Til webredaktører

På denne side kan du som webredaktør på AU finde nyttig information om, hvad du skal være opmærksom på ift. databeskyttelsesforordningen, og den information du lægger på AU’s hjemmesider.


Deltagerlister

Der må ikke ligge deltagerlister fra konferencer, workshops o.lign. på hjemmesiden, hvis du ikke har fået samtykke fra den enkelte til at offentliggøre personoplysninger som fx navn på hjemmesiden. Du skal altså ind på alle de hjemmesider, som du er ansvarlig for, både gamle/arkiverede og nye sider, og fjerne deltagerlister, hvis ikke du har samtykke fra deltagerne.

Hvis der er et legitimt formål med at offentliggøre en deltagerliste på hjemmesiden, skal du, når du opretter en tilmeldingsformular til et event, huske at bede om samtykke til at lade deltagerens navn fremgå af en deltagerliste. Du bør specifikt skrive hvor længe en sådan deltagerliste vil være tilgængelig på hjemmesiden.

Filer

Vær opmærksom på hvilken slags filer du har liggende på hjemmesiden. Du må ikke have filer med personoplysninger liggende, som du ikke har samtykke til. Desuden skal filer indeholdende personoplysninger slettes, når der ikke længere er et formål med offentliggørelsen.

Når du skal slette filer, skal du slette både linket til filen og selve den uploadede fil.
Find vejledning. Vær opmærksom på at der kan være linket fra flere sider til den samme fil.

Formularer

Hvis du indsamler personoplysninger vha. en formular på hjemmesiden, skal du huske at slette de personoplysninger, der evt. bliver liggende i TYPO3, når du ikke længere har et formål med opbevaringen/efter senest 30 dage. 

Hvis du indsamler følsomme personoplysninger vha. en formular på hjemmesiden, må du ikke gemme disse oplysninger i TYPO3. Som administrator i TYPO3 kan man i opsætningen af en formular vælge, at informationen ikke bliver gemt i TYPO3, men udelukkende bliver sendt via mail. Er du ikke selv administrator, kan du kontakte din lokale TYPO3-support. 

Samtidig skal hjemmesiden sættes op så de oplysninger, der bliver udvekslet, er krypterede (https). Kontakt din lokale web-support for hjælp til dette. 

Lister med ansatte, studerende mm.

Når du opretter en liste over personer, skal der være et formål med listen, som fx at give nem adgang til medarbejderes kontaktinformation.

Lister som består af udtræk fra PURE (om medarbejdere) må gerne ligge på hjemmesiden og kræver ikke yderligere samtykke. 

Andre typer lister med personoplysninger, fx lister over studerende, som ikke er ansat på AU, kræver samtykke inden de offentliggøres på hjemmesiden.