Referat

Referat fra bestyrelsesmøde onsdag den 28. april 2010 (BM 2-2010)

Til stede:

Bestyrelsens medlemmer: Jens Bigum, bestyrelsesformand, Sys Rovsing, stedfortræder for formanden, Michael Christiansen, Erik Højsholt, Arne Josefsen Rolighed, Johannes Riis, Martin Tang Sørensen, Erik Strange Petersen, Kirsten Jakobsen, Maja Viola Buskbjerg og Anna Juul Bager

Fraværende: Ingen

Rektoratet: Rektor Lauritz B. Holm-Nielsen, prorektor Søren E. Frandsen og universitetsdirektør Jørgen Jørgensen

Sekretariat: Vicedirektør Ole Olsen, chefjurist Per Møller Madsen og souschef Tove Bæk Jensen

Desuden deltog: Afdelingschef Yvan Pedersen og kontorchef Lars Tang fra Rigsrevisionen under punkterne 1 – 4, statsautoriseret revisor Claus Jacobsen og statsautoriseret revisor Henrik Kragh, PricewaterhouseCoopers (institutions­revisor), under punkterne 1 -5 samt vicedirektør Søren Trangbæk under punkterne 1 - 5

Dagsorden

  1. Godkendelse af dagsorden
  2. Godkendelse af referat fra  bestyrelsesmøde den 1. marts 2010 (BM 1-2010)
  3. Afmelding af Rigsrevisionens besøg på Aarhus Universitet i oktober 2009 (lukket punkt)
  4. Udkast til årsrapport 2009 og revisionsprotokollat (lukket punkt)
  5. Internt regnskab for 2009 (lukket punkt)
  6. Status vedrørende udbud og kontrakt mellem AU og Miljøministeriet for perioden 2010 – 2013
  7. Den faglige udviklingsproces (lukket punkt)
  8. Uddannelse
         A. Nye uddannelser
         B. Udkast til højtillidsstrategi på uddannelsesområdet
  9. Væksthusene (lukket punkt)
  10. Udpegning af medlem til Aarhus Universitets Forskningsfonds bestyrelse (lukket punkt)
  11. Udpegning af nye eksterne medlemmer af bestyrelsen (lukket punkt)
  12. Meddelelser fra 
          - Formanden
          - Rektoratet
  13. Eventuelt

Formanden bød velkommen og rettede herunder en særlig velkomst til repræsentanterne for Rigsrevisionen og PricewaterhouseCoopers. 

1. Godkendelse af dagsorden
Dagsordenen blev godkendt.

2. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmøde den 1. marts 2010 (BM 1-2010)
Referatet blev godkendt.

3. Afmelding af Rigsrevisionens besøg på Aarhus Universitet i oktober 2009
Dagsordenens punkt 3 blev behandlet sammen med dagsordenens punkt 4.

4. Udkast til årsrapport 2009 og revisionsprotokollat
Universitetsdirektør Jørgen Jørgensen præsenterede den finansielle del af Årsrapport 2009.

Årets resultat i 2009 var et overskud på 27 mio. kr. Egenkapitalen var ved årets udgang på 676 mio. kr. inkl. statsforskrivningen på 240 mio. kr. 

Rektor Lauritz B. Holm-Nielsen redegjorde for årets faglige resultater på udvalgte områder: forskningsproduktion, internationalisering af forskning, ph.d.-området, uddannelsesområdets optag, frafald, gennemførelse og internationalisering, efter- og videreuddannelse, samarbejdet med erhvervslivet, formidlingsbidrag i populærmedier samt forskningsbaseret myndighedsbetjening.

I universitetets udviklingskontrakt var 27 af 40 mål nået for 2009, mens 7 mål viste en klar positiv udvikling i 2009. 6 mål var ikke nået for 2009.

Det var universitetets ønske at fremtidige udviklingskontrakter kom til at indeholde færre og bedre generelle mål for alle danske universiteter suppleret med nogle enkelte specifikke mål for hvert enkelt universitet.

Statsautoriseret revisor Claus Jacobsen gennemgik det udsendte revisionsprotokollat om årsrapporten. Revisionen havde ikke givet anledning til forbehold.

Resultatet for 2009 udgjorde en positiv budgetafvigelse på 77 mio. kr., svarende til 1,5 % af de samlede indtægter. Revisionen vurderede at afvigelsen var på et acceptabelt niveau, men at universitetet med fordel kunne forbedre budgetteringsproceduren på enkelte poster, herunder især øvrige driftsindtægter.

Revisionen understregede nødvendigheden af fælles systemunderstøttelse og vigtigheden af en fælles og standardiseret økonomistyringsmodel med tæt opfølgning på såvel eksterne midler som basismidler.

De generelle it-kontroller omkring forskningsdata skulle styrkes på en række områder, før disse kunne anses for at være fuldt ud tilstrækkelige og effektive.

Afdelingschef Yvan Pedersen, Rigsrevisionen, redegjorde for Rigsrevisionens erklæring og beretning om revisionen af Aarhus Universitet og oplyste at Rigsrevisionen var enig i institutionsrevisors anbefalinger.

Kontorchef Lars Tang, Rigsrevisionen, redegjorde for Rigsrevisionens besøg på Aarhus Universitet i oktober 2009, og for Rigsrevisionens gennemgang af

AU’s opfølgning på udviklingskontraktens mål, herunder procedurerne for registrering og rapportering af data vedrørende målopfyldelse, samt af udvalgte aspekter af den tilskudsfinansierede forskningsvirksomhed.

Rigsrevisionens revision havde heller ikke givet anledning til forbehold.

Formanden takkede institutionsrevisor og Rigsrevisionen for et godt samarbejde og for deltagelsen i mødet. Bestyrelsen godkendte regnskabet for 2009 og underskrev årsrapport 2009 samt protokollatet.

5. Internt regnskab for 2009
Jørgen Jørgensen redegjorde for universitetets interne regnskab for 2009, herunder for indtægtsfordelingen samt udviklingen i likviditeten og i de eksterne midler. 

Væsentlige forklaringer på afvigelsen mellem det budgetterede resultat og regnskabet for 2009 var flere indtægter fra studieaktivitet, flere indtægter fra udmøntning af puljer på TB09 og midler fra Universitets- og Bygningsstyrelsen, flere indtægter fra salg og øvrig drift og færre indtægter på eksterne tilskud.

Som i tidligere år havde der desuden været en tendens til at overvurdere aktivitetsniveauet samt at undervurdere diverse indtægter. Der havde desuden været udvist generel tilbageholdenhed på omkostningssiden.

Bestyrelsen godkendte det interne regnskab for 2009.

6. Status vedrørende udbud og kontrakt mellem AU og Miljøministeriet for perioden 2010 – 2013
Prorektor Søren E. Frandsen redegjorde for forløbet vedrørende Miljøministeriets konkurrenceudsættelse og for status for kontrakten mellem universitetet og Miljøministeriet for perioden 2010 – 2013. 

Universitetet havde tabt de tre udbud af opgaver i etape 1 af Miljøministeriets konkurrenceudsættelse. Universitetet ville med henblik på næste etape arbejde på at skærpe konkurrenceevnen.

Et udkast til kontrakten med Miljøministeriet forelå nu til underskrift. Kontraktens opgaver omfattede faste opgaver til en værdi på 141 mio. kr., eller 8 mio. kr. mindre end den seneste periode. Reduktionen var indregnet i universitetets budget for 2010.

Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning og bemyndigede formanden til at underskrive den færdige kontrakt.

7. Den faglige udviklingsproces
Lauritz B. Holm-Nielsen orienterede om den igangværende faglige udviklingsproces og processens struktur, indholdet af møder og aktiviteter samt tidsplanen for disse. Aftagerråd planlægges hørt i løbet af processen. 

Processen var tilrettelagt helt åbent og ville resultere i en indstilling fra rektoratet til bestyrelsen på mødet den 17. juni 2010. Alt materiale vedrørende den faglige udviklingsproces, herunder rapporten fra de eksterne konsulenter, var lagt på universitetets hjemmeside. Rapporten var et led i processen og gav både et nyttigt eksternt blik på universitetets egen organisering og på det danske uddannelsessystems organisering og rammer.

Bestyrelsen drøftede muligheder og risici ved store strukturændringer, men fandt processen god og nødvendig, selv om den også medførte usikkerhed blandt personale og studerende.

Anna Bager orienterede om Studenterrådets arbejde med emnet og havde fremlagt et notat om Studenterrådets ambitioner for AU.

Bestyrelsen ville gerne have en overordnet orientering om hovedlinjerne i rektoratets overvejelser efter høringen af de akademiske råd, men før udarbejdelsen af den endelige indstilling fra rektoratet til mødet den 17. juni 2010. Bestyrelsen besluttede med henblik på dette at holde et ekstraordinært møde mandag den 7. juni 2010.

Bestyrelsen tog i øvrigt orienteringen til efterretning.

8. A. Nye uddannelser
Lauritz B. Holm-Nielsen orienterede om planlægningen af en ny masteruddannelse i risikostyring for miljø og sundhed.

Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning og bemyndigede formanden til at godkende hovedindholdet i ansøgningen, før den færdiggøres og indsendes til ACE Denmark.

8. B. Udkast til højtillidsstrategi på uddannelsesområdet
Lauritz B. Holm-Nielsen fremlagde universitetets ønsker til en højtillidsstrategi på uddannelsesområdet i form af et notat, der var udarbejdet i forlængelse af det internationale evalueringspanels anbefalinger.

Bestyrelsen tog notatet til efterretning som udtryk for den linje rektoratet ville anlægge i drøftelser af uddannelsespolitiske emner. Strategidelen kunne eventuelt drøftes på bestyrelsens seminar i september måned. 

9. Væksthusene
Lauritz B. Holm-Nielsen orienterede om væksthusprojektet, som bestyrelsen i 2007 havde godkendt frem til projektforslag. Der forelå nu et projektforslag indeholdende et nybyggeri på 1.000 m² og renovering af det eksisterende væksthus på 5.000 m², med Universitets- og Bygningsstyrelsen som bygherre. Real Dania og Århus Kommune havde tilsammen doneret 36 mio. kr. og de resterende 26,3 mio. kr. ville udløse en huslejeforhøjelse på 2,2 mio. kr.

Bestyrelsen godkendte færdigprojektering og prisindhentning. Bestyrelsen godkendte endvidere igangsætning af byggeriet under forudsætning af, at byggesagsøkonomien ikke overskrides med mere end 10%.

10. Udpegning af medlem til Aarhus Universitets Forskningsfonds bestyrelse
Bestyrelsen besluttede, efter indstilling fra rektor, at udpege professor i finansiering, ph.d. Peter Løchte Jørgensen, Handelshøjskolen, Aarhus Universitet, som medlem af bestyrelsen for Aarhus Universitets Forskningsfond for perioden 1. juni 2010 – 31. maj 2014. 

11. Udpegning af nye eksterne medlemmer af bestyrelsen
Formanden orienterede om baggrunden og processen for udpegning af nye eksterne medlemmer af bestyrelsen. Processen havde resulteret i en lang række forslag og Rådgivningsgruppens arbejde var forløbet meget positivt. 

Bestyrelsen besluttede at udpege prorektor på Göteborg Universitet, Margareta Wallin Peterson, og tidligere EU-kommissær, Mariann Fischer Boel til medlemmer af bestyrelsen for Aarhus Universitet for perioden 1. juli 2010 – 30. juni 2014. De to nye eksterne medlemmer ville blive inviteret til også at deltage i de planlagte møder i juni måned.

12. Meddelelser

Formanden:
Formanden orienterede om:

  • Et møde i Dialogforum den 4. marts
  • Et møde med Videnskabsministeren den 9. marts
  • Et møde med Videnskabsudvalget den 20. april 2010.
  • Et besøg af Miljøministeren den 26. april 2010.

Rektoratet:
Rektor orienterede om:

  • Et besøg af Klimaministeren den 10. marts 2010
  • En ændring af mødetidspunkterne for de faste møder i juni og i december. Begge møder rykkes frem til kl. 10.30.

Prorektor orienterede om:

  • At Danmarkshistorien.dk torsdag den 22. april 2010 fik overrakt forskningsformidlingsprisen af HKH Kronprinsesse Mary.
  • At ph.d.-studerende Kasper Jahn fra iNANO på Aarhus Universitet havde vundet årets Forsker Grand Prix – også kaldet forskernes X Factor.

Bestyrelsen tog meddelelserne til efterretning.

13. Eventuelt
Mødet sluttede kl. 17. 40.

 
Kommende møder
BM E1-2010 mandag den 7. juni 2010, kl. 10.30 – 12.30, Frandsensalen
BM 3-2010 torsdag den 17. juni 2010, kl. 10.30 – 14.30, Frandsensalen
BM 4-2010 mandag – tirsdag den 20.- 21. september 2010, kl. 12.00-12.00 (seminar), Sandbjerg Gods
BM 5-2010 mandag den 1. november 2010, kl. 13.00, Frandsensalen
BM 6-2010 torsdag den 16. december 2010, kl. 10.30 – 14.30, Frandsensalen

BM 1-2011 mandag den 28. februar 2011, kl. 13.00, Frandsensalen
BM 2-2011 onsdag den 27. april 2011 kl. 13.00, Frandsensalen
BM 3-2011 torsdag den 16. juni 2011, kl. 10.30, Frandsensalen
BM 4-2011 mandag – tirsdag den 19.- 20. september 2011, kl. 12.00-12.00
(seminar), Sandbjerg Gods
BM 5-2011 mandag den 31. oktober 2011, kl. 13.00, Frandsensalen
BM 6-2011 torsdag den 15. december 2011, kl. 10.30, Frandsensalen 

Andre arrangementer
Uddeling af Rigmor og Carl Holst-Knudsens Videnskabspris
samt Aarhus Universitets Forskningsfonds ph.d.-priser:
Fredag den 28. maj 2010, kl. 11.00 

Aarhus Universitets årsfest:
Fredag den 10. september 2010