Referat af bestyrelsesmøde den 9. juni 2008 (BM 3-2008)

Til stede
Jens Bigum, bestyrelsesformand
Sys Rovsing, stedfortræder
Erik Højsholt
Arne Josefsen Rolighed
Jens Kampmann
Svend Krarup
Kjeld Holm
Martin Tang Sørensen
Erik Strange Petersen
Kirsten Jakobsen
Christian Jølck
Mikkel Freltoft Krogsholm

Afbud
Johannes Riis

Rektorat
Rektor Lauritz B. Holm-Nielsen
Prorektor Nina Smith (fra punkt 4)
Prorektor Søren E. Frandsen
Universitetsdirektør Niels Højberg

Sekretariat
Vicedirektør Ole Olsen
Kontorchef Per Møller Madsen
Souschef Tove Bæk Jensen

Desuden deltog
Kontorchef Kirsten Skjødt under punkt 3

Dagsorden

  1. Godkendelse af dagsorden
  2. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmøde den 28. april 2008 (BM 2-2008) ( bilag )
  3. Økonomi (lukket punkt)
    A. Økonomirapport 1 (bilag)
    B. Overordnede principper for intern budgetlægning for 2009 (bilag)
  4. Orientering om Aarhus Universitets Forskningsfond ( bilag )
  5. Nye Uddannelser
    A. Master of Human and Environmental Security and Conflict Management ( bilag )
    B. Master i offentlig ledelse (MOL) ( bilag )
    C. Master of Science in Technology and Business Administration med liniebetegnelsen Food Chain Management ( bilag )
  6. Forslag fra de studerende om ændring af vedtægt for Aarhus Universitet (valgperiode) ( bilag )
  7. Meddelelser fra
    - Formanden
    - Rektoratet
  8. Eventuelt

Formanden bød velkommen til det første møde i de nye rammer i bestyrelsens mødesal og rettede samtidig en særlig velkomst til prorektor for videnspredning Søren E. Frandsen.

Rektor orienterede om mødesalens historie og om planerne for udsmykning af lokalet. Mødesalen har senest været benyttet til lønadministration, men har tidligere også været Konsistoriums mødesal. Rektor orienterede desuden om udsmykningen, der med støtte fra Ny Carlsberg Fondet skal udføres af kunstneren Erik A. Frandsen.

Ad 1

Dagsordenen blev godkendt.

Ad 2

Referatet blev godkendt, idet formuleringen under punkt 5, næstsidste afsnit blev rettet til: ”Repræsentanter for de studerende og personalet bad rektoratet nævne betydningen af arbejds- og studiemiljø i teksten og opfordrede rektoratet til at være opmærksom på behovet for store auditorier”. Dette var på nuværende tidspunkt allerede tilføjet i forordet til visionsplanen.

Ad 3 A

Universitetsdirektøren præsenterede kvartalsrapporten for første kvartal 2008, med nye skøn for 2008 på baggrund af regnskabet for 2007 samt konsekvenserne af den vedtagne finanslov.

Årets første forecast viste et samlet resultat på -126,5 mio. kr., hvilket er 29,9 mio. kr. lavere end forudsat i budgettet. De væsentligste årsager findes i finanslovens tvungne 1% opsparing, samt i en langsommere udmøntning af globaliseringsmidlerne end forventet. Den tvungne opsparing har en størrelsesorden (29,7 mio. kr.), der i sig selv kan forklare afvigelsen. Derudover er der sket ændring af puljer og forskydninger mellem puljer og hovedområder, bl.a. som følge af overheadreformen.

Ved budgettets vedtagelse i december 2007, blev det besluttet i budgettet at anvende en positiv budgetreguleringskonto som kunne udmøntes til hovedområder efter 1. kvartal, når regnskabet for 2007, puljer og 1. kvartal 2008 blev kendt. Status efter 1. kvartal 2008 er, at de forventede puljer er reduceret fra 69 til 53 mio. kr., at 34 mio. kr. er fordelt til hovedområderne, at besparelser fra Videnskabsministeriet på 5 mio. kr. fordeles til hovedområderne fra 2009, at mindreudgifter pga. anlægsstop og lavere energiafgifter er fordelt til hovedområderne, samt at overheadreformen først forventes at give et positivt bidrag fra 2009.

Rektoratet har i maj afholdt møde med hvert hovedområde, hvor budgetsituationen og strategien er blevet drøftet. På baggrund af disse møder er skønnene for ”øvrige driftsindtægter” sat op, og der er større ledelsesmæssigt fokus på at aktivere tilsagn om eksterne tilskudsmidler. De forventede underskud er mindre ved 1. kvartals forecast end i budgettet, dog ikke for Det Teologiske Fakultet og for Det Jordbrugsvidenskabelige Fakultet. Underskuddene på de øvrige hovedområder er enten en følge af udskydelse af aktiviteter fra 2007 til 2008 eller en følge af udsving, der kan være inden for tidligere aftalte udsvingsmarginer.

Rektoratet forventede, at driftsunderskuddet kunne fastholdes på de budgetterede ca. 100 mio. kr., med undtagelse af den tvungne opsparing. De største usikkerheder i forecastet for 2008 var periodiseringen af overhead på eksterne forskningsmidler, SEA-ordningens udmøntning vedr. DJF og DMU samt budgetkompensation for lønstigninger. På Det Teologiske Fakultet står universitetet overfor særlige udfordringer på baggrund af et lavere optagelsestal end forventet og behov for, at gøre uddannelserne mere attråværdige. Rektoratet ville sammen med fakultetet udarbejde en flerårig plan for styrkelse af hovedområdet.

Bestyrelsen tog kvartalsrapporten til efterretning, idet den dog lagde vægt på, at underskuddet ikke blev større end planlagt, og at der ikke på længere sigt ville blive tale om en forringelse af egenkapitalen, idet det planlagte underskud i 2008 skulle betragtes som en investering.

Ad 3 B

Universitetsdirektøren præsenterede debatoplæg af 2. juni 2008 om overordnede principper for intern budgetlægning 2009.

Det var en udfordring at sikre balance i drift under vækst og sikre finansiering af udskudte aktiviteter. Indstillingen var, at større interne ubalancer skulle løses ved konkrete aftaler, og at hovedområderne skulle have mulighed for at overføre driftsover- eller underskud til næste finansår.

I forbindelse med overheadreformen og behovet for styring af forskningsprojekter var udfordringerne forsinkelse i forbrug af forskningstilsagn, manglende huslejeoverhead til private tilskudsmidler, lavt taxameter på undervisning samt vanskeligheder ved finansiering af infrastruktur. Der ville blive drøftet incitamentsstrukturer i forhold til at søge og bruge eksterne midler ligesom projektstyringsmekanismer ville blive drøftet. Der bør arbejdes med totalbudgetter med de fulde omkostninger ved både offentlige og private tilskudsmidler, så medfinansieringen synliggøres. Størrelsen af den centrale pulje fastsættes hvert år som led i udarbejdelse af budgettet og puljen synliggøres.

Der iværksættes et udredningsarbejde med henblik på at klargøre betingelser, økonomiske forudsætninger og scenarier, når og hvis der bliver åbnet mulighed for overtagelse af bygningerne. Der vil ske en afstemning mellem den faglige aktivitet og muligheden for at finansiere de tilsvarende indirekte udgifter. Heri vil finansiering af visionsplanen indgå.

Effektiv administration og den administrative forandringsproces finansieres i første omgang via en kombination af den centrale pulje og brug af egenkapital. Universitetet arbejder på at udvikle den administrative organisation, så den lever op til statens benchmarks på området.

Bestyrelsen takkede for et godt oplæg og fandt det vigtigt at arbejde med synlige, gennemskuelige og realistiske budgetter.

Ad 4

Rektor uddelte årsberetning 2007 fra Aarhus Universitets Forskningsfond (AUFF) og orienterede om fondens organisering, ejerforhold, formål og hovedtal, fondens uddelinger i 2007 og Forskningsfondens Ejendomsselskabs ejendomsportefølje.

AUFF har til formål at støtte den videnskabelige forskning ved Aarhus Universitet og har i 2007 uddelt 74,5 mio. kr. til formålet.

Fondens bestyrelse har fastlagt en uddelingspolitik, hvor der er lagt rammer for nogle programmer, der understøtter Aarhus Universitets strategiske satsninger. Fonden har i 2007 blandt andet ydet betydelig støtte til forskeruddannelse, til fokusområderne i universitetets udviklingskontrakt, til invitation af udenlandske gæsteforskere og til publicering af forskningsresultater.

Bestyrelsen takkede for orienteringen og fandt det glædeligt at konstatere at uddelingspolitikken lå i direkte forlængelse af bestyrelsens strategi for Aarhus Universitet.

Ad 5 A - C

Prorektor for det akademiske område fremlagde de planlagte ansøgninger om nye uddannelser:

  • Master of Human and Environmental Security and Conflict Management (engelsksproget kandidatuddannelse).
  • Master i offentlig ledelse (MOL) (deltidsuddannelse).
  • Master of Science in Technology and Business Administration med linjebetegnelsen Food Chain Management (engelsksproget kandidatuddannelse).

Uddannelserne planlægges alle med studiestart den 1. september 2009, og kan rummes i den eksisterende bygningsmasse.

Bestyrelsen roste forslagene og godkendte uddannelserne til ansøgning om akkreditering og godkendelse ved Akkrediteringsinstitutionen. Bestyrelsen fandt det vigtigt, at universitetet var proaktivt, åbent og det bedste i konkurrencen om nye uddannelser.

Prorektor for det akademiske område orienterede desuden om universitetets planer om at søge en under Undervisningsministeriet allerede godkendt uddannelse i dansk som andet- og fremmedsprog for voksne og unge akkrediteret og godkendt som en masteruddannelse i Videnskabsministeriets regi.

Ad 6

De studerendes foreslog en ændring af Aarhus Universitets vedtægt, sådan at valgperioden for studerende i bestyrelsen ændres fra 1 år til 2år.

Bestyrelsen var positivt indstillet over for at arbejde videre med forslaget fra de studerende, men ønskede at kvalitetssikre processen, herunder legitimiteten i forhold til studerende og studenterorganisationer på universitetet.

Bestyrelsen besluttede at nedsætte en gruppe med deltagelse af formanden samt repræsentation fra rektorat, studerende samt relevant administrativt personale til at vurdere forslaget til vedtægtsændring.

Ad 7

Formanden:
Formanden orienterede om

  • Møde med ministeren om regelforenkling og selveje.
  • Møde med ministeren om basismidler. Nina Smith uddybede med en orientering fra sin deltagelse i en rundbordssamtale om basisforskningsmidler på Christiansborg samme dag.
  • Samarbejde på ingeniørområdet.
  • Universitetssamvirkets møde den 28. maj 2008.
  • Konferencen ” Does size matter? - universities competing in a global market”, arrangeret af NUS (Nordisk Universitets Samarbejde) den 4.-7. juni 2008 på Island.

Rektoratet:

Rektoratet orienterede om:

  • Programme on Institutional Management in Higher Education (IMHE) under OECD.
  • Nina Smiths deltagelse i møde for Nordiske Statsministre.
  • Nordisk Ministerråds møde for nordiske uddannelses- og forskningsministre, Uppsala.
  • Æreshåndværkerprisen til prorektor for det akademiske område.
  • Danske Universiteters studietur til Irland.
  • Rigmor og Carls Holst-Knudsens Videnskabspris, der var uddelt til professor Lene Hau, professor Tim Bollerslev og lektor Andreas Roepstorff den 28. maj 2008.
  • Uddeling af Aarhus Universitets Forskningsfonds ph.d.-priser, onsdag den 11. juni 2008.
  • Studiemiljøundersøgelsen, et forskningsprojekt, besvaret af næsten 8.500 studerende. Undersøgelsen viser bl.a., at den faglige integration er afgørende for et godt studiemiljø. Bestyrelsen ville gerne have en nærmere præsentation af undersøgelsen i tilknytning til næste seminar og arbejdet med strategien.
  • De studerendes kapsejlads i Universitetsparken og Studenterrådets fredagsbar, begge gode arrangementer til markedsføring af Århus som studieby.
  • Underskrift på Ligestillingscharter samt nedsættelse af en task-force til det videre arbejde hermed.
  • Letbaneprojektet.
  • Laboratoriekompleks til brug for Naturvidenskab (iNano mv.), der alligevel ikke som forventet på bestyrelsesmødet i april (BM 2-2008) kan faseopdeles og med den konsekvens, at hele projektet må afvente ny lokalplan og dermed forventes forsinket med 1 år.

Bestyrelsen tog meddelelserne til efterretning.

Ad 8
Intet.

Mødet sluttede kl. 18.10


Kommende møder mv.
BM 4-2008 mandag – tirsdag den 1.- 2. september 2008 kl. 12.00-12.00 (seminar), Sandbjerg Gods
BM 5-2008 mandag den 10. november 2008 kl. 14.00, DMU
BM 6-2008 torsdag den 18. december 2008 kl. 10.00, bestyrelsens mødesal

BM 1-2009 mandag den 23. februar 2009, kl. 14.00, DPU
BM 2-2009 mandag den 27. april 2009, kl. 14.00, bestyrelsens mødesal
BM 3-2009 mandag den 15. juni 2009, kl. 14.00, bestyrelsens mødesal
BM 4-2009 mandag – tirsdag den 21.-22. september 2009 kl. 12.00-12.00 (seminar), Sandbjerg Gods
BM 5-2009 mandag den 9. november 2009 kl. 14.00, bestyrelsens mødesal
BM 6-2009 mandag den 21. december 2009 kl. 10.00, bestyrelsens mødesal


Aarhus Universitets årsfest (80-års jubilæum), fredag den 12. september 2008 kl. 13.30