It-strategi 2010-2011 - Executive Summary - It-strategien er under revision

Strategien skal opfattes som en delstrategi, der har til formål at facilitere de overordnede mål i Universitetsstrategien og videreføre intentionerne i den administrative forandringsproces.

Materialet er udarbejdet med inspiration fra den model for it-strategier, som Gartner Group anbefaler. Den omfatter ni hovedtemaer, fordelt på tre søjler:

• Behovssøjlen, hvor spørgsmålene er om, hvilke forretningsmæssige behov it-området skal understøtte og facilitere yderligere udvikling af.
• Styringssøjlen, hvor det forsøges besvaret, hvordan vi vil sikre de nødvendige beslutninger og den ønskede adfærd
• Leverancesøjlen, hvor der opstilles forslag til, hvordan vi vil udvikle it-ydelserne og styrke it-organisationens leveranceevne

Behovssiden:

Der er taget afsæt i, at vi er et universitet i vækst med en ambition om at tilhøre eliten blandt europæiske universiteter.  At vi i dagligdagen arbejder mod en stigende internationalisering samtidig med, at vi agerer i en kontekst af relativ stærk myndighedsregulering, og at vi ser ind i en fremtid, hvor en stigende del af finansieringen vil ske gennem konkurrenceudsatte midler.

I forlængelse af Universitetsstrategien har it-området til opgave at understøtte forretningsudviklingen, primært indenfor:

• Fremragende forskning
• Talentudvikling
• Rådgivning og videndeling
• Uddannelser i verdensklasse

Samt at bidrage til etablering af fysisk infrastruktur af høj kvalitet og levere effektiv støtte og service.

Arbejdet har identificeret nogle af de væsentligste barrierer for at leve fuldt og helt op til disse strategiske mål for it-området. De kan grupperes i henholdsvis organisatorisk modenhed og it-teknisk modenhed.

Organisatorisk modenhed

It på universitetet er rundet af forskningskulturen med en eksperimentel tilgang til drift og fejlretning. Revisionen omtaler kulturen som ”præget af et uformelt kontrolmiljø”. Det kan lyde positivt, men er udtryk for en vurdering af, at der i forhold til Universitetets størrelse og afhængighed af it forventes en betydelig professionalisering af arbejdsformer og kontroller, hvad angår drift af it-løsningerne.

Tilsvarende er der kulturelle barrierer indenfor it-udviklingsområdet. Her arbejdes aktuelt med udviklingsmodeller, der skal varetage, at vi går fra brugerstyret systemudvikling til forretningsdrevet systemudvikling. Organisationen har hidtil haft overordentligt svært ved at prioritere på it-området og konsekvensen har været, at det ikke har været nogen tydelig sondring mellem ”nice to have” og ”need to have”.

I den administrative forandringsproces er der naturligvis også arbejdet med disse kulturforhold, men der mangler fortsat meget, før de forventede resultater af forandringsprojektet i form af sammenhængende harmoniserede systemer til økonomi, studieadministration, bygningsadministration og HR baseret på en sammenhængende, transparent infrastruktur er på plads.

It-teknisk modenhed

På det it-tekniske område har man over tid udviklet og knopskudt løsningerne i en grad, så kompleksiteten er blevet unødvendigt stor. Kombineret med manglende dokumentation er oprydning og lukning af ikke længere aktuelle løsninger en meget tidskrævende opgave. Der findes f.eks. 55.000 fysiske adgange i netværket og det studieadministrative system Delfi har pt. 84 integrationer med andre it-løsninger. Analysen peger derfor på et markant behov for principper for styring af området, herunder arkitektur og infrastrukturprincipper.

Yderligere påpeger it-revisionen med vedvarende fokus på en række udfordringer og mangler i den måde, AU på nuværende tidspunkt varetager it-sikkerhedsområdet.

Det er den grundlæggende erkendelse bag strategien, at vi, selvom det på kort sigt kan forekomme meget lidt værdiskabende, er nødt til at sikre en vis grad af oprydning i denne situation, og at overgangen til nye strukturer (som fx ibrugtagning af det nye sammenhængende fysiske netværk) vil være ganske langstrakte processer, fordi eksisterende kompleksitet skal kortlægges og håndteres, før migrering kan finde sted. Eller med en analogi fra sportsverdenen: Hvis vi skal løbe et 100 meter løb, så starter vi løbet 50 meter før startlinien.

Rent strategisk mener vi, at behovene for it-understøttelse i den kommende strategiperiode kan grupperes under fem fokusområder:

• 1. At levere basal IT-drift ligesom ”vand ud af hanen”
• 2. At facilitere tilrettelæggelsen af undervisningen
• 3. At tilbyde at afløfte VIP’ernes daglige administrative opgaver
• 4. At løfte kvaliteten i sagsbehandling generelt
• 5. At understøtte AU’s ”brand”, herunder styrke fusionsidentiteten

Styringssiden

Der er i strategiudkastet opstillet en række principper, som foreslås gældende for den fremtidige udvikling på it-området.

Grundlæggende er, at vi taler om forretningsdrevet it. Med termen ”forretning” menes forankret i ledelsesmæssige prioriteringer af, hvad der tjener forskning, undervisning og rådgivning bedst. Her anvendes begrebet altså ikke i en kommercielle betydning.

Konsekvensen for it på AU vil være, at udviklingen skal være drevet af ledelsesmæssige prioriteringer, ikke af teknologiske muligheder og ikke rent brugerstyret, og at det forretningsorienterede er gældende både, når det handler om at digitalisere arbejdsprocesser, der er velegnede til standardisering; når det handler om metoder til at screene og prioritere mellem forslag til nye løsninger – og når vi taler om effektivisering og standardisering af it-drift og it–support ved at anvende bredt anerkendte processer med fokus på service level agreements og ydelseskataloger.

Konkret er der udarbejdet et forslag til, hvordan og hvem på AU, der fremover træffer beslutninger indenfor it-området. Centralt her står et såkaldt It-forum, der foreslås etableret som et tværgående forum under Universitetsdirektøren med indstillingsret til universitetets ledelse. Det foreslås, at alle projekter med et budget over 300.000 kr og et tværgående formål behandles i dette forum, og at der udpeges system- og dataejere for samtlige databærende IT-systemer.

Der er i tilknytning hertil udarbejdet en række modeller for portefølje- og projektstyring, som foreslås anvendt i det videre arbejde. Disse kombinerer erfaringerne fra praktisk anvendelse af den administrative forandringsprojekts programhåndbog med forslag til en skarpere og mere forretningsorienteret styring af udviklingsprojekter.

I organisationer med en længere tradition for at drive it forretningsmæssigt anvendes i stor udstrækning målemetoder til at sikre, om it-afdelingerne leverer ydelserne som aftalt. Det er vores vurdering, at AU med fordel kan starte dette område op på to klassiske områder:

• Brugertilfredsheden med fx AU-ITs supportydelser 

• Overholdelsen af aftalte oppetider i forbindelse med serverdrift

Leverancerne

Der er identificeret et påtrængende behov for at definere principper for systemarkitektur og infrastruktur.

I forhold til systemudviklingen foreslås anvendt noget, der populært kan kaldes en ”legoklods-arkitektur”. Altså hvor moduler og komponenter løbende kan udskiftes med hinanden blot ved at justere på den ”sammenbinding” (eller integration), der er imellem klodserne. I fagtermer en såkaldt Service Orienteret Arkitektur, der i kombination med en integrationsplatform kommer til at afløse den hidtidige monolitiske systemfilosofi, hvor ét stort databasesystem har rummet studieadministrative systemer, personaleadministrative systemer, dele af økonomistyringen samt stamdata til hjemmesider og selvbetjeningsløsninger.

I forhold til infrastrukturen er det kendetegnende, at givne produkter har en ganske kort levetid, så anbefalingen på dette område går i retning af en konservativ investeringspolitik, hvor der til produktionsformål købes velgennemprøvede produkter fra anerkendte og ”langtidsholdbare” leverandører – med stærkt fokus på at beskytte allerede gennemførte investeringer.

Hvad angår organiseringen af it-driftsydelser anbefaler strategien, at der arbejdes ud fra de principper, der har været gældende i det administrative forandringsprojekt. At:

• begrebet administrativ it tolkes bredt på den måde, at det omhandler de programmer og services, der er fælles for mange brugere. Når en forsker anvender fx Word eller Outlook til at udarbejde en rapport opfattes det som administrativ it. Altså, at værktøjer til udarbejdelse, lagring og print af dokumenter og mails opfattes som administrativ it, uanset om det er en TAP’er eller VIP’er, der anvender dem. Begrebet faglig it eller forsknings it bliver dermed forbeholdt det mere laboratorienære og eksperimentelle udstyr og applikationer.
• der i implementeringen af it-systemer sondres skarpt mellem det eksperimentelle behov og produktionsbehovet. 
• der fremover vil være en række fælles administrative IT-systemer, der er obligatoriske for alle at anvende, og hvor ansvaret for drift og support gradvist – og efterhånden som løsningerne harmoniseres og standardiseres – overgår til AU-IT, der dog kan indgå kontrakter med både interne og eksterne kompetencecentre om at varetage opgaverne og ”hoste” systemerne.
• der på en række andre områder vil være tale om gradvist et lade nuværende løsninger overgå til drift og support hos AU IT, hvis løsningen er økonomisk, kompetencemæssigt og/eller sikkerhedsmæssigt attraktivt for hovedområderne.

Det sidste område, strategien har behandlet, handler om organiseringen af supportopgaverne. Her er anbefalingen, at der arbejdes efter følgende principper:

• Ét kontaktpunkt for al teknisk support (”Single Point of Contact”).
• At systemejer har ansvar for faglig/indholdsmæssig support, herunder tilrettelæggelsen i form af fx en superbrugerorganisation.  

Beslutningsproces for startegiens elementer

Indholdet har indtil nu været behandlet i administrationschefkredsen og i FALK-kredsen.

Der ønskes nu en behandling i universitetets ledelse om de grundlæggende temaer i den foreslåede it-strategi, og hvis der kan opnås tilslutning til disse, vil de mere tekniske temaer blive diskuteret og foldet ud igennem dialog med de forskellige it-enheder.

De temaer, der ønskes fastlagt er:

• at its fremtidige udvikling drives af ”forretningen”. Naturligvis i dialog med brugerne, men ikke styret af brugerne, og ikke styret at teknologiske muligheder.
• at der foretrækkes standardsystemer, hvor sådanne findes, og at de arbejdsprocesser, der skal understøttes, analyseres fra start til slut, uanset at de organisatorisk bevæger sig mellem fællesadministration og hovedområder.
• at der arbejdes med en styringsmodel, hvor et tværgående forum under universitetsdirektøren prioriterer og indstiller forslag til tværgående it-projekter med budgetter over 300 tkr. til universitetets ledelse
• at der arbejdes mod forenkling, harmonisering og standardisering af universitetets samlede systemlandskab, og at ansvaret for drift af nye fælles løsninger gradvist samles hos AU IT, herunder at nogle løsninger vil være obligatoriske at anvende, mens andre vil have karakter af tilbud, som hovedområderne kan vælge til eller vælge fra.
• at der i de handlingsplaner, der skal vedtages, tages højde for, at vi i kraft af både organisatorisk og teknisk modenhed har et efterslæb, som kræver ganske mange ressourcer at indhente, herunder at opgaven med at leve op til standarderne indenfor it-sikkerhedsområdet må forventes at blive ganske omfattende og langvarig.

Se detaljeret it-strategi.