Referat af bestyrelsesmøde den 10. november 2008 (BM 5-2008)

Til stede
Jens Bigum, bestyrelsesformand
Sys Rovsing, stedfortræder
Erik Højsholt
Arne Josefsen Rolighed
Johannes Riis
Jens Kampmann
Svend Krarup
Kjeld Holm
Martin Tang Sørensen
Erik Strange Petersen
Kirsten Jakobsen
Christian Jølck
Mikkel Freltoft Krogsholm

Rektorat
Rektor Lauritz B. Holm-Nielsen
Prorektor Nina Smith
Prorektor Søren E. Frandsen
Universitetsdirektør Niels Højberg (under punkt 1-8 samt punkt 10-12)

Sekretariat
Vicedirektør Ole Olsen
Kontorchef Per Møller Madsen
Souschef Tove Bæk Jensen

Desuden deltog
Dekan Carsten Riis under punkt 4.
Direktør Henrik Sandbech indledte mødet med en præsentation af DMU.

Dagsorden   

  1. Godkendelse af dagsorden
  2. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmøde den 2. september 2008 (BM 4-2008) ( bilag )
  3. Budgetprocessen for 2009 (lukket punkt)
  4. Orientering om teologiuddannelsen v/dekan Carsten Riis
  5. Studiemiljøundersøgelsen ( bilag )
  6. Aftale om myndighedsbetjening mellem AU og Miljøministeriet (bilag) (lukket punkt)
  7. Orientering om samarbejde med erhverv, tech trans og entrepreneurship ( bilag )
  8. Bestyrelsens mødeplan for 2009-10 ( bilag )
  9. Stillingen som universitetsdirektør
  10. Processen for udpegning af eksterne medlemmer af bestyrelsen (lukket punkt)
  11. Meddelelser fra
    - Formanden
    - Rektoratet
    A. Revision af universiteterne 2008 ( bilag )
    B. Væsentlige opgaver for rektoratet siden sidste bestyrelsesmøde ( bilag )
  12. Eventuelt

Ad 1
Dagsordenen blev godkendt.

Ad 2
Referatet blev godkendt.

Ad 3
Prorektor Søren E. Frandsen omdelte aftalen om fordeling af globaliseringsmidlerne til forskning og udvikling af 5. november 2008 og gennemgik aftalens konsekvenser for Aarhus Universitet, aftalens hovedtræk i tal og temaer samt universitetets forventninger til egne basismiddelandele af globaliseringspuljen.

Universitetsdirektør Niels Højberg gennemgik den interne budgetproces, herunder 10 principper for den første integrerede budgetlægning for alle 9 hovedområder på Aarhus Universitet:

  • Den tekniske beregning af costdrivere fastholdes som i budgettet for 2008 med gradvis indfasning af de nye hovedområder.
  • Aftaler om økonomiske måltal for hovedområder.
  • Aftaler om afvikling af over- og underskud.
  • Aftale om udmøntning af ASB’s fusionsaftale.
  • Fokus på indfasning og aktivering af overheadreformen.
  • Investering i forandrings- og fusionsprojekter på 65-70 mio. kr.
  • Prioritering af fælles vedligeholdelses- og byggeprojekter på 8000C.
  • Ledelsespuljen udskrives med 0,8% af omsætningen.
  • Besparelse på energi og indkøb fordelt.
  • Udmøntning af politisk aftale om globaliseringsmidler fra 5. november 2008.

I forlængelse af budgetlægningen havde rektoratet igangsat en kortlægning af administrative ressourcer og hjælpefunktioner på alle niveauer samt en organisatorisk revurdering i forhold til forretningsmæssige gevinster ved fusion og forandringsprojekter.

Massive investeringer i fælles systemer var en afgørende forudsætning for at kunne opnå gevinster. En fælles it-struktur skulle være etableret, før andre fælles systemer kunne implementeres, f.eks. fælles studieadministrativt system.

Egenkapitalen er efter fusionen fælles for hele universitetet. I forbindelse med samtaler med hvert enkelt hovedområde har behovene for særlige hensyn på forskellige områder været drøftet.

Budgettet ville blive forelagt for bestyrelsen til godkendelse på mødet i december. Bestyrelsen så gerne i den sammenhæng et overblik over hovedområdernes bidrag til henholdsvis over- og underskud.

Ad 4
Formanden bød velkommen til dekan Carsten Riis der var inviteret til at orientere om efterårets debat i pressen om teologiuddannelsens indhold. Carsten Riis redegjorde for sit og fakultetets arbejde for en mere effektiv studiestruktur, med mere fleksibel uddannelse, større modulopbygning og flere meritmuligheder på tværs af f.eks. teologi og religionsvidenskab. Carsten Riis havde i forbindelse med sin tale til fakultetets årsfest foreslået at ændre uddannelsens sprogfag således at græsk fortsat er obligatorisk, mens hebraisk og latin bliver valgfrie samtidig med, at den valgfrie del af sprogfagene udvides til også at omfatte andre relevante sprog. Fakultetet ønskede hermed at sikre, at de studerende kan opbygge kompetenceprofiler svarende til efterspørgslen på et stadigt mere differentieret arbejdsmarked. Carsten Riis afsluttede orienteringen med at omdele Det Teologiske Fakultets årsskrift 2008.

Bestyrelsen gav udtryk for stor tilfredshed med dekanens orientering og med arbejdet for at modernisere uddannelsen.

Ad 5
Prorektor Nina Smith præsenterede visioner og resultater af studiemiljøundersøgelsen Studiemiljø2007 , data og analyser, hovedresultater samt rektoratets overvejelser i forlængelse heraf. Undersøgelsen viste en lang række gode resultater, men der var også områder der skulle forbedres. Rektoratet vil blandt andet i forbindelse med kvalitetspolitikken arbejde videre med en øget gennemsigtighed i faglige krav og vurderinger ved eksamen.

Undersøgelsen var udarbejdet både på baggrund af de formelle krav i lov om undervisningsmiljøvurdering og på baggrund af universitetets prioritering og mål herom i strategien og udviklingskontrakten. Opfølgning og fortsættelse af arbejdet ville ske både i studieudvalgets regi og via supplerende analyser på de enkelte hovedområder. Undersøgelsen ville desuden blive anvendt som datagrundlag for egentlige forskningsprojekter i universitetspædagogisk forskning.

Bestyrelsen fandt det vigtigt at undersøge hvorfor studerende forlader universitetet. Rektor understregede at debatten om frafald i langt højere grad burde omhandle mulighederne for ordentlige og smidige overgange mellem forskellige uddannelser. Statistikken viste at 90 % af de studerende, der påbegyndte en uddannelse, ville opnå – eventuelt efter uddannelsesskift – at afslutte en videregående uddannelse.

Bestyrelsen takkede for redegørelsen.

Ad 6
Prorektor Søren E. Frandsen orienterede om universitetets aftaler om forskningsbaseret myndighedsbetjening, om arbejdet i universitetets task force for myndighedsbetjening samt om universitetets udvalg for forskningsbaseret myndighedsbetjening, der er under etablering.

I forlængelse heraf forelagde Søren E. Frandsen forslag til kontrakt mellem Aarhus Universitet og Miljøministeriets om udførelse af forskningsbaseret myndighedsunderstøttelse ved Danmarks Miljøundersøgelser (DMU) for perioden 2008-2011. Den 4-årige kontrakt skal genforhandles årligt enten i form af et tillæg til den gældende kontrakt og justering af bilag eller i form af en ny kontrakt og nye bilag. I tilknytning hertil omdeltes Miljøministeriets notat af 28. oktober 2008 om rapport-pipeline fra DMU og publicering af forskningsbaseret myndighedsbetjening.

Bestyrelsen fandt det vigtigt at kontraktens formuleringer om orientering og offentliggørelse af rapporter ikke udgjorde nogen hindring for at universitetet kunne offentliggøre alle forskningsresultater, idet bestyrelsen fandt mulighed for at rapporter kunne redigeres eller standses uacceptabelt. Bestyrelsen fandt at dette burde præciseres i kommende kontrakter. Bestyrelsen besluttede at tiltræde denne aftale mellem AU og Miljøministeriet.

Ad 7

Prorektor Søren E. Frandsen orienterede om det fortsatte arbejde med og videreudvikling af samarbejdet med erhvervslivet, tech trans og entrepreneurship samt om vision, baggrund og opgaver for Aarhus Entrepreneurship Centre (AEC), centerets formål og sammenhængen med de beslægtede områder: Tech trans-enheden (TTIS) og forskningsstøtteenheden (FSE).

Universitetet ville med udgangspunkt i centeret arbejde for at sikre at højtuddannede har uddannelsesmæssig baggrund for værdiskabelse både i eksisterende virksomheder og ved etablering af nye virksomheder.

Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning.

Ad 8

Bestyrelsen besluttede at flytte mødet BM 6-2009 fra mandag den 21. december 2009 til torsdag den 17. december 2009 kl. 14.00.

Et nyt forslag til mødeplan for 2010 ville blive fremlagt på bestyrelsesmødet den 18. december 2008 (BM 6-2008).

Ad 9
Rektor Lauritz B. Holm Nielsen orienterede om universitetsdirektør Niels Højbergs opsigelse og fratræden, om orienteringen til medarbejderne samt om midlertidig varetagelse af universitetsdirektørens opgaver. Der ville til bestyrelsesmødet den 18. december 2008 (BM 6-2008) foreligge et udkast til opslag af direktørstillingen. 

Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning og besluttede at Søren E. Frandsen fungerer som universitetsdirektør fra 1. december 2008 og indtil en ny universitetsdirektør er ansat og tiltrådt.                           

Ad 10
Formanden orienterede om processen for udpegning af eksterne medlemmer af bestyrelsen. Funktionsperioden for en del af den nuværende bestyrelse løber til 31. januar 2009. Udpegningen skal derfor ske på bestyrelsens møde 18. december 2008 eller på et ekstraordinært møde i januar måned.

Udpegning af de udefra kommende bestyrelsesmedlemmer foretages af den samlede bestyrelse på baggrund af forslag, som formanden indhenter fra blandt andet universitetet, bestyrelsesmedlemmerne og aftagerråd og -paneler.

Forud for beslutningen skal der ske en drøftelse i en rådgivningsgruppe på i alt 6 personer, med 2 medlemmer fra universitetets bestyrelse, herunder formanden, 2 medlemmer fra Universitets-Samvirket, herunder formanden, samt 2 medlemmer udpeget blandt universitetets videnskabelige personale. Bestyrelsen udpegede Sys Rovsing til rådgivningsgruppen.  

Ad 11
Formanden:
Formanden orienterede om:

  • Videnskabsministeriets rapport om tilsynet med universiteterne, herunder drøftelse herom i formandskredsen.
  • Lejeaftalen vedrørende ASB’s planlagte byggeri. Bestyrelsen tilsluttede sig at formanden kunne underskrive aftalen, der var en forudsætning for udarbejdelse af aktstykke. Bestyrelsen ville få en nærmere orientering om sagen på næste bestyrelsesmøde.
  • PricewaterhouseCoopers igangværende analyse af universiteters egenkapital med henblik på fortsat drøftelse af universiteternes frihedsgrader.
  • At han havde holdt sin årlige samtale med revisionen, hvor han havde fået en orientering om revisionens samlede engagement i forhold til universitetet. Samtalen gav ikke anledning til bemærkninger. 

Rektoratet:
Rektoratet henviste til de udsendte skriftlige meddelelser om revision af universiteterne 2008 samt om væsentlige opgaver for rektoratet siden sidste møde og orienterede desuden om:

  • Status for ansøgninger om godkendelse og akkreditering af nye uddannelser.
  • Akkreditering af eksisterende uddannelser. Alle uddannelser fra den første runde er indstillet til ubetinget akkreditering.
  • Møde med ACE Denmarks ledelse med henblik på drøftelse af den generelle udvikling af uddannelsessystemet.

Bestyrelsen tog meddelelserne til efterretning. 

Ad 12

Formanden takkede universitetsdirektør Niels Højberg for den store indsats han havde ydet på Aarhus Universitet og ønskede ham held og lykke med det nye job.

Mødet sluttede kl. 19.00


Kommende møder mv.
BM 6-2008 torsdag den 18. december 2008 kl. 10.00, bestyrelsens mødesal

BM 1-2009 mandag den 23. februar 2009, kl. 14.00, DPU
BM 2-2009 mandag den 27. april 2009, kl. 14.00, bestyrelsens mødesal
BM 3-2009 mandag den 15. juni 2009, kl. 14.00, bestyrelsens mødesal
BM 4-2009 mandag – tirsdag den 21.-22. september 2009 kl. 12.00-12.00 (seminar), Sandbjerg Gods
BM 5-2009 mandag den 9. november 2009 kl. 14.00, bestyrelsens mødesal
BM 6-2009, torsdag den 17. december 2009 kl. 14.00, bestyrelsens mødesal

Andre arrangementer

Uddeling af Rigmor og Carl Holst-Knudsens Videnskabspris
samt Aarhus Universitets Forskningsfonds ph.d.-priser til særligt fremragende ph.d.-projekter
Onsdag den 27. maj 2009

Aarhus Universitets årsfest
Fredag den 11. september 2009