Referat

Referat fra møde i Aarhus Universitets bestyrelse torsdag den 15. december 2011, kl. 10.30 (BM 6-2011) i Frandsensalen

Deltagere:
Bestyrelsens medlemmer: Michael Christiansen, bestyrelsesformand, Peder Tuborgh, næstformand, Mariann Fischer Boel, Lars Rohde, Gitte Ørskou, Erik Strange Petersen, Martin Tang Sørensen, Kirsten Jakobsen, Maria Juhler-Larsen, Christian Thyrrestrup.

Afbud: Margareta Wallin Peterson 

Rektoratet: Rektor Lauritz B. Holm-Nielsen, prorektor Søren E. Frandsen og universitetsdirektør Jørgen Jørgensen.

Sekretariat: Vicedirektør Ole Olsen, chefjurist Per Møller Madsen og souschef Tove Bæk Jensen

Andre:
De fem nyvalgte medlemmer til bestyrelsen deltog i hele mødet som observatører: Peter Bugge, Susanne Bødker, Bertha P. Beck Mortensen, Benjamin Bilde Boelsmand og Karen Marie Kjeldsen. Statsautoriseret revisor Claus Jacobsen, statsautoriseret revisor Henrik Kragh og vicedirektør Søren Trangbæk deltog under punkt 4. Bestyrelsesformand Henrik Kagenow, næstformand Lars Aagaard og rektor Ove Poulsen, Ingeniørhøjskolen i Århus, samt dekan Brian Bech Nielsen deltog under punkt 7 i en markering af fusionen mellem universitetet og Ingeniørhøjskolen i Århus.

  1. Godkendelse af dagsorden
  2. Godkendelse af referat fra  bestyrelsesmødet den 14. november 2011 (BM 5-2011)
  3. Vedtægt for Aarhus Universitet 
  4. Økonomi (lukket punkt)
          A. Institutionsrevisors protokollat om forberedende revisionsarbejder 2011
          B. Økonomirapport 3-2011
          C. Budget for 2012
          D. Afmelding af Rigsrevisionens besøg på Aarhus Universitet
  5. Aarhus Universitets udviklingskontrakt 2012 - 2014
  6. Aftaler om myndighedsbetjening (lukket punkt)
          A. Aftale med Fødevareministeriet
          B. Aftale med Miljøministeriet
  7. Fusion mellem Ingeniørhøjskolen i Århus og Aarhus Universitet
  8. Meddelelser fra 
          - Formanden
          - Rektoratet
  9. Eventuelt

Formanden bød velkommen til de 5 nyvalgte medlemmer af Aarhus Universitets bestyrelse per 1. februar 2012 og ønskede dem tillykke med valget: Peter Bugge, Susanne Bødker, Bertha P. Beck Mortensen, Benjamin Bilde Boelsmand og Karen Marie Kjeldsen. De nyvalgte medlemmer var inviteret til at deltage i dette møde som observatører. De nyvalgte medlemmer præsenterede kort sig selv.

Formanden orienterede om at mødet den 29. februar 2012 (BM 1-2012) ville blive tilrettelagt over en hel dag med et program bestående af en introduktion for nye bestyrelsesmedlemmer, hvor alle bestyrelsesmedlemmer var velkomne til at deltage, frokost, ordinært møde, besøg på et hovedområde og som afslutning middag for afgående og nye medlemmer af bestyrelsen.

Formanden orienterede om at Margareta havde meldt afbud på grund af sygdom.

 

1. Godkendelse af dagsorden
Dagsordenen blev godkendt.

2. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet den 14. november 2011 (BM 5-2011)
Referatet blev godkendt med den ændring at sætningen ”Bestyrelsen fandt det også afgørende at de videnskabelige medarbejderes repræsentanter i de akademiske råd blev valgt blandt de bedste forskere” udgik af referatet.

3. Vedtægt for Aarhus Universitet
Høringssvarene til det udsendte vedtægtsudkast blev omdelt. Formanden foreslog at vedtægtsudvalget behandlede de indkomne høringssvar og at bestyrelsen herefter på grundlag af en indstilling kunne behandle sagen skriftligt sidst i januar. Bestyrelsen tilsluttede sig denne proces.

Chefjurist Per Møller Madsen gennemgik hovedtemaerne i vedtægtsudkastet, herunder spørgsmålene om sammensætningen af akademiske råd, formandskabet for institutråd, bestyrelsens sammensætning og valgperioden for de studerende i bestyrelsen.

Bestyrelsen fandt det vigtigt at sikre medarbejderes og studerendes inddragelse. Bestyrelsen fandt også at det var vigtigt at sikre demokrati og pluralisme ved valg af studerende til bestyrelsen. Bestyrelsen kommenterede herudover en række konkrete formuleringer og foreslog nogle sproglige opstramninger.

Vedtægtsudvalget ville arbejde videre med udkastet på baggrund af bestyrelsens bemærkninger. 

4. Økonomi
4. A. Institutionsrevisors protokollat om forberedende revisionsarbejder 2011
Formanden bød velkommen til repræsentanterne for institutionsrevisor,

Price­­­­water­houseCoopers. Statsautoriseret revisor Claus Jacobsen gennemgik protokollat om forberedende revisionsarbejder 2011. 

Revisionen fandt at universitetets regnskabssystemer overordnet set fungerede hensigtsmæssigt, dog var der enkelte områder, der fortsat skulle arbejdes med.

Revisionen havde i lighed med de to seneste år gennemgået en række af de generelle it-kontroller. Institutionsrevisor havde konstateret at det interne kontrolmiljø på Aarhus Universitet på flere områder var væsentligt forbedret. Blandt andet var sikkerhedspolitikken nu godkendt af universitetets ledelse og der var implementeret flere væsentlige kontroller vedrørende økonomisystemet.

Det var revisionens vurdering, at et betydeligt antal af de forbedringsforslag vedrørende interne kontroller, som revisionen tidligere har fremsat over for ledelsen, er blevet gennemført i 2011.

Revisionen pegede på fire konkrete forhold, som fortsat bør styrkes, før universitetets forretningsgange og interne kontroller kan anses for at være effektive og tilstrækkelige:

  • Udarbejdelse af forretningsgangsbeskrivelse vedr. registrering af data i PØS.
  • Opstramning af procedurer vedrørende fratrådte medarbejdere.
  • Overholdelse af universitetets indkøbspolitik ved brug af ramme- og SKI-aftaler.
  • Etablering af retningslinjer for registrering af direkte lønomkostninger i forbindelse med fremstilling eller forbedring af anlægsaktiver.

Revisionen anbefalede, at universitetet udbedrer de resterende svagheder, og man anbefaler særskilt, at de fælles forretningsgange for hele Aarhus Universitet implementeres konsekvent på alle hovedområder.

Revisionen havde fremsendt mere detaljerede management letters til rektoratet og formandskabet.

Institutionsrevisor var ikke bekendt med væsentligt fejlbehæftede regnskabsposter i regnskabssystemerne og revisionen vurderede at universitet generelt lå i ”den pæne ende” i sammenligning med andre virksomheder.

Bestyrelsen fandt dette tilfredsstillende og tog redegørelsen til efterretning og underskrev protokollatet.

4. B. Økonomirapport 3-2011
Universitetsdirektør Jørgen Jørgensen præsenterede økonomirapporten for 3. kvartal 2011. Universitetet forventede på nuværende tidspunkt et samlet overskud på ca. 51 mio. kr., mod et nul i såvel budgettet som forecast 1 for 2011. 

De primære årsager til afvigelsen fra budgettet var en merindtægt på finansielle poster, som følge af en omplacering af overskydende likviditet fra aftalekonti til værdipapirer, mindre forbrug som følge af udskudte aktiviteter, herunder planlagte faglige udviklingsaktiviteter samt et positivt udfald af konkrete sager om beregning af skat.

Regnskabet for 2011 kunne afvige fra forecast 3, da der stadig var en vis usikkerhed om blandt andet indtægter fra bygningsrenoveringer, uforbrugte krone-til-krone midler, strategiske indsatsområder og et donationsgældsbrev vedrørende ASB’s byggegrund.

Universitetet forventede ultimo 2011 at have en egenkapital på 591 mio. kr. ekskl. statsforskrivning på 240 mio. kr., der udløber i 2012, og en samlet likviditet på 1,5 mia. kr.

Bestyrelsen bemærkede afvigelsen mellem den budgetterede og den realiserede størrelse af færdiggørelsesbonus, særligt på hovedområderne School of Business and Social Sciences og Arts. Endvidere bemærkede bestyrelsen at det budgetterede beløb for budget 2012 vedrørende ”uforbrugte tilsagn om tilskudsfinansierede aktiviteter” lå markant højere end forecast 3. Bestyrelsen vil modtage notater om årsagerne til forskellen på det budgetterede og det realiserede antal akademiske grader på de to hovedområder og om uforbrugte tilsagn.

Bestyrelsen ville også få tilsendt den tidligere besluttede investe­rings­politik. Investeringspolitikken ville fremover blive drøftet en gang årligt.

Bestyrelsen tog økonomirapporten til efterretning. 

4. C. Budget for 2012
Jørgen Jørgensen præsenterede Aarhus Universitets budget for 2012. Universitetet budgetterede med et underskud på 50 mio. kr. i 2012 samt et årligt underskud på 20 mio. kr. de følgende år med henblik på at sikre et højt aktivitetsniveau og igangsættelse af en lang række udviklingsinitiativer i henhold til den faglige udviklingsplan. 

Universitetets samlede økonomi var sund og universitetet forventede fortsat en langsigtet vækst, jf. Barcelona-målsætningen, og Europa Horizon 2020 (EU’s 8. rammeprogram) og universitetet skal derfor fortsat udvikle sin stab af fastansatte forskere.

Universitetet forventede ultimo 2012 at have en samlet omsætning på ca. 6 mia. kr.

Budgettet inkluderede ikke Ingeniørhøjskolen i Århus. Af det budgetterede underskud i 2012 kan størstedelen henføres til Arts som følge af forhold af strukturel karakter på hovedområdet. Universitetsledelsen har fokus på denne udfordring. Bestyrelsen tilsluttede sig universitetsledelsens strategiske beslutning om at fastholde satsningen på Arts.

Bestyrelsen så gerne på et senere tidspunkt en grundigere debat om strategiske prioriteringer og bevægelser i budgettet. Der ville blive mulighed for dette både i forbindelse med introduktionen af nye medlemmer (BM 1-2012) og i forbindelse med seminaret i september (BM 4-2012). 

De væsentligste usikkerheder i budgettet optræder især fra 2013. Universitetet er på langt sigt afhængig af den generelle, samfundsøkonomiske udvikling; der er ingen udmøntning af reserven på FFL12 til videreførelse af globaliseringsindsatsen eller reserven på ÆF12 til højt prioriterede områder 2013-2015; der kan ske konkurrenceudsættelse af myndighedsbetjening, og det er usikkert om taxametertaksterne fastholdes.

Bestyrelsen godkendte budgettet for 2012.

4. D. Afmelding af Rigsrevisionens besøg på Aarhus Universitet
Jørgen Jørgensen henviste til Rigsrevisionens brev, der var udsendt som bilag 4.D.1.

Rigsrevisionen havde under sit besøg på AU i 2011 fokuseret på universitetets forvaltning af private tilskudsfinansierede forskningsmidler. 

Rigsrevisionen vurderer, at AU generelt har etableret en hensigtsmæssig organisatorisk og systemmæssig understøttelse af den tilskudsfinansierede forskningsvirksomhed både centralt og decentralt. Rigsrevisionen anbefaler dog, at AU overvejer en digitalisering af sagsgangen og tilhørende elektronisk journalisering/registrering.

Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Formanden oplyste at Rigsrevisionen ville deltage i bestyrelsesmødet i april 2012 (BM 2-2012).

5. Aarhus Universitets udviklingskontrakt 2012 – 2014
Formanden orienterede om status vedrørende drøftelser om mål og proces for udviklingskontrakten. 

6. Aftaler om myndighedsbetjening

6. A. Aftale med Fødevareministeriet
Prorektor Søren E. Frandsen orienterede om status for aftalen mellem AU og Fødevareministeriet om forskningsbaseret myndighedsbetjening for 2012 -2015. 

Kontrakten var færdigforhandlet. Der var i 2012 afsat 300 mio. kr. mod 313 mio. kr. i 2011. Kontrakten var en 4-årig rullende aftale om forskningsbaseret myndighedsbetjening inden for temaområderne: klima og naturressourcer, miljø og bioenergi, økologisk jordbrug, fødevarekvalitet, husdyr samt planter.

Forhandlingerne var gennemført i god fælles forståelse mellem Fødevareministeriet og Aarhus Universitet.

Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning og bemyndigede formanden til at underskrive den færdige kontrakt.

6. B. Aftale med Miljøministeriet
Søren E. Frandsen orienterede om status for aftalen mellem AU og Miljøministeriet for 2012-2015. Aftalen var en 4-årig rullende aftale om forskningsbaseret myndighedsbetjening inden for temaområderne luft, natur, vand, kemi og bioteknologi samt samfund og tværgående opgaver. 

Forhandlingerne om kontrakten var tæt på at være afsluttet, idet kontrakten er til endelig gennemgang hos Kammeradvokaten med henblik på efterfølgende godkendelse i Miljøministeriet.

I 2012 er der afsat 130 mio. kr. til kontrakten. Til sammenligning var der i 2011 afsat 144 mio. og i 2010 153 mio. Nedgangen skyldes konkurrenceudsættelsen af vildtforskning og -råd­giv­ning, med effekt per 1. januar 2012. AU var enebyder og vandt konkurrencen, hvorefter der er indgået en separat aftale mellem AU og Miljøministeriet.

Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning og bemyndigede formanden til at underskrive den færdige kontrakt.

7. Fusion mellem Ingeniørhøjskolen i Århus og Aarhus Universitet
Formanden bød velkommen til bestyrelsesformand Henrik Kagenow, næstformand Lars Aagaard og rektor Ove Poulsen, Ingeniørhøjskolen i Århus samt dekan Brian Bech Nielsen. 

Ingeniørhøjskolen blev budt velkommen som en del Aarhus Universitet per 1. januar 2012 og repræsentanterne for de to institutioner lykønskede og takkede hinanden for initiativet, visionen og samarbejdet om fusionen.

8. Meddelelser
Rektor orienterede om at han samme dag holdt juletale for medarbejderne og ville benytte lejligheden til at rose medarbejderne og at han særligt ville fremhæve Bente Levisen, der af Personalestyrelsen var blevet kåret til årets personaleleder i staten. 

9. Eventuelt
Formanden takkede de fem afgående medlemmer for et godt samarbejde i bestyrelsen. Formanden takkede også ledelsen og universitetets medarbejdere for det forløbne år og for et veludført arbejde i et år med store forandringsprocesser.

Mødet sluttede kl. 14.00.

Kommende møder

Bestyrelsesmøder i 2012

  • BM 1-2012 onsdag den 29. februar 2012, kl. 10.30, Frandsensalen
  • BM 2-2012 onsdag den 25. april 2012, kl. 13.00, Frandsensalen
  • BM 3-2012 onsdag den 13. juni 2012, kl. 10.30, Frandsensalen
  • BM 4-2012 tirsdag – onsdag den 18.- 19. september 2012, kl. 12.00-12.00 (seminar), Sandbjerg Gods
  • BM 5-2012 onsdag den 31. oktober 2012, kl. 13.00, Frandsensalen
  • BM 6-2012 onsdag den 19. december 2012, kl. 10.30, Frandsensalen 

Bestyrelsesmøder i 2013

  • BM 1-2013 onsdag den 27. februar 2013, kl. 13.00, Frandsensalen
  • BM 2-2013 onsdag den 24. april 2013, kl. 13.00, Frandsensalen
  • BM 3-2013 onsdag den 12. juni 2013, kl. 10.30, Frandsensalen
  • BM 4-2013 tirsdag – onsdag den 17.- 18. september 2013, kl. 12.00-12.00 (seminar), Sandbjerg Gods
  • BM 5-2013 onsdag den 6. november 2013, kl. 13.00, Frandsensalen
  • BM 6-2013 onsdag den 18. december 2013, kl. 10.30, Frandsensalen  

Andre arrangementer

Uddeling af Rigmor og Carl Holst-Knudsens Videnskabspris
samt Aarhus Universitets Forskningsfonds ph.d.-priser:
Fredag den 25. maj 2012, kl. 11.00

Aarhus Universitets årsfest:
Fredag den 14. september 2012