion med DPU og hvorledes AU’s aktiviteter ville kunne styrkes via et meget stort potentiale i uddannelsessektoren, en styrkelse af universitetets internationale gennemslagskraft og en øget synlighed i hele landet samt gennem en udvidelse af universitetets rekrutteringsgrundlag og -muligheder. Der blev desuden henvist til fordelen ved DPU's medlemskab af Øresundsuniversitetet.

Bestyrelsen drøftede materialet, forudsætningerne og perspektiverne i fusionen og den fremtidige organisering grundigt. Bestyrelsen forudsatte at DPU’s fagområder kunne indgå i en kontekst på Aarhus Universitet og at der blev opstillet tidsfrister og målbare krav for udviklingen af samarbejdet. Bestyrelsen lagde vægt på, at der forelå en positiv indstilling fra den øverste ledelse og fra dekanerne, herunder særligt dekanerne for Det Humanistiske Fakultet og Det Naturvidenskabelige Fakultet, at det faglige niveau blev sikret på et højt niveau, og at fusionen fik den nødvendige ledelsesmæssige bevågenhed og kunne indgå i den igangværende fusionsproces.

Bestyrelsen besluttede på dette grundlag at indstille til videnskabsministeren, at de to universiteter fusionerer. Tre bestyrelsesmedlemmer, Jørgen Grønnegård Christensen, Kirsten Jakobsen og Johannes Riis kunne ikke på det foreliggende grundlag gå ind for fusionen.

Bestyrelsesformanden ville i sit brev til videnskabsministeren vedrørende fusionen præcisere forudsætningerne for bestyrelsens beslutning, herunder at der findes en tilfredsstillende løsning på feriepengeforpligtelsen, at eventuelle statslige bygninger ikke skal overgå til Aarhus Universitet og at DPU’s basisbevilling fastholdes svarende til niveauet på tidspunktet for fusionen (1. januar 2007). Rektor ville ligeledes i det videre forløb tage hensyn til de temaer, der var nævnt under bestyrelsens drøftelse.

Bestyrelsen besluttede samtidigt at indstille, at DPU repræsenteres med et yderligere eksternt medlem af bestyrelsen, DPU’s nuværende bestyrelsesformand Kjeld Holm.

Ad 8 a

Rektor orienterede om den igangværende fusionsproces, om sammensætningen af fusionstyregruppen og om nedsættelser af en række arbejdsgrupper. I fusionens første fase, indtil 31. december 2006, har der været fokus på opgaven med at skabe sikker drift ved overgangen til én institution ved årsskiftet.

Fusionsprocessen er nu inde i anden fase i fusionsarbejdet, hvor de tekniske fusionsbestræbelser skal koncentrere sig om registrering af den aktuelle situation, analyser og planlægning af eventuelle omlægninger. Som led i fusions- og strategiprocessen er der etableret en mulighed for at arrangere møder om de faglige samarbejdsmuligheder. Sandbjerg stilles til rådighed for disse møder.

Fusionsstyregruppen har udarbejdet et sæt retningslinjer - et manifest - for fusionsarbejdet. Manifestet er udfærdiget for at sikre, at fusionsprocessen forløber på en måde, så der skabes det bedst mulige grundlag for en udvikling af universitetet, hvor alle universitetets potentialer udnyttes og udvikles. Manifestet blev omdelt til bestyrelsens medlemmer.

Fusionssekretariatet har etableret en hjemmeside for fusionsarbejdet - www.fusion.au.dk, hvor alle relevante oplysninger offentliggøres, og hvor der er mulighed for at stille spørgsmål og få svar. Rektor opfordrede til besøg på hjemmesiden, hvortil der er link fra forsiden, og hvor alle har mulighed for at følge med.

Fusionssekretariatets medarbejdere vil efter fusionsprocessen indgå som medarbejdere i et samlet ledelsessekretariat.

Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning

 

Ad 8 b

Rektor orienterede om status for processen med udarbejdelse af en strategi for Aarhus Universitet og om det netop afholdte strategisseminar på Sandbjerg. Et af nøgleordene i strategiprocessen har været, at alle aktiviteter baseres på forskning af høj kvalitet. Ledelsesgruppen har grundlæggende været enig vedrørende de basale spørgsmål i forhold til frihedsgrader og detailstyring.

Samtlige medarbejdere og studerende på universitetet har nu mulighed for at deltage i processen blandt andet via en artikelkonkurrence, hvor medarbejdere og studerende opfordres til at beskrive et visionært scenarium for Aarhus Universitet år 2012. Der igangsættes ligeledes en elektronisk enquete, hvor medarbejderne opfordres til at forholde sig til universitetets kommende indsatsfelter samt mission, vision og værdier.

Lederne af institutter, centre og større organisatoriske enheder opfordres til at afgive et responsum på én A4 side med deres holdninger til et fremtidigt universitet. Herudover opfordres der til medarbejdermøder samt fag-fokus møder på Sandbjerg, hvor faglige grupper på tværs af institutter kan mødes.

Bestyrelsen vil på sit seminar den 15. – 16. marts 2007 få mulighed for at drøfte strategien og vil til aprilmødet behandle et udkast til en overordnet strategi for Aarhus Universitet. Herefter vil de lokale miljøer på universitetet begynde en drøftelse af lokale strategier samt handleplaner.

Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning.

 

Ad 9 a

Budgetterne for 2007 for de tre nye enheder i Aarhus Universitet – Det Jordbrugsvidenskabelige Fakultet (DJF), Danmarks Miljøundersøgelser (DMU) og Handelshøjskolen (ASB) blev præsenteret af rektor, og uddybet af Kirsten Skjødt samt af Just Jensen vedr. DJF, Børge Obel vedr. ASB og Svend Krarup vedr. DMU.

Budgetterne er vedtaget af de respektive bestyrelser i november-december 2006. Der var til bestyrelsens orientering søgt udarbejdet et ensartet overbliksmateriale, men budgetterne for de tre nye enheder er meget forskelligt opbygget. DJF og DMU er fra 1. januar 2007 overgået til omkostningsbaserede budgetter; ASB og det hidtidige AU har fulgt disse principper siden 2005.

Just Jensen oplyste, at DJF’s budget for en stor del består af eksterne tilskud, hvilket bidrager til den usikkerhed, som sektorforskningsinstitutionerne generelt har måttet leve med, og at det på baggrund heraf har været nødvendigt med løbende tilpasninger for at få behov og midler til at passe sammen. DJF har p.t. en overkapacitet mht. driftsmidler.

Børge Obel oplyste, at ASB’s budget indeholder en række markante forskydninger, bl.a. på baggrund af salget af bygninger og fusionsaftalen, og at det var en forudsætning for at undgå et underskud, at fusionsudgifter på 2-3 mio. kr. dækkes.

Svend Krarup oplyste, at DMU’s budget med nogle forskydninger i både positiv og negativ retning balancerede.

Rektor oplyste, at UBST i forbindelse med udmøntning af globaliseringsmidlerne til post.doc.-stillinger, basisforskning, præmiering af deltagelse i international it-forskningssamarbejde og ændring af undervisningsformer, styrket studievejledning og efteruddannelse, også havde anmodet universitetet om at udarbejde en tilføjelse til udviklingskontrakten mht. måltal for ph.d.-studerende med fuld finansiering.

Kirsten Skjødt oplyste, at regnskaberne for 2007 også vil blive udformet som 5 individuelle regnskaber efter hver sine hidtidige principper.

Bestyrelsen tog budgetter og arbejdsprogrammer for 2007 til efterretning.

Ad 9 b

Rektor orienterede om de to kontrakter, universitetet er ved at forhandle på plads med henholdsvis Fødevareministeriet og Miljøministeriet om udførelsen af DJF´s og DMU´s myndighedsbetjening. Kontrakternes form og indhold blev uddybet af Just Jensen og Svend Krarup.

Aftalerne er neutrale for 2007 og med en 4-årig tilpasningsprofil. Fremover vil der for ensartede bestemmelser, f.eks. konfliktløsningsmodellen, blive udarbejdet ensartede formuleringer.

Formuleringen om ejerskab til DJF’s datasamlinger synes endnu ikke tilfredsstillende løst med den meget generelle formulering. "Fødevareministeriet opretholder ejerskab til datasamlinger m.v., som er finansieret helt eller delvis af Fødevareministeriet før eller efter overdragelsestidspunktet."

Bestyrelsen tog orienteringen om status for forhandlingerne med Fødevareministeriet og Miljøministeriet om udførelsen af myndighedsbetjening til efterretning og bemyndigede bestyrelsesformanden og rektor til at indgå de endelige kontrakter.

 

Ad 10

Et af de fremsatte forslag til ændring af universitetsloven indeholder en bestemmelse om, at universitetet skal nedsætte et eller flere aftagerpaneler, der sammensættes af udefra kommende medlemmer. Det fremgår af forslaget, at det enkelte universitet selv beslutter, hvordan det vil organisere aftagerpanelerne, men det nævnes, at der normalt bør nedsættes mindst et aftagerpanel for hvert fagligt hovedområde ved universitetet.

I Aarhus Universitets nuværende vedtægt findes allerede en bestemmelse om, at dekanen kan nedsætte rådgivende organer bestående af eller med deltagelse af udefra kommende medlemmer. En tilsvarende vedtægtsbestemmelse gælder på institutniveauet. Rektor kan jf. styrelsesbekendtgørelsen nedsætte et aftagerråd for Handelshøjskolen efter indstilling fra dekanen.

DJF havde stillet forslag om, at der nedsættes et tværgående rådgivende udvalg for Det Jordbrugsvidenskabelige Fakultet ved Aarhus Universitet, således at udvalget kunne fungere som aftagerpanel for Det Jordbrugsvidenskabelige Fakultet i henhold til den forventede ændrede universitetslov.

Bestyrelsen tog forslaget fra DJF til efterretning. Formanden og rektor ville drøfte sammensætningen af udvalget med dekanen.

Formanden foreslog at den fremtidige organisering af rådgivende organer med ekstern repræsentation drøftedes af vedtægtsudvalget.

Ad 11

Formanden redegjorde for overvejelserne i forbindelse med revision af Aarhus Universitets vedtægt som følge af den gennemførte fusion og de forslag til ændringer af universitetsloven, som er ved at blive gennemført.

Universitetets udkast til ændret vedtægt skal indsendes til videnskabsministeriet senest 1. august 2007.

Bestyrelsen besluttede at nedsatte et vedtægtsudvalg bestående af Jens Bigum, Sys Rovsing, Jørgen Grønnegård Christensen, Erik Højsholt, Svend Krarup og Simon Krøyer.

Ad 12

Rektor orienterede om de foreløbige planer for, hvordan administrationen af universitetet skulle organiseres i fremtiden, men præciserede, at oplægget ikke var en færdig plan, og at den nye universitetsdirektør også skulle have indflydelse på den endelige udformning. Der arbejdes med en styrkelse af rektorats- og enhedsledelse, fast mødestruktur, bedre ekstern kommunikation og revision af den interne udvalgsstruktur for universitetsudvalg, ligesom placeringen af opgaver centralt eller decentralt på universitetet drøftes.

Formanden tilføjede, at bestyrelsen kun havde interesse i den overordnede organisering, ikke i detaljerne i den administrative organisering.

Bestyrelsen tog de fremlagte overvejelser og skitsen til arbejdsplan til efterretning.

 

Ad 13

Rektor gennemgik det udsendte materiale og rammerne omkring virksomheden. Efter en drøftelse af de etiske aspekter besluttede bestyrelsen at udsende en pressemeddelelse, hvori bestyrelsen opfordrer til, at Aarhus Universitets Forskningsfond som hovedaktionær og Auriga Industries A/S som ejer fortsat arbejder for, at Cheminova bliver blandt de bedste med hensyn til sikker produktion, distribution og håndtering af pesticider, med hensyn til at leve op til etiske regelsæt, især FAO’s Code of Conduct, og med hensyn til at udvikle alternativer, der er sikrere for brugerne og miljøet. Eventuelle yderligere kommentarer gives af formanden.

Ad 14 a

Rektor og Ingelise Hosszu redegjorde for projektets status. Bestyrelsen tog redegørelsen til efterretning og accepterede fremstilling og beløbsramme i den udsendte sagsfremstilling.

 

Ad 14 b

Børge Obel orienterede om ASB’s planer om et nybyggeri på Fuglesangs Allé umiddelbart nord for de eksisterende bygninger. Der er udarbejdet en lokalplan for området, og ASB har købt grunden af Århus Kommune. UBST er bygherre og ASB lejer bygningen af UBST.

Bestyrelsen godkendte på basis af orienteringen og den udsendte sagsfremstilling, at planlægningsarbejdet påbegyndes nu ved underskrivelse af en standard procesaftale mellem UBST og AU.

Ad 15

Formanden:

  • Møde med videnskabsministeren
    Formanden orienterede om et møde med videnskabsministeren, hvor formændene bl.a. havde protesteret over universiteternes manglende frihedsgrader og den øgede detailstyring fra ministeriets side.
  • Årslev
    Formanden orienterede om drøftelser med formanden for Syddansk Universitets bestyrelse om eventuel overtagelse af Årslev. Formanden havde nu meddelt, at Aarhus Universitet ikke var interesseret i at overdrage Årslev til Syddansk Universitet.

Rektor:

  • 8 professorater på ingeniørområdet
    Universitetet er i fuld gang med at besætte 8 professorater på ingeniørområdet.
  • Opslag af prorektorstilling
    Stillingen som prorektor for det akademiske område har været opslået, fristen er udløbet og der er indkommet 14 ansøgninger, som nu behandles i overensstemmelse med tidsplanen. Indstilling ventes udsendt, således at beslutning om ansættelse kan træffes på bestyrelsesmødet den 16. marts 2007.
  • Universitetsloven
    Universitetet har i sit høringssvar til det seneste udkast til ændring af universitetsloven blandt andet bemærket, at forslaget indeholder meget detaljerede anvisninger og at forslaget griber langt ind i universiteternes faglige selvstyre.
  • Godkendte uddannelser
    Universitets- og Bygningsstyrelsen har godkendt følgende uddannelser til udbud på Aarhus Universitetet:
    Kandidatuddannelse (Civilingeniør) i byggeri (Architectural Engineering)
    Kandidatuddannelse (Civilingeniør) i biomedicinsk teknologi ved Aarhus Universitet
  • Bestyrelsesseminaret den 15.-16. marts 2007
    Skitse for seminarets indhold blev omdelt og godkendt.

Ad 16

Simon Krøyer orienterede om samarbejdet mellem studenterorganisationerne og planer for markedsføring heraf.

Mødet sluttede kl. 19.30.