Referat

Referat af møde onsdag den 13. juni 2012, kl. 10.30 i Aarhus Universitets bestyrelse (BM 3-2012) i Aarhus Universitets bestyrelse (BM 3-2012)

Deltagere:

Bestyrelsens medlemmer: Michael Christiansen, bestyrelsesformand, Peder Tuborgh, næstformand, Mariann Fischer Boel, Margareta Wallin Peterson, Lars Rohde, Peter Bugge, Susanne Bødker, Bertha P. Beck Mortensen, Benjamin Bilde Boelsmand og Karen Marie Kjeldsen.

Afbud: Gitte Ørskou

Rektoratet: Rektor Lauritz B. Holm-Nielsen, prorektor Søren E. Frandsen og universitetsdirektør Jørgen Jørgensen.

Sekretariat: Chefjurist Per Møller Madsen og chefkonsulent Tove Bæk Jensen.

Desuden deltog: Vicedirektør Søren Trangbæk under punkt 4 - 9 samt dekan Allan Flyvbjerg under punkt 9.

Dagsorden

  1. Godkendelse af dagsorden
  2. Godkendelse af referat fra  bestyrelsesmødet den 25. april 2012 (BM 2-2012)
  3. Formandens funktionsperiode (lukket punkt)
  4. Økonomirapport 1
  5. Vedtægt for Aarhus Universitet  
  6. Aarhus Universitets udviklingskontrakt 2012 – 2014
  7. Universitets-Samvirket, Aarhus
  8. Status for aktuelle sager, herunder den faglige udviklingsproces
  9. Orientering om nybyggeri til Health v/dekan Allan Flyvbjerg
  10. Aarhus Universitets valgregler
  11. Meddelelser fra 
         - Formanden
         - Rektoratet
  12. Eventuelt

 

1. Godkendelse af dagsorden
Dagsordenen blev godkendt.

2. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet 25. april 2012 (BM 2-2012)
Referatet blev godkendt.

3. Formandens funktionsperiode
Formanden og rektoratet forlod mødet under dette punkt, og næstformanden overtog ledelsen af mødet.

Bestyrelsen genudpegede Michael Christiansen som medlem af Aarhus Universitets bestyrelse for perioden 1. februar 2013 – 31. januar 2017.

4. Økonomirapport 1
Universitetsdirektør Jørgen Jørgensen præsenterede økonomirapport 1 og det første forecast for 2012. Universitetet forventer med forecast 1 et underskud på 41 mio. kr. Dette er i overensstemmelse med budgettet. 

Både indtægts- og omkostningssiden er opjusteret primært som følge af positive forventninger til aktivitet på eksternt finansierede projekter. Vedtagelse af finanslov 2012 (FL12) har ikke givet anledning til mærkbar justering af forventningerne til finanslovstilskuddet for AU som helhed.

I forecastet er budgetreguleringskontoen på knap 26 mio. kr. reguleret i forhold til forventninger til engangsindtægter vedr. returnerende energiafgifter samt nedjusterede forventninger til afkastet af investering af frie likvide midler i investeringspuljer.

Endnu ikke afklarede usikkerhedsfaktorer er studieaktivitet for sommeren 2012, færdiggørelsesbonus (takster og AU’s andel af indfasningspulje), aktivitet på eksternt finansierede projekter, reduktion af kontraktbeløbet fra Miljøministeriet i forbindelse med justeret husleje på lejemål i Silkeborg og returnerede energiafgifter for årene 2010-2011.

Jørgen Jørgensen kommenterede på spørgsmål fra de studerendes repræsentanter udgifterne i forbindelse med forandringsprocessen. Der er udarbejdet et overblik over udgifter til eksterne konsulenter.

Bestyrelsen ville modtage et notat om baggrunden for nedjustering af STÅ-prognosen for AU Herning.

Bestyrelsen tog økonomirapport 1 2012 til efterretning.

5. Vedtægt for Aarhus Universitet
Chefjurist Per Møller Madsen orienterede om status for Aarhus Universitets forslag til ny vedtægt og om de mindre formelle ændringer, der var foretaget efter ønske fra Styrelsen for Universiteter og Internationalisering (UI).

Vedtægten afventer ministerens godkendelse.

6. Aarhus Universitets udviklingskontrakt 2012 - 2014
Rektor Lauritz B. Holm-Nielsen orienterede om status for Aarhus Universitets udviklingskontrakt, der var blevet positivt modtaget af UI, og for de med styrelsen få aftalte præciseringer og ændringer. Udviklingskontrakten afventer nu ministerens underskrift.

Bestyrelsen takkede for et flot arbejde og en god proces med udviklingskontrakten og tog orienteringen til efterretning.

7. Universitets-Samvirket, Aarhus
Michael Christiansen orienterede om overvejelserne vedrørende Universitets-Samvirkets fremtid. Universitetssamvirket har historisk betydning for universitetet, men overvejer nu at nedlægge sig selv, blandt andet som konsekvens af forslaget til ny vedtægt for Aarhus Universitet, hvorefter Universitets-Samvirket ikke længere har opgaver som repræsentantskab for Aarhus Universitet eller opgaver i forbindelse med at udpege medlemmer universitetets bestyrelse.

Lauritz B. Holm-Nielsen uddybede tankerne om oprettelse af et nyt netværk, ”AU Executive Forum”, hvis medlemmer udpeges af universitetets ledelse. Et sådant forums opgaver er fortsat under overvejelse.

Bestyrelsen besluttede at meddele Universitets-Samvirket, at man ikke har bemærkninger til en eventuel beslutning om at nedlægge Universitets-Samvirket.

8. Status for aktuelle sager, herunder den faglige udviklingsproces
Lauritz B. Holm-Nielsen orienterede om aktuelle sager og om den faglige udviklingsproces. Der var blandt andet holdt en række dialogmøder på tværs af organisationen og en åben debat på universitetet prioriteres fortsat højt.  

Universitetet har etableret 5 nye interdisciplinære centre med henblik på at give universitetets forskere flere muligheder for at arbejde på tværs af de traditionelle faglige og organisatoriske grænser. På universitetets sommermøde næste dag ville tre centerledere diskutere og dele deres erfaringer med interdisciplinær forskning. Bestyrelsen ville få tilsendt en kort beskrivelse af de nye interdisciplinære centre.

Den faglige udviklingsproces forløb som planlagt, men rummede også en række udfordringer, blandt andet at skabe tilstrækkeligt attraktive vilkår for institutledere og centerledere.

Prorektor Søren E. Frandsen understregede at det på nuværende tidspunkt var blandt universitetets største udfordringer at udvikle og fastholde en intern struktur med mobilitet og fleksibilitet, der kan sikre deltagelse i de store europæiske forskningsprogrammer.

Jørgen Jørgensen orienterede om at der som opfølgning på det seneste bestyrelsesmøde med positivt resultat var etableret et samarbejde og holdt møde mellem studieadministrationen og repræsentanter for de studerende.

Systemunderstøttelsen kan fortsat give udfordringer, både vedrørende den nye økonomimodel, men særligt omkring det studieadministrative system ”STADS”, hvor der var brug for midler til forbedringer og udvikling for at sikre den daglige drift.

Det giver yderligere udfordringer i forhold til det studieadministrative system at Uddannelsesministeriet, uden forudgående inddragelse af universiteterne, har besluttet at overføre STADS fra universiteterne til en ny statsvirksomhed i ministeriets regi.

Repræsentanterne for medarbejderne påpegede at den administrative organisering fortsat rummede en række udfordringer og et behov for justering af matrixmodellen. Personalet oplevede manglende brugerinddragelse i forbindelse med nye systemer, indirekte overflytning af administrative opgaver til det videnskabelige personale og efterspurgte bedre specialviden hos overflyttede medarbejdere. Medarbejderrepræsentanterne så gerne partnermodellen udbredt på hele det administrative område, så det var let at finde de relevante kontaktpersoner.

Jørgen Jørgensen svarede at kommentarerne gjorde indtryk og at særligt problemer vedrørende STADS gav anledning til bekymring. Der var allerede planlagt at udbrede partnerskabsmodellen, mens den store administrative omlægning havde den konsekvens at et grundigt lokalkendskab skulle opbygges på ny.

Repræsentanterne for de studerende anerkendte etableringen af bedre kommunikation om forandringerne og udtrykte tilfredshed med samarbejdet og kontakten til studieadministrationen. Der var dog stadig frustrationer blandt de studerende.

Søren E. Frandsen orienterede om status for strategiprocessen. Bestyrelsen ville på seminaret i september 2012 få lejlighed til at drøfte strategiens indhold og de fremadrettede forventninger, herunder til det europæiske rammeprogram Horizon 2020.

Søren E. Frandsen orienterede desuden om en medarbejder- og studenterinvolverende proces vedrørende universitetsavisen, UNIvers. Dette var en opfølgning på de studerendes forslag herom og skulle resultere i en indstilling om en ny model for styring af avisen. Indstillingen ville blive udsendt i bred høring på universitetet, før universitetsledelsen traf beslutning om modellen.

Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning.

9. Orientering om nybyggeri til Health v/dekan Allan Flyvbjerg
Dekan Allan Flyvbjerg orienterede om projektet angående forskningsfaciliteter til Institut for Biomedicin og om det forslag, der havde vundet rådgiverkonkurrencen.

Forslaget ligger inden for den eksisterende lokalplan, men forudsætter nedrivning af en bygning, der er klassificeret som bevaringsværdig.

Projektet er en del af den modernisering af universitetets laboratorier, som Bygningsstyrelsen gjorde mulig i 2009, hvor universitetet fik bevilget de såkaldte UNIlab midler til formålet.  Den økonomiske ramme for projektet er kr. 644 mio., hvoraf 40 % finansieres af UNIlab midler og de resterende bliver huslejefinansieret.

Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Når projektforslag med tilhørende styrende økonomi foreligger, vil projektet blive forelagt for bestyrelsen igen til endelig godkendelse.

10. Aarhus Universitets valgregler
Per Møller Madsen gennemgik de af valgudvalget foreslåede ændringer og præciseringer af valgreglerne.

Bestyrelsen godkendte de foreslåede ændringer i Aarhus Universitets valgregler.

11. Meddelelser
Rektor orienterede om:

  • Rapport om Aarhus Universitet med baggrundsinformation om Aarhus Universitet, udarbejdet af Styrelsen for Universiteter og Internationalisering (UI), til brug for årets tilsynsmøde. Rapporten blev omdelt og Lauritz B. Holm-Nielsen opfordrede bestyrelsen til at læse hele rapporten og især bemærke rapportens konklusioner på siderne 7 og 61 ff.
  • Rigsrevisionens rapport vedrørende forskningsbaseret undervisning.
  • Forliget om læreruddannelsen.
  • Indvielse af den nye bygning med studenterfaciliteter til School of Business and Social Sciences.
  • Uddeling af Rigmor og Carl Holst-Knudsens Videnskabspris.
  • Aarhus Universitets årsfest fredag den 14. september 2012.
  • Det europæiske rammeprogram Horizon 2020.
  • En ny undersøgelse af det psykiske arbejdsmiljø (APV), der vil blive gennemført i november 2012.
  • Processen vedrørende en ny strategi for Aarhus Universitet for perioden 2013 - 2017. Strategien er tema på bestyrelsens seminar den 18.- 19. september 2012 på Sandbjerg Gods, hvor hele universitetsledelsen deltager.

12. Eventuelt
Intet.

Mødet sluttede kl. 13.30.

 

Kommende møder  

Bestyrelsesmøder i 2012

  • BM 4-2012 tirsdag – onsdag den 18.- 19. september 2012, kl. 12.00-12.00 (seminar), Sandbjerg Gods
  • BM 5-2012 onsdag den 31. oktober 2012, kl. 13.00, Frandsensalen
  • BM 6-2012 onsdag den 19. december 2012, kl. 10.30, Frandsensalen 

Bestyrelsesmøder i 2013

  • BM 1-2013 onsdag den 27. februar 2013, kl. 13.00, Frandsensalen
  • BM 2-2013 onsdag den 24. april 2013, kl. 13.00, Frandsensalen
  • BM 3-2013 onsdag den 12. juni 2013, kl. 10.30, Frandsensalen
  • BM 4-2013 tirsdag – onsdag den 17.- 18. september 2013, kl. 12.00-12.00 (seminar), Sandbjerg Gods
  • BM 5-2013 onsdag den 6. november 2013, kl. 13.00, Frandsensalen
  • BM 6-2013 onsdag den 18. december 2013, kl. 10.30, Frandsensalen 

Bestyrelsesmøder i 2014

  • BM 1-2014 onsdag den 26. februar 2014, kl. 13.00, Frandsensalen
  • BM 2-2014 onsdag den 30. april 2014, kl. 13.00, Frandsensalen
  • BM 3-2014 onsdag den 18. juni 2014, kl. 13.00, Frandsensalen
  • BM 4-2014 tirsdag – onsdag den 16.- 17. september  2014 (seminar), Sandbjerg Gods
  • BM 5-2014 onsdag den 5. november 2014, kl. 13.00, Frandsensalen
  • BM 6-2014 onsdag den 17. december 2014, kl. 13.00, Frandsensalen

Andre arrangementer

Aarhus Universitets årsfest:
Fredag den 14. september 2012

Uddeling af Rigmor og Carl Holst-Knudsens Videnskabspris
samt Aarhus Universitets Forskningsfonds ph.d.-priser:
Tirsdag den 28. maj 2013, kl. 11.00