Referat

Referat af møde onsdag den 27. april 2011 kl. 13.00 i Aarhus Universitets bestyrelse (BM 2-2011)

Deltagere:
Bestyrelsens medlemmer: Michael Christiansen, bestyrelsesformand, Peder Tuborgh, næstformand, Mariann Fischer Boel, Margareta Wallin Peterson, Gitte Ørskou, Erik Strange Petersen, Martin Tang Sørensen, Kirsten Jakobsen, Maria Juhler-Larsen, Christian Thyrrestrup.
Afbud: Lars Rohde. 
Rektoratet: Rektor Lauritz B. Holm-Nielsen, prorektor Søren E. Frandsen og universitetsdirektør Jørgen Jørgensen.
Sekretariat: Vicedirektør Ole Olsen, chefjurist Per Møller Madsen og souschef Tove Bæk Jensen
Desuden deltog: Kontorchef Lars Tang og souschef, chefkonsulent Charlotte Ivens de Carvalho, Rigsrevisionen, under punkt 3, Statsautoriseret revisor Claus Jacobsen og statsautoriseret revisor Henrik Kragh, PricewaterhouseCoopers, under punkt 3, vicedirektør Søren Trangbæk under punkterne 1 – 5, dekan Mette Thunø under punkt 8. 

Dagsorden

  1. Godkendelse af dagsorden
  2. Godkendelse af referat fra  bestyrelsesmødet den 8. marts 2011 (BM 1-2011)
  3. Udkast til årsrapport 2010 og revisionsprotokollat (lukket punkt)
  4. Internt regnskab for 2010 (lukket punkt)
  5. Byggesager (lukket punkt)
         A. Status vedrørende byggeplaner på AU
         B. Nybyggeri i universitetsparken til Health  
  6. Nye uddannelser
  7. Bestyrelsens mødeplan 2012 og 2013
  8. Meddelelser fra 
         - Formanden
         - Rektoratet
  9. Eventuelt

Formanden bød velkommen og rettede herunder en særlig velkomst til repræsentanterne for Rigsrevisionen og PricewaterhouseCoopers. 

1. Godkendelse af dagsorden
Dagsordenen blev godkendt. Formanden orienterede om at dekan Mette Thunø ville deltage under punkt 8, meddelelser.

De studerende efterlyste en begrundelse for at lukke dagsordenspunkter vedrørende økonomi og byggesager. Formanden og rektor redegjorde for årsagerne hertil, herunder hensynet til muligheden for en fri og åben diskussion i bestyrelsen om de økonomiske og revisionsmæssige forhold. Formanden lagde samtidig stor vægt på fuld gennemsigtighed, og på at alle bestyrelsesmedlemmer havde fuld adgang til alt bestyrelsesmateriale. Møderne var som udgangspunkt åbne, og punkter blev kun lukket, når der var vægtige grunde til det. Langt de fleste bilag ville også efter mødet være offentligt tilgængelige.

2. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet den 8. marts 2011 (BM 1-2011)
Referatet blev godkendt med en enkelt præcisering på side 3, 3. afsnit, hvor sætningen "De studerende efterlyste oplysninger om hvorvidt de eksisterende akkrediteringer ville blive påvirket af de organisatoriske ændringer" blev ændret til "De studerende efterlyste oplysninger om hvorvidt de eksisterende uddannelser ville blive påvirket af nye akkrediteringer som følge af de organisatoriske ændringer".

3. Udkast til årsrapport 2010 og revisionsprotokollat
Universitetsdirektør Jørgen Jørgensen præsenterede Årsrapport 2010. Regnskab 2010 viste at Aarhus Universitet har en grundlæggende sund økonomi, som i 2010 fortsætter tidligere års udvikling med vækst i aktiviteter og omsætning.

I 2010 var 27 af udviklingskontraktens 40 mål opfyldt, 9 var i klar positiv udvikling og 4 ikke opfyldt. Årets resultat i 2010 var et overskud på 98 mio. kr. Balancen var ultimo 2010 3.189 mio. kr. Likviditeten var ultimo 2010 1.491 mio. kr.

Repræsentanterne for de studerende så gerne en øget detaljering af oplysningerne i note 5.6.10 om støtte til studenteraktiviteter.

Rektoratet redegjorde på spørgsmål fra bestyrelsen nærmere for definitionerne bag udvalgte måltal i den skematiske afrapportering af udviklingskontraktens resultatmål: indikator 10 og 11 om frafaldsprocent, indikator 32 om antal skriftlige formidlingsbidrag i populærmedier og indikator 34 om deltagelse i råd, nævn og bestyrelser. Disse definitioner fremgik af udviklingskontrakten og fulgte Danske Universiteters fælles definitioner.

Medarbejderrepræsentanterne i bestyrelsen fremhævede, at Aarhus Universitet var en god arbejdsplads og så gerne at dette fremover fremgik af årsrapporten eventuelt gennem dokumentation af universitetets lave antal langtidssygefraværende.

Definitioner bag de omtalte måltal og en yderligere specifikation af note 5.6.10 ville blive sendt til bestyrelsen. Bestyrelsens bemærkninger ville desuden indgå i forbindelse med udarbejdelsen af den kommende udviklingskontrakt i efteråret 2011.

Statsautoriseret revisor Claus Jacobsen gennemgik det udsendte revisionsprotokollat om årsrapporten. Revisionen havde ikke givet anledning til forbehold.

Samlet set havde universitetet realiseret et resultat med en positiv budgetafvigelse svarende til 2,7 % af de realiserede indtægter, hvoraf afvigelser vedrørende den løbende drift udgjorde 0,2 %, hvilket revisionen anså for et acceptabelt niveau.

Revisionen fremhævede vigtigheden af arbejdet med en fælles fremadrettet økonomistyringsmodel, herunder særligt aktivitetsbaserede, ensartede og standardiserede budget- og forecastprocedurer.

Det var desuden revisionens vurdering at det generelle kontrolmiljø fortsat burde styrkes på en række væsentlige områder, før de generelle it-kontroller kunne anses for tilstrækkelige og effektive.

Statsautoriseret revisor Henrik Kragh gennemgik protokollatets afsnit om den udførte forvaltningsrevision for udvalgte områder. Revisionen havde i forbindelse med forvaltningsrevisionen fået bekræftet at universitetet generelt har en god økonomistyring samt agerer sparsommeligt, produktivt og effektivt.

Kontorchef Lars Tang, Rigsrevisionen, redegjorde for Rigsrevisionens gennemgang af Aarhus Universitets opfølgning på udviklingskontraktens mål og for behandlingen af udvalgte fokusområder.

Rigsrevisionens revision havde heller ikke givet anledning til forbehold.

Formanden takkede revisorerne for et godt samarbejde og for deltagelsen i mødet.

Bestyrelsen godkendte regnskabet og underskrev Årsrapport 2010 og protokollat.

4. Internt regnskab for 2010
 Jørgen Jørgensen redegjorde for universitetets interne regnskab for 2010. I forhold til 3. kvartals forecast var resultatet 67 mio. kr. bedre. Årsagen hertil var blandt andet nogle større engangsindtægter, der ikke var indarbejdet i 3. kvartalsrapport.

Der var fortsat fokus på at videreudvikle økonomistyringen. Der var allerede taget beslutning om at indføre en aktivitetsbaseret økonomistyring som forventedes fuldt implementeret i 2013. I den forbindelse ville der være specielt fokus på budget- og forecastprocedurerne, med henblik på at sikre større gennemsigtighed i styringen samt en øget standardisering mellem hovedområderne.

Bestyrelsen tog det interne regnskab for 2010 til efterretning og præciserede behovet for en præcis økonomistyring.

5. A. Status vedrørende byggeplaner på AU
Prorektor Søren E. Frandsen orienterede om et igangværende udvalgsarbejde sammen med Universitets- og Bygningsstyrelsen, om status for arbejdet vedrørende AU Arts and Business Building samt status vedrørende renovering af universitetets laboratorier.

Søren E. Frandsen orienterede desuden om et netop modtaget brev fra Universitets- og Bygningsstyrelsen om aktstykkeforelæggelse vedrørende AU Arts and Business Building. Universitets- og Bygningsstyrelsens samlede vurdering var, grundet byggeriets volumen og de heraf afledte udgifter, at det ville blive overordentligt svært at få den nuværende konstruktion godkendt i et aktstykke. Universitets- og Bygningsstyrelsen ville på denne baggrund overveje endnu engang at rejse spørgsmålet om SEA-ordningens vilkår, herunder finansieringsvilkår, for Finansministeriet.

Bestyrelsen besluttede på dette grundlag at rette henvendelse til ministeren om sagen.

Bestyrelsen tog i øvrigt orienteringen til efterretning.

5. B. Nybyggeri i universitetsparken til Health  
Jørgen Jørgensen orienterede om nybyggeriet i universitetsparken til Health og redegjorde for de økonomiske konsekvenser. Byggeriet havde baggrund i primært tre faktorer: Øget studieoptag, bevillinger til flere i forskeruddannelse samt vækst i eksterne forskningsbevillinger. Projektet omfattede dels et nybyggeri og dels renoveringer af Anatomi- og Bartholinbygningerne, og skulle delvis finansieres af den centrale pulje til laboratorierenoveringer.

De studerende lagde vægt på at behovet for studenterfaciliteter blev prioriteret. De studerende ville i relevant omfang blive inddraget i planlægningen af byggeriet.

Bestyrelsen ville få tilsendt materiale, der illustrerer den påtænkte arealanvendelse i byggeriet.

Bestyrelsen fandt det nødvendigt at afklare hvorvidt kommissoriet for udvalgsarbejdet, omtalt under dagsordenens punkt 5.A., på nuværende tidspunktet hindrede universitetet i at gå videre med projektet. Bestyrelsen besluttede derfor at fortsætte planlægningen, men at udgifter først kunne afholdes efter en afklaring af Universitets- og Bygningsstyrelsens opfattelse og efter formandskabets godkendelse.

6. Nye uddannelser
Bestyrelsen tog til efterretning at universitetsledelsen agtede at indsende 11 ansøgninger om godkendelse af nye uddannelser til akkrediteringsinstitutionen ACE Danmark. Bestyrelsen ønskede ikke at godkende de enkelte forslag til nye uddannelser, da disse suverænt måtte henhøre under rektors kompetence.

Bestyrelsen ville fremover gerne på seminaret i september have en oversigt over ansøgte uddannelser og på denne baggrund drøfte principper og rammer for nye uddannelser.

Redegørelsen vil omfatte sammenhængen mellem ansøgninger om nye uddannelser og universitetets strategi og indeholde oplysning om årets ansøgninger, godkendelser, afslag, nedlagte og ikke gennemførte uddannelser. Redegørelsen vil desuden indeholde oplysninger om optagelsestal og gennemførelse. Endelig blev universitetet opfordret til at indhente års­udtalelser fra aftagerpanelerne.

7. Bestyrelsens mødeplan 2012 og 2013
Bestyrelsen besluttede at ændre mødeplanen, da flere af bestyrelsens medlemmer foretrak en anden mødedag end mandag. Den opdaterede mødeplan fremgår til sidst i referatet. Møderne i 2012 er flyttet til onsdage og mødet i februar 2012 er flyttet fra kl. 13.00 til kl. 10.30. Desuden er der fastlagt en mødeplan for 2013.

Det førstkommende møde, BM 3-2011 den 16. juni 2011, aflyses. Tidspunktet reserveres dog indtil videre i kalenderen. Mødes holdes kun, hvis der opstår et særligt behov herfor.

Bestyrelsen vil modtage en mail med status for implementeringen af den faglige udviklingsproces.

8. Meddelelser fra 
Formanden

  • Ingen.

Rektoratet

  • Dekan Mette Thunø omdelte et notat og orienterede om håndteringen af henvendelsen, sendt i kopi den 15. april 2011 til bestyrelsens medlemmer, fra medarbejdere ved Danmarks Pædagogiske Universitetsskole (DPU) vedrørende personaleoverflytninger fra det tidligere DPU i Emdrup til Aarhus. Henvendelsen faldt uden for bestyrelsens kompetence, men bestyrelsen udtrykte sin fulde opbakning til universitetsledelsens beslutning. Formanden ville sende et svar fra bestyrelsen.
  • Rektor henviste til den skriftlige meddelelse vedrørende akademiske råd, og orienterede om et meget konstruktivt møde herom på Sandbjerg. En arbejdsgruppe er nu i gang med et forberedende arbejde med henblik på bestyrelsens vedtægtsarbejde efter vedtagelsen af en ny universitetslov.

    Repræsentanterne for de studerende spurgte  hvorfor bestyrelsen ikke var blevet inddraget i høringen om den foreslåede revision af uni­ver­si­tetsloven. Rektor oplyste at høringen af loven var blevet opdelt i tre hø­ringer med hver sin høringsfrist. Af tidsmæssige årsager var  det ikke mu­ligt at behandle de to første  høringer på et bestyrelsesmøde, hvorfor universitetets svar blev aftalt med den daværende bestyrelsesformand. Bestyrelsen var orienteret herom på mødet den 16. december 2010. Den sidste høring blev behandlet på bestyrelsens møde den 17. januar 2011.

Bestyrelsen tog meddelelserne til efterretning.

9. Eventuelt
Bestyrelsesmedlemmer, der ønsker abonnement på presseklip (2 daglige mail), kan give besked til Tove Bæk Jensen.

Mødet sluttede kl. 16. 50.

Kommende møder

Bestyrelsesmøder i 2011

  • BM 3-2011 torsdag den 16. juni 2011, kl. 10.30, Frandsensalen
  • BM 4-2011 mandag – tirsdag den 19.- 20. september 2011, kl. 12.00-13.00 (seminar), Sandbjerg Gods
  • BM 5-2011 mandag den 14. november 2011, kl. 13.00, Frandsensalen
  • BM 6-2011 torsdag den 15. december 2011, kl. 10.30, Frandsensalen

Bestyrelsesmøder i 2012

  • BM 1-2012 onsdag den 29. februar 2012, kl. 10.30, Frandsensalen
  • BM 2-2012 onsdag den 25. april 2012 kl. 13.00, Frandsensalen
  • BM 3-2012 onsdag den 13. juni 2012, kl. 10.30, Frandsensalen
  • BM 4-2012 tirsdag – onsdag den 18.- 19. september 2012, kl. 12.00-12.00
    (seminar), Sandbjerg Gods
  • BM 5-2012 onsdag den 31. oktober 2012, kl. 13.00, Frandsensalen
  • BM 6-2012 onsdag den 19. december 2012, kl. 10.30, Frandsensalen 

Bestyrelsesmøder i 2013

  • BM 1-2013 onsdag den 27. februar 2013, kl. 13.00, Frandsensalen
  • BM 2-2013 onsdag den 24. april 2013 kl. 13.00, Frandsensalen
  • BM 3-2013 onsdag den 12. juni 2013, kl. 10.30, Frandsensalen
  • BM 4-2013 tirsdag – onsdag den 17.- 18. september 2013, kl. 12.00-12.00
    (seminar), Sandbjerg Gods
  • BM 5-2013 onsdag den 6. november 2013, kl. 13.00, Frandsensalen
  • BM 6-2013 onsdag den 18. december 2013, kl. 10.30, Frandsensalen 

Andre arrangementer

  • Uddeling af Rigmor og Carl Holst-Knudsens Videnskabspris
    samt Aarhus Universitets Forskningsfonds ph.d.-priser:
    Fredag den 27. maj 2011, kl. 11.00
  • Aarhus Universitets årsfest:
    Fredag den 9. september 2011