Der vil som hidtil være behov for en administrativ betjening på institut-/centerniveau, hvor nærheden er afgørende. Der er tale om en administrativ betjening, der vedrører den direkte forskningsaktivitet, undervisning og videnudveksling samt ledelsesstøtte til institut-/centerlederne. Det er derfor naturligt, at referenceforholdet mellem ledere og medarbejdere forbliver lokalt som i dag.

Et afgørende kriterium for, hvilke opgaver, der skal forblive på lokalt niveau, vil ofte være spørgsmålet om kritisk masse, forstået således, at opgaver, der kan harmoniseres og specialiseres, bør samles i de administrative centre.

Der vil være fordele ved at ændre den faglige og organisatoriske sammenhæng for en lang række af de administrative arbejdsopgaver, der i dag udføres på institutterne. Det vil betyde fordele for den enkelte medarbejder at udføre funktionerne i en tæt dialog med andre medarbejdere, der udfører tilsvarende funktioner og i tæt sammenhæng med de administrative miljøer, hvor opgaverne løbende udvikles. Det vil også give den enkelte medarbejder større mulighed for at øge den faglige kompetence og for at præge den enkelte funktion. For institutter og centre vil det være en betydelig fordel med en øget professionalisering og specialisering af de administrative funktioner, således at deres ledelsesmæssige og administrative kræfter fuldt kan anvendes på den faglige udvikling.

De administrative opgaver, der fortsat skal være på institutterne/centrene kan koncentreres
om at yde support og støtte til de væsentligste opgaver på universitetet, nemlig de fire kerneaktiviteter: Forskning, talentudvikling, videnudveksling og uddannelse.

Omlægningerne vil give mere tid til institutsekretærerne til at hjælpe med praktiske og planlægningsmæssige opgaver i forbindelse med undervisning, rådgivning og forskning. Nærhed er også af stor betydning for serviceniveauet, hvorfor en lang række af institutsekretærerne fortsat forventes at udføre deres administrative funktioner med den nuværende fysiske placering, men med organisatorisk tilhørsforhold til medarbejderne inden for samme fagområde på ét af de administrative centre.

Som udgangspunkt vil opgavefordelingen være ens overalt på Aarhus Universitet for at sikre så optimale arbejdsgange som muligt, men der vil kunne være variationer begrundet i faglige og/eller geografiske hensyn.

Opgaver, der fortsat tænkes placeret lokalt i sekretariater, som refererer til institut-/centerledere, kan f.eks. være:

• Planlægning af undervisningen på institutniveau
• Bistand med planlægning af arbejdsopgaverne på instituttet
• Generel sekretærmæssig bistand til instituttets medarbejdere
• Bistand ved layout og redigering af f.eks. undervisningsmateriale og publikationer
• Planlægningsopgaver vedrørende ferie, møder mv.
• Sparringspartner for institutlederen, centerlederen og forskningslederne med hensyn til strategisk udvikling
• Bistand ved faglige arrangementer
• Generel støtte til institutlederen, centerlederen og forskningslederne

Der er med andre ord tale om generalistopgaver, der i nogle tilfælde kan forudsætte akademisk uddannelse og i andre en kontoruddannelse eller tilsvarende.