Procedure for byggearbejder med fakultets(med)finansiering

Enhver form for byggeri, ombygning, renovering og vedligeholdelse varetages af Teknisk Forvaltning. Det samme gælder alle arbejder i øvrigt, hvorved der gribes ind i bygningskonstruktioner eller tekniske installationer – herunder lokale netværksinstallationer, opsætning af videokameraer etc.

Byggearbejder vil ofte indebære en hel eller delvis finansiering af fakultet og/eller institut. Om ikke andet må det påregnes, at større byggearbejder vil medføre følgeudgifter for fakultetet/instituttet i form af udgifter til adgangskontrol, låsesystemer, skiltning, AV-udstyr, gardiner, inventar etc. Ved alle større arbejder nedsættes der en styregruppe med deltagelse af Teknisk Forvaltning og de økonomisk ansvarlige på fakultets- og/eller institutniveau.

Forud for opstart af et konkret projekt udarbejder Teknisk Forvaltning et budgetoverslag. Der vil på dette tidspunkt være tale om Teknisk Forvaltnings ”bedste skøn på det foreliggende grundlag”, normalt baseret på erfaringstal og gennemsnitspriser, og overslaget vil senere blive erstattet af et styrende budget.

Opstart af projektet forudsætter, at der mellem Teknisk Forvaltning og det/de berørte fakulteter og/eller institutter indgås principaftale om fordelingen af udgifterne. Det forudsættes endvidere, at der indgås aftale om finansieringen af eventuelle udgifter, såfremt projektet af én eller anden grund (myndighedsforhold, økonomi m.v.) alligevel ikke gennemføres. Det kan f. eks. være udgifter til rådgiverhonorarer eller tryk af tegninger.

Når de nødvendige aftaler foreligger, sørger Teknisk Forvaltning for udarbejdelsen af et mere detaljeret projekt med dertil hørende budget. Inden projektet igangsættes, skal der foreligge en aftale om finansieringen af det samlede projekt. Aftalen kan lyde på maksimumfinansiering, procentvis finansiering, fordeling af udgiftsarter eller andet.

Når tilbud på byggearbejderne foreligger, udarbejder Teknisk Forvaltning et revideret budget. Afvigelserne fra det oprindelige budget drøftes med de berørte parter. Der skal  træffes aftale om, hvorvidt projektet stadig skal gennemføres, og den ændrede finansiering skal aftales. Der foreligger herefter et styrende budget, som danner den økonomiske ramme for det videre forløb.

I det styrende budget vil der normalt være afsat et reservebeløb til uforudseelige udgifter (den såkaldte ”UF-kasse”). Udgifter til ekstraarbejder ud over, hvad der med rimelighed kan afholdes inden for den afsatte reserve, kan kun afholdes efter forud indhentet godkendelse fra dén af de berørte parter, der skal finansiere merudgiften. Da projektets tidsplan ofte er meget presset, må det forudsættes, at der meget hurtigt kan tages stilling til eventuelle ekstraarbejder. I modsat fald må forsinkelse af projektet påregnes.

Ingelise Hosszu

kontorchef