Referat

Referat af møde tirsdag den 8. marts 2011 kl. 9.00 i Aarhus Universitets bestyrelse (BM 1-2011)

Deltagere:
Bestyrelsens medlemmer: Michael Christiansen, bestyrelsesformand, Peder Tuborgh, næstformand, Mariann Fischer Boel, Margareta Wallin Peterson, Lars Rohde, Gitte Ørskou, Erik Strange Petersen, Martin Tang Sørensen, Kirsten Jakobsen, Maria Juhler-Larsen, Christian Thyrrestrup.
Rektoratet: Rektor Lauritz B. Holm-Nielsen, prorektor Søren E. Frandsen og universitetsdirektør Jørgen Jørgensen.
Sekretariat: Vicedirektør Ole Olsen, chefjurist Per Møller Madsen og souschef Tove Bæk Jensen.
Desuden deltog: Under punkt 3: Pressechef Anders Correll

Dagsorden

  1. Godkendelse af dagsorden
  2. Godkendelse af referat fra  ekstraordinære bestyrelsesmøder den 17. januar 2011 (BM E1-2011) og den 31. januar 2011 (BM E2-2011)
  3. Den faglige udviklingsproces
  4. Orientering om Aarhus Universitets Forskningsfond (AUFF)
  5. Bestyrelsens mødeplan
  6. Meddelelser fra 
    - Formanden
    - Rektoratet
  7. Eventuelt

1. Godkendelse af dagsorden

Dagsordenen blev godkendt.

2. Godkendelse af referat fra ekstraordinære bestyrelsesmøder den 17. januar 2011 (BM E1-2011) og den 31. januar 2011 (BM E2-2011)

Referaterne blev godkendt.

3. Den faglige udviklingsproces

Rektor og den øvrige universitetsledelse havde på bestyrelsens seminar dagen før præsenteret universitetsledelsens plan for at færdiggøre den faglige udviklingsplan, som blev påbegyndt sidste år, de fire dekaner havde orienteret om egne visioner, planer og implementering, og bestyrelsen havde drøftet planen med den samlede universitetsledelse.

Efter bestyrelsens beslutning den 17. juni 2010 havde rektoratet og universitetsledelsen arbejdet videre med at udmønte de godkendte principper og indstillinger. Der var nu etableret 4 hovedområder, der var ansat 4 dekaner, og ansættelsesprocessen med hensyn til prodekaner var i gang.

Der var siden juni 2010 gennemført et omfattende analyse- og udvalgsarbejde med en bred involvering, møder med personale, studerende m.fl., og flere høringer.

Formålet med udviklingsplanen var at skabe et af de mest moderne og nytænkende universiteter i den europæiske universitets-elite. Planen indebar en reorganisering af institutter og tværgående forskningscentre. Målet hermed var at skabe endnu stærkere faglige miljøer, en dybere faglig sammenhæng, interdisciplinaritet og større fleksibilitet mellem de fagområder der blev fusioneret i 2007, således at universitetet fremover kunne udnytte sine resurser mere effektivt og stå stærkere i den internationale konkurrence, og så universitetet i fremtiden ville være endnu mere attraktivt som studiested og som samarbejdspartner for samfund, myndigheder og erhvervsliv.

Bestyrelsen fandt den samlede plan meget ambitiøs og roste det store og omfattende arbejde, der var lagt heri. Bestyrelsen roste universitetsledelsen for en imponerende, god og sammenhængende præsentation og gav sin fulde opbakning til det videre arbejde. Bestyrelsen bemærkede dog at der stadig lå et meget stort arbejde forude med implementering af planen og havde derfor et par bemærkninger hertil. Bestyrelsen fandt det meget tilfredsstillende, at planen indebar en enstrenget administrativ beslutningsstruktur og en fælles økonomistyring.

Planen betød også flytning af medarbejdere og studerende, således at de nye institutter blev placeret fysisk tæt på hinanden. Bestyrelsen noterede sig at de planlagte flytninger ville ske med den nødvendige hensyntagen til de berørte områder og berørte personer blandt personale og studerende. Bestyrelsen noterede sig også at de studerende ville blive inddraget i implementeringsprocessen, hvor det var relevant.

De studerende lagde stor vægt på, at studiemiljøet skal medtænkes i sammenlægningerne af institutter og i forbindelse med de fysiske flytninger af medarbejdere og studerende. Især betonede de vigtigheden af, at studiepladser og foreningsliv ikke må gå tabt i implementeringsprocessen.

Repræsentanterne for personalet og for de studerende fandt dog, at der, selvom der var gennemført en omfattende proces, kunne have været bedre muligheder og tid til at kommentere de forskellige forslag. Repræsentanterne for de studerende havde på seminardagen i den sammenhæng omdelt og kommenteret Studenterrådets spørgeskemaundersøgelse.

Bestyrelsen tog til efterretning at der også var en ny studienævnsstruktur på vej. Både repræsentanterne for personalet og repræsentanterne for de studerende pointerede vigtigheden af at bevare en fysisk nærhed til betjeningen af videnskabeligt personale og studerende. Det videnskabelige personale lagde desuden vægt på at organer svarende til institutråd blev opretholdt eller etableret, og på at universitetsledelsen ville øge akademisk råds indflydelse.

De studerende efterlyste oplysninger om hvorvidt de eksisterende uddannelser ville blive påvirket af nye akkrediteringer som følge af de organisatoriske ændringer. Bestyrelsen tilsluttede sig at universitetsledelsen i nødvendigt omfang kunne tage akkrediteringsmæssige hensyn.

Universitetsdirektøren uddybede planerne for implementering og for de fælles administrative it-systemer. It-strategien udgjorde en særlig indsats ved siden af den faglige udviklingsproces.

Lauritz B. Holm-Nielsen og Søren E. Frandsen orienterede om den planlagte interne og eksterne kommunikation. Der ville samme aften blive holdt møde for ledere og administrative chefer. Næste dag var der møde for alle medarbejdere, senere på måneden var der møde for alle studerende, og der var planlagt en stor fælles event i universitetsparken den 17. juni.

Pressechef Anders Correll uddybede den planlagte eksterne kommunikation.

Bestyrelsen besluttede på baggrund af universitetsledelsens indstilling og bestyrelsens drøftelser at:

  • Bekræfte Aarhus Universitets målsætning om at styrke et i forvejen stærkt universitet - "en dybere sammenhæng".
  • Fusionere 55 institutter til 26. Institutterne tilstræbes samlet fysisk ligesom beslægtede institutter søges placeret så tæt på hinanden som muligt. Bestyrelsen tilsluttede sig at der arbejdes videre med implementeringen heraf. Den samlede struktur evalueres primo 2013.
  • Etablere tværgående centre og andre tværgående faglige initiativer med henblik på at styrke universitetets faglighed og interdisciplinaritet.
  • Forstærke og nytænke samspillet med myndigheder og erhvervsliv, blandt andet ved en reorganisering af de enheder der samarbejder eksternt. Der etableres f.eks. et nationalt center for miljø og energi, et nationalt center for jordbrug og fødevarer og et nationalt center for kultur og læring.
  • Arbejde for et dynamisk fælles uddannelsesmarked uden økonomiske og administrative barrierer.
  • Etablere rådgivende fora repræsenterende alle dele af universitetets formål. Repræsentanter for de studerende inddrages i arbejdet, hvor det er relevant for disse.
  • Styrke kanaler for medarbejderes og studerendes indflydelse, blandt andet via en styrkelse af akademiske råd og ændring af studienævnsstrukturen, så den afspejler universitetets organisation. Repræsentanter for de studerende inddrages i relevant omfang i forberedelsen af de nye strukturer.
  • Omlægge universitetets administrative funktioner således, at ledelsen gøres enstrenget og at én sag højst behandles på to administrative niveauer.  Alle administrative medarbejdere får således entydig reference enten til universitetsledelsen eller til institutledelsen. Formålet er dels bedst mulig understøttelse af de faglige initiativer og dels en konsekvens af reorganiseringen af hovedområder, institutter og centre.
  • Etablere en ny, fælles økonomistyringsmodel baseret på aktivitets- og projektstyring, der muliggør endnu mere retvisende og transparente omkostningsberegninger. Endelig implementering af den nye model sker ved udgangen af 2012.
  • Samle universitetets biblioteker i én organisation med flere betjeningssteder.
  • Flytte en række aktiviteter og personale som konsekvens af ovenstående. Som udgangspunkt arbejdes videre efter den af bestyrelsen tiltrådte "Visionsplan 2028" dog således at bygningerne på Fuglesangs Alle ikke afhændes, men forudsættes opretholdt i AU regi. De fysiske flytninger omfatter blandt andet:
    • Silkeborg og Kalø: Hovedparten af medarbejderne flyttes fra Silkeborg og Kalø til Aarhus. Omvendt overvejes aktiviteter flyttet fra Aarhus til disse to lokaliteter i form af efter- og videreuddannelser, sommeruniversiteter og andre intensive uddannelsesforløb, HR-uddannelsesaktiviteter, herunder lederudvikling.
    • Flakkebjerg og Årslev: Hovedparten af medarbejderne flyttes fra Flakkebjerg og Årslev til Foulum/Aarhus. Omvendt vil universitetet undersøge, hvorvidt der kan etableres forskerparksamarbejder med andre interessenter omkring disse forsøgsstationer.
    • Emdrup: Flytning af enkelte medarbejdere fra Emdrup til Aarhus.
    • Roskilde: En gradvis flytning af medarbejderne fra Roskilde til henholdsvis Emdrup og Aarhus.
  • Profilere alle aktiviteter på universitetet med Aarhus Universitet som hovedbrand, og med alle andre betegnelser som subbrand.  

Bestyrelsen noterede med tilfredshed, at der i budgettet var afsat de fornødne midler til at gennemføre de trufne beslutninger, herunder midler til de interdisciplinære initiativer samt til sikring og forbedring af arbejds- og studiemiljø.

Bestyrelsen bemyndigede universitetsledelsen til at implementere de fornødne tiltag. Bestyrelsen ville få en evaluering af den gennemførte reform på det første møde i 2013.

4. Orientering om Aarhus Universitets Forskningsfond (AUFF)

Lauritz B. Holm Nielsen orienterede om Aarhus Universitets Forskningsfonds virksomhed, strategi og økonomiske forhold.

Bestyrelsen takkede for orienteringen og ville gerne vende tilbage til temaet på et senere møde, hvor man havde mulighed for at drøfte fondens kapitalplacering og mulighederne for Forskningsfondens Ejendomsselskabs fortsatte medvirken ved realiseringen af universitetets udbygningsplaner.

5. Bestyrelsens mødeplan 

Bestyrelsen besluttede at flytte møde BM 5-2011 fra mandag den 31. oktober 2011 til mandag den 14. november 2011, kl. 13.00, i Frandsensalen.

Det var ikke muligt at flytte andre møder i 2011. Den øvrige del af mødeplanen blev derfor fastholdt.

6. Meddelelser

Der blev henvist til de udsendte skriftlige meddelelser om nye uddannelser, semesterlængdedebat og åbent samråd vedrørende DPU.

Bestyrelsen tog meddelelserne til efterretning.

7. Eventuelt
Bestyrelsen drøftede seminarets forløb og ønsker til kommende seminarers form og indhold. 

Der var enighed om at det havde været et meget vellykket bestyrelsesseminar, men også et atypisk seminar, hvor der blev lagt op til konkrete beslutninger, og hvor det derfor havde været nødvendigt med mange præsentationer.

Bestyrelsen så gerne at fremtidige seminarer havde samme tidsmæssige omfang, gav tid og plads til samtale og refleksion, at dekanerne deltog, at der var et fagligt programpunkt og i det omfang tiden tillod det, en ekstern oplægsholder.

Mødet sluttede kl. 12. 30. 

Kommende møder
BM 2-2011 onsdag den 27. april 2011, kl. 13.00, Frandsensalen
BM 3-2011 torsdag den 16. juni 2011, kl. 10.30, Frandsensalen
BM 4-2011 mandag – tirsdag den 19.- 20. september 2011, kl. 12.00-13.00 (seminar), Sandbjerg Gods
BM 5-2011 mandag den 14. november 2011, kl. 13.00, Frandsensalen
BM 6-2011 torsdag den 15. december 2011, kl. 10.30, Frandsensalen 

BM 1-2012 mandag den 27. februar 2012, kl. 13.00, Frandsensalen
BM 2-2012 mandag den 30. april 2012, kl. 13.00, Frandsensalen
BM 3-2012 torsdag den 14. juni 2012, kl. 10.30 , Frandsensalen
BM 4-2012 mandag – tirsdag den 17.- 18. september 2012, kl. 12.00-13.00
(seminar), Sandbjerg Gods
BM 5-2012 mandag den 29. oktober 2012, kl. 13.00, Frandsensalen
BM 6-2012 mandag den 17. december 2012, kl. 10.30, Frandsensalen  

Andre arrangementer
Uddeling af Rigmor og Carl Holst-Knudsens Videnskabspris
samt Aarhus Universitets Forskningsfonds ph.d.-priser:
Fredag den 27. maj 2011, kl. 11.00

Aarhus Universitets årsfest:
Fredag den 9. september 2011