Referat

Referat

Referat af møde torsdag den 16. december 2010 kl. 10.30 i Aarhus Universitets bestyrelse (BM 6-2010)

Deltagere: 
Bestyrelsens medlemmer: Jens Bigum, bestyrelsesformand, Mariann Fischer Boel, Michael Christiansen, stedfortræder for formanden, Margareta Wallin Peterson (fra punkt 5), Johannes Riis, Arne Josefsen Rolighed, Erik Strange Petersen, Martin Tang Sørensen, Kirsten Jakobsen, Anna Juul Bager og Maja Viola Buskbjerg.
Rektoratet: Rektor Lauritz B. Holm-Nielsen, prorektor Søren E. Frandsen og universitetsdirektør Jørgen Jørgensen.
Sekretariat: Vicedirektør Ole Olsen, chefjurist Per Møller Madsen og souschef Tove Bæk Jensen.
Andre: Statsautoriseret revisor Claus Jacobsen og statsautoriseret revisor Henrik Kragh under punkt 3, vicedirektør Søren Trangbæk under punkterne 3 – 5 samt dekan Erik Meineche Schmidt under punkt 5.

Dagsorden

  1. Godkendelse af dagsorden
  2. Godkendelse af referat fra  bestyrelsesmøde den 1. november  2010 (BM 5-2010)
  3. Økonomi (lukket punkt)
         A. Institutionsrevisors protokollat om forberedende revisionsarbejder 2010  
         B. Økonomirapport 3 2010
         C. Budget for 2011 
         D. Afmelding af Rigsrevisionens besøg på Aarhus Universitet
  4. Byggesager (lukket punkt)
         A.  Aftale med Moesgaard Museum
         B.  AU Arts and Business Building
  5. Science City, hensigtserklæring om etablering
  6. Aftaler om myndighedsbetjening (lukket punkt)
         A. Aftale med Fødevareministeriet
         B. Aftale med Miljøministeriet
  7. Vedtægt for Aarhus Universitet  
  8. Bestyrelsens sammensætning (lukket punkt)
  9. Bestyrelsens mødeplan
  10. Meddelelser fra 
         - Formanden
         - Rektoratet                                                                            
  11. Eventuelt

1. Godkendelse af dagsorden
Dagsordenen blev godkendt. Bestyrelsen besluttede dog at behandle dagsordenens punkt 3 efter punkt 7, og punkt 5 efter punkt 4.A.

De studerende bemærkede at de fandt det utilfredsstillende, at punkter vedrørende universitetets økonomi blev behandlet som lukkede punkter og efterlyste en begrundelse herfor. Martin Tang Sørensen tilsluttede sig denne holdning.

Formandskabet og rektoratet var enige i ønsket om åbenhed om bestyrelsens arbejde, men der var også behov for en åben debat og informationsudveksling mellem ledelse og bestyrelse, uden eksterne tilhørere.

Når bestyrelsen havde behandlet dokumenterne, skiftede disse samtidig status, fra at være led i en intern proces, til at være offentligt tilgængelige. Der var således fuld efterfølgende offentlighed om alle papirer.

2. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmøde den 1. november 2010 (BM 5-2010)
Referatet blev godkendt. 

3. Økonomi

3. A. Institutionsrevisors protokollat om forberedende revisionsarbejder 2010
Formanden bød velkommen til repræsentanterne for institutionsrevisor,

Price­­­­water­houseCoopers. Statsautoriseret revisor Claus Jacobsen gennemgik protokollat om forberedende revisionsarbejder 2010.

Revisionen fandt at universitetets regnskabssystemer overordnet set fungerede hensigtsmæssigt, dog var der enkelte områder, der fortsat skulle arbejdes med.

Revisionen havde i år haft særligt fokus på generelle it-kontroller og på lønområdet. Institutionsrevisor havde konstateret at det interne kontrolmiljø på Aarhus Universitet på flere områder fortsat var uformelt.

Der var igen i 2010 sket forbedringer i forretningsgange og interne kontroller. Der udestod dog stadig arbejde, før forretningsgange og interne kontroller som helhed kunne anses for at være effektive og tilstrækkelige.

Institutionsrevisor var ikke blevet bekendt med væsentligt fejlbehæftede regnskabsposter i regnskabssystemerne.

Bestyrelsen tog redegørelsen til efterretning og underskrev protokollatet.

3.B. Økonomirapport 3 2010
Universitetsdirektør Jørgen Jørgensen præsenterede økonomirapporten for 3. kvartal 2010. Universitetet forventede på nuværende tidspunkt et samlet overskud på ca. 31 mio. kr., svarende til en forbedring på 80 mio. kr. i forhold til budgettet for 2010.

De primære årsager til afvigelsen fra budgettet var en positiv udvikling på studieaktivitet, højere renteindtægter end budgetteret, væsentlige indtægter af engangskarakter samt et væsentligt mindreforbrug på vedligeholdelses- og infrastrukturprojekter.

Regnskabet for 2010 kunne afvige fra forecast 3, da der stadig var en vis usikkerhed om blandt andet indtægter fra studieaktivitet, status for returnerede energiafgifter og uddelingsrunder fra forskningsråd 2010. Universitetet forventede ultimo 2010 at have en egenkapital på 707 mio. kr. og en samlet beholdning af værdipapirer og likvide beholdninger på 1,4 mia. kr.

Bestyrelsen tog økonomirapporten til efterretning.

3.C. Budget for 2011
Jørgen Jørgensen oplyste at Finansloven forventedes vedtaget samme dag.

Jørgen Jørgensen præsenterede Aarhus Universitets budget for 2011. Universitetet budgetterede med et resultat i balance, en uændret egenkapital og en god likviditet.

Universitetets samlede økonomi var i vækst, med en budgetteret vækst på 6% (i løbende priser), men ikke uden udfordringer på de enkelte områder. Væksten ville aftage efter 2011, men størrelsen heraf var uafklaret.

Universitetet forventede ultimo 2011 at have en samlet omsætning på ca. 6 mia. kr., en likviditet på knap 1,1 mia. kr. og en egenkapital på ca. 606 mio. kr. Statsforskrivningen udgjorde 240 mio. kr. af egenkapitalen.

Der var en række usikkerhedsfaktorer, blandt andet universitetets andele af globaliseringsmidler til basisforskning, takstudviklingen for uddannelse og udviklingen i færdiggørelsesbonus.

Repræsentanterne for det videnskabelige personale fandt det meget beklageligt at budgettet ikke havde været behandlet i Hovedsamarbejdsudvalget forud for bestyrelsens behandling, ikke mindst da Hovedsamarbejdsudvalget var et af de få steder, hvor medarbejderne havde mulighed for at påvirke udformningen af budgettet. De kunne derfor af principielle årsager ikke godkende budgettet.

Lauritz B. Holm-Nielsen oplyste at der havde været en række årsager til aflysningen af det møde i HSU, hvor budgettet skulle have været behandlet, men han tog kritikken til efterretning. Rektor ville gerne orientere grundigt om budgettet, og det ville blive sat på dagsordenen for det førstkommende møde i HSU.

Bestyrelsen godkendte budgettet for 2011, men var indstillet på at genoptage sagen, hvis den efterfølgende behandling i HSU gav anledning hertil.

3.D. Afmelding af Rigsrevisionens besøg på Aarhus Universitet
Jørgen Jørgensen henviste til Rigsrevisionens brev, der var udsendt som bilag 3.D.1.

Rigsrevisionen havde under sit besøg på AU i 2010 fokuseret på tre emner: målregistrering og –rapportering i relation til udviklingskontrakten, brug af konsulentydelser samt rejse- og repræsentationsudgifter.

Rigsrevisionen vurderede universitetets forretningsgange og kontroller på disse områder som tilfredsstillende. Rigsrevisionen anbefalede, at universitetet overvejede at udarbejde en egentlig strategi vedr. konsulentydelser og at ensarte den regnskabsmæssige registrering heraf.

Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Formanden oplyste at Rigsrevisionen ville deltage i bestyrelsesmødet den 27. april 2011 (BM 2-2011).

I forlængelse heraf informerede Jørgen Jørgensen om indholdet af det udsendte notat om udviklingen i omkostninger til ledelse og administration 2007-2009.

Bestyrelsen takkede for notatet og fandt dette nyttigt som baggrund for diskussioner om emnet, og som svar på en debat om udviklingen i administrative omkostninger, der forekom helt urimelig. Bestyrelsen opfordrede rektoratet til at vedligeholde notatet fremover som et godt grundlag for en åben debat om udviklingen i administrationsomkostninger. Der var ingen tvivl om at de kommende satsninger og byggeprojekter ville stille øgede krav til administrationen.

4. Byggesager (lukket punkt)

4.A. Aftale med Moesgaard Museum
Lauritz B. Holm-Nielsen orienterede om det planlagte museumsbyggeri på Moesgård Museum og om universitetets faglige samarbejde med museet. Universitetet ville bidrage til finansieringen af byggeriet med samlet 40 mio. kr. til indretning og leje af lokaler på samlet ca. 1.600 m2. Den budgetterede anlægssum var 337 mio. kr. og byggeriet forventedes at stå færdigt i 2013.

Bestyrelsen fandt at et byggeprojekt af dette omfang, set i sammenhæng med museets størrelse, krævede særligt fokus på projektstyring og kvalitetssikring også fra universitetets side. Det var derfor en forudsætning for bestyrelsens tilsagn om medfinansiering at der blev etableret en professionel byggesagsstyring, der matchede projektets størrelsesniveau.

Bestyrelsen tilsluttede sig under denne forudsætning den beskrevne model for finansiering af universitetets andel af det nye museumsbyggeri.

4.B. AU Arts and Business Building
Prorektor Søren E. Frandsen præsenterede status og tidsplan for byggeprojektet AU Arts and Business Building, tidligere omtalt som Lille Barnow-projektet. Søren E. Frandsen redegjorde herunder for problemstillingen vedrørende SEA-ordningen versus en markedsbaseret leje.

Konkurrenceprogram og udkast til lokalplan var under udarbejdelse. Bestyrelsen tog redegørelsen til efterretning, idet rektoratet forestod den videre proces ud fra de beskrevne rammer for projektet.

Lauritz B. Holm-Nielsen supplerede med en redegørelse for sammenhængen med universitetets øvrige langsigtede fysiske planlægning i Århus.

Bestyrelsen var yderst tilfreds med indstillingen, og vurderede at byggeriet ville blive et vartegn for både by og universitet, hvor kravene til æstetik gerne måtte være høje, også i betragtning af universitetets internationale ambitioner.

Bestyrelsen fandt det afgørende at etablere en professionel byggeadministration og at inddrage professionelle eksterne rådgivere med ekspertise inden for tilsvarende offentligt byggeri.

Bestyrelsen besluttede at bede rektoratet arbejde videre med AU Arts and Business Building ud fra, at der med afsæt i det frie leverandørvalg fokuseredes på en markedsbaseret leje.

Bestyrelsen bemyndigede rektoratet til at indgå forhandlinger med Universitets- og Bygningsstyrelsen om købsprisen for byggegrunden til etape 1.

Bestyrelsen tilsluttede sig rektoratets indstilling om at den fortsatte planlægning skete ud fra en forudsætning om, at Aarhus Universitet stod som udbyder i en international projektkonkurrence og indgik i kontraktforhandling med totalrådgiver efter afholdt konkurrence, og at Aarhus Universitet efterfølgende stod som udbyder i forbindelse med et investorudbud.

Såfremt en fond ikke ønskede at medvirke økonomisk ved realisering af AU Arts and Business Building, havde rektoratet mulighed for at foretage de nødvendige tilpasninger af projektet, herunder evt. udeladelse af plateau over Ringgadekrydset.

Næste orientering og status for projektet ville blive forelagt for bestyrelsen igen på bestyrelsesmødet den 27. april 2011 (BM 2-2011).

5. Science City, hensigtserklæring om etablering 
Formanden bød velkommen til dekan Erik Meineche Schmidt. Erik Meineche Schmidt præsenterede planerne og visionen for etablering af et Science City.

”Science City” var et samarbejde med henblik på at samle Steno Museet, Herbariet og Væksthusene i Botanisk Have med Naturhistorisk Museum med det mål at etablere en ny naturvidenskabelig museums- og formidlingsinstitution. I alt ville den nye institution få en samlet årlig omsætning på godt 40-45 mio. kr.

I en videreførelse af sammenlægningsplanerne indgik en vision om en bygningsmæssig samling af Steno Museum og Naturhistorisk Museum med lokalisering centralt i byen udenfor Universitetsparken i et moderne, fleksibelt udstillingsbyggeri.

Bestyrelsen fandt projektet meget interessant og visionært. Bestyrelsen fandt også at det var en afgørende forudsætning for projektets succes at der blev foretaget massive investeringer i formidlingsformen, herunder sikring af formidlingsmæssige kompetencer i museets ledelse.

Bestyrelsesformanden takkede Erik Meineche Schmidt for præsentationen af projektet.

Bestyrelsen tiltrådte at Aarhus Universitet og Naturhistorisk Museum indgik et samarbejde som beskrevet i Letter of Understanding med det formål at realisere planerne om etablering af Science City, Aarhus.

6. Aftaler om myndighedsbetjening

6.A. Aftale med Fødevareministeriet
Søren E. Frandsen orienterede om status for aftalen mellem AU og Fødevareministeriet om forskningsbaseret myndighedsbetjening for 2011 -2014.

Kontrakten var endnu ikke færdigforhandlet. Der var i 2011 afsat 313 mio. kr. mod 336 mio. kr. i 2010. Kontrakten var en 4-årig rullende aftale om forskningsbaseret myndighedsbetjening inden for 6 temaområder: klima og naturressourcer, miljø og bioenergi, økologisk jordbrug, fødevarekvalitet, husdyr samt planter.

Aftalens omfang var reduceret på baggrund af overførsel af opgaver til DTU og på baggrund af Fødevareministeriets ønske om besparelser på fødevareområdet.  Fødevareministeriet ønskede, som en ny aktivitet uden ekstra betaling, ydelser fra MAPP-cen­te­ret. Fødevareministeriet havde desuden ønsket at trække på universitetets egenkapital. Universitetet fandt dog at det sidste måtte bero på en misforståelse, både principielt og idet alle midler fra aftalen anvendes til den omfattede forskningsbaserede myndighedsbetjening.

Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning og bemyndigede formanden til at underskrive den færdige kontrakt.

6.B. Aftale med Miljøministeriet
Søren E. Frandsen orienterede om status for aftalen mellem AU og Miljøministeriet for 2011-2014. Aftalen var en 4-årig rullende aftale om forskningsbaseret myndighedsbetjening inden for fagområderne luft, natur, vand, kemi og bioteknologi samt samfund og tværgående opgaver. Miljøministeriet havde afsat 145 mio. kr. til kontrakten i 2011, mod 153 mio. kr. i 2010.

Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning og bemyndigede formanden til at underskrive den færdige kontrakt.

7. Vedtægt for Aarhus Universitet
Formanden orienterede om arbejdet med udformningen af den nye vedtægt. Vedtægtsarbejdet var en del af arbejdet med gennemførelsen af den hovedområdestruktur, som bestyrelsen havde besluttet i juni måned.

Chefjurist Per Møller Madsen gennemgik de konkrete forslag til ændringer af vedtægten.

De studerende stillede spørgsmål til begrundelsen for at ændre betegnelsen ”stedfortræder for formanden” til ”næstformand”, og gjorde opmærksom på at posten efter deres opfattelse burde tillægges et af de interne medlemmer af bestyrelsen. Formanden oplyste, at ændringen fra en stedfortræder til en næstformand var blandt andet begrundet i et ønske om at synliggøre, at der ikke kun var tale om mødetilrettelæggelse men også om en fordeling af den store arbejdsbyrde på formandsposten. Formanden fandt det hensigtsmæssigt med den tættere inddragelse af næstformanden.

Alternativet kunne have været at nedsætte et forretningsudvalg, men dette havde formanden og vedtægtsudvalget vurderet uhensigtsmæssigt i så lille en bestyrelse som denne.

Lauritz B. Holm-Nielsen uddybede på forespørgsel fra de studerende planerne for universitetets tværgående rådgivende fora.

Bestyrelsen godkendte de foreslåede ændringer og bemyndigede formanden til at indsende forslaget til videnskabsministerens godkendelse.

8. Bestyrelsens sammensætning
Formanden orienterede om processen for udpegning af nye eksterne medlemmer og om det rådgivende udvalgs arbejde med de modtagne forslag.

Formanden havde med glæde konstateret, at han havde modtaget mange forslag, og at der var meget stor interesse blandt universitetsbefolkningen for at stille forslag til nye eksterne medlemmer af bestyrelsen.

9. Bestyrelsens mødeplan
Bestyrelsen besluttede følgende mødeplan:

2011:
BM E1-2011 mandag den 17. januar 2011, kl. 13.00, Frandsensalen
BM E2 mandag den 31. januar 2011, kl. 16.00 (konstituerende møde)
BM 1-2011 mandag den 7. - tirsdag den 8. marts 2011, kl. 12.00 - 12.00 (seminar), Sandbjerg Gods
BM 2-2011 onsdag den 27. april 2011, kl. 13.00, Frandsensalen
BM 3-2011 torsdag den 16. juni 2011, kl. 10.30, Frandsensalen
BM 4-2011 mandag – tirsdag den 19.- 20. september 2011, kl. 12.00-12.00 (seminar), Sandbjerg Gods
BM 5-2011 mandag den 31. oktober 2011, kl. 13.00, Frandsensalen
BM 6-2011 torsdag den 15. december 2011, kl. 10.30, Frandsensalen 

2012:
BM 1-2012 mandag den 27. februar 2012, kl. 13.00, Frandsensalen
BM 2-2012 mandag den 30. april 2012, kl. 13.00, Frandsensalen
BM 3-2012 torsdag den 14. juni 2012, kl. 10.30, Frandsensalen
BM 4-2012 mandag – tirsdag den 17.- 18. september 2012, kl. 12.00-12.00
(seminar), Sandbjerg Gods
BM 5-2012 mandag den 29. oktober 2012, kl. 13.00, Frandsensalen
BM 6-2012 mandag den 17. december 2012, kl. 10.30, Frandsensalen  

De studerende oplyste at der verserede en klagesag vedrørende valget, hvilket betød at repræsentanterne for de studerende endnu ikke formelt var valgt.

10. Meddelelser
Formanden:
Formanden orienterede om:

  • Statsministerens brev vedrørende eventuel fusion af Aarhus Universitet og Ingeniørhøjskolen i Århus.
  • Universitetets høringssvar vedrørende det udsendte udkast til ændring af universitetsloven. Forslaget til ny procedure for udpegning af eksterne bestyrelsesmedlemmer så ikke ud til at kræve ændringer i AU’s nuværende procedure.

Universitetet var kritisk over for forslaget om at tillægge ministeren kompetencen til at afskedige institutionsrevisor. Jørgen Jørgensen uddybede universitetets syn på udkastene og de opfølgende regler på regnskabsområdet.


De studerende havde gerne set bestyrelsesmedlemmerne inddraget i høringsprocessen. Rektoratet og formanden var enige med de studerende i dette synspunkt og forklarede at fremgangsmåden kun skyldtes den korte høringsfrist.


Rektoratet:
Rektoratet orienterede om:

  • Programmet for bestyrelsesseminaret den 7.-8. marts 2011.
    Bestyrelsen besluttede at seminarets første dag om eftermiddagen dels ville bestå af rektoratets introduktion af strategi og rammer, og dels af dekanernes præsentation af resultaterne af den faglige udviklingsproces. Den følgende dags formiddag ville bestå af et ordinært bestyrelsesmøde.
  • Udmøntningen af unilabmidler på 1,4 mia. kr. og byggeri til det Sundhedsvidenskabelige Fakultet.
  • Sikring af et fortsat samarbejde med nobelpristageren i økonomi, professor Dale T. Mortensen i foreløbigt fem år. Dale Mortensen havde gennem 30 år havde haft en tæt tilknytning til Aarhus Universitet.
  • At Aarhus Universitet var blevet udvalgt til at være Danmarks Entreprenørielle Universitet.
  • At Videnskabsministeriet havde valgt Aarhus Universitet som samarbejdspartner i et pilotprojekt, der skulle udvikle nye digitale eksamensformer. Projektet ventedes udbredt til hele universitetssektoren.
  • Beslutningen om at placere Danmarks nye madexperimentarium, MadX, i Roskilde og Hirtshals.
  • Den fremlagte publikation fra Forsknings- og Innovationsstyrelsen: ”tal om forskning, 2009” med Ledelsessekretariatets tilhørende notat der belyste AU’s andel af konkurrenceudsatte forskningsmidler i 2009.

Bestyrelsen tog meddelelserne til efterretning.

11. Eventuelt
Erik Strange Petersen efterlyste kommentarer til en henvendelse fra tillidsrepræsentanterne fra Danmarks Miljøundersøgelser til bestyrelsesformanden og de øvrige medlemmer af bestyrelsen. Der var i mailen udtrykt stor undren over en ”mørklægning” af arbejdspapirer i den faglige udviklingsproces.

Repræsentanterne for det videnskabelige personale understregede at processen optog de ansatte meget, og at formuleringen på medarbejderportalen ”atrium” om at ”høringssvarene skal betragtes som vigtige arbejdspapirer for universitetsledelsen” var skuffende.

Lauritz B. Holm-Nielsen oplyste at der udelukkende tale om at universitetsledelsen havde behov for en kort periode med arbejdsro til at gennemarbejde de indkomne forslag til organisering. Dekanen for naturvidenskab og teknologi ville imidlertid hurtigst muligt mødes med alle dele af sit fagområde for at orientere om sin indstilling.

Formanden fandt at en drøftelse af emnet retteligt hørte hjemme i samarbejdsudvalgene, men han ville også selv svare direkte til afsenderne.

Formanden takkede for samarbejdet i det forløbne år og ønskede god jul.

Mødet sluttede kl. 15. 30.

Kommende møder
BM E1-2011 mandag den 17. januar 2011, kl. 13.00, Frandsensalen
BM E2-2011 mandag den 31. januar 2011, kl. 16.00 (konstituerende møde)
BM 1-2011 mandag den 7. - tirsdag den 8. marts 2011, kl. 12.00 - 12.00 (seminar), Sandbjerg Gods
BM 2-2011 onsdag den 27. april 2011, kl. 13.00, Frandsensalen
BM 3-2011 torsdag den 16. juni 2011, kl. 10.30, Frandsensalen
BM 4-2011 mandag – tirsdag den 19.- 20. september 2011, kl. 12.00-12.00 (seminar), Sandbjerg Gods
BM 5-2011 mandag den 31. oktober 2011, kl. 13.00, Frandsensalen
BM 6-2011 torsdag den 15. december 2011, kl. 10.30, Frandsensalen

BM 1-2012 mandag den 27. februar 2012, kl. 13.00, Frandsensalen
BM 2-2012 mandag den 30. april 2012, kl. 13.00, Frandsensalen
BM 3-2012 torsdag den 14. juni 2012, kl. 10.30 , Frandsensalen
BM 4-2012 mandag – tirsdag den 17.- 18. september 2012, kl. 12.00-12.00
(seminar), Sandbjerg Gods
BM 5-2012 mandag den 29. oktober 2012, kl. 13.00, Frandsensalen
BM 6-2012 mandag den 17. december 2012, kl. 10.30, Frandsensalen 

Andre arrangementer
Uddeling af Rigmor og Carl Holst-Knudsens Videnskabspris
samt Aarhus Universitets Forskningsfonds ph.d.-priser:
Fredag den 27. maj 2011, kl. 11.00

 

Aarhus Universitets årsfest:
Fredag den 9. september 2011