It-handlingsplan 2010-2011 - Executive Summary - under revision.

Med afsæt i forslaget til it-strategi for perioden 2010-2011 er der udarbejdet et forslag til it-handlingsplan for de kommende 2 år.

Det er kendetegnende for it-området er, at der er en endog meget lang række af potentielle kandidater til nye it-projekter samtidig med, at der er et stort behov for at arbejde mod mindre kompleksitet og mere standardisering i it-infrastrukturen.

Af overskuelighedsgrunde er emnerne derfor grupperet indenfor tre såkaldte indsatspakker.

• Pakke A omhandler færdiggørelse og supplering af aktiviteterne fra det administrative forandringsprojekt. Altså it-infrastruktur og de økonomibærende administrative hovedsystemer suppleret med et forslag om fælles mail- og kalendersystem. I denne grundlæggende pakke findes også en hovedaktivitet omkring it-sikkerhedsområdet
• Pakke B omhandler mulige rationaliseringsprojekter indenfor det it-tekniske område. Som eksempel: Konsolidering af telefoniområdet på én teknisk platform, fælles fil- og printløsning, fuld automatisering af PC-klargøring og -vedligeholdelse eller implementering af ét fælles bygningsadgangssystem
• Pakke C omhandler projekter til yderligere digitalisering af AU’s arbejdsprocesser. Her er lavet en underopdeling i:
  • Videndeling og samarbejdsværktøjer. Projekter som fælles intranet, fælles dokumentdelingsværktøj eller udbygning af videomødefacilitete
  • Digital studenterkommunikation. Projekter som fælles learning management system, fælles skema- og lokaleplanlægningsværktøj, løsninger til elektronisk eksamensgennemførelse. Alt sammen med udpræget anvendelse af selvbetjening fra de studerende
  • Sagbehandling og beslutningsstøtte. Projekt som fælles ESDH-løsning og fælles journalpraksis, samt fælles ledelsesinformationsprojekt (som der aktuelt kører en særskilt beslutningsproves omkring).

Der ønskes i denne forbindelse en principiel diskussion i universitetsledelsen af, om den samlede organisation er i stand til at gennemføre et større antal af disse projekter parallelt, eller om handlingsplanen skal bygges sekventielt op. Her tænkes både på den organisatoriske ”båndbredde” (hvor mange ting kan medarbejderne kapere samtidigt) og på de økonomiske ressourcer, der kan tilvejebringes til investeringer.

Forslaget fra AU IT er, at følgende aktiviteter tildeles højeste prioritet:

• 1. Igangværende projekter om fælles infrastruktur færdiggøres (fysisk netværk, identitetsstyring, logisk styring (”fælles AD”) samt CMS færdiggøres.
• 2. It-sikkerhedsområdet forankres forretningsmæssigt og styrkes, hvad angår den tekniske implementering.
• 3. Der igangsættes et projekt til fælles mail og kalendersystem.
• 4. Igangværende projekter omkring konsolidering af de økonomibærende hovedsystemer gennemføres (Fælles Navision 5.1, Stads og fælles HR / udfasning af PØS).
• 5. Der suppleres med en harmonisering af PURE til én fælles installation (et mindre projekt).
• 6. Der igangsættes et projekt til etablering af fælles bygningsregistrering / huslejefordeling.
• 7. Der udvælges 2-3 rationaliseringsprojekter med god business case til opstart indenfor strategiperioden. Sandsynligvis:
                    1. Konsolidering af telefoniområdet
                    2. Fuld automatisering af PC-indkøb / klargøring / vedligeholdelse
                    3. Etablering af 2-3 fælles fysiske datacentre

Se forslag til roadmap her.

Det vurderes, at det vil være vanskeligt at gennemføres yderligere it-projekter forankret i AU IT, også selvom der tilføres ekstra ressourcer og inddrages eksterne leverandører i endnu højere grad, end det allerede er tilfældet.

Det efterlader universitetet i den lidt uheldige situation, at nogle af de mest efterspurgte projekter blandt de faglige medarbejdere nedprioriteres. 

Det anbefales derfor, at det undersøges, om projekterne omkring fælles learning management platform og evt. fælles lokale- og skemaplanlægningsværktøjer kan forankres i andre dele af organisationen end AU IT, og om det vil være muligt at parallelisere projektimplementeringen i en grad, så disse to projekter også indgår i porteføljen. Der opfordres til, at der i vurderingen af dette spørgsmål tages højde for, at der snarest fremlægges et særskilt forslag til et stort ledelsesinformationsprojekt.

Se detaljeret it-handlingsplan.