Referat af bestyrelsesmøde den 2. september 2008 (BM 4-2008)

Til stede
Jens Bigum, bestyrelsesformand
Sys Rovsing, stedfortræder
Erik Højsholt
Arne Josefsen Rolighed
Johannes Riis
Jens Kampmann
Svend Krarup
Kjeld Holm
Martin Tang Sørensen
Erik Strange Petersen
Kirsten Jakobsen
Christian Jølck
Mikkel Freltoft Krogsholm

Rektorat
Rektor Lauritz B. Holm-Nielsen
Prorektor Nina Smith
Prorektor Søren E. Frandsen
Universitetsdirektør Niels Højberg

Sekretariat
Vicedirektør Ole Olsen
Kontorchef Per Møller Madsen
Souschef Tove Bæk Jensen

Desuden deltog
Kontorchef Kirsten Skjødt under punkt 3 og kontorchef Flemming Larsen under punkt 4

Dagsorden

  1. Godkendelse af dagsorden
  2. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmøde den 9. juni 2008 (BM 3-2008) ( bilag )
  3. Økonomirapport 2 (lukket punkt) (bilag)
  4. Midtvejsstatus for universitetets arbejde med strategi og udviklingskontrakt ( bilag )
  5. Politik for kvalitetsarbejdet med uddannelser ( bilag )
  6. Rammeaftale mellem Aarhus Universitet og Ingeniørhøjskolen i Århus om Aarhus School of Engineering (ASE) (lukket punkt) (bilag)
  7. Forslag fra de studerende om ændring af vedtægt for Aarhus Universitet (valgperiode)
  8. Bestyrelsens arbejde (lukket punkt) (bilag)
  9. Etablering af et dansk-kinesisk forsknings- og uddannelsescenter i Kina (nyt punkt)
  10. Meddelelser fra (oprindeligt punkt 9)
    - Formanden
    - Rektoratet
  11. Eventuelt (oprindeligt punkt 10)

Ad 1
Dagsordenen blev godkendt.

Ad 2
Referatet blev godkendt.

Ad 3
Universitetsdirektøren præsenterede kvartalsrapporten for andet kvartal 2008 samt hovedpunkter i FFL 2009, der havde betydning for universitetet.

Årets andet forecast viste ligesom det først forecast et samlet resultat på -126,5 mio. kr. Da såvel de faglige hovedområder som fællesområdet i forhold til 1. kvartalsrapport vurderede årets resultat lidt mere pessimistisk, var der nu indlagt en teknisk budgetreguleringskonto på 16, 7 mio. kr. til modvirkning af den forventede forøgelse af underskuddet, således at målsætningen om at holde årets resultat inden for et underskud på 126,5 mio. kr. inklusive den tvungne opsparing kunne holdes. Den konkrete udmøntning af budgetreguleringen ville blive drøftet med hovedområderne i de næste måneder.

Den negative tendens i 2. kvartals forecast kunne forklares med, at hovedområderne på dette tidspunkt af året var tilbøjelige til at overvurdere, hvor meget der kunne gennemføres inden årets udgang, samtidig med at diverse indtægter undervurderedes. Forecastet i forbindelse med 2. kvartalsrapport havde traditionelt være dårligere end både årets budget og det senere årsregnskab.

Der var dog nogle væsentlige usikkerhedsmomenter i 2008: Overheadreformen var endnu ikke gennemført fuldt ud, bygninger, som anvendes af DJF og DMU, var ved aktstykke overført til den statslige huslejeordning (SEA), men endnu ikke bevillingsmæssigt udmøntet, ligesom de administrative forandringsprojekter ikke var fuldt gennemarbejdet budgetmæssigt. Derudover kunne etableringen af statslige administrative servicecentre også få betydning for varetagelsen af opgaver på universiteterne, men beslutning herom er endnu ikke truffet.

Det var væsentligt for universitetets muligheder for at planlægge, at alle globaliseringsmidler blev meldt ud nu, at universitetet fik midler, det selv kunne prioritere, at konkurrenceudsatte internationale og private midler blev fuldt overheadfinansieret, og at globaliseringsmidlerne udmøntes med en overvægt af basismidler til universiteterne først i perioden modsvaret af en overvægt af konkurrenceudsatte midler sidst i perioden, jf. også rektors illustration på seminaret dagen før. Rektoratet forventede dog en betydelig og permanent vækst de kommende år.

Bestyrelsen tog kvartalsrapporten til efterretning, idet den dog lagde stor vægt på rektoratets klare forventning om, at det budgetterede underskud ikke ville blive større. 

Ad 4
Universitetets strategi for 2008 - 2012 havde været temaet for bestyrelsens seminar 1. september med præsentation af eksempler på udmøntning af strategien inden for de fire kerneaktiviteter: fremragende forskning, fokuseret talentudvikling, inspirerende rådgivning og videnudveksling samt uddannelser og formidling i verdensklasse. 

Der var til punktet udsendt en redegørelse for midtvejsstatus, der primært var beskrivende og redegjorde for satsningsfelter, prioriteringer og eksempler på konkrete aktiviteter, der var iværksat med henblik på at understøtte den overordnede strategi. Bestyrelsen ville på et senere møde få forelagt universitetets kommunikationspolitik.

Bestyrelsen havde fundet seminardagen meget værdifuld og tog midtvejsstatus for universitetets arbejde med strategien for 2008 - 2012 og udviklingskontrakt til efterretning.

Ad 5
Prorektor for det akademiske område præsenterede arbejdet med AU’s politik for kvalitetsarbejde på uddannelsesområdet.

Politikken for kvalitetsarbejde med uddannelser tog udgangspunkt i AU’s udviklingskontrakter og strategi, men også i Rigsrevisionens rapport om kvalitetsarbejde ved universiteterne og i Akkrediteringsloven.

Politikkens formål var både at systematisere og dokumentere det omfattende kvalitetsarbejde, der allerede foregår på AU samt at beskrive nye kvalitetsmål.

Politikken ville blive forelagt bestyrelsen til beslutning på mødet den 18. december (BM 6-2008), og ikke som angivet i sagsfremstillingen i november måned. Før beslutning skulle politikken til bred debat internt på universitetet. Udkastet havde allerede været genstand for en intern konference i august med over 100 deltagere; dekaner, institutledere, studieledere, studerende samt videnskabelige medarbejdere og andre med interesse i kvalitetsarbejde. Kvalitetspolitikken skulle nu til høring på tværs af universitetet hos institutter og i studienævn. Med den planlagte proces var det intentionen, at alle skulle kunne debattere kvalitetsarbejde på uddannelsesområdet og kunne få medindflydelse på og ejerskab til indholdet i politikken.

Bestyrelsen tog orienteringen om politik for kvalitetsarbejdet med uddannelser til efterretning.

Ad 6
Rektor orienterede om samarbejdet med Ingeniørhøjskolen i Aarhus (IHA). Universitetet og IHA havde i flere år samarbejdet omkring ingeniøruddannelser i Århus. Samarbejdet havde været organiseret inden for rammerne af Aarhus Graduate School of Engineering (AGSE) – det tidligere Center for Tekniske Kandidatuddannelser – som var et center ved Det Naturvidenskabelige Fakultet. Herudover var samarbejdet reguleret af en samarbejdsaftale, som bl.a. omfattede økonomiske aftaler. 

IHA medvirkede også ved undervisningen på Det Naturvidenskabelige Fakultets teknisk-viden­ska­belige bacheloruddannelser. Fra IHA havde der været udtrykt ønske om at udvide det formelle samarbejde til også at omfatte hele det "undergraduate" område, inklusive IHA's diplomingeniøruddannelser.

På denne baggrund og efter møder mellem bestyrelsesformændene og rektorerne samt mellem rektor for IHA og dekanen for Det Naturvidenskabelige Fakultet, havde de to institutioner indgået en ny rammeaftale, som bringer de to institutioner endnu tættere på hinanden uden at der er tale om en egentlig fusion.

Bestyrelsen tog orienteringen om rammeaftale mellem Aarhus Universitet og Ingeniørhøjskolen i Århus om Aarhus School of Engineering (ASE) til efterretning.

Ad 7
Bestyrelsen havde på mødet den 9. juni 2008 (BM 3-2008) besluttet at nedsætte en gruppe med deltagelse af formanden samt repræsentation fra rektorat, studerende samt relevant administrativt personale til at vurdere forslaget til vedtægtsændring (ændring af valgperiode for de studerende i bestyrelsen). Bestyrelsen var positivt indstillet over for at arbejde videre med forslaget fra de studerende, men ønskede at kvalitetssikre processen, herunder legitimiteten i forhold til studerende og studenterorganisationer på universitetet. 

Christian Jølck orienterede om, at det på baggrund af et møde mellem de involverede studenterorganisationer måtte konkluderes at nogle, men ikke alle, studenterorganisationer er interesseret i at ændre valgperioden for de studerende i bestyrelsen. De studerende havde derfor efter aftale med den nedsatte arbejdsgruppe besluttet, at de alligevel ikke ville foreslå en ændring af den nuværende valgperiode. Mikkel Freltoft Krogsholm bemærkede, at han fandt det beklageligt, at det ikke havde været muligt at blive enige om ændringen af valgperioden.

Formanden takkede for orienteringen.

Ad 8
Bestyrelsesformanden havde forud for mødet gennemført individuelle samtaler med hvert enkelt bestyrelsesmedlem, dog ikke med de studerende, med hvem han havde haft en særlig kontakt. I forlængelse heraf drøftede bestyrelsen erfaringerne med årets arbejde, herunder planlægning, tilrettelæggelse og afvikling af bestyrelsesmøderne. 

Bestyrelsen roste formanden for de gennemførte samtaler og udtrykte tilfredshed med mødeledelsen, samarbejdet med rektoratet og med sekretariatets bistand. Dog fandt nogle bestyrelsesmedlemmer, at møderne efter behov kunne afvikles hurtigere, så også alle medlemmer af bestyrelsen havde bedre mulighed for at kunne deltage i møderne fuldt ud; dog var det vigtigt, at alle bestyrelsesmedlemmer blev hørt, og at bestyrelsen kunne færdiggøre drøftelser.

Bestyrelsen så gerne en tidlig involvering af bestyrelsen ved større tiltag, en grundigere forelæggelse af anlægssager, samt en styrket beskrivelse af forhold, hvor bestyrelsen med fordel kunne benyttes som politiske ambassadører for universitetets interesser.

Bestyrelsen fandt den netop gennemførte seminardag meget informativ og interessant og var særdeles tilfreds med muligheden for at møde dekanerne. Bestyrelsen så gerne præsentation af temaer om universitetets faglige indhold i forbindelse med møderne. Bestyrelsen understregede, at man ikke ønskede at træffe beslutning om den daglige ledelse eller driftsmæssige forhold, men gerne ville opnå et højere niveau af viden om universitetets faglige indhold.

Bestyrelsen godkendte med en enkelt rettelse forslag til en ændret forretningsorden for Aarhus Universitets bestyrelse, med dels henvisning til de nye paragraffer i vedtægten, dels sproglige ændringer i § 6 om mødeoffentlighed, således at den fik samme ordlyd, som Videnskabsministeriet havde ønsket i vedtægten.

Formanden erindrede om beslutningen i vedtægten om, at bestyrelsen skulle tilbage til den oprindelige størrelse på 11 medlemmer fra 1. februar 2009. Formanden ville arbejde videre med successionen med henblik på at komme med et udspil sammen med Sys Rovsing til mødet i november (BM 5-2008), men bestyrelsen skulle være forberedt på, at det kunne blive nødvendigt med et ekstraordinært møde.

Ad 9 (nyt punkt)
Rektor orienterede fra Rektorkollegiets behandling af planerne om etablering af et dansk-kinesisk forsknings- og uddannelsescenter i Kina. 

Bestyrelsen fandt, at formålet og ansvaret for projektet kunne være beskrevet klarere, men tilsluttede sig, at Aarhus Universitet i samarbejde med de øvrige danske universiteter og Videnskabsministeriet arbejdede videre med etableringen af et dansk-kinesisk forsknings- og uddannelsescenter i Kina.

Ad 10 (oprindeligt punkt 9)
Formanden:

Formanden orienterede om

  • En opfordring til AURIGA vedrørende en mere proaktiv kommunikations­politik.

Rektoratet:
Rektoratet orienterede om:

  • Videnskabsministerens udskydelse af iværksættelse af en model for fordeling af basismidler efter resultater til 2010. Danske Universiteter påtænkte at anbefale, at en fremtidig model for fordeling af basismidler efter resultater gøres så enkel og gennemskuelig som overhovedet muligt med udgangspunkt i den eksisterende 50-40-10-model, også for at fastholde fokus på forskningsbaseringen af uddannelserne. Det vil være uhensigtsmæssigt og måske oven i købet skævvridende, hvis man etablerede en fordelingsmodel med kriterier, der gav incitament til at fokusere specifikt på enkeltdele i universiteternes samlede virksomhed.
  • Aftale mellem Aarhus Universitet og Fødevareministeriet om myndighedsbetjening.
  • Indsendte ansøgninger om godkendelse og akkreditering af fire uddannelser.
  • Turnusakkreditering af eksisterende uddannelser.
  • Rapport fra regeringens arbejdsgruppe for supplerende læreruddannelser. Rektoratet fandt det positivt, at der åbnes for supplerende læreruddannelser, men var skuffet over den model (3+1), der blev peget på i rapporten. Rektoratet håbede på mulighed for at arbejde videre med den model (3+2), der var forudsætning for universitetets vision for en akademisk læreruddannelse.
  • Status for Erasmus Mundus uddannelserne.
  • Universitetets nye designlinje, der ville blive præsenteret i forbindelse med årsfesten den 12. september 2008. Designlinjen ville blive ledsaget af en revision af engelske betegnelser for universitetets enheder.
  • Rektoratets presseberedskab.
  • Rektoratets deltagelse i arrangementer.

Bestyrelsen tog meddelelserne til efterretning.

Ad 11 (oprindeligt punkt 10)
Intet.

Mødet sluttede kl. 12.15


Kommende møder mv.
BM 5-2008 mandag den 10. november 2008 kl. 14.00, DMU, Roskilde
BM 6-2008 torsdag den 18. december 2008 kl. 10.00, bestyrelsens mødesal

BM 1-2009 mandag den 23. februar 2009, kl. 14.00, DPU
BM 2-2009 mandag den 27. april 2009, kl. 14.00, bestyrelsens mødesal
BM 3-2009 mandag den 15. juni 2009, kl. 14.00, bestyrelsens mødesal
BM 4-2009 mandag – tirsdag den 21.-22. september 2009 kl. 12.00-12.00 (seminar), Sandbjerg Gods
BM 5-2009 mandag den 9. november 2009 kl. 14.00, bestyrelsens mødesal
BM 6-2009 mandag den 21. december 2009 kl. 10.00, bestyrelsens mødesal

Aarhus Universitets årsfest (80-års jubilæum)
Fredag den 12. september 2008 kl. 13.30