Referat

Referat af møde onsdag den 24. april 2013, kl. 13.00 i Aarhus Universitets bestyrelse (BM 2-2013)

 

Deltagere:

Bestyrelsens medlemmer: Michael Christiansen, bestyrelsesformand, Margareta Wallin Peterson, Steen Riisgaard, Gitte Ørskou, Peter Bugge, Susanne Bødker, Bertha P. Beck Mortensen, Heidi Klokker Andersen og Benjamin Bilde Boelsmand.

Afbud:

Peder Tuborgh, næstformand, og Mariann Fischer Boel.

Rektoratet: Rektor Lauritz B. Holm-Nielsen, prorektor Søren E. Frandsen og universitetsdirektør Jørgen Jørgensen.

Sekretariat: Chefjurist Per Møller Madsen og chefkonsulent Tove Bæk Jensen.

Desuden deltog:

Under punkt 3.A:

Fra Rigsrevisionen: Kontorchef Lars Tang og souschef, chefkonsulent Charlotte Ivens de Carvalho.
Fra institutionsrevisor, PricewaterhouseCoopers: Statsautoriseret revisor Claus Jacobsen og statsautoriseret revisor Henrik Kragh.

Under punkterne 3 – 4: Vicedirektør Søren Trangbæk.

Under punkt 9: Dekanerne og formændene for de akademiske råd:

Formand for det akademiske råd på Arts, lektor Per Stounbjerg, formand for det akademiske råd på Business and Social Sciences, professor Paul Krüger Andersen, formand for det akademiske råd på Health, professor Jens Christian Hedemann Sørensen, formand for det akademiske råd på Science and Technology, professor Marit-Solveig Seidenkrantz, dekan Svend Hylleberg, dekan Allan Flyvbjerg, dekan Brian Bech Nielsen og dekan Mette Thunø.

 

 

Dagsorden

 

  1. Godkendelse af dagsorden
  2. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet den 5. marts 2013 (BM 1-2013)
  3. Økonomi (lukket punkt)
    3.A.   Udkast til årsrapport 2012 og revisionsprotokollat for Aarhus Universitet
    3.B.   Internt regnskab for 2012
  4. Forskningsfaciliteter til Health, Institut for Biomedicin  (Projektforslag til endelig godkendelse)
  5. Skabelon for organisationsgennemgang af AU
  6. Tilsynsrapport om Aarhus Universitet
  7. Opslag af stillingen som dekan for Science and Technology
  8. Evaluering af bestyrelsens arbejde, forslag til model (lukket punkt)
  9. Arbejdet i de akademiske råd v/de 4 formænd for akademisk råd og dekanerne (lukket punkt)
  10. Meddelelser fra 
    - Formanden
    - Rektoratet
  11. Eventuelt

 

Formanden bød velkommen til Steen Riisgaard og til repræsentanterne for Rigsrevisionen og for universitetets revision, PricewaterhouseCoopers.

 

1. Godkendelse af dagsorden

Dagsordenen blev godkendt.

 

2. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet den 5. marts 2013 (BM 1-2013)

Referatet blev godkendt.

 

3.      Økonomi (lukket punkt)

3.A.   Udkast til årsrapport 2012 og revisionsprotokollat for Aarhus Universitet

3.B.   Internt regnskab for 2012

Universitetsdirektør Jørgen Jørgensen præsenterede årsrapport 2012 og det interne regnskab 2012.

Jørgen Jørgensen fremhævede fra beretningen, at resultaterne af den omfattende forandringsproces nu begynder at vise sig, både på de faglige og de administrative områder. Der er etableret interdisciplinære centre, etableret AIAS og AU Ideas, det interne rådgivningssystem er udbygget, der er etableret advisory boards og aftagerpaneler, der sikrer ekstern rådgivning, og det indre liv på institutterne og det faglige samarbejde udvikles. I 2012 er der også sket flere væsentlige nye tiltag, f.eks. fusionen med IHA og en ny strategi.

Der er fortsat store udfordringer, f.eks. med konsolidering af data, implementering og konsolidering af it-systemer samt opfølgning på den seneste APV.

I 2012 er 6 af udviklingskontraktens mål opnået, ét mål er fastsat i 2013, ét mål måles først i 2014, og to mål mang­le­r resultattal, mens to mål ikke er opnået.

Årets resultat i 2012 er -55 mio. kr. mod et budgetteret resultat på -41 mio. kr. Budgetafvigelsen skyldes blandt andet, at uddannelsesministeriet sidst på året udmeldte en bevillingsreduktion på 10 mio. kr. vedrørende balancen mellem udenlandske gæstestuderende og udsendte studerende. Derudover er budgetafvigelsen også begrundet i færre STÅ end budgetteret, mindre aktivitet på eksternt finansierede projekter end forventet ved budgetlægningen, tilpasning af feriepengehensættelser og mindre forbrug på husleje. En merindtægt på finansielle poster har dog bidraget til at reducere underskuddet.

 Jørgen Jørgensen redegjorde desuden for den faktiske og forventede udvikling i egenkapitalen for perioden 2008 – 2013. Set over en flerårig tidshorisont ville universitetets resultat være i balance og egenkapitalen være på omkring 500 mio. kr.

Formanden understregede, at tilsagn om ekstern finansiering reelt udgjorde den væsentligste del af universitetets egenkapital.

Universitetet vil i forbindelse med budgettet for 2013 have særligt fokus på konkurrencepresset og på præcise STÅ-prognoser.

Universitetet tager i øvrigt revisionens anbefalinger i protokollatet til efterretning.

Jørgen Jørgensen bemærkede, at årsrapporten også indeholdt beretning, resultatopgørelse og balance for Sino-Danish Center for Education and Research (SDC), samarbejdet mellem samtlige otte danske universiteter og Chinese Academy of Science (GUCAS) i Beijing, hvor Aarhus Universitet varetager formandskab og sekretariatsbetjening.

Jørgen Jørgensen uddybede desuden på spørgsmål fra bestyrelsen vedrørende status for de enkelte hovedområders resultater.

Statsautoriseret revisor Claus Jacobsen gennemgik det udsendte revisionsprotokollat om årsrapporten. Revisionen havde ikke givet anledning til forbehold.

Kontorchef Lars Tang, Rigsrevisionen, redegjorde for Rigsrevisionens erklæring og beretning om revisionen af Aarhus Universitet i 2011. Rigsrevisionens revision havde heller ikke givet anledning til forbehold.

De studerendes repræsentanter i bestyrelsen stillede spørgsmål til økonomistyringen på Arts, hvor der var brugt færre lønmidler end budgetteret. De studerende fandt, at der kunne være ansat flere undervisere. Jørgen Jørgensen medgav, at der havde været økonomistyringsproblemer på Arts, men at de nødvendige ændringer er iværksat. Dekanen havde haft vanskelige betingelser for at styre økonomien for Arts, som endte tæt på det budgetterede resultat.

De studerendes repræsentanter i bestyrelsen spurgte om en fejl i registreringen af kandidatstuderende var blevet rettet i årsrapporten. Jørgen Jørgensen lovede bestyrelsen et skriftligt svar på dette spørgsmål. [Spørgsmålet er besvaret i en note til dette referat /ref.][i]

Bestyrelsen fandt beretningsafsnittet meget velskrevet og en god introduktion til universitetet. Det vil blive præciseret i afsnittet, at den faglige udviklingsproces ikke kun har berørt alle medarbejdere, men også alle studerende.

Bestyrelsen godkendte regnskabet og underskrev årsrapporten og revisionsprotokollatet for 2012. Bestyrelsen tog det interne regnskab for 2012 til efterretning.

Formanden takkede revisionen for et godt samarbejde og rettede en særlig tak til Lars Tang og Charlotte Ivens de Carvalho fra Rigsrevisionen, der deltog i universitetets bestyrelsesmøde for sidste gang.

Lauritz B. Holm-Nielsen takkede også revisionen og Rigsrevisionen for samarbejdet og understregede, at universitetet fandt samarbejdet med revisorerne meget nyttigt for universitet.

 

4.      Forskningsfaciliteter til Health, Institut for Biomedicin (Projektforslag til endelig godkendelse)

Punktet udgik af dagsordenen, da materialet ikke var klar til forelæggelse.

5.       Skabelon for organisationsgennemgang af AU

Bestyrelsen tog skabelonen for organisationsgennemgangen til efterretning. Der blev udtrykt ønske om, at gennemgangen også omfatter de organisatoriske ændringer og udfordringer, som strategien giver anledning til. Gennemgangen sker på bestyrelsens møde i juni (BM 3-2013).

6.      Tilsynsrapport om Aarhus Universitet

Punktet blev udsat til behandling på bestyrelsens møde i juni (BM 3-2013).

7.       Opslag af stillingen som dekan for Science and Technology

Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Når der er ansat en ny dekan, vil denne blive præsenteret for bestyrelsen.

 

8.      Evaluering af bestyrelsens arbejde, forslag til model (lukket punkt)

Formanden præsenterede modellen for evalueringen og redegjorde for valget af spørgsmål i forhold til andre evalueringsmodeller. 

Spørgsmålene vil blive udsendt elektronisk og formanden vil sammen med universitetsdirektøren og bestyrelsens sekretariat sammenfatte svarene. Formanden gennemgår i overordnede træk evalueringens resultat på bestyrelsesmødet i juni (BM 3-2013).

Bestyrelsen godkendte modellen for evaluering af bestyrelsens arbejde. Spørgeskemaet tilføjes et spørgsmål om fremadrettede kommentarer.

 

9.      Arbejdet i de akademiske råd v/de 4 formænd for akademisk råd og dekanerne (lukket punkt)

Formanden bød velkommen til formændene for de akademiske råd og til dekanerne. Baggrunden for formændenes deltagelse i mødet var vedtægtsbestemmelsen om at bestyrelsen hvert år i forbindelse med behandlingen af årsrapporten indbyder universitetsledelsen og formændene for de akademiske råd til at redegøre for arbejdet i de akademiske råd.

Formændene gav hver en redegørelse for status for arbejdet i de akademiske råd, arbejdsform og opgaver. Formændene mødes indbyrdes med jævne mellemrum og mødes ligeledes med universitetsledelsen hvert år på Sandbjerg.

Bestyrelsen takkede formændene for deres redegørelser og takkede både formændene og dekanerne for deltagelsen i bestyrelsesmødet.

10. Meddelelser

Rektor orienterede om:

  • Aarhus Universitets nye bog til gaveformål, der udgives i anledning af universitetets 85-års fødselsdag i september: Hvad ved kunst? Værker på Aarhus Universitet, med tekst af Peter Laugesen og fotografi af Poul Ib Henriksen. Bestyrelsens medlemmer fik bogen udleveret.

11. Eventuelt

Mødet sluttede kl. 16.50.

 

Kommende møder

Bestyrelsesmøder i 2013

  • BM 3-2013 onsdag den 12. juni 2013, kl. 10.30, Frandsensalen
  • BM 4-2013 tirsdag – onsdag den 24.- 25. september 2013, kl. 12.00-12.00 (seminar), Sandbjerg Gods
  • BM 5-2013 onsdag den 6. november 2013, kl. 13.00, Frandsensalen
  • BM 6-2013 onsdag den 18. december 2013, kl. 10.30, Frandsensalen 

Bestyrelsesmøder i 2014

  • BM 1-2014 onsdag den 26. februar 2014, kl. 13.00, Frandsensalen
  • BM 2-2014 onsdag den 30. april 2014, kl. 13.00, Frandsensalen
  • BM 3-2014 onsdag den 18. juni 2014, kl. 13.00, Frandsensalen
  • BM 4-2014 tirsdag – onsdag den 16.- 17. september 2014 kl. 12.00-12.00
    (seminar), Sandbjerg Gods
  • BM 5-2014 onsdag den 5. november 2014, kl. 13.00, Frandsensalen
  • BM 6-2014 onsdag den 17. december 2014, kl. 13.00, Frandsensalen

Andre arrangementer

Uddeling af Rigmor og Carl Holst-Knudsens Videnskabspris

samt Aarhus Universitets Forskningsfonds ph.d.-priser:
Tirsdag den 28. maj 2013, kl. 11.00

 

Fratrædelsesreception for rektor Lauritz B. Holm-Nielsen

Fredag den 21. juni, kl. 14.00 – 16.00

 

Aarhus Universitets årsfest:
Fredag den 13. september 2013

 


[i] Revisionsprotokollat punkt 73

 

Rigsrevisionen har udvalgt enkelte målepunkter og kontrolleret grundlaget for registreringer og data på disse målepunkter. I forbindelse med gennemgang af registreringer på AU’s kandidatoptag har Rigsrevisionen i en stikprøve på 10 konstateret 2 tilfælde af studerende, der var registreret til at komme fra en anden dansk uddannelsesinstitution, men som faktisk kom fra ASB, der nu er en del af AU. AU har på denne baggrund og på baggrund af de seneste års fusioner besluttet at gennemgå indskrivningskoderne, således at studerende fra AU fremgår korrekt.

 

Har AU Studier gennemgået indskrivningskoderne?

AU Studier har gennemgået indskrivningsformerne, således at studerende der optages på en kandidatuddannelse på baggrund af en bacheloruddannelse fra ASB, AU Herning eller IHA indskrives som studerende fra samme uddannelsesinstitution. Ifbm. fusionerne havde disse studerende fejlagtig fået indskrivningsformen ’anden dansk uddannelsesinstitution’.

 

Hvis ja: Hvornår er det gjort og er rettelserne slået igennem i Årsrapporten 2012?

Opfølgningen på indskrivningsformerne skete ifbm. opgørelsen af nøgletal 2012 til Universiteternes Statistiske Beredskab, og er dermed slået igennem i Årsrapporten 2012.

 

AU Studier

MTH, 24.04.2013