Referat

Referat af bestyrelsesmøde den 17. december 2009 (BM 6-2009)

Til stede
Jens Bigum, bestyrelsesformand
Sys Rovsing, stedfortræder for formanden
Erik Højsholt
Arne Josefsen Rolighed
Johannes Riis
Martin Tang Sørensen
Erik Strange Petersen
Kirsten Jakobsen
Maja Viola Buskbjerg
Svend Krarup, observatør

Fraværende
Michael Christiansen
Michael Bomholt Nielsen
Kjeld Holm, observatør

Rektorat
Rektor Lauritz B. Holm-Nielsen
Prorektor Søren E. Frandsen
Universitetsdirektør Jørgen Jørgensen

Sekretariat
Vicedirektør Ole Olsen
Chefjurist Per Møller Madsen
Souschef Tove Bæk Jensen

Desuden deltog
Stud.scient.pol. Anna Bager, nyvalgt repræsentant for de studerende fra 1. februar 2010, og vicedirektør Søren Trangbæk deltog i hele mødet. Statsautoriseret revisor Claus Jacobsen og statsautoriseret revisor Henrik Kragh deltog under punkt 3.

Dagsorden  

  1. Godkendelse af dagsorden 
  2. Godkendelse af referater fra
    bestyrelsesmøde den 22. september 2009 (BM 4-2009) ( bilag )
    og bestyrelsesmøde den 9. november 2009
    (BM 5-2009) ( bilag )
  3. Økonomi (lukket punkt)
    A. Institutionsrevisors protokollat om forberedende revisionsarbejder 2009 (bilag)
    B. Økonomirapport 3 2009 (bilag)
    C. Budget for 2010 (bilag)
    D. Afmelding af Rigsrevisionens besøg på Aarhus Universitet (bilag) 
  4. Evalueringen af universitetsområdet 2009 (bilag)
  5. Aarhus Universitet 2028 (lukket punkt)
    A. Fysisk planlægning (bilag)
    B. Faglig reorganisering
  6. Byggesager(lukket punkt)
    A. Renovering af laboratoriebygninger (Unilab-projektet) (bilag)
    B. Byggeprojekt på Lille Barnow-grunden (bilag)
  7. Myndighedsbetjening mellem AU og Miljøministeriet (lukket punkt)
    A. Status for aftale for perioden 2010 – 2013
    B. Status vedrørende Miljøministeriets udbud (bilag)
  8. Aftale om myndighedsbetjening mellem AU og Fødevareministeriet for perioden 2010 – 2013 (lukket punkt) (bilag)
  9. Bestyrelsens mødeplan for 2011 ( bilag
  10. Meddelelser fra
    - Formanden
    - Rektoratet
  11. Eventuelt

Michael Christiansen, Michael Bomholt Nielsen og Kjeld Holm havde meldt afbud til mødet.

Formanden bød velkommen til stud.scient.pol. Anna Bager, der var nyvalgt repræsentant for de studerende fra 1. februar 2010. Anna Bager deltog denne gang som observatør. Formanden bød ligeledes velkommen til repræsentanterne for institutionsrevisor, statsautoriseret revisor Claus Jacobsen og statsautoriseret revisor Henrik Kragh.

1. Godkendelse af dagsorden

Dagsordenen blev godkendt. Bestyrelsen besluttede dog først at behandle dagsordenens punkt 8 og 7, og derefter de øvrige dagsordenspunkter og at behandle dagsordenens punkt 5 B før punkt 5 A.

2. Godkendelse af referater fra bestyrelsesmøde den 22. september 2009 (BM 4-2009) og bestyrelsesmøde den 9. november 2009 (BM 5-2009)

Referaterne blev godkendt. Referatet fra bestyrelsesmødet den 9. november 2009 (BM 5-2009) skulle dog, under dagsordenens punkt 4, tilføjes at repræsentanterne for de studerende havde foreslået, at studerende blev repræsenteret i universitetsforlagets bestyrelse, og at rektor som svar havde henvist til fondens formål og fokus på det forsk­­nings­formidlende aspekt og derfor ikke fandt det hensigtsmæssigt at udvide bestyrelsen.

3. A. Institutionsrevisors protokollat om forberedende revisionsarbejder 2009

Statsautoriseret revisor Claus Jacobsen gennemgik institutionsrevisors protokollat om forberedende revisionsarbejder 2009.

Institutionsrevisor, PricewaterhouseCoopers, fandt at universitetets regnskabssystemer som helhed gav et pålideligt grundlag for udarbejdelsen af årsrapporten og var ikke blevet opmærksom på forhold, som kunne medføre forbehold eller supplerende oplysninger på revisionspåtegningen.

Der var også i 2009 sket forbedringer i forretningsgange og interne kontroller. Der udestod dog fortsat arbejde, før forretningsgange og interne kontroller for områderne som helhed kunne anses for at være effektive og tilstrækkelige.

Universitetsdirektør Jørgen Jørgensen oplyste at rektoratet prioriterede forbedring af it-kontroller særdeles højt, og at universitetet havde udarbejdet en handlingsplan herfor. Universitetet arbejdede ligeledes på en ny økonomistyringsmodel.

Universitetsdirektør Jørgen Jørgensen orienterede om den seneste udvikling i den sag om manko på en forskningsbevilling, der var omtalt i revisionsprotokollen om udkast til årsrapport 2008, punkt 48-52.

Bestyrelsen tog redegørelsen til efterretning og underskrev protokollatet.

3. B. Økonomirapport 3 2009

Universitetsdirektøren præsenterede økonomirapport for 3. kvartal 2009, herunder resultatopgørelse og forecast efter 3. kvartal. Universitetet forventede et samlet overskud på ca. 8 mio. kr. for året 2009.

Regnskabet for 2009 kunne afvige fra forecast 3, da der stadig var en vis usikkerhed om blandt andet lønrefusioner.

Bestyrelsen tog økonomirapporten til efterretning.

3. C. Budget for 2010

Jørgen Jørgensen præsenterede Aarhus Universitets budget for 2010 med et budgetteret resultat på knap -50 mio. kr. efter finansielle poster. Han orienterede om den interne budgetproces, om hovedområdernes udfordringer og om  en endnu ikke fordelt budgetpost på -28 mio. kr.

I det budgetterede underskud indgår 30 mio. kr., som stilles til rådighed for ASB i henhold til fusionsaftalen, og som er finansieret af provenuet ved salg af ASB’s bygninger i 2006. Det resterende underskud kunne primært henføres til DJF’s investeringer i uddannelse. Universitetet stilede mod budgetmæssig balance fra 2011.

Universitetet forventede ultimo 2010 at have en samlet omsætning på 5,6 mia. kr., en likviditet på knap 1,1 mia. kr. og en egenkapital på ca. 606 mio. kr. Statsforskrivningen udgjorde 240 mio. kr. af egenkapitalen.

Der var en række usikkerhedsfaktorer, blandt andet universitetets andele af nye basismiddelpuljer efter den nye fordelingsnøgle, konkurrenceudsættelsen af myndighedsopgaver, størrelsen af færdiggørelsesbonus og omfang og tidsplan for laboratorierenoveringen.

Jørgen Jørgensen nævnte, at universitetet ville have realiseret positive resultater i årene 2007 - 2011, hvis man så bort fra udgifter direkte knyttet til fusionerne.

Repræsentanterne for de ansatte pegede på vigtigheden af at sikre god og tydelig kommunikation om budgetteringen internt på universitetet, så mytedannelser kunne undgås.

Rektoratet tilsluttede sig at formidling af budgettet var en fælles udfordring for hele universitetsledelsen. Tilpasninger ville blive nødvendige på nogle områder.

Bestyrelsen godkendte budgettet for 2010.

3. D. Afmelding af Rigsrevisionens besøg på Aarhus Universitet

Punktet udgik, da universitetet endnu ikke havde modtaget materialet fra Rigsrevisionen. 

4. Evalueringen af universitetsområdet 2009

Prorektor Søren E. Frandsen gennemgik anbefalingerne fra det uafhængige internationale ekspertpanel, der havde gennemført evalueringen. 

Bestyrelsen fandt generelt rapporten meget tilfredsstillende. Evalueringen fulgte i meget stor udstrækning de anbefalinger, som Aarhus Universitet havde foreslået i sin egen evalueringsrapport.

Rapporten var nu i høring hos universiteterne med en intern frist på Aarhus Universitet for bemærkninger den 5. januar 2010. Repræsentanterne for de studerende fandt at fristen fra ministeriets side var alt for kort til en tilfredsstillende intern proces.

Bestyrelsen bemyndigede formanden til at sende Aarhus Universitets høringssvar til den 19. januar 2010.

5. Aarhus Universitet 2028
5. A. Fysisk planlægning
5. B. Faglig reorganisering

Rektor Lauritz B. Holm Nielsen orienterede om rammerne for universiteternes udvikling og om de forudsætninger og politiske tilkendegivelser, der lå til grund for universitetets scenarier for udbygningsbehov. 

Lauritz B. Holm Nielsen orienterede om det fysiske planlægningsarbejde og processen med inddragelse af hovedområderne. Der blev arbejdet med to scenarier. Planlægningen afventede i øvrigt planerne for den faglige reorganisering og resultaterne af samarbejdet med de udenlandske konsulenter, Quentin Thompson og Sachi Hatakenaka. Forslag til en ny visionsplan for det samlede universitet ventedes at kunne foreligge til bestyrelsens møde i juni 2010. 

Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning.

6. A. Renovering af laboratoriebygninger (Unilab-projektet)

Jørgen Jørgensen redegjorde for renoveringen af laboratoriebygninger (Unilab-projektet). 

I globaliseringsforliget af 5. november 2009var der afsat 1,4 mia. til et teknologisk løft af laboratoriebygninger på Aarhus Universitet i perioden 2010-2016. Universitetet var i gang med at udarbejde investeringsplaner og notat til UBST om anvendelsen af laboratoriemidler.  Det var vigtigt for universitetet, at investeringsplanerne var så fleksible, at ændringer i strategien for den fysiske udbygning ville kunne rummes indenfor aftalerne.

Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning.

6. B. Byggeprojekt på Lille Barnow-grunden

Søren E. Frandsen præsenterede byggeprojektet på Lille Barnow-grunden. Aarhus Universitets første visionsplan fra december 2000 (den såkaldte ”sommerfugleplan”) omfattede blandt andet et nybyggeri på Lille Barnow-grunden (på hjørnet af Nordre Ringgade og Nørrebrogade). 

Beliggenheden lige ved letbanen og tæt på byens centrum ville gøre højhuset til et naturligt samlingspunkt for universitetet. Huset skulle bl.a. rumme to store auditorier og nogle mindre undervisningslokaler. Højhuset forventedes færdigt til ibrugtagning i 2015.

Investeringen ville ligge på ca. 1,1 mia. kr. Universitetet ville skulle finansiere projektet i form af betaling af husleje i størrelsesordenen 60-80 mio. kr.

Budget 2010 indeholdt udgifter til forberedelse af Lille Barnow-projektet – hovedsageligt til ekstern rådgivning – svarende til 2,2 mio. kr. i hvert af årene 2010-2013.

Bestyrelsen tilsluttede sig, at der arbejdes videre med projektet med henblik på vedtagelse af ny lokalplan og udarbejdelse af materiale til konkurrenceprojekt, og at der indledes nærmere drøftelser med Universitets- og Bygningsstyrelsen om organisering af projektet. Sagen ville blive forelagt for bestyrelsen igen, når konkurrencematerialet forelå.

7.  Myndighedsbetjening mellem AU og Miljøministeriet
     A. Status for aftale for perioden 2010 – 2013
     B. Status vedrørende Miljøministeriets udbud

Prorektor Søren E. Frandsen præsenterede status for aftale med og udbud af opgaver fra Miljøministeriet. Konkrete forhandlinger om forlængelse af den nuværende kontrakt om myndighedsbetjening mellem AU og Miljøministeriet for perioden 2010 – 2013 er endnu ikke indledt. Drøftelserne med Miljøministeriet havde indtil nu være koncentreret om ministeriets udbud af opgaver. 

Bestyrelsen fandt det overraskende og utilfredsstillende, at Miljøministeriet nu udbød opgaver, som tidligere var løst af DMU, på vilkår som betød at opgaverne ikke længere ville kunne løses som en del af universitetets ordinære virksomhed, hvorved hele grundlaget for at gøre den forskningsbaserede myndighedsbetjening til en universitetsopgave risikerede at blive fjernet.

Bestyrelsen havde en længere drøftelse af behovet for at bevare et godt fagligt miljø og samtidig en passende og hensigtsmæssig balance med hensyn til indhold og omfang af opgaver, der udføres som konsulentopgaver og indtægtsdækket virksomhed uden tilknyttet forskning og forskningsfrihed.

Bestyrelsen besluttede herefter at bemyndige formanden til sammen med rektoratet at gå videre med overvejelserne og forhandlingerne med Miljøministeriet, herunder at afgøre om universitetet ville byde på de udbudte opgaver.

Bestyrelsen ville blive orienteret, hvis der var afgørende nyt i sagen.

8. Aftale om myndighedsbetjening mellem AU og Fødevareministeriet for perioden 2010 – 2013

Søren E. Frandsen præsenterede aftalen mellem AU og Fødevareministeriet om forskningsbaseret myndighedsbetjening m.v. på det Jordbrugsvidenskabelige Fakultet 2010 -2013. Aftalen for 2010 lyder på 336 mio. kr. inden for 6 temaområder: klima og naturressourcer, miljø og bioenergi, økologisk jordbrug, fødevarekvalitet, husdyr samt planter. 

Søren E. Frandsen oplyste at det i bilag 2 i afsnittet om husdyr efterfølgende var tilføjet, at DJF indgår i en arbejdsgruppe vedr. indførsel af sundhedsrådgivningsaftaler hos pelsdyravlere.

Bestyrelsen tiltrådte aftalen mellem AU og Fødevareministeriet.

9. Bestyrelsens mødeplan for 2011

Bestyrelsen besluttede følgende mødeplan for 2011:
BM 1-2011 mandag den 28. februar 2011, kl. 13.00
BM 2-2011 onsdag den 27. april 2011 kl. 13.00
BM 3-2011 torsdag den 16. juni 2011, kl. 13.00
BM 4-2011 mandag – tirsdag den 19.- 20. september 2011, kl. 12.00-12.00 (seminar)
BM 5-2011 mandag den 31. oktober 2011, kl. 13.00
BM 6-2011 torsdag den 15. december 2011, kl. 13.00  

10. Meddelelser

Formanden:

Formanden orienterede om:

  • Et møde med Landbrug & Fødevarer.

Rektoratet:

Rektor orienterede om:

  • Mødet med Dansk Industri.
  • Status for akkrediteringerne.

Prorektor orienterede om:

  • Universitetets brevveksling med Miljøministeren om DMU’s måling af luftkvalitet på H.C. Andersens Boulevard i København.   

Bestyrelsen tog meddelelserne til efterretning.

11. Eventuelt

Formanden takkede Svend Krarup for samarbejdet i bestyrelsen.

Rektor takkede bestyrelsen for et godt samarbejde i det forløbne år.

Mødet sluttede kl. 18.00.


Kommende møder

BM 1-2010 mandag den 1. marts 2010, kl. 13.00, Frandsensalen
BM 2-2010 onsdag den 28. april 2010 kl. 13.00, Frandsensalen
BM 3-2010 torsdag den 17. juni 2010, kl. 13.00 , Frandsensalen
BM 4-2010 mandag – tirsdag den 20.- 21. september 2010, kl. 12.00-12.00 (seminar), Sandbjerg Gods
BM 5-2010 mandag den 1. november 2010, kl. 13.00, Frandsensalen
BM 6-2010 torsdag den 16. december 2010, kl. 13.00, Frandsensalen

BM 1-2011 mandag den 28. februar 2011, kl. 13.00, Frandsensalen
BM 2-2011 onsdag den 27. april 2011 kl. 13.00, Frandsensalen
BM 3-2011 torsdag den 16. juni 2011, kl. 13.00, Frandsensalen
BM 4-2011 mandag – tirsdag den 19.- 20. september 2011, kl. 12.00-12.00 (seminar), Sandbjerg Gods
BM 5-2011 mandag den 31. oktober 2011, kl. 13.00, Frandsensalen
BM 6-2011 torsdag den 15. december 2011, kl. 13.00, Frandsensalen 

Andre arrangementer

Uddeling af Rigmor og Carl Holst-Knudsens Videnskabspris
samt Aarhus Universitets Forskningsfonds ph.d.-priser:
Fredag den 28. maj 2010, kl. 11.00

Aarhus Universitets årsfest:
Fredag den 10. september 2010