referat

Referat af bestyrelsesmøde den 18. december 2008 (BM 6-2008)
kl. 10.00
i bestyrelsens mødesal 

Til stede
Jens Bigum, bestyrelsesformand
Sys Rovsing, stedfortræder (under punkt 1-3 samt punkt 10)
Erik Højsholt
Arne Josefsen Rolighed
Johannes Riis
Svend Krarup
Kjeld Holm
Martin Tang Sørensen
Erik Strange Petersen
Kirsten Jakobsen
Christian Jølck
Mikkel Freltoft Krogsholm

Fraværende
Jens Kampmann

Rektorat (dog ikke under punkt 10)
Rektor Lauritz B. Holm-Nielsen
Prorektor Nina Smith
Fungerende universitetsdirektør, prorektor Søren E. Frandsen

Sekretariat (dog ikke under punkt 10)
Vicedirektør Ole Olsen
Chefjurist Per Møller Madsen
Souschef Tove Bæk Jensen

Desuden deltog
Statsautoriseret revisor Claus Jacobsen og statsautoriseret revisor Henrik Kragh
under punkt 3 A – C
Budgetchef Kirsten Skjødt under punkt 3 A – E
Teknisk chef Eigil Jensen, Handelshøjskolen, under punkt 6
Mikael Bomholt (nyvalgt repræsentant for de studerende).

Dagsorden

  1. Godkendelse af dagsorden
  2. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmøde den 10. november 2008 (BM 5-2008) ( bilag )
  3. Økonomi (lukket punkt)
    A. Åbningsbalance pr. 1/1 2008 for AU (DJF og DMU) (bilag)
    B. Institutionsrevisors protokollat om forberedende revisionsarbejder 2008 (bilag)
    C. Afmelding af Rigsrevisionens besøg på Aarhus Universitet (bilag)
    D. Økonomirapport 3 (bilag)
    E. Budget for 2009 (bilag)
  4. Aftale om myndighedsbetjening mellem AU og Miljøministeriet for perioden 2009-2012 (lukket punkt) (bilag)
  5. Aftale om myndighedsbetjening mellem AU og Fødevareministeriet for perioden 2009-2012 (lukket punkt) (bilag)
  6. Byggesag, Handelshøjskolen (lukket punkt)
  7. Politik for kvalitetsarbejdet med uddannelse ( bilag )
  8. Bestyrelsens mødeplan for 2010 ( bilag )
  9. Stillingen som universitetsdirektør (lukket punkt) (bilag)
  10. Udpegning af eksternt medlem af bestyrelsen (lukket punkt) (bilag)
  11. Meddelelser fra
    - Formanden
    - Rektoratet ( bilag )
  12. Eventuelt

Ad 1
Dagsordenen blev godkendt. Det blev besluttet at behandle punkt 10 i forlængelse af punkterne 1-3. 

Ad 2
Referatet blev godkendt.

Ad 3 A
Statsautoriseret revisor Claus Jacobsen, PricewaterhouseCoopers (institutionsrevisor), gennemgik udkast til åbningsbalance samt det tilhørende revisionsprotokollat vedrørende fusion af Aarhus Universitet, Danmarks Miljøundersøgelser og Danmarks JordbrugsForskning pr. 1. januar 2008.

Der udestod afklaring af nogle få punkter, som universitetet havde rejst i forbindelse med refusionsopgørelsen, men de forventedes afklaret uden om refusionsopgørelsen og ville i givet fald forbedre forholdene for universitetet.

Bestyrelsen godkendte åbningsbalancen pr. 1. januar 2008 og underskrev åbningsbalancen og revisionsprotokollatet.

Ad 3 B
Statsautoriseret revisor Claus Jacobsen gennemgik institutionsrevisors protokollat om forberedende revisionsarbejder 2008.

Revisionen fandt at universitetets regnskabssystemer som helhed gav et pålideligt grundlag for udarbejdelsen af årsrapporten og var ikke blevet opmærksom på forhold, som kunne medføre forbehold eller supplerende oplysninger på revisionspåtegningen.

Det forberedende revisionsarbejde 2008 havde omfattet it-kontroller og andre interne kontroller og forretningsgange. Revisionen fandt at der også i 2008 var sket forbedringer i forretningsgange og interne kontroller. En række kontrolforanstaltninger burde styrkes, før de generelle it-kontroller og forretningsgange samt andre interne kontroller samlet kunne anses for at være fuldt ud tilstrækkelige og effektive. Herunder var det vigtigt at have en øget bevidsthed og kultur omkring it-sikkerheden og behandling af forskningsdata som et aktiv for universitetet.

Revisionen vurderede, at det igangværende fusionsarbejde omfattende it-infrastruktur og –ledelse havde afgørende betydning for den fortsatte forbedring af it-sikkerheden på alle hovedområder. Bestyrelsen så gerne på et kommende møde en nærmere orientering om it-forandringsprocessen.

Revisionen tillagde fortsat det samlede administrative fusionsarbejde stor vægt med henblik på at sikre en pålidelig økonomistyring og passende forvaltning fremadrettet.

Bestyrelsen tog redegørelsen til efterretning og underskrev protokollatet.

Ad 3 C
Punktet udgik, da universitetet endnu ikke havde modtaget materiale fra Rigsrevisionen.

Ad 3 D
Fungerende universitetsdirektør, prorektor Søren E. Frandsen præsenterede økonomirapporten for 3. kvartal 2008, herunder resultatopgørelse og forecast efter 3.kvartal med en intern resultatforskydning fra forecastet for 2. kvartal på 46 mio. kr. Universitetet forventede et samlet underskud på ca. 100 mio. kr. for året 2008, svarende til en forbedring på ca. 25 mio. kr. sammenlignet med forecast efter første kvartal.

Det forventedes således at universitetet ville kunne absorbere de negative effekter af finanslovens tvungne opsparing på 1 % (ca. 30 mio. kr.), svarende til en forbedring af driftsresultatet på ca. 25 mio. kr.

Virkningen af overheadreformen var dog endnu ikke fuldt afklaret, da ikke alle statslige bevillingsgivere havde meldt ud. Ligeledes var den huslejemæssige effekt af DJF’s og DMU’s overgang til statslig huslejeordning endnu ikke fuldt afklaret.

Bestyrelsen tog økonomirapporten for 3. kvartal 2008 til efterretning.

Ad 3 E
Søren E. Frandsen præsenterede budgettet for 2009 og redegjorde for det forventede resultat 2009-2012 samlet og fordelt på hovedområder.Universitetets budget indeholdt omkostninger på 5.298 mio. kr. og et underskud i 2009 på 50 mio. kr., svarende til en halvering af underskuddet for 2008. Universitetet stilede mod budgetmæssig balance fra 2010.

Der var i budgetlægningen taget udgangspunkt i forslaget til finanslov for 2009 og ændringsforslag hertil. I budgettet indgik ligeledes pulje- og globaliseringsmidler. Blandt usikkerhedsfaktorerne i budgettet var en ny færdiggørelsesbonusordning, hvis effekt først vil være endeligt kendt i november 2009.

De væsentligste årsager til det budgetterede underskud i 2009 var investeringer på 35 mio. i Handelshøjskolens udbygning af forskningsaktivitet mv., 62 mio. i det administrative forandringsprojekt, 19 mio. i uddannelsessatsningen på DJF samt 13,9 mio. i præinstallationer på tandlægeklinikken i forbindelse med udskiftning af tandlægestole. 

Rektoratet ville til næste møde udarbejde en oversigt over fusionsomkostningernes forventede udvikling i de kommende år. Bestyrelsen ville på mødet i juni 2009 drøfte behovet for en eventuel justering af budgettet.

Bestyrelsen godkendte budgettet for 2009. 

Ad 4
Søren E. Frandsen oplyste, at den endelige aftale om myndighedsbetjening mellem universitetet og Miljøministeriet endnu ikke var modtaget fra ministeriet, men at kun mindre detaljer udestod. Blandt ændringerne i forhold til kontrakten for 2008-2011 var at Miljøministeriet varslede konkurrenceudsættelse, og der ville ske en afkobling af DMU fra Miljøministeriets fælles it-services og en tilkobling til Forskningsnettet. Miljøministeriets notat af 28. oktober 2008 om rapport-pipeline fra DMU og publicering af forskningsbaseret myndighedsbetjening ville blive en formaliseret del af kontrakten.

Bestyrelsen bemyndigede formanden til at underskrive den endelige aftale. 

Ad 5
Søren E. Frandsen præsenterede aftalen mellem Aarhus Universitet og Fødevareministeriet om forskningsbaseret myndighedsbetjening m.v. på Det Jordbrugsvidenskabelige Fakultet 2009-2012.

Aftalen genforhandles årligt, og der forelå nu en ny aftale for perioden 2009-2012. Den nye rulning af aftalen omfattede fortrinsvis tekniske justeringer samt en opdatering af bilagsmaterialet.

Aftalen, hvor der for 2009 var afsat et beløb på 342,4 mio. kr., fastlagde 6 forskningsfaglige temaområder, hvor universitetet forpligtede sig til at opretholde et forskningsmæssigt grundlag for myndighedsbetjeningen: Klima og naturressourcer, miljø og bioenergi, økologisk jordbrug, fødevarekvalitet, husdyr samt planter.

Bestyrelsen tiltrådte aftalen mellem AU og Fødevareministeriet

Ad 6
Søren E. Frandsen introducerede Eigil Jensen, teknisk chef på Handelshøjskolen. Søren E. Frandsen og Eigil Jensen redegjorde for byggesagen vedrørende Handelshøjskolen. Byggeriet opføres for at afhjælpe pladsproblemerne som følge af væksten i Handelshøjskolens aktivitetsniveau. Byggeriet vil samle al servicering af de studerende på ét sted med bl.a. et særligt ”multirum” der skal kunne bruges til en lang række forskellige funktioner: kantine, foredragssal, festsal, koncerter, årsfester og skuespil samt generelt opholds- og studiemiljø for de studerende. 

Projektet, der gennemføres med Universitets- og Bygningsstyrelsen som bygherre, havde nu et styrende budget på 201 mio. kr. og et samlet bruttoetageareal er på 11.095 m², heraf 5.106 m² kælder.  Den samlede husleje ville blive 16 mio. kr. årligt. Hertil kom forøgede driftsudgifter i størrelsesordenen ca. 6,2 mio. kr. årligt. Lejemålet forventedes overtaget medio november 2011. Udgifterne var indarbejdet i Handelshøjskolens budgetter for årene 2011 og 2012. Projektets videre fremdrift forudsatte Finansudvalgets tiltrædelse af et aktstykke, og behandling i Finansudvalget forventedes primo 2009.

Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning.

Ad 7
Prorektor Nina Smith præsenterede udkastet til universitetets politik for kvalitetsarbejde på uddannelsesområdet. 

Politikken indeholdt 6 delområder: Rekruttering og optagelse, struktur og forløb, udvikling af undervisning, studiemiljø, udvikling af uddannelser samt uddannelsernes relation til arbejdsmarkedet. Med udgangspunkt i politikken, skal der i et samarbejde mellem medarbejdere på alle niveauer organiseres og udvikles et kvalitetssystem, som kan støtte den praktiske udførelse af kvalitetsarbejdet.

Bestyrelsen roste og godkendte politikken for kvalitetsarbejde på uddannelsesområdet.

Ad 8
Bestyrelsen besluttede følgende mødeplan for 2010:
BM 1-2010 mandag den 1. marts 2010, kl. 14.00
BM 2-2010 onsdag den 28. april 2010 kl. 14.00
BM 3-2010 mandag den 14. juni 2010, kl. 14.00
BM 4-2010 mandag – tirsdag den 20.- 21. september 2010, kl. 12.00-12.00 (seminar)
BM 5-2010 mandag den 1. november 2010, kl. 14.00
BM 6-2010 torsdag den 16. december 2010, kl. 14.00 

Ad 9
Rektor Lauritz B. Holm Nielsen præsenterede et forslag til overordnet organisation og struktur med et rektorat bestående af rektor, de to prorektorer og universitetsdirektøren, en universitetsledelse bestående af rektor, de to prorektorer, universitetsdirektøren og de ni dekaner samt et administrationssamarbejde/forum, bestående af universitetsdirektøren, administrationscheferne fra de ni hovedområder samt vicedirektører og chefer.

Prorektor for videnspredning ville foruden de hidtidige opgaver også få ansvar for universitetets forandringsprocesser, især med fokus på strategi, udvikling og innovation, mens universitetsdirektøren primært ville få ansvar for det administrative område og for driften af universitetets administration, herunder blandt andet administrations- og sekretariatsbetjening, økonomisk planlægning og forvaltning, legalitetskontrol, studieforvaltning, personale-administration med videre .

Rektor omdelte et udkast til stillingsopslag for stillingen som universitetsdirektør og redegjorde for processen i forbindelse med besættelse af stillingen.

Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning.                                 

Ad 10
Bestyrelsen behandlede punktet uden deltagelse af rektorat og sekretariat. Forud for bestyrelsens møde havde der været afholdt møde i den rådgivningsgruppe, der er nedsat i overensstemmelse med universitetets vedtægt. Til punktet var til bestyrelsens medlemmer udsendt et notat fra rådgivningsgruppen vedrørende bestyrelsesudpegning. Bestyrelsens medlemmer drøftede udpegningen af et nyt eksternt bestyrelsesmedlem og besluttede at holde et ekstraordinært møde om udpegningen søndag den 4. januar 2009, kl. 13.00. 

Ad 11

Formanden:
Formanden orienterede om

  • Møder mellem formændene og ministeren vedrørende finanslovsdrøftelserne og de forskellige anskuelser af universiteternes økonomiske situation.
  • Møde med PricewaterhouseCoopers (institutionsrevisor) om forhold vedrørende universitetets egenkapital og den hensigtsmæssige størrelse heraf.
  • Deltagelse i en høring i Danmarks Forskningspolitiske Råd om konsekvenser af og erfaringer med styring og ledelse af de danske universiteter.

Rektoratet:
Rektoratet henviste til de udsendte skriftlige meddelelser om udkast til ændring af universitetsloven og om væsentlige opgaver for rektoratet siden sidste møde. Desuden orienterede rektoratet om:

  • Sammensætningen af et uafhængigt internationalt ekspertpanel, der skal stå for evalueringen på universitetsområdet næste år. Panelet består af: Dr. Agneta Bladh, rektor, Kalmar Universitet (formand), Professor Georg Winckler, rektor, Wiens Universitet, Dr. Abrar Hasan, uafhængig rådgiver, Professor Elaine El-Khawas, George Washington University, samt Professor Peter Maassen, Oslo Universitet.
  • Afslag på kandidatuddannelsen i Food Chain Management
  • Afslag på kandidatuddannelsen i Human Security.
  • Godkendelse af masteruddannelsen i offentlig ledelse.
  • Møde afholdt med ACE Denmarks ledelse den 16. december.
  • Universitetets optagelsestal for 2008.
  • Rektoratets arbejde for at etablere et overblik over relevante fonde og fondsmidler.
  • Uddelingspraksis for større danske fonde.
  • Universitetets andel af bevillinger fra Det Europæiske Forskningsråd (European Research Council).
  • Universitetets andel af bevillinger fra Universitetsforskningens InvesteringsKapital (UNIK).
  • Puljen til Forskningsinfrastruktur.
  • Administrationens bemandingssituation og arbejdsbelastning. 

Bestyrelsen tog meddelelserne til efterretning.

Ad 12
Erik Strange Petersen orienterede om AC’s åbne høring om universitetsevalueringen.

Mødet sluttede kl. 14.15 


Kommende møder
Ekstraordinært møde søndag den 4. januar 2008, kl. 13.00
BM 1-2009 mandag den 23. februar 2009, kl. 14.00, DPU
BM 2-2009 mandag den 27. april 2009, kl. 14.00, bestyrelsens mødesal
BM 3-2009 mandag den 15. juni 2009, kl. 14.00, bestyrelsens mødesal
BM 4-2009 mandag – tirsdag den 21.-22. september 2009 kl. 12.00-12.00 (seminar), Sandbjerg Gods
BM 5-2009 mandag den 9. november 2009 kl. 14.00, bestyrelsens mødesal
BM 6-2009, torsdag den 17. december 2009 kl. 14.00, bestyrelsens mødesal

BM 1-2010 mandag den 1. marts 2010, kl. 14.00, i bestyrelsens mødesal
BM 2-2010 onsdag den 28. april 2010 kl. 14.00, i bestyrelsens mødesal
BM 3-2010 mandag den 14. juni 2010, kl. 14.00 , i bestyrelsens mødesal
BM 4-2010 mandag – tirsdag den 20.- 21. september 2010, kl. 12.00-12.00 (seminar), Sandbjerg Gods
BM 5-2010 mandag den 1. november 2010, kl. 14.00, i bestyrelsens mødesal
BM 6-2010 torsdag den 16. december 2010, kl. 14.00, i bestyrelsens mødesal

Andre arrangementer
Uddeling af Rigmor og Carl Holst-Knudsens Videnskabspris
samt Aarhus Universitets Forskningsfonds ph.d.-priser til særligt fremragende ph.d.-projekter:
Onsdag den 27. maj 2009

Aarhus Universitets årsfest:
Fredag den 11. september 2009