Valgudvalgets forretningsorden
Forretningsorden for Valgudvalget på Aarhus Universitet.
- 1. Regelgrundlag
§ 1. Valgudvalget udøver sin virksomhed i overensstemmelse med de til enhver tid gældende regler om valg på Aarhus Universitet, universitetsloven og Aarhus Universitets vedtægt.
- 2. Valgudvalgets opgaver
§ 2. Valgudvalget har til opgave at bistå rektor med tilrettelæggelsen og afholdelsen af de valg, der skal afholdes i henhold til universitetsloven og Aarhus Universitets vedtægt.
Stk. 2. Valgudvalgets formand fastsætter efter bemyndigelse fra rektor og efter drøftelse i udvalget de nærmere regler om valgenes afholdelse og fastsætter de nødvendige frister.
- 3. Valgudvalgets sammensætning
§ 3. Valgudvalget består af 1 repræsentant for VIP og 1 repræsentant for TAP fra hvert hovedområde samt 4 repræsentanter for de studerende på Aarhus Universitet.
Stk. 2. Formanden for Valgudvalget indstilles blandt udvalgets VIP-repræsentanter af udvalget og udpeges af rektor.
Stk. 3. Valgudvalget kan i særlige tilfælde udpege observatører.
§ 4. 1 VIP og 1 suppleant fra hvert hovedområde indstilles af dekanen og udpeges af rektor.
§ 5. 1 TAP og 1 suppleant fra hvert hovedområde indstilles af dekanen og udpeges af rektor.
§ 6. 4 studenterrepræsentanter og suppleanter for disse indstilles af de tre forbund og/eller selvstændige lister, der har fået det højeste stemmetal til bestyrelsesvalget.
Stk. 2. Det forbund/selvstændige valgliste, der får flest stemmer til bestyrelsesvalget, indstiller to repræsentanter og to suppleanter til Valgudvalget.
Stk. 3. Det forbund/selvstændige valgliste, der får næst flest stemmer, indstiller én repræsentant og én suppleant til Valgudvalget.
Stk. 4. Det forbund/selvstændige valgliste, der får tredje flest stemmer, indstiller én repræsentant og én suppleant til Valgudvalget.
Stk. 5. Indstillingen godkendes af rektor.
Stk. 6. De fire studerende repræsenterer i Valgudvalget det forbund/selvstændige liste, der har indstillet dem.
Stk. 7. Er der opstillet færre end tre forbund/selvstændige lister til bestyrelsesvalget, indstiller det forbund/selvstændige liste, der får flest stemmer til bestyrelsesvalget, tre repræsentanter og tre suppleanter til Valgudvalget.
Stk. 8. Det forbund/selvstændige liste, der får næst flest stemmer, indstiller én repræsentant og én suppleant til Valgudvalget.
§ 7. VIP repræsentanter fra AR og HE samt TAP repræsentanter fra ST og BSS varetager hvervet i perioden 1. februar 2012 til og med 30. januar 2014. Derefter indstilles de af dekanen og udpeges af rektor for 4 år.
Stk. 2. VIP repræsentanter fra ST og BSS samt TAP repræsentanter fra AR og HE varetager hvervet i perioden 1. februar 2012 til og med 30. januar 2016. Derefter indstilles de af dekanen og udpeges af rektor for 4 år.
- 4. Formandskabet
§ 8. Formanden udarbejder dagsorden for møderne.
5. Mødeledelse
§ 9. Møderne ledes af formanden. Er formanden fraværende, varetager sekretæren mødeledelsen med henblik på mødets aflysning og berammelse af nyt møde.
Stk. 2. Det er mødeleders opgave at sikre, at dagsordenen overholdes, at alle synspunkter kommer frem og at der bliver konkluderet på punkterne.
6. Mødeafholdelse
§ 10. Formanden indkalder til møder i Valgudvalget.
Stk. 2. Såfremt mindst 3 medlemmer af udvalget ønsker det, skal formanden indkalde til et møde.
7. Dagsorden og indkaldelse til møder
§ 11. Mødeindkaldelse sker med et varsel på minimum 14 dage.
Stk. 2. Alle medlemmer af Valgudvalget modtager senest 7 arbejdsdage før mødets afholdelse en dagsorden. Dagsordenpunkterne skal være så udførligt beskrevet, at medlemmerne har optimale muligheder for at forberede sig.
Stk. 3. Såfremt særlige grunde gør det påkrævet, kan formanden bestemme, at indkaldelse sker med kortere varsel.
Stk. 4. Dagsordenen lægges på relevante elektroniske fora samtidig med udsendelse.
Stk. 5. Dagsordenen godkendes endeligt på møde i Valgudvalget.
8. Afstemningsregler
§ 12. Sager afgøres ved almindeligt flertal blandt de fremmødte medlemmer.
Stk. 2. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende.
Stk. 3. Valgudvalget er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af udvalgets medlemmer er til stede.
9. Referater
§ 13. Valgsekretariatet fungerer som sekretær for udvalget.
Stk. 2. Sekretæren udarbejder et referat fra møderne og sender det til medlemmerne snarest muligt og normalt senest 7 dage efter mødets afholdelse.
Stk. 3. Medlemmerne sender inden for en frist på 7 dage eventuelle kommentarer til referatet.
Stk. 4. Når eventuelle rettelser til referatet efter aftale med formanden er indarbejdet, udsendes det til medlemmerne til skriftlig godkendelse.
Stk. 5. Når referatet er godkendt af medlemmerne, lægges det hurtigst muligt på relevante elektroniske fora.
10. Tavshedspligt
§ 14. Valgudvalgets medlemmer har den tavshedspligt, der følger af forvaltningslovens regler, f.eks. når en oplysning ved lov eller anden gyldig bestemmelse er betegnet som fortrolig, eller når det i øvrigt er nødvendigt at hemmeligholde den for at varetage væsentlige hensyn til institutionens eller private interesser.
11. Ikrafttrædelse, ændringer og opsigelse
§ 15. Forretningsordenen træder i kraft umiddelbart efter det møde, hvor Valgudvalget har fastsat den.
Stk. 2. Ændringsforslag til enkelte paragraffer skal fremsendes til Valgudvalget mindst 1 måned før afholdelse af det møde, hvori ændringen ønskes drøftet.
Stk. 3. Valgudvalget gennemgår forretningsordenen én gang årligt på sit møde i efteråret og vedtager eventuelle ændringer på dette møde.
Stk. 4. Denne forretningsorden erstatter tidligere aftalte forretningsordener.
Vedtaget på møde i Valgudvalget den 21. september 2012.
Aarhus, den 21. september 2012
Jørgen Albæk Jensen
Formand for Valgudvalget