Udvalgte anbefalinger fordelt på ansvars- og aktivitetsområder.

A. Centralt niveau

1. Volumen og økonomi

Det anbefales, at:

• Aarhus Universitet tager initiativ til, at der fastsættes modeller og tal for omkostningerne ved et ph.d.-forløb (internt på universitetet og blandt de otte danske universiteter)
• der udarbejdes en oversigt over de nødvendige ressourcer, der skal tilvejebringes, for at Aarhus Universitet kan indfri sine målsætninger om volumen på ph.d.-området, herunder stipendiemidler, vejlederkapacitet og fysiske rammer
• der arbejdes målbevidst mod en bedre udnyttelse af erhvervs- ph.d.-ordningen, samt at Aarhus Universitet arbejder aktivt for en smidiggørelse af regler og administration af erhvervs-ph.d. ordningen, herunder en vurdering af de obligatoriske uddannelseselementer uden for universitetets regi
• ph.d.-skolerne tilføres ressourcer, så de kan leve op til universitetslovens og ph.d.-bekendtgørelsens krav vedrørende kvaliteten af deres ph.d.-uddannelser herun-der økonomiske midler til erstatning for de tidligere ”kvalitetsfremmemidler” fra Koordinationsudvalget for Forskning (til kurser, udveksling af ph.d.-studerende, osv.)
• Aarhus Universitet tager kontakt til de øvrige danske universiteter med henblik på at forhandle om overordnede nationale aftaler til erstatning af Det åbne Marked, baseret på et funktionelt og ligeligt ph.d.-kursussamarbejde med sigte på størst mulig fleksibilitet

Aktører: Universitetets ledelse, hovedområderne og ph.d.-skolerne

2. Ansættelsesforhold og formalia

Det anbefales, at:

• der opstilles overordnede generelle rammer for indgåelse af aftaler omkring ekstern deltagelse og medfinansiering af ph.d.-forløb, herunder forslag til aftaler for de deltagende parters pligter og rettigheder
• der skabes overblik over ph.d.-skolernes praksis med hensyn til de ansættelsesmæssige rammer for ph.d.-studerende, som ikke er ansat i ph.d.-stipendium, herunder ph.d.-studerende optaget uden forudgående kandidateksamen, samt at der på baggrund af et sådant overblik udarbejdes overordnede generelle rammer for praksis under hensyntagen til de ph.d.-studerendes arbejdsbyrde og hovedområdernes forskelligheder
• der skabes overblik over ph.d.-skolernes praksis med hensyn til begrebet lønarbejde i bred forstand, samt at der på baggrund af et sådant overblik udarbejdes overordnede generelle rammer for praksis
• Aarhus Universitet tager initiativ – sammen med Danmarks Statistik og de øvrige danske universiteter – til at foretage en koordineret opdatering og præcisering af nøgletallene på ph.d.-området med henblik på at opnå en pålidelig dansk ph.d.-statistik
• der etableres mekanismer til systematisk indhentning af oplysninger om ph.d.-kandidaternes beskæftigelse, samt at det ofte vanskelige arbejde med at identificere tidligere studerende koordineres med Aarhus Universitets uafhængige bestræbelser på at oprette en egentlig alumneforening
• der udarbejdes fælles rammer vedrørende begreber som copyright, intellectual property rights og fortrolighed i forbindelse med ph.d.-afhandlinger

Aktører: HR-området, FUA og ph.d.-skolerne

3. Udvikling af FUA

Det anbefales, at:

• der tages tiltag så alle faser af FUA (ansøgning, portefølje, økonomi) hurtigst muligt kan tages i drift som et effektivt kvalitetssikringsværktøj på alle universitetets ph.d.-skoler, herunder at FUA løbende tilføres de nødvendige ressourcer
• der udvikles nyt fælles design for ph.d.-beviser fra Aarhus Universitetet, samt at et sådant bevis suppleres en fuldstændig portefølje over gennemført kursusprogram, formidlingsaktiviteter, mobilitet osv. (fra FUA)

Aktører: Universitetets ledelse, hovedområderne, Fælles IT

4. Rekruttering og optag

Det anbefales, at:

• der udarbejdes en samlet oversigt over rekrutteringsmekanismer, og at der systematisk indsamles erfaringer på tværs af universitetets ph.d.-skoler om effekten af rekrutteringsmekanismerne i forhold til målsætninger
• tidlig rekruttering (inden kandidateksamen) til ph.d.-uddannelsen videreudvikles som et varemærke for Aarhus Universitet, samt at bestræbelsen kombineres med en særlig ’elitestatus’ på dele af universitetets kandidatuddannelser
• der sker en afklaring omkring studieafgift for ph.d.-studerende fra ikke EØS lande optaget til ph.d.-studium uden forudgående kandidateksamen
• de enkelte ph.d.-skoler formulerer åbne og let gennemskuelige kriterier for kvalifikationer i forbindelse med optagelse til ph.d.-uddannelsen og tildeling af stipendier
• Aarhus Universitet tilvejebringer en facilitet, som kan assistere de enkelte ph.d.-skoler, når de skal indplacere specielt internationale ansøgeres formelle kvalifikationer i forhold til optagelse på 3+5-, 4+4- eller 5+3-ordningen, eventuelt ved inddragelse af erfaringer fra CIRIUS vedrørende bedømmelser af udenlandske ansøgere til andre dele af det danske uddannelsessystem
• universitetets ph.d.-skoler får mulighed for at tildele screening-stipendier til kort-varigt ophold for potentielt kommende ph.d.-studerende samt ’AU Marie Curie’-stipendier til ph.d.-studerende indskrevet ved udenlandske universiteter

Aktører: Universitetets ledelse, kommunikationsområdet, Internationalt Center, studieforvaltningen og ph.d.-skolerne

5. Informationsmateriale og hjemmesider

Det anbefales, at:

• der udvikles et ph.d.-informationsmateriale i en form, som samtidig kan indgå direkte i nye hjemmesider for Aarhus Universitets ph.d.-uddannelser, samt at alle universitetets hjemmesider på ph.d.-området struktureres på en sådan måde, at man på de forskellige niveauer kan ”abonnere” på opdateringer
• der for alle ph.d.-skoler løbende udarbejder en informativ håndbog/vejledning for alle ph.d.-studerende (code of practice/conduct, survival kit)
• der etableres en fælles portal med resume og adgang til alle ph.d.-afhandlinger fra Aarhus Universitet. Det anbefales, at der etableres en fælles serie med eget ISBN nummer, hvor universitetets ph.d.-afhandlinger kan publiceres
• Aarhus Universitet tager initiativ til etablering af en portal, som gør det muligt for ph.d.-skoler (og i princippet alle danske ph.d.-skoler) at præsentere ph.d.-kurser, eventuelt som en videreudvikling den eksisterende succesfulde portal på det sundhedsvidenskabelige område

Aktører: Kommunikationsområdet og ph.d.-skolerne

6. Internationalt samarbejde

Det anbefales, at:

• der etableres et systematisk samarbejde mellem Aarhus Universitets ph.d.-skoler og Internationalt Center med henblik på en bedre udnyttelse af eksisterende internationale samarbejder og netværk, samt identifikation af nye samarbejder og netværk af potentiel interesse for rekruttering til universitetets ph.d.-uddannelser
• opslag af stipendier i højere grad benytter internationale portaler og/eller partnerskaber
• Aarhus Universitet (pro)aktivt deltager i internationale aktiviteter omkring udvik-lingen af ph.d.-uddannelserne (eksempelvis i EUA-CDE regi), herunder specielt aktiviteter rettet imod en international præcisering af begrebet ”international standard for ph.d.-afhandlinger” inden for hvert af universitetets hovedområder
• Aarhus Universitet fortsat arbejder politisk for, at alle nationale restriktioner så hurtigt som muligt fjernes, så Aarhus Universitet i fremtiden frit kan indgå i internationale aftaler omkring fælles grader

Aktører: Rektoratet, Danske Universiteter, Internationalt Center, HR-området og ph.d.-skolerne

7. Internationale ph.d.-studerende og mobilitet

Det anbefales, at:

• universitetets International Help Desk styrkes og bliver en del af et bredere initiativ til opbygning af et egentligt fælles miljø for alle universitetets ph.d.-studerende, blandt andet med en vifte af faglige og sociale aktiviteter
• der etableres effektive og smidige muligheder for tildeling af (midlertidig) bolig i forbindelse med optagelse af specielt udenlandske ph.d.-studerende
• der tilsvarende etableres en central enhed, som kan servicere ph.d.-studerende i forbindelse med længerevarende udlandsophold under studiet, herunder at søge fonde om ekstra midler, søge opholdstilladelse, afklare skattespørgsmål, finde bolig etc.

Aktører: Internationalt Center og ph.d.-skolerne

8. Karriereforløb

Det anbefales, at:

• alle ph.d.-studerende tidligt under deres ph.d.-forløb tilbydes en formaliseret og systematisk karriereplanlægning, samt at universitetet udvikler et fælles koncept for rammerne for et sådant tilbud
• konceptet for systematisk karriereplanlægning udvikles som en del af Aarhus Universitets bredere strategiske satsning på fokuseret talentudvikling

Aktører: Universitetets ledelse, hovedområderne

B. Samarbejde mellem flere ph.d.-skoler

9. Samarbejde på tværs af hovedområder

Det anbefales, at:

• ph.d.-skolerne undersøger mulighederne for på systematisk vis at udnytte eventuel synergieffekt af sammenlægningen i 2007 med de fire nye hovedområder – både i forhold til at rekruttere og gensidigt udnytte ressourcer i tilrettelæggelsen af ph.d.-uddannelserne
• der etableres smidige administrative aftaler mellem ph.d.-skolerne vedrørende fælles ph.d.-programmer, udnyttelse af fælles ressourcer, overførsel af merit, osv., herunder specielt aftaler for tidlig rekruttering på tværs af hovedområder (3+5 og 4+4 ordningen)
• der arbejdes målbevidst på at øge den eksterne andel af finansieringen af alle universitetets ph.d.-uddannelser eksempelvis gennem gensidig udnyttelse af erfaringer med initiativer rettet mod offentlige og private fonde samt virksomheder

Aktører: Ph.d.-skolelederkredsen

10. Samarbejde om praksis

Det anbefales, at:

• der indsamles information om de enkelte ph.d.-skolers erfaring med tilbud om formidlingsaktiviteter til deres ph.d.-studerende (best practice), og at der på denne baggrund udarbejdes overordnede generelle rammer for praksis
• ph.d.-skolernes administration af ph.d.-bekendtgørelsens krav om tilbud til de ph.d.-studerende om kurser i undervisning/pædagogik styrkes gennem et øget samarbejde på tværs af ph.d.-skoler og i samarbejde med Universitetspædagogisk Netværk
• der udarbejdes generelle overordnede rammer for ph.d.-afhandlingernes form og offentliggørelse koordineret med Aarhus Universitets initiativer om Open Access , så afhandlingerne kan indgå som en professionel del af universitetets præsentation af dets forskningsresultater udadtil
• der som modstykke til bekendtgørelsens krav om miljøskifte tilsvarende formuleres krav om, at ethvert ph.d.-forløb for studerende indskrevet ved Aarhus Universitet indeholder et passende langt og sammenhængende forløb ved Aarhus Universitet

Aktører: Ph.d.-skolelederkredsen

11. Samarbejde om ph.d.-kurser

Det anbefales, at:

• der udarbejdes en kortlægning af procedurer for evaluering af ph.d.-kurser – udbudt af såvel Aarhus Universitet som af andre udbydere med henblik på at identificere best practice
• der laves en samlet oversigt over ph.d.-skolernes erfaringer med og behov for tilbud om ”transferable skills”-kurser, samt at der med udgangspunkt i disse erfaringer og behov etableres et fælles udbud af kurser, som alle universitetets ph.d.-skoler kan trække på
• ph.d.-skolerne i fællesskab stiller en løbende opdateret oversigt over eksterne kursustilbud til rådighed, herunder ikke mindst erfaringer med kursustilbud fra internationale netværk såsom Coimbragruppen

Aktører: Ph.d.-skolelederkredsen

12. Samarbejde om kvalitetssikring

Det anbefales, at:

• universitetets udvikling af værktøjer til kvalitetssikring sker ved en gensidig udveksling og udnyttelse af erfaring mellem alle dets ph.d.-skoler
• der udvikles et fælles koncept omkring universitetslovens bestemmelser for løbende evalueringer af ph.d.-skolernes aktiviteter, således at evalueringerne bidrager konstruktivt til kvalitetssikring af ph.d.-uddannelserne
• der etableres en paraplyorganisation for universitetets ph.d.-foreninger, som tilsvarende sikres gode rammer for arrangementer for aktiviteter på tværs af universitetets hovedområder

Aktører: Ph.d.-skolelederkredsen

C. Tiltag i hver enkelt ph.d.-skole

13. Mobilitet

Det anbefales, at:

• alle ph.d.-studerende på Aarhus Universitet tilskyndes til at tage et studieophold i udlandet som en del af deres ph.d.-forløb
• de enkelte ph.d.-skoler indfører incitamenter, som kan lette processen med at inkludere et længerevarende udlandsophold i et ph.d.-forløb, herunder f.eks. lempelige kompensationer for lønarbejde under opholdet, tilskud til rejseomkostninger, osv.

14. Kvalitetssikring

Det anbefales, at:

• alle ph.d.-skoler løbende udvikler værktøjer til sikring af kvaliteten af de enkelte ph.d.-forløb
• alle ph.d.-skoler udarbejder og offentliggør retningslinjer for krav i forbindelse med godkendelse af hovedvejledere og andre vejledere
• alle ph.d.-skoler udarbejder og offentliggør klare præciseringer af generelle krav til hovedvejlederes og andre vejlederes respektive roller
• alle ph.d.-skoler udarbejder effektive procedurer for opfølgning på vejledningskvaliteten
• alle ph.d.-skoler på sigt indfører et obligatorisk grundkursus i vejledning samt regelmæssig vedligeholdelse af vejledningskompetence som en del af kravet til godkendelse af hovedvejledere
• alle ph.d.-planer indeholder hovedvejleders og den ph.d.-studerendes gensidige forventninger (bl.a. til mødefrekvens og arbejds- og kommunikationsform)
• alle ph.d.-studerende tilbydes mindst to vejledere, samt at udskiftninger i vejlederkredsen kan foregå hurtigt og fleksibelt, når der opstår et behov herfor
• alle ph.d.-studerende tilbydes jævnlige drøftelser af ph.d.-forløbet med repræsentanter fra det respektive faglige ph.d.-program
• alle ph.d.-skoler i et tæt samarbejde gennemfører jævnlige tilfredshedsundersøgelser blandt sine ph.d.-studerende
• alle ph.d.-skoler arrangerer jævnlige og informative informationsmøder for de ph.d.-studerende, specielt halvårlige introduktionsmøder for nye ph.d.-studerende
• alle ph.d.-skoler indfører veldefinerede og synlige mekanismer til at opfange og afhjælpe ph.d.-studerendes ikke faglige problemer, som forhindrer optimal gennemførelse af et ph.d.-forløb, herunder stressrelaterede problemer
• alle ph.d.-skoler etablerer lokale ph.d.-foreninger, som sikres gode rammer for arbejdet med bidrag til det sociale miljø omkring ph.d.-uddannelserne

15. Ph.d.-kurser

Det anbefales, at:

• alle ph.d.-skoler udarbejder et sæt retningslinjer for ph.d.-programmernes udbud af ph.d.-kurser og de tilhørende kursusbeskrivelser
• alle ph.d.-skoler løbende sikrer alle deres ph.d.-studerende et tilstrækkeligt udbud af ph.d.-kurser – i omfang såvel som i fagligt indhold – samt at ph.d.-bekendtgørelsens krav til omfanget af kurser kan udmøntes med et kursusprogram af relevans for hver enkelt ph.d.-studium

16. Afslutning af ph.d.-studier
Det anbefales, at:

• hver ph.d.-skole arbejder målrettet mod, at dens ph.d.-studerende afslutter ph.d.-uddannelsen inden for normeret tid, herunder at de enkelte ph.d.-skoler strammer op på alle procedurer, som kan medvirke til ”færdiggørelse til tiden”, herunder procedurer for opfølgning frem til aflevering, nedsættelse af bedømmelsesudvalg og fastsættelse af dato for forsvar osv.
• ph.d.-afhandlinger afleveret ved Aarhus Universitet normalt er på engelsk, med mindre der er særskilte faglige grunde til at aflevere på andet sprog (for eksempel dansk)
• abstracts for alle ph.d.-afhandlinger offentliggøres på ph.d.-skolernes hjemmesider
• ph.d.-skolerne aktivt udarbejder klare retningslinjer for:
  • nedsættelse af bedømmelsesudvalg
  • bedømmelsesudvalgenes arbejde (dvs. krav vedrørende det faglige niveau)
  • indholdet og formen for bedømmelsesudvalgenes indstillinger
• ph.d.-skolerne udarbejder retningslinjer for, hvordan forsvaret afholdes, herunder forsvarets formelle form samt en beskrivelse af de deltagende parters opgaver i forbindelse med forsvaret (dvs. blandt andet en detaljeret beskrivelse af bedømmelsesudvalgets opdrag samt procedure for udarbejdelse af indstilling efter forsvar)
• alle ph.d.-skoler spiller en aktiv og synlig rolle i bestræbelserne på at sikre såvel aftagermarkederne de bedst kvalificerede forskeruddannede som ph.d. studerende de bedst mulige jobmuligheder

17. Volumen og økonomi

Det anbefales, at:

• ph.d.-skolelederne generelt tager aktiv og synlig del i arbejdet med at øge den eksterne andel af finansieringen af ph.d.-uddannelserne
• ph.d.-skolerne intensiverer samarbejdet med Forskningsstøtteenheden omkring ekstern finansiering