Interessenterne bag Den Digitale Taskforce, nemlig Regeringen, Kommunernes Landsforening og Amtsrådsforeningen samt Københavns og Frederiksberg Kommuner har aftalt, at mandag den 1. september 2003 skal være "eDag" for offentlige myndigheder. Efter denne dato vil alle myndigheder i stat, amt og kommune have ret til at sende breve og dokumenter digitalt til andre myndigheder. Tilsvarende har offentlige myndigheder ret til at kræve, at andre myndigheder sender digitalt til dem.

Hovedreglen i eDag-initiativet er, at alle dokumenter, som "fødes" digitalt, skal distribueres digitalt til andre myndigheder. Den enkelte medarbejder skal altså som udgangspunkt sende alt materiale i elektronisk form, når der på institutionens vegne kommunikeres med andre myndigheder.

Aftalen omfatter i princippet alle offentlige myndigheder, men retter sig særligt mod departementer, styrelser og direktorater samt amter og kommuner.

Videnskabsministeriet har i vedlagte skrivelse af 11. juli 2003 henstillet, at også ministeriets institutioner m.v. fra 1. september 2003 i videst muligt omfang gør det enkelt for andre myndigheder at fremsende elektroniske dokumenter og i videst muligt omfang selv benytter elektronisk kommunikation til fremsendelse af dokumenter til andre myndigheder.

På universitetet har vi gode forudsætninger for at kunne  følge ministeriets henstilling. Således er der for eksempel allerede i dag etableret e-postadresser på samtlige organisatoriske niveauer (universitet, fakultet, institut, medarbejder).

I det følgende redegøres for nogle af konsekvenserne af at følge henstillingen for så vidt angår modtagelse og afsendelse af dokumenter elektronisk.

Modtagelse af elektroniske dokumenter i administrationens afdelinger

1. Informationskontoret har ansvaret for at tømme AU´s e-postkasse og videresende al e-post til rette afdeling eller person til videre journalisering.
2. Administrationens afdelinger har ansvaret for at tømme afdelingens e-postkasser og videresende al e-post til rette afdeling eller person til videre journalisering.
3. Medarbejderne har ansvaret for at tømme deres personlige e-postkasse og journalisere relevant materiale.

E-post skal ifølge journalinstruksen behandles på samme måde som al anden indgående post og journaliseres på sagerne efter de sædvanlige retningslinier (se http://www.au.dk/da/adm/journal/instruks/ ).

Ingen post bør ligge uåbnet/ubehandlet hen i længere tid. I forbindelse med forventet længerevarende fravær for en medarbejder i afdelingen aftales de nødvendige procedurer for håndtering af den e-post, som medarbejderen har ansvaret for.

Afsendende myndigheder har for visse typer af journaliseringsrelevant materiale ret til at lægge det på sin hjemmeside frem for at sende det til modtager. Modtageren skal i disse situationer downloade, journalisere og gemme dokumentet/materialet enten i elektronisk format eller papirformat på journalsagen. Journalinstruksen vil blive ajourført i overensstemmelse hermed.

Opmærksomheden henledes i øvrigt på, at en væsentlig del af morgenposten til AU siden medio august er blevet indscannet. Der er i Scan-Jour adgang til at se de indscannede dokumenter. Desuden kan dokumenterne ses via WebAros, dog kun hvor man som bruger har rettigheder til at se sager og akter, der er registreret i Scan-Jour. Der vil, når næste fase af indscanningen fungerer, blive vejledt om afdelingernes mulighed for decentralt at foretage indscanning.

Afsendelse af elektroniske dokumenter fra administrationens afdelinger

Anmodninger fra departementer, styrelser og andre offentlige myndigheder om, hvordan de ønsker at modtage dokumenter elektronisk skal som udgangspunkt følges.

Det bemærkes dog, at følgende dokumenter er undtaget fra henstillingen om elektronisk fremsendelse:

• dokumenter, der indeholder følsomme oplysninger om borgeren eller andre fortrolige oplysninger, f.eks. cpr-nummer
• dokumenter, hvor der i lovgivningen stilles særlige krav til dokumentet, f.eks. hvor underskrifter specifikt nævnes som forudsætning for gyldighed
• dokumenter, der ikke foreligger i digital form hos afsender, f.eks. kopier af breve fra studerende eller andre myndigheder.

Dokumenter bør fremsendes i et format, som modtageren kan læse. Det vil sige gængse filformater som eksempelvis pdf-format eller Microsoft Office (2000). Det bemærkes, at man, hvis man ikke har installeret Adobe  Acrobat Distiller, kan få det installeret ved henvendelse til Datakontoret. Også i forbindelse med elektronisk fremsendelse af dokumenter bør journalinstruksen iagttages.

Fremsendelse af dokumenter til enheder på universitetet kan ske til de officielle e-postadresser.

Der vil løbende blive fulgt op på erfaringerne med den øgede anvendelse af digital kommunikation og blandt andet de journaliseringsmæssige konsekvenser heraf.

Tvivlsspørgsmål kan rettes til Lars Mose, Personale- og Udviklingskontoret, 8942 1136, eller Susanne V. Brøner, Journalkontoret, 8942 1151.

Med venlig hilsen

Stig Møller
/Susanne V. Brøner

Journalnr:AU-2003-000-007