Referat af bestyrelsesmøde den 26. april 2007 (BM 4-2007)

Til stede:
Jens Bigum
Jens Ulrik Andersen
Jørgen Grønnegård Christensen
Erik Højsholt
Kirsten Jakobsen
Jens Kampmann
Svend Krarup
Simon Krøyer
Johannes Riis
Arne Josefsen Rolighed
Peter Borgen Sørensen
Thomas Ommen
Freja Boe-Hansen (observatør)

Fraværende:
Sys Rovsing

Rektorat, universitetsdirektør
Rektor Lauritz B. Holm-Nielsen
Prorektor Nina Smith
Universitetsdirektør Stig Møller

Sekretariat
Per Møller Madsen
Tove Bæk Jensen

Desuden deltog
Biskop Kjeld Holm, dekan Børge Obel under punkt 3, afdelingschef Bettina Jakobsen og kontorchef Lars Tang, begge Rigsrevisonen, under punkterne 3 og 4, statsautoriseret revisor Claus Jacobsen og statsautoriseret revisor Henrik Kragh, begge PricewaterhouseCoopers (institutions­revisor) under punkterne 3, 4 og 5.

Dagsorden:

1. Godkendelse af dagsorden
2. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmøde den 16. marts 2007 (BM 3-2007) ( bilag )
3. Årsrapporter
    A. Årsrapport for 2006 vedrørende det hidtidige AU (lukket punkt) (bilag)
    B. Årsrapport for 2006 vedrørende ASB (lukket punkt) (bilag)
    C. Årsrapport for 2006 vedrørende DMU (lukket punkt) (bilag)
    D. Årsrapport for 2006 vedrørende DJF (lukket punkt) (bilag)
4. Revision af tidligere sektorforskningsinstitutioner i 2007 (lukket punkt)
5. Internt regnskab for 2006 (lukket punkt) (bilag)
6. Ansættelse af prorektor for videnspredning (lukket punkt)
6.A. Ændring af vedtægt for Aarhus Universitet
7. Frihedsgrader ( bilag )
8. Meddelelser fra
   - Formanden
   - Rektor ( bilag )
9. Eventuelt

Formanden bød velkommen og rettede herunder en særlig velkomst til Nina Smith og til repræsentanterne for Rigsrevisionen og for PricewaterhouseCoopers.

Ad 1

Dagsordenen blev godkendt.

Ad 2

Referatet blev godkendt.

Ad 3.A.

Rektor præsenterede årsrapporterne for det hidtidige AU og for ASB og gennemgik hovedpunkter i årsrapporterne. Årsrapporterne indeholder bl.a. afrapportering af målene i Udviklingskontrakt 2006-2008. Blandt 28 mål for perioden 2006-2008 er 26 mål enten opfyldt eller følger tidsplanen, 1 mål igangsættes i 2007 og 1 mål er justeret ift. fusionen.

Aarhus Universitets Årsrapport 2006 omfatter det ”gamle” Aarhus Universitet og for den regnskabsmæssige del også Handels- og Ingeniørhøjskolen i Herning (HIH), der er fusioneret med Aarhus Universitet med regnskabsmæssig virkning fra 1.1.2006.

Årets resultat er et overskud på 24 mio. kr. Resultatet af ordinær drift i 2006 er et overskud på 6 mio. kr. Årets ordinære driftsindtægter er på 2.561 mio. kr. Årets driftsomkostninger er på 2.555 mio. kr. og de finansielle poster er på netto 24 mio. kr. Den likvide beholdning var på 697mio. kr. pr. 31. december 2006 og egenkapitalen på 153 mio. kr.

Claus Jacobsen, PricewaterhouseCoopers gennemgik det udsendte revisionsprotokollat. Revisionen havde ikke givet anledning til forbehold.

Bestyrelsen fandt at årsrapporten var god og at der var en god udvikling siden sidste år. Årsrapportens form sigter på, at den benyttes som et redskab i universitetets kommunikation med omverdenen, herunder med de bevilgende myndigheder.

Bestyrelsen godkendte regnskabet og underskrev årsrapport 2006 og revisionsprotokollat.

Ad 3.B.

ASB's resultat af den ordinære drift på 0,2 mio. kr. var tilfredsstillende.

I forbindelse med fusionen har Handelshøjskolen solgt sine bygninger til UBST og lejer sig herefter ind. Bygningssalget har medført en ekstraordinær indtægt, som påvirker årets resultat med 95,1 mio. kr.

Målopfyldelsen i forhold til den indgåede udviklingskontrakt med VTU for perioden 2006 til 2008 betegnes som tilfredsstillende, idet 37 af de opstillede mål holder sig inden for den planlagte tidsramme, mens 4 af de resterende har en overskridelse af tidsrammen, der ikke opfattes som kritisk. Kun 4 mål forventes ikke at kunne opfyldes inden for tidsrammen.

Claus Jacobsen, henviste til de to udsendte revisionsprotokollater og gennemgik disse. Revisionen havde ikke givet anledning til forbehold.

Bestyrelsen godkendte regnskabet og underskrev årsrapport og revisionsprotokollat.

Ad 3.C.

DMU’s bevillingsregnskab for 2006 viser et driftsresultat på –12,1 mio. kr. Underskuddet afspejler et i arbejdsprogrammet for 2006 planlagt træk på DMU’s videreførselsbeløb.

DMU’s videreførsel på 2,7 mio. kr. er hensat som reserveret bevilling. Af de 2,7 mio. kr. vedrører 0,3 mio. kr. uforbrugt bevilling på aktstykke 166, Vandmiljøplan III. De resterende 2,4 mio. kr. vedrører kontraktlige forpligtelser på igangværende eksternt finansierede forskningsprojekter.

DMU har i 2006 opfyldt de faglige målsætninger med et tilfredsstillende resultat. Der er inden for rammerne af resultatkontrakt 2004-2007 opstillet specifikke mål i arbejdsprogrammet for 2006.

Ud af 284 arbejdsprogrammål er 73 % af målene nået.  27 % er enten udskudt eller opgivet, hvilket er i overensstemmelse den afvigelse som kan forventes.

DMU har som led i Miljøministeriets styringskæde opstillet 10 institutionsmål dækkende hovedopgaverne forskning, rådgivning, overvågning og formidling/undervisning. Otte ud af ti mål er nået. De to resterende mål er delvist nået.

Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning.

Ad 3.D.

DJF havde i 2006 et udgiftsbaseret driftsunderskud på ca. 8,5 mio. kr. og viderefører ca. -4,5 mio. kr. fra 2006 til 2007. Det videreførte beløb afholdes inden for bevillingerne i 2007.

Næsten alle mål i resultatkontrakten er opfyldt, økonomien har udviklet sig som forventet og en yderligere medarbejdertilpasning, iværksat i 2005, er blevet implementeret. Samtidig er de personalemæssige ressourcer omfordelt på en sådan måde, at DJF's opgavevaretagelse bliver bedst mulig.

Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning.

Ad 4

Afdelingschef Bettina Jakobsen, Rigsrevisionen redegjorde for Rigsrevisionens arbejde og for det tilfredsstillende samarbejde med institutionsrevisor. Rigsrevisionens arbejde indgår i statsrevisorernes arbejde.

Kontorchef Lars Tang, Rigsrevisionen, orienterede om de områder og emner, hvor Rigsrevisionen foretog en selvstændig "tema"revision på tværs af alle universitetslovsinstitutioner. For 2006 havde Rigsrevisionens revision omfattet:

  • En stikprøvevis gennemgang af universitetets procedurer for løbende registrering af data vedrørende mål i udviklingskontrakten 2006-2008 samt for den periodiske opfølgning på målopfyldelsen.
  • En gennemgang af universitetets valideringsproces for indberetning af studenterårsværk (STÅ) for studieåret 2005-2006.
  • En gennemgang af universitetets projekter under tilskudsfinansieret forskningsvirksomhed med henblik på at konstatere om projekterne opfylder kriterierne for at være tilskudsfinansieret forskningsvirksomhed.

Det var Rigsrevisionens vurdering, at såvel det hidtidige AU's som ASB's forretningsgange og interne kontroller opfyldte de krav, der kan stilles til en god og pålidelig forvaltning, og Rigsrevisionen var fuldt tilfreds hermed. Det var endvidere Rigsrevisionens vurdering, at både AU og ASB efterhånden havde fået godt styr på de eksterne midler.

Det var desuden Rigsrevisionens vurdering at årsrapporterne både på AU og på ASB indeholdt en særdeles oplysende og velegnet beskrivelse af målopfyldelsen. 

 

Ad 5

Rektor præsenterede det samlede regnskab for 2006 i form af et sammendrag og udvalgte hovedtal for "AU inkl. HIH", ASB, IT-vest, DJF, DMU og DPU.

Det interne regnskab var fremlagt i form af 4. kvartalsrapport 2006 og omfatter det ”gamle” Aarhus Universitet inklusive Handels- og Ingeniørhøjskolen i Herning (HIH), der er fusioneret med Aarhus Universitet med regnskabsmæssig virkning fra 1.1.2006.

Da HIH ikke var med i det vedtagne budget for 2006 var regnskabstallene angivet med og uden HIH.

Årets resultat var noget bedre end forventet i det vedtagne budget og i 3. kvartalsrapport. Der var budgetteret med et underskud på 22,4 mio. kr. i 2006, men regnskabsresultatet blev et overskud på 20,7 mio. kr. 3,4 mio. kr. af overskuddet vedrørte HIH.

Det forbedrede resultat var primært forårsaget af flere renteindtægter, salgs- og øvrige driftsindtægter, samt refusion af energiafgifter.

En større post, som vil belaste likviditeten fremover, er en nødvendig renovering af tandlægestole. Investeringen heri vil blive gennemført via et udbud i samarbejde med Københavns Universitet.

Bestyrelsen godkendte det interne regnskab for 2006.

 

Ad 6

Rektors indstilling med CV samt udkast til pressemeddelelse blev omdelt. Bestyrelsen besluttede på baggrund af rektors indstilling at ansætte Mette Bock som prorektor for videnspredning.

 

Ad 6 A.

Som konsekvens af beslutningen under punkt 6 besluttede bestyrelsen at tilføje et nyt punkt 6 A på dagsordenen "Ændring af vedtægt for Aarhus Universitet". Udkast til ændring af vedtægten blev omdelt. Bestyrelsen besluttede at ændre af vedtægtens § 26, således, at det nuværende formelle krav om, at prorektor skal være forsker, kun gælder for den prorektor, der er stedfortræder for rektor. Formanden fremsender en anmodning om godkendelse heraf til Videnskabsministeren.

Ad 7

Rektorkollegiets notat af 4. marts 2007 om status for universiteternes selvstyre blev omdelt på bestyrelsens seminar den 15. - 16. marts på Sandbjerg og var igen udsendt til dette møde med henblik på en nærmere drøftelse af notatet, der blandt andet beskriver status for selvstyret på en række nøgleområder:

1. Finansiering og styring
2. Revision
3. Ledelsesstruktur
4. Uddannelser
5. Internationalisering af uddannelser
6. Personaleforhold
7. Bygninger

Formanden omdelte to notater fra og orienterede om drøftelserne på et møde mellem bestyrelsesformændene og Videnskabsministeren. Formændene havde her påpeget behovet for et holdningsskifte i ministeriet. Drøftelserne havde resulteret i nedsættelse af en arbejdsgruppe, med formanden som en af deltagerne.

Bestyrelsen drøftede selvstyreproblematikken med henblik på de kommende drøftelser i arbejdsgruppen.

 

Ad 8

Formanden:

  • Møde med rektor for Ingeniørhøjskolen i Århus
    Formanden orienterede om et møde med rektor for Ingeniørhøjskolen i Århus, hvor der var enighed om at fortsætte dialogen og at se på yderligere mulige samarbejdsflader.
  • Møde med Videnskabsministeren
    Formændene udarbejder med støtte fra et par direktører et oplæg til ministeren vedrørende rektorers aflønning. Der ventes aftale om nye udviklingskontrakter, der skal gælde fra første januar 2008. Lovkataloget ventes at blive forholdsvis beskedent.
  • Institutionsrevisor
    Bestyrelsen bemyndigede formanden til at forlænge aftalen med institutionsrevisor med 1 år.

 

Rektor:

Rektor henviste til de skriftlige meddelelser vedrørende:

  • Status for universitetets strategi- og fusionsproces. Strategien vil blive forelagt bestyrelsen som et første udkast på mødet den 13. juni med henblik på en beslutning på seminaret den 23.-24. august.
  • Forøgelse af ph.d.-optag
  • Ny lovgivning vedrørende universiteter

Rektor orienterede desuden om

  • Universitets-Samvirket
    Der er møde i Universitets-Samvirket onsdag den 23. maj kl. 9.30 og en indbydelse vil blive udsendt til bestyrelsens medlemmer.
  • Besøg af Folketingets Udvalg for Videnskab og Teknologi
    Folketingets Udvalg for Videnskab og Teknologi besøger universitetet den 14.-15. juni. Rektor skitserede et muligt program for besøget.
  • Arrangementet den 21. maj 2007 med Bill Clinton og Kofi Annan i NRGi Arena .
    Bestyrelsens medlemmer vil modtage invitation til arrangementet.
  • Klimatopmøde 2009
    Rektor orienterede om universitetets overvejelser.
  • Lokalebehov
    Rektor orienterede om forventningerne til det fremtidige lokalebehov på basis af den nuværende vækst.

Bestyrelsen tog rektors meddelelser til efterretning.

 

Ad 9

Rektors indlæg på generalforsamlingen i Auriga Industries A/S den 24. april 2007 ligger på universitetets hjemmeside på http://www.au.dk/da/rektor/taler/auriga2007.

Erik Højsholt orienterede om arbejdet i Det Nationale Fødevareforum og om et spørgeskema vedrørende uddannelser på området.

Der blev fra de studerende side efterlyst større fokus på kvaliteten af den service universitetet yder overfor udenlandske studerende. Rektor orienterede på denne baggrund om planerne om et internationalt udvalg, med Hanne Harmsen, ASB, som formand. Emnet vil eventuelt kunne tages op i bestyrelsen senere, når udvalget har haft lejlighed til at arbejde med spørgsmålet.

Freja Boe-Hansen orienterede om en fest for studerende den 25. maj 2007 til markering af fusionen.

Mødet sluttede kl. 18.10