Som studerende eller medarbejder er det dit ansvar, at der er en sikkerhedskopi af de data, som er relevante for dit studie eller dit arbejde på AU. Udgangspunktet er sund fornuft - og en overvejelse af hvor mange data der er "råd" til at miste bør være en rettesnor for, hvor ofte du laver en sikkerhedskopi.

Du bør anbringe dine data på universitetets netværksdrev, da disse automatisk er omfattet af backup. Anbringes data andre steder, bør der løbende laves en kopi på universitetets netværksdrev.

Der er selvfølgelig situationer, hvor data ikke umiddelbart kan lagres på de sikrede servere (f.eks. data som indsamles i felten eller mens beregninger pågår), men man bør som medarbejder eller studerende ved AU sikre sig at denne type data sikkerhedskopieres så snart det er muligt. Det anbefales at bruge alternative muligheder til backup, fx en ekstern harddisk, eller en USB-stik.

Har du et specielt behov - fx meget store datamængder - hjælper AU IT gerne med at finde en passende løsning.

Forskellen mellem backup og arkivering

Det er vigtigt at være opmærksom på forskellen mellem backup og arkivering. Som udgangspunkt foretager AU IT en backup af data, ikke en arkivering.

I praksis betyder ovenstående, at AU IT ikke kan finde tilbage til en vilkårlig version af data, på et givent tidspunkt. Data i backup-systemet overskrives efter en periode, og dermed kan vi ikke finde data som er ældre end denne overskrivningscyklus.

Ovenstående betyder også, at AU IT ikke kan genskabe slettede filer, i længere tid end overskrivningscyklussen varer. Man skal derfor straks kontakte supporten, hvis man ved et uheld kommer til at slette noget på sit netværksdrev, som ikke skulle være slettet.

Hvis du har behov for at have arkivering, dvs. langtidsopbevaring af data, skal du lave en aftale med AU IT herom. (Fx som et krav ift. EU projekter).

2 hurtige svar på ofte stillede spørgsmål

Q: Jeg er studerende og har ikke adgang til Universitetets netværksdrev. Er en USB nøgle eller USB disk ikke godt nok til egen sikkerhedskopiering?

A: Det er bestemt udmærket at kopiere filer over på en USB nøgle eller en lille USB disk. Det er endnu bedre at benytte et egentligt backup program som gemmer tidligere versioner også – man kunne jo komme til at lave fejl som man senere vil rette. Men husk ikke at opbevare PC’en og USB nøglen eller disken sammen – for så kan de blive stjålet sammen.

Q: Hvad med DropBox eller uBackup, UbuntuOne, MemoPal, SkyDrive eller lignende on-line services?

A: Disse internet baserede ”gratis” storage løsninger er selvfølgelig klart bedre end ingen sikkerhedskopiering og kan generelt bruges af studerende. (Forvent ikke at AU IT kender dem alle i detaljer.) Som ansat bør man udvise forsigtighed når man anvender disse tjenester, og de bør ikke anvendes om alternativ til netværksdrev på AU. Følsomme og/eller fortrolige data bør man ikke placere på disse tjenester, den slags data skal opbevares på Universitetets udstyr og hvis de skal bruges på bærbare computere (eller andre mobile enheder) skal de være krypterede.