Referat

Referat af møde tirsdag den 23. august 2011 kl. 13.00 i Aarhus Universitets bestyrelse (BM 3-2011)

Deltagere:

Bestyrelsens medlemmer: Michael Christiansen, bestyrelsesformand, Peder Tuborgh, næstformand, Mariann Fischer Boel, Margareta Wallin Peterson, Lars Rohde, Gitte Ørskou, Erik Strange Petersen, Martin Tang Sørensen, Kirsten Jakobsen, Maria Juhler-Larsen, Christian Thyrrestrup.

Afbud: Ingen. 

Rektoratet: Rektor Lauritz B. Holm-Nielsen, prorektor Søren E. Frandsen og universitetsdirektør Jørgen Jørgensen.

Sekretariat: Vicedirektør Ole Olsen, chefjurist Per Møller Madsen og souschef Tove Bæk Jensen

Desuden deltog: Dekan Mette Thunø under punkt 6 og vicedirektør Søren Trangbæk under punkt 1 - 7.

Dagsorden

  1. Godkendelse af dagsorden
  2. Godkendelse af referat fra  bestyrelsesmødet den 27. april 2011 (BM 2-2011)
  3. Fusion mellem Ingeniørhøjskolen i Århus og Aarhus Universitet (lukket punkt)
  4. Ændring af vedtægt for Aarhus Universitet  
  5. Administrative effektiviseringer på universiteterne
  6. Studiemiljøundersøgelsen 2011
  7. Den fysiske udbygning af Aarhus Universitet
         A. Nybyggeri i Universitetsparken til Health
         B. AU Arts and Business Building
  8. Meddelelser fra 
         - Formanden
         - Rektoratet
               A. Udviklingskontrakt for perioden 2012 - 2014 (bilag)      
               B. Aarhus Universitets informationssikkerhedshåndbog  - politik og regler 
  9. Eventuelt

1. Godkendelse af dagsorden
Dagsordenen blev godkendt.

2. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet den 27. april 2011 (BM 2-2011)
Referatet blev godkendt.

3. Fusion mellem Ingeniørhøjskolen i Århus og Aarhus Universitet
Formanden orienterede om at fusionsforhandlingerne var påbegyndt med et møde mellem de to formænd og de to rektorer. Mødet forløb yderst positivt.

Rektor Lauritz B. Holm-Nielsen redegjorde nærmere for fusionen, som i lang tid havde været ønsket af de to institutioner samt af lokale og regionale interesserenter. Der var dog en vis usikkerhed om tidsplanen på grund af valget.

Rektor orienterede desuden om de faglige og uddannelsesmæssige forhold samt de teknisk-administrative aspekter.

Ved fusionen vil universitetet få omkring 40.000 studerende i alt. Ingeniørhøjskolen ejer selv sine bygninger, og er i nært samarbejde med universitetet i gang med flytning til nye lokaler både på Katrinebjerg og på havnen (Navitas).

Bestyrelsen drøftede fusionen, tidsplanen og de politiske rammer herfor. Bestyrelsen fandt fusionen meget positiv for universitetets fortsatte udvikling.

Bestyrelsen gav formanden bemyndigelse til at fortsætte og færdiggøre fusionsforhandlingerne. Forhandlingsresultatet inkl. budget- og bygningsmæssige konsekvenser vil blive forelagt bestyrelsen på mødet i september (BM 4-2011), hvorefter det vil blive fremsendt til ministerierne. Undervisningsministeriet vil herefter skulle fremsætte et lovforslag, der udgør det formelle grundlag for fusionen. Fusionen ventes at træde i kraft den 1. januar 2012.

4. Ændring af vedtægt for Aarhus Universitet
Formanden redegjorde for de problemstillinger, der knytter sig til udarbejdelsen af en ny vedtægt, sikring af medindflydelse på alle niveauer, sikring af den akademiske indflydelse, fuld accept fra forskningssiden og udpegningsproceduren for bestyrelsen.

Formanden skitserede en udpegningsprocedure med 2 forskellige organer, hvor bestyrelsen fortsat udgør det udpegende organ, og hvor det indstillende organ består af bestyrelsens formand, næstformand, repræsentanter for det akademiske personale samt aftagere og med en forslagsprocedure som nu.

Bestyrelsen fandt denne model god og tilsluttede sig at vedtægtsudvalget arbejdede videre hermed.

Rektor uddybede baggrunden for lovændringen, der tog udgangspunkt i den gennemførte evaluering af universiteterne, og for opfølgningen på Aarhus Universitet i form af blandt andet den arbejdsgruppe, der nu havde afleveret en rapport om de akademiske råd.

Både bestyrelsen og rektoratet ønskede at styrke de akademiske råds rådgivende funktion. Der blev peget på formaliseret indflydelse på udpegningen af bestyrelsesmedlemmer og mulighed for en årlige rapportering til bestyrelsen.

Chefjurist Per Møller Madsen redegjorde nærmere for de øvrige ændringer i loven, der havde betydning for vedtægtens udformning. 

Bestyrelsen nedsatte et vedtægtsudvalg bestående af formanden, næstformanden, en repræsentant for det videnskabelige personale: Erik Strange Petersen, en repræsentant for de studerende: Maria Juhler-Larsen, rektor, ligesom man ville bede professor Klaus Mølmer, Institut for Fysik og Astronomi om at indtræde i udvalget som repræsentant for arbejdsgruppen vedrørende akademiske råd. AU Strategi ville varetage sekretariatsfunktionen for vedtægtsudvalget.

Et udkast til ny vedtægt vil blive udsendt i høring, og bestyrelsen vil på mødet i februar 2012 kunne træffe endelig beslutning. Den ændrede vedtægt skal være afleveret til ministerens godkendelse senest den 1. marts 2012.

Bestyrelsen godkendte den udsendte tidsplan og anmodede rektor om at udarbejde et udkast til brug for vedtægtsudvalgets arbejde.

5. Administrative effektiviseringer på universiteterne
Universitetsdirektør Jørgen Jørgensen redegjorde for baggrunden for dagsordenspunktet og for Finanslov 2011’s krav til besparelser på universiteternes administrationer: 125 mio. kr. i 2012 og 250 mio. kr. i 2013.

Jørgen Jørgensen redegjorde for den igangværende omfattende reorganisering af den administrative betjening på Aarhus Universitet som led i den faglige udviklingsproces, og illustrerede udviklingen i administrationsprocenten, der over perioden 2009 – 2013 ventes mere end at imødekomme sparekravet.

Bestyrelsen mente, at Universitets- og Bygningsstyrelsens skrivelse om opfølgning på administrative effektiviseringer på universiteterne var udtryk for uhensigtsmæssig detaljeret indblanding i bestyrelsens arbejde, og direkte i modstrid med universitetets faglige udviklingsproces med de heraf følgende krav til administrative investeringer, der kan resultere i mere langsigtede besparelser.

Bestyrelsen fandt det imidlertid vigtigt at understrege, at universitetet på ingen måde vender sig imod ønsket om at effektivisere universitetets administration og drift. Bestyrelsen kunne dog konstatere, at den dokumentationsmetode, der anvises i skrivelsen af 14. juni 2011 fra Universitets- og Bygningsstyrelsen, strider mod den samlede tankegang i den faglige udviklingsproces. 

Hvis det blev nødvendigt ville formanden anmode om et snarligt møde med ministeren med henblik på at drøfte, hvorledes ministeriets besparelseskrav kan sikres og tilrettelægges, uden at processen medfører en forstyrrelse af omlægningerne på universitetet.

6. Studiemiljøundersøgelsen 2011
Formanden bød velkommen til dekan Mette Thunø. 

Mette Thunø orienterede om studiemiljøundersøgelsens hovedresultater. Undersøgelsen er af høj forskningsmæssig standard og landets mest omfattende, med deltagelse 11.000 studerende, svarende til ca. en tredjedel af de studerende.

Studiemiljøundersøgelsen viser overordnet, at en meget høj andel af studerende ved Aarhus Universitet trives med studierne og studiemiljøet, men peger samtidig på en række områder med forbedringspotentiale.

Undersøgelsen viser, at de afgørende faktorer for god trivsel er faglig integration, kontakt til medstuderende og et godt arbejdsfællesskab. Blandt udfordringerne er forbedringer af studerendes oplevelse af ensomhed, diskrimination og stress.

Til opfølgning på undersøgelsen har universitetsledelsen i år ekstraordinært afsat 8-10 mio. kr. til konkrete opfølgningstiltag, primært med henblik på faglig integration, undervisningens organisering og bedre integration af udenlandske studerende.

Opfølgningsaktiviteterne udmøntes i samarbejde med de studerende og sikring af opfølgningen sker i Uddannelsesudvalget.

De studerendes repræsentanter i bestyrelsen fandt det uhensigtsmæssigt at ansøgningsprocessen til de afsatte opfølgningsmidler havde ligget i sommerperioden og efterlyste information om hvordan det blev sikret, at der blev fulgt op på alle ”sorte” resultater, altså de steder, hvor fagene ikke havde søgt om midler. De påpegede endvidere, at perioden for implementeringen af opfølgningstiltagene i efteråret 2011 var meget uhensigtsmæssig, da man ikke kunne sikre langsigtede initiativer.

Rektoratet oplyste at midler til opfølgning dels var en del af de ordinære budgetter men at der også ville være særlige midler til dem, der måtte komme med særlige projekter på et senere tidspunkt. Det var dekanens ansvar at sikre opfølgning på alle områder, og der var i finansieringsplanen for den faglige udviklingsproces afsat 8 mio. kr. i 2011 og 2012.

Bestyrelsen fandt undersøgelsen god, omfattende og et godt ledelsesredskab til opfølgningen.

I studiemiljøundersøgelsen havde de studerende nogle steder angivet et overraskende lavt tidsforbrug til studieaktiviteter. Bestyrelsen så gerne en nærmere vurdering heraf.

Bestyrelsen tog i øvrigt opfølgningsaktiviteterne til efterretning.

7.  Den fysiske udbygning af Aarhus Universitet
Jørgen Jørgensen orienterede om hovedresultaterne i rapporten om fælles plangrundlag, udarbejdet sammen med Universitets- og Bygningsstyrelsen. Det fælles grundlag skal danne ramme om behandling af byggesager i ministeriet og fremlæggelse af aktstykker for Folketingets Finansudvalg.

Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 

7. A. Nybyggeri i universitetsparken til Health
Jørgen Jørgensen orienterede om nybyggeriet i universitetsparken til Health og redegjorde for de økonomiske konsekvenser.

Bestyrelsen tilsluttede sig igangsættelse af prækvalifikation i oktober 2011 med henblik på at udvælge 7 rådgivergrupper samt afholdelse af projektkonkurrence i perioden november 2011 til marts 2012. 

Vinderforslaget forventes at være udpeget i maj 2012. Projektet vil til den tid blive forelagt for bestyrelsen igen. På dette tidspunkt vil der være afholdt udgifter til rådgivere og projektkonkurrence på ca. 7,5 mio. kr.

Når projektforslag med tilhørende styrende økonomi foreligger, forventeligt i februar 2013, vil projektet blive forelagt for bestyrelsen igen til endelig godkendelse.

7. B. AU Arts and Business Building
Søren E. Frandsen orienterede om status for AU Arts and Business Building. 

Bestyrelsen tilsluttede sig at der arbejdes videre med at færdiggøre prækvalifikationsmateriale. Prækvalifikationsmaterialet bliver forelagt bestyrelsen til godkendelse inden udsendelse.

Når projektforslag med tilhørende styrende økonomi foreligger, vil projektet blive forelagt for bestyrelsen igen til endelig godkendelse.

8. Meddelelser

  • Formanden
    Formanden henviste til den udsendte skriftlige meddelelse om informationssikkerhedshåndbogen.
  • Rektoratet
    Rektor mindede om årsfesten og håbede at alle bestyrelsesmedlemmer havde mulighed for at deltage.
    Rektor orienterede desuden om:
  • Udnævnelsen af årets æresalumne.
  • Det Nationale Center for Partikelterapi.
  • Optagelsen 2011.
  • Udviklingskontrakten for 2012-14.

Bestyrelsen tog meddelelserne til efterretning.

9. Eventuelt
Mødet sluttede kl. 16. 55.

 

Kommende møder


Bestyrelsesmøder i 2011

  • BM 4-2011 mandag – tirsdag den 19.- 20. september 2011, kl. 12.00-13.00 (seminar), Sandbjerg Gods
  • BM 5-2011 mandag den 14. november 2011, kl. 13.00, Frandsensalen
  • BM 6-2011 torsdag den 15. december 2011, kl. 10.30, Frandsensalen

Bestyrelsesmøder i 2012

  • BM 1-2012 onsdag den 29. februar 2012, kl. 10.30, Frandsensalen
  • BM 2-2012 onsdag den 25. april 2012 kl. 13.00, Frandsensalen
  • BM 3-2012 onsdag den 13. juni 2012, kl. 10.30, Frandsensalen
  • BM 4-2012 tirsdag – onsdag den 18.- 19. september 2012, kl. 12.00-12.00
    (seminar), Sandbjerg Gods
  • BM 5-2012 onsdag den 31. oktober 2012, kl. 13.00, Frandsensalen
  • BM 6-2012 onsdag den 19. december 2012, kl. 10.30, Frandsensalen 

Bestyrelsesmøder i 2013

  • BM 1-2013 onsdag den 27. februar 2013, kl. 13.00, Frandsensalen
  • BM 2-2013 onsdag den 24. april 2013 kl. 13.00, Frandsensalen
  • BM 3-2013 onsdag den 12. juni 2013, kl. 10.30, Frandsensalen
  • BM 4-2013 tirsdag – onsdag den 17.- 18. september 2013, kl. 12.00-12.00
    (seminar), Sandbjerg Gods
  • BM 5-2013 onsdag den 6. november 2013, kl. 13.00, Frandsensalen
  • BM 6-2013 onsdag den 18. december 2013, kl. 10.30, Frandsensalen 


Andre arrangementer

Aarhus Universitets årsfest:
Fredag den 9. september 2011 

Uddeling af Rigmor og Carl Holst-Knudsens Videnskabspris
samt Aarhus Universitets Forskningsfonds ph.d.-priser:
Fredag den 25. maj 2012, kl. 11.00