Referat

Referat af møde onsdag den 19. september 2012, kl. 9.00 i Aarhus Universitets bestyrelse (BM 4-2012)

Deltagere:

Bestyrelsens medlemmer: Michael Christiansen, bestyrelsesformand, Peder Tuborgh, næstformand, Mariann Fischer Boel, Margareta Wallin Peterson, Lars Rohde, Gitte Ørskou, Peter Bugge, Susanne Bødker, Bertha P. Beck Mortensen, Benjamin Bilde Boelsmand og Karen Marie Kjeldsen.

Rektoratet: Rektor Lauritz B. Holm-Nielsen, prorektor Søren E. Frandsen og universitetsdirektør Jørgen Jørgensen.

Sekretariat: Chefjurist Per Møller Madsen og chefkonsulent Tove Bæk Jensen.

Desuden deltog: Specialkonsulent Grith Thagaard Loft under dagsordenens punkt 5. 

Dagsorden 

     0. Studiestart på AU. Udfordringer og løsninger v/ universitetsledelsen

  1. Godkendelse af dagsorden
  2. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet den 13. juni 2012 (BM 3-2012)
  3. Rektoransættelse, procedure og tidsplan (lukket punkt)
  4. Økonomirapport 2
  5. Strategien for Aarhus Universitet 2013-2017
  6. Ændring af fundats for Sandbjerg Gods
  7. Bemyndigelse af formanden til at varetage udbud af revisionsydelse for Aarhus Universitet
  8. Nye uddannelser, status
  9. Status for aktuelle sager, herunder den faglige udviklingsproces
  10. Meddelelser fra 
    Formanden
    Rektoratet
  11. Eventuelt

 

Indledningsvist oplyste Lars Rhode, at han på grund af sit nye arbejde som nationalbankdirektør bliver nødt til at trække sig fra sin bestyrelsespost per samme dato, dvs. per 1. februar 2013.

Michael Christiansen oplyste, at udpegningen af et nyt eksternt bestyrelsesmedlem ville blive behandlet i forlængelse af dagsordenens punkt 3.

Dagsordenens punkt 1 og 2 blev behandlet først, derefter blev punkt 0 behandlet.

 

1. Godkendelse af dagsorden
Dagsordenen blev godkendt.

 

2. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet den 13. juni 2012 (BM 3-2012)
Referatet blev godkendt.

 

0. Studiestart på AU. Udfordringer og løsninger v/ universitetsledelsen
Universitetsdirektør Jørgen Jørgensen orienterede om studiestarten på AU og de udfordringer og løsninger, der knyttede sig hertil.

Jørgen Jørgensen bemærkede, at der altid ville være udfordringer i forbindelse med en studiestart for 7.000 nye studerende. Der havde dog i år været væsentlige og komplekse problemer, især på to hovedområder, Arts og School of Business and Social Sciences. De to hovedområder har mange studerende, og har været særligt ramt af ændringer af it-systemer og lokaleflytninger. Medarbejderne har arbejdet særdeles hårdt på at løse alle de praktiske problemer og alle problemer vil blive løst. Universitetet forventer ikke at have tilsvarende problemer næste år.

Både repræsentanterne for medarbejderne og for de studerende bekræftede, at der var problemer og udfordringer og gav en række eksempler herpå. Der var stadig behov for bedre og mere klare snitflader og indgange for det videnskabelige personales dialog med administrationen, mere smidig og effektiv sagsbehandling af især internationale ansøgninger, bedre rådgivning til studerende i forbindelse med udlandsophold, løsninger på lokaleproblemer af forskellig karakter. Der forekom generelt at hvile et meget stort pres på alle ansatte.

 

Repræsentanterne for de studerende påpegede i den sammenhæng at det var nødvendigt at sikre en konsolidering af de administrative rutiner, så fundamentet var på plads, før der blev igangsat nye initiativer.

Rektor Lauritz B. Holm-Nielsen og Jørgen Jørgensen understregede, at ledelsen tog problemerne meget alvorligt, men at universitetet også var godt på vej med løsninger.

Bestyrelsen fandt det væsentligt, at der blev afsat tilstrækkelige resurser til at løse de nuværende udfordringer, og at ledelsen tydeligt påtog sig ansvaret for problemerne og for løsningen af disse.  Bestyrelsen fandt også at det var særdeles vigtigt at sikre en klar, åben og positiv kommunikation herom. Denne kommunikation var også allerede godt på vej.

3. A. Rektoransættelse, procedure og tidsplan (lukket punkt)
Rektoratet forlod mødet under dette punkt. 

Chefjurist Per Møller Madsen gennemgik regelgrundlaget for ansættelse af rektor.

Bestyrelsen besluttede efter en drøftelse af processen og tidsplanen at nedsætte et ansættelsesudvalg bestående af Michael Christiansen, Peder Tuborgh, Peter Bugge, Bertha P. Beck Mortensen og en af de studerende i bestyrelsen. 

Bestyrelsesformanden ville tage initiativ til nedsættelse af rådgivningsgruppen og igangsætte arbejdet med udkast til opslag.

Rektoransættelsen sættes på dagsordenen for bestyrelsens møder, indtil beslutningen om ansættelse er truffet.

3. B. Udpegning af et nyt eksternt bestyrelsesmedlem (lukket punkt)
Per Møller Madsen gennemgik proceduren for udpegning af eksterne bestyrelsesmedlemmer. 

Bestyrelsen drøftede den ideelle profil for det nye eksterne medlem. Bestyrelsen udpegede Michael Christiansen og Peder Tuborgh til indstillingsorganet. Indstillingsorganet består desuden af to medlemmer, udpeget af de akademiske råds formandskab, blandt universitetets videnskabelige personale, samt to medlemmer, udpeget blandt medlemmerne af universitetets aftagerpaneler, rådgivningspaneler og advisory boards. Bestyrelsen besluttede at bede dekanerne pege på to medlemmer fra aftagerpaneler mv.

4. Økonomirapport 2
Jørgen Jørgensen præsenterede økonomirapport 2 og det andet forecast for 2012. Aarhus Universitet forventer med forecast 2 et underskud på 30 mio. kr. mod et budgetteret underskud på 41 mio. kr. 

Både indtægts- og omkostningssiden er opjusteret primært som følge af positive forventninger til aktivitet på eksternt finansierede projekter. Justeringen af budgetunderskuddet skyldes primært, at en del af de strategiske midler forbruges senere end forudsat ved budgetlægningen.

I budgettet er der indregnet en budgetreguleringskonto, der reducerer omkostningssiden med knap 26 mio. kr. Budgetreguleringskontoen er indregnet for bl.a. at tage højde for engangsindtægter. Der er i forecastet indarbejdet forventning om engangsindtægter vedr. returnerede energiafgifter på ca. 20 mio. kr., og budgetreguleringskontoen er justeret i overensstemmelse hermed.

Blandt endnu ikke afklarede usikkerhedsfaktorer er færdiggørelsesbonussens takster og universitetets andel heraf samt aktivitet på eksternt finansierede projekter.

Bestyrelsen tog økonomirapport 2 2012 til efterretning.

5. Strategien for Aarhus Universitet 2013-2017
Bestyrelsen roste seminardagen dagen før og takkede for drøftelserne, hvor bestyrelsen, på baggrund af universitetsledelsens oplæg, havde diskuteret strategien for 2013 til 2017, med henblik på universitetsledelsens videre arbejde med strategien.

Bestyrelsen anerkendte overordnet kompleksiteten og behovet for plads til variation samt udtrykte stor opbakning til universitetsledelsens oplæg. Det indebærer, at linjen fra 9. marts 2011-rapporten fokuseres og skærpes, at strategiperioden udvides indtil 2020, at AU har ambitioner om at være et toneangivende globalt universitet, der præger udviklingen blandt de bedste universiteter, at der i universitetets profil lægges vægt på de globale udfordringer, interdisciplinaritet i forskning og uddannelse og interaktion med det omgivende samfund, at universitetet har fokus på kombination af elite og masse, at universitetet på uddannelsesområdet prioriterer høj kvalitet og arbejdsmarkedsrelevans frem for kvantitet samt at ekspansion ikke er et mål i sig selv.

Rektoratet arbejder videre på grundlag af bestyrelsens bemærkninger og udbreder en drøftelse heraf til hele universitetet. Bestyrelsen vil få det endelige udkast til strategi 2013-2020 til behandling på bestyrelsesmødet den 19. december 2012, eventuelt først på mødet den 27. februar 2013.

6. Ændring af fundats for Sandbjerg Gods
Bestyrelsen tog fundatsen til efterretning, men indstillede til Sandbjergs bestyrelse at den i lyset af den uændrede formålsbestemmelse genovervejede beslutningen om, at der ikke længere skulle være studerende i Sandbjergs bestyrelse. 

7. Bemyndigelse af formanden til at varetage udbud af revisionsydelse for Aarhus Universitet
Bestyrelsen bemyndigede bestyrelsesformanden til at varetage udbud af revisionsydelser for Aarhus Universitet. 

8. Nye uddannelser, status
Lauritz B. Holm-Nielsen orienterede om nye uddannelser 2011 og 2012 samt om forventningerne til en kommende institutionsakkreditering. 

Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Bestyrelsen ville i forbindelse med næste møde i bestyrelsen modtage et notat om succesraten for de nye uddannelser.

9. Status for aktuelle sager, herunder den faglige udviklingsproces
Rektor orienterede om status for den faglige udviklingsproces, faglige emner og administrative spørgsmål. 

Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning.

10. Meddelelser
Rektor orienterede om:

  • Bevillinger fra Det Frie Forskningsråd
  • ERC Grants

Formanden orienterede om:

  • Et meget vellykket besøg af statsministeren, med besøg på iNano mv.
  • Åbningen af ASTRID 2, med besøg af uddannelsesministeren 

Bestyrelsen besluttede at flytte seminaret/mødet den 17.-18. september 2013 til den 24. – 25. september 2013.

12. Eventuelt
Formanden takkede for et fremragende seminar.

Mødet sluttede kl. 12.00.

 

Kommende møder

Bestyrelsesmøder i 2012 

  • BM 5-2012 onsdag den 31. oktober 2012, kl. 13.00, Frandsensalen
  • BM 6-2012 onsdag den 19. december 2012, kl. 10.30, Frandsensalen 

Bestyrelsesmøder i 2013

  • BM 1-2013 onsdag den 27. februar 2013, kl. 13.00, Frandsensalen
  • BM 2-2013 onsdag den 24. april 2013, kl. 13.00, Frandsensalen
  • BM 3-2013 onsdag den 12. juni 2013, kl. 10.30, Frandsensalen
  • BM 4-2013 tirsdag – onsdag den 24.- 25. september 2013, kl. 12.00-12.00 (seminar), Sandbjerg Gods
  • BM 5-2013 onsdag den 6. november 2013, kl. 13.00, Frandsensalen
  • BM 6-2013 onsdag den 18. december 2013, kl. 10.30, Frandsensalen 

Bestyrelsesmøder i 2014

  • BM 1-2014 onsdag den 26. februar 2014, kl. 13.00, Frandsensalen
  • BM 2-2014 onsdag den 30. april 2014, kl. 13.00, Frandsensalen
  • BM 3-2014 onsdag den 18. juni 2014, kl. 13.00, Frandsensalen
  • BM 4-2014 tirsdag – onsdag den 16.- 17. september 2014 (seminar),
    Sandbjerg Gods
  • BM 5-2014 onsdag den 5. november 2014, kl. 13.00, Frandsensalen
  • BM 6-2014 onsdag den 17. december 2014, kl. 13.00, Frandsensalen 

Andre arrangementer

Uddeling af Rigmor og Carl Holst-Knudsens Videnskabspris samt Aarhus Universitets Forskningsfonds ph.d.-priser:
Tirsdag den 28. maj 2013, kl. 11.00

Aarhus Universitets årsfest:
Fredag den 13. september 2013