Referat af bestyrelsesmøde den 20. december 2007 (BM 8-2007)

Til stede
Jens Bigum, bestyrelsesformand
Sys Rovsing, stedfortræder
Erik Højsholt
Jens Kampmann
Svend Krarup
Johannes Riis
Arne Josefsen Rolighed
Jens Ulrik Andersen
Jørgen Grønnegård Christensen
Peter Borgen Sørensen
Kirsten Jakobsen
Simon Krøyer
Thomas Ommen
Freja Boe-Hansen, observatør

Afbud
Kjeld Holm  

Rektorat
Rektor Lauritz B. Holm-Nielsen
Prorektor Nina Smith
Prorektor Mette Bock
Universitetsdirektør Niels Højberg

Sekretariat
Vicedirektør Ole Olsen
Kontorchef Per Møller Madsen
Souschef Tove Bæk Jensen

Desuden deltog
Statsautoriseret revisor Claus Jacobsen, statsautoriseret revisor Henrik Kragh samt kontorchef Kirsten Skjødt under punkt 3.

Dagsorden

  1. Godkendelse af dagsorden
  2. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmøde den 8. november 2007 (BM 7-2007) ( bilag )
  3. Økonomi
    A. Økonomirapport 3 (bilag) (lukket punkt)
    B. Budget 2008 med BO-år 2009-11 (bilag) (lukket punkt)
    C. Institutionsrevisors protokollat om forberedende revisionsarbejder 2007 (bilag) (lukket punkt)
    D. Afmelding af Rigsrevisionens besøg på Aarhus Universitet i oktober 2007 (bilag) (lukket punkt)
  4. Strategier for hovedområder ( bilag )
  5. Udviklingskontrakt 2008-10 ( bilag )
  6. Statut for Geocenter Danmark ( bilag )
  7. Honorering af medlemmer af aftagerråd (bilag) (lukket punkt)
  8. Meddelelser fra
    - Formanden
    - Rektor ( bilag )
  9. Eventuelt

 

Formanden bød velkommen til mødet.

Ad 1
Dagsordenen blev godkendt.

Ad 2
Referatet blev godkendt.

Ad 3 A
Økonomirapport nr. 3 2007, der var udsendt til mødet, viste et forecast på -8,3 mio. kr. Resultatet for 2007 ventedes således stadig at ligge tæt på nul, inden for den usikkerhedsmargin, der var på grund af omsætningens størrelse og antallet af disponerende enheder.

Bestyrelsen tog Økonomirapport nr. 3 2007 til efterretning.

 

Ad 3 B
Universitetsdirektør Niels Højberg redegjorde for budgetforslaget. Universitetets budgetlægning havde været præget af en række afgørende forudsætninger: stabil drift i 2007; budgettet for 2008 var det første fulde budget for det nye Aarhus Universitet; der blev foretaget en omfattende decentralisering af driftsudgifter til fakulteterne på 8000 C; der forventedes en kraftig vækst de kommende år.

Budgetprocessen havde derudover rummet følgende temaer: En kort budgetproces med konkrete skøn vedr. puljer, eksterne midler og øvrige indtægter, udgiftsposter som følge af fusion, styrkelse af forskning på ASB, investeringer i nye uddannelser på DJF, investeringer på grund af indførelse af fælles systemer, modernisering og gearing til vækst samt tidsforskydning i udmøntning af puljer til styrkelse af forskning og uddannelse.

Aarhus Universitets budget for 2008 indeholdt omkostninger på i alt 4.832 mio. kr. og et underskud på 96,5 mio. kr. efter finansielle poster. Likviditeten forventes at være 936 mio. kr. primo 2008 og 799 mio. kr. ultimo 2008, dvs. et fald på 137 mio. kr. Investeringsrammen er på 152 mio. kr., heraf påregnes ca. 12 pct. finansieret af donationer.

Universiteterne står i følge politiske beslutninger over for en betydelig vækst især i forskningsbevillingerne i de kommende år primært via globaliseringsmidlerne. For Aarhus Universitets vedkommende vil det sandsynligvis dreje sig om et løft på mindst 800 mio. kr. i bevillingsniveauet over de kommende 4 år. Imidlertid er globaliseringsmidlerne hidtil ikke udmøntet i den forventede takt.

Udfordringen for Aarhus Universitet er derfor at forberede sig på, at den betydelige vækst kommer, selvom udmøntningen endnu ikke er sket fuldt ud for budgetåret 2008. Derfor skal velfungerende forskningsmiljøer og forskningsmiljøer med stort potentiale som minimum bevares, og universitetets infrastruktur udbygges, så universitetet er forberedt på at kunne håndtere denne vækst både på det faglige, lokalemæssige og administrative område. I det fremlagte budget opereredes derfor med et underskud på driften på samlet 96, 5 mio. kr. med en tilsvarende effekt på likviditeten på -96,5 mio. kr. og en forventet egenkapital på 401,8 mio. kr. ultimo 2008 inkl. den midlertidige statsforskrivning på 200 mio. kr.

Der vil centralt blive etableret en budgetreguleringskonto, der forventedes udmøntet ud fra en vurdering af den økonomiske situation efter 1. kvartal, når det nøjagtige resultat af den vedtagne finanslov var kendt, en række af de afsatte puljer udmøntet, og regnskabet for 2007 afsluttet.

Rektoratet understregede, at effektiviseringer forudsatte fælles administrative systemer, som ikke fandtes i hele organisationen på nuværende tidspunkt.

I lyset af, at der blev fremlagt et budget med et forventet underskud på 96,5 mio. kr. var der en drøftelse og yderligere gennemgang af de forudsætninger og særlige forhold, der lå til grund herfor. Bestyrelsen tilsluttede sig, at der budgetteredes således, at universitetet forberedes til en kommende vækst, og at de særlige satsninger inden for forskning, undervisning og indførsel af fællessystemer gennemføres. Bestyrelsen opfordrede samtidigt rektoratet til nøje at overvåge udviklingen i 2008.   

Ud over faglige synergier som følge af fusionen forventedes også gevinster ved fusionen på det administrative område, hvor der skønnedes en mindre vækst end på universitetets øvrige områder. Bestyrelsen opfordrede rektoratet til at målsætte synergier og gevinster ved fusionen.

Bestyrelsen roste rektoratets gennemarbejdede oplæg og præsentation af budgettet. Bestyrelsen så dog gerne, at principper for budgettet fremover både blev drøftet i god tid i bestyrelsen og udmeldt til hovedområderne på et tidligere tidspunkt i processen, men var i øvrigt enige i den foreslåede linje, ambitionsniveau og prioritering, der i de kommende år også blive taget op i forbindelse med den årlige drøftelse af strategien. Bestyrelsen lagde derudover vægt på, at budgettet blev overvåget nøje.

Bestyrelsen godkendte budgettet for 2008.

Ad 3 C
Statsautoriseret revisor Claus Jacobsen gennemgik institutionsrevisors protokollat om forberedende revisionsarbejder 2007, der omfattede AU 8000 C, ASB og DPU.

Institutionsrevisor, PricewaterhouseCoopers, havde som led i revisionen for 2007 gennemgået området salg og debitorer.

Desuden havde institutionsrevisor fulgt op på områderne fra 2005 og 2006:

  • Løn og gager
  • Eksternt finansierede projekter
  • Anlægsaktiver og donationer
  • Køb og kreditorer
  • Likvider

Der var sket væsentlige forbedringer i forretningsgange og interne kontroller for de områder, universitetet havde arbejdet med beskrivelse af, og universitetet havde iværksat tiltag til forbedring af svagheder for de væsentligste områder. Institutionsrevisor havde dog identificeret 7 udestående forhold fra 2005 og 2006 og 2 nye forhold fra 2007, som skulle udbedres, før universitetets forretningsgange og interne kontroller kunne anses for at være effektive og tilstrækkelige.

Institutionsrevisor tillagde den etablerede centrale controllerfunktion i Budget- og Planlægningskontoret og færdiggørelse af projektet med beskrivelse af forretningsgange på 8000 C stor vægt som led i sikring af tilstrækkelige og effektive forretningsgange og interne kontroller på universitetet som helhed - ikke mindst i lyset af de kommende års integration af de fusionerede enheder.

Det var institutionsrevisors opfattelse, at universitetets regnskabssystemer som helhed gav et pålideligt grundlag for udarbejdelsen af årsrapporten. Institutionsrevisor var ikke blevet bekendt med væsentlige fejlbehæftede regnskabsposter i regnskabssystemerne i forbindelse med deres gennemgang af universitetets forretningsgange og interne kontroller.

Bestyrelsen tog redegørelsen til efterretning og underskrev protokollatet på mødet.

 

Ad 3 D
Rigsrevisionens brev af 18. december 2007 vedr. revision ved Aarhus Universitet i oktober 2007 blev omdelt til bestyrelsens medlemmer.

Rigsrevisionen inkluderede ikke ASB og DPU i sin revision for 2007, ligesom DJF og DMU heller ikke var omfattet. Rigsrevisionen fokuserede under sit besøg på AU 8000 C på:

  • Universitetets registrering af aktivitetsdata vedr. mål i udviklingskontrakten samt den periodiske opfølgning på målopfyldelsen.
  • Universitetets risikostyring på forsikringsområdet.
  • Universitetets tilrettelæggelse af indkøbsområdet.

Rigsrevisionen vurderede alle tre områder som tilfredsstillende.

Rigsrevisionen anbefalede, at universitetet overvejede:

  • I større udstrækning at benytte data fra de anvendte systemer i forbindelse med halvårsrapporteringen
  • Fordele ved en mere systematisk registrering af tyverier og skader over et vist beløb.
  • At begrænse antallet af disponenter.
  • At Teknisk Forvaltnings indkøb i større omfang koordineres med den centrale indkøbsfunktion.

Bestyrelsen tog afmeldingen til efterretning.

 

Ad 4
Med udgangspunkt i den overordnede strategi, vedtaget af bestyrelsen den 8. november 2007, havde universitetets ni hovedområder arbejdet med at udforme delstrategier. Resumé af hovedområdernes strategier var udsendt til mødet.

Hovedområderne havde i resuméerne primært fokuseret på udmøntningen af de fire kerneaktiviteter forskning, forskertalentudvikling, rådgivning og videnudveksling samt uddannelser og formidling. Resuméerne var på nuværende tidspunkt en statusbeskrivelse. Hovedområdernes strategier ville blive færdiggjort og godkendt af rektoratet primo 2008.

Bestyrelsen foreslog en mere ensartet fremstilling og opsætning af hovedområdernes strategier, som fulgte strukturen i den overordnede strategi.

Bestyrelsen tog orienteringen om resuméerne af hovedområdernes strategier til efterretning.

Ad 5
Udkast til udviklingskontrakt for Aarhus Universitet 2008 – 2010 var udsendt til mødet. Efter bestyrelsesmøde 7-2007 havde udviklingskontrakten været forhandlet på et møde med Universitets – og Bygningsstyrelsen. Der var på mødet blevet udtrykt stor tilfredshed med universitetets udspil og det ambitionsniveau, der præger kontrakten. Som et resultat af mødet, og den efterfølgende dialog, var der sket en række mindre ændringer og præciseringer af kontraktudkastet.

Umiddelbart før bestyrelsesmødet var kontrakten efter yderligere drøftelser med Universitets – og Bygningsstyrelsen suppleret med beskrivelse af:

  • Kvalitetssikring og -udvikling på undervisnings- og uddannelsesområdet
  • Evaluering af fusionerne i 2009
  • Hensigtserklæring vedr. indgåelse af en aftale med Undervisningsministeriet

Bestyrelsen godkendte forhandlingsresultatet med en enkelt tekstmæssig præcisering, således at udviklingskontrakten kunne underskrives af bestyrelsesformanden og sendes til Universitets- og Bygningsstyrelsen inden jul.

Ad 6
Forslag til statut for Geocenter Danmark var udsendt til mødet.

Geocenter Danmark er et samarbejde mellem Det Nationale Geologiske Undersøgelser for Danmark og Grønland (GEUS), Københavns Universitet og Aarhus Universitet. Formålet er at skabe et nationalt center for geovidenskabelig forskning, uddannelse, rådgivning, innovation og formidling på et højt internationalt niveau. Centeret er en udvidelse af det tidligere samarbejde i Geocenter København mellem GEUS og Københavns Universitet, således at det nu også omfatter Aarhus Universitet.

Statutten var udformet således, at den ikke kun skulle vedtages af parternes bestyrelser, men for Københavns og Aarhus Universitets vedkommende desuden skulle tiltrædes af Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling. Tilsvarende gjaldt ved udtræden af Geocenter-samarbejdet, og ved en evt. nedlæggelse af centret skulle dette forelægges regeringen. Ved at tiltræde statutten i den foreliggende form fraskrev bestyrelsen sig således kompetencen til selv at træffe beslutning om indtræden og udtræden af Geocenter Danmark-samarbejdet.

Etableringen af Geocenter Danmark byggede på en regeringsbeslutning og var forudsat i lov om De Nationale Geologiske Undersøgelser for Danmark og Grønland.

Bestyrelsen godkendte Aarhus Universitets deltagelse i Geocenter Danmark og centerets statut med den foreslåede formulering.

Ad 7
Handelshøjskolen, Aarhus Universitet (ASB), havde indstillet, at ASB fik hjemmel til at honorere medlemmer af aftagerrådet.
De øvrige hovedområder havde ikke ønsket at stille forslag om honorering af medlemmer af aftagerråd og -paneler, bl.a. begrundet i, at opgaven var i begge parters interesse.

Bestyrelsen lagde vægt på at opgaven som medlem af et aftagerråd var i begge parters interesse og at der burde følges ensartede principper på alle hovedområder.

Bestyrelsen besluttede på dette grundlag ikke at gå videre med indstillingen om godkendelse af honorar til ASB´s aftagerrådsmedlemmer.

Ad 8

Formanden:
Formanden orienterede om

  • at Videnskabsministeriet havde meddelt, at ministeriet ikke fandt anledning til for 2007 at ændre skønnet over timeforbruget ved varetagelsen af hvervet som henholdsvis bestyrelsesformand og -medlem ved Aarhus Universitet i forhold til det skøn, der har været gældende for 2006. Aarhus Universitet kunne derfor for 2007 udbetale vederlag for det samme antal timer som for 2006.
  • Prorektor Mette Bocks fratræden gav anledning til at rektorat og formand overvejede rektoratets struktur og genbesættelse af stillingen. Hvis der blev tale om væsentlige ændringer, ville bestyrelsen blive inddraget. Ved genbesættelse af samme stilling uændret, træffes beslutning om opslag hurtigst muligt af rektoratet og formanden.

Rektor:
Rektoratet henviste til de udsendte skriftlige meddelelser vedrørende:

  • Vedtægt for AU
  • Letbane
  • iNano byggeri

Rektor orienterede desuden om

  • Status for universitetets campusplan, der udarbejdes i samarbejde med Aarhus Kommune og Universitets- og Bygningsstyrelsen. Hele visionsplanen vil primo 2008 blive forelagt bestyrelsen.
  • Status for Akkrediteringsrådets afgørelse vedrørende læreruddannelsen.
  • Foreløbigt modtagne afgørelser fra Akkrediteringsrådet vedrørende øvrige ansøgninger om nye uddannelser.
  • Uddeling af Holst Knudsens Videnskabspris, i anledning af 50-året for den første prisuddeling, den 28. maj 2008 i aulaen.
  • Uddeling af Aarhus Forskningsfonds ph.d.-priser til særligt fremragende ph.d.-projekter den 11. juni 2008 i Søauditoriet.
  • Universitetets årsfest (80-års jubilæum) 12. september 2008, hvor der uddeles Aarhus Universitets Jubilæumsfonds pris for fremragende forskningsformidling og Aarhus Universitets universitetspædagogiske pris for fremragende og banebrydende undervisning.
  • Støtte til de studerendes festligholdelse af årsfestdagen i universitetsparken.

Bestyrelsen tog meddelelserne til efterretning.

Ad 9
Rektor bekræftede, at universitetet på ledelsesniveau var i dialog med regionen i forbindelse med sygehusudbygningen i Skejby.

Formanden omdelte en liste over nyvalgte medlemmer af bestyrelsen. Formanden ville holde et introducerende møde med de nyvalgte medlemmer i bestyrelsen fra 1. februar 2008: Martin Tang Sørensen, Erik Strange Petersen, Christian Jølck og Mikkel Freltoft Krogsholm.

Formanden rettede en tak for samarbejdet i bestyrelsen til de afgående medlemmer af bestyrelsen, Jens Ulrik Andersen, Jørgen Grønnegård Christensen, Peter Borgen Sørensen, Simon Krøyer, Thomas Ommen og Freja Boe-Hansen (observatør).

Formanden takkede Mette Bock for samarbejdet og ønskede hende held og lykke med hendes nye udfordringer.

Mødet sluttede kl. 13.35.


Kommende møder mv.

BM 1-2008 den 20. februar 2008, kl. 14.00
BM 2-2008 den 28. april 2008, kl. 14.00
BM 3-2008 den 9. juni 2008, kl. 14.00
BM 4-2008 den 1.-2. september 2008 kl. 12.00 (bestyrelsesseminar)
BM 5-2008 den 10. november 2008 kl. 14.00
BM 6-2008 den 18. december 2008 kl. 10.00

Uddeling af Holst Knudsens Videnskabspris (50-året for den første prisuddeling) den 28. maj 2008.
Uddeling af Aarhus Universitets Forskningsfonds ph.d.-priser til særligt fremragende ph.d.-projekter den 11. juni 2008.
Aarhus Universitets årsfest (80-års jubilæum) den 12. september 2008 kl. 13.30.