Standardforretningsorden af 11. januar 2008 for akademiske råd

AU-2004-010-009

F O R R E T N I N G S O R D E N

for

...................................................

Udarbejdet inden for rammerne af den standardforretningsorden for akademiske råd, som rektor har fastsat, jf. vedtægt for Aarhus Universitet § 19, stk. 5.

Medlemstal, konstitution m.v.

 

§ 1.           Akademisk Råd består af i alt  ..…(mindst 8)……. medlemmer. Dekanen er født formand. Derudover består Akademisk Råd af .... medlemmer valgt blandt fakultetets videnskabeligt ansatte og  .... medlemmer valgt blandt fakultetets studerende. Desuden deltager …. observatører, valgt blandt fakultetets tekniske og administrative personale.

Stk. 2.    En prodekan deltager i rådets møder uden stemmeret.

Stk. 3.    Akademisk Råd kan indbyde andre ikke-medlemmer til i nærmere angivet omfang at deltage i Akademisk Råds møder som observatører.

Stk. 4.    Observatører har taleret, men ikke stemmeret.

§ 2.           Akademisk Råds studentermedlemmer er valgt for en periode på l år. Akademisk Råds øvrige medlemmer er valgt for en periode på 4 år.

Stk. 2.    På det første møde efter at nyvalgte studentermedlemmer er tiltrådt giver dekanen en orientering om Akademisk Råds arbejde, og rådets mødeplan fastsættes.

Udvalg

§ 3.           Akademisk Råd kan nedsætte rådgivende udvalg, men disse kan ikke tillægges selvstændig kompetence.

Ordinære og ekstraordinære møder, skriftlig behandling

 

§ 4.           Akademisk Råd udøver sin virksomhed i møder, jf. dog § 6. Ordinære møder afholdes på universitetet............................................................ dog ikke i tiden l. juli - 15. august.

Stk. 2.    Senest 4 hverdage inden hver ordinær mødedag udsender dekanen en dagsorden eller en aflysning til medlemmerne. Dagsordenen eller aflysningen skal samtidig offentliggøres på universitetets netsted eller på anden egnet måde. Tillægsdagsorden med supplerende sager kan udsendes senest 2 dage før mødet.

Stk. 3.    Hvis et medlem senest l uge forud for et ordinært møde skriftligt anmoder om behandling af en sag, skal dekanen sætte sagen på dagsordenen for det pågældende møde.

Stk. 4.    Dekanen skal sørge for, at medlemmerne får forelagt de nødvendige oplysninger til bedømmelse af sagerne. Hvis materialet ikke er tilsendt medlemmerne sammen med dagsordenen for et ordinært møde, skal det så vidt muligt fremlægges til gennemsyn i ..........................................…… senest 3 hverdage inden mødet.

§ 5.           Ekstraordinære møder afholdes, når dekanen finder det nødvendigt. Ekstraordinære møder skal endvidere afholdes, hvis der fremsættes krav herom fra en tredjedel af Akademisk Råds medlemmer. Mødet skal afholdes senest l uge efter at kravet er fremsat.

Stk. 2.    Indkaldelse til ekstraordinært møde skal ske med mindst 24 timers varsel. Indkaldelsen skal angive dagsordenspunkterne og indeholde de oplysninger, der er nødvendige til bedømmelse af sagerne.

 

§ 6.           Hvis alle medlemmer er enige herom, kan rutinesager afgøres uden for et møde ved skriftlig behandling. Som grundlag for behandlingen udsendes et forslag til beslutning sammen med de nødvendige oplysninger til bedømmelse af sagen. Medlemmerne skal tilkendegive, om de kan tilslutte sig behandlingsmåden, og i bekræftende fald, om de kan tilslutte sig det udsendte forslag til sagens afgørelse. Såfremt et medlem ikke kan tilslutte sig, at sagen afgøres ved skriftlig behandling, optages sagen som punkt på dagsordenen for næste møde i Akademisk Råd.

Mødeoffentlighed

 

§ 7.           Akademisk Råds møder er offentlige. Akademisk Råd kan dog bestemme, at dørene skal lukkes under behandlingen af enkelte punkter på dagsordenen, hvis det på grund af sagens beskaffenhed eller omstændighederne i øvrigt findes nødvendigt.

Stk. 2.    Finder Akademisk Råd, at dets forhandlinger forstyrres, kan det for det pågældende møde udelukke en eller flere tilhørere. Dørene kan om nødvendigt lukkes for resten af mødet.

Stk. 3.    Dørene skal lukkes ved behandling af sager, hvor det er nødvendigt at hemmeligholde oplysninger for at varetage væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser.

Stk. 4.    Spørgsmål, om hvorvidt en sag giver grundlag for dørlukning, skal forud forhandles for lukkede døre, hvis dette bestemmes af dekanen eller et flertal af medlemmerne.

Stk. 5.    Akademisk Råd kan tillade, at observatører overværer behandlingen af sager for lukkede døre.

Stk. 6.    I sager, der i medfør af stk. 3 behandles for lukkede døre, har medlemmer og observatører tavshedspligt.

Beslutningsdygtighed, mødeledelse og sagernes behandling

 

§ 8.           Akademisk Råd er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af det fastsatte antal medlemmer er til stede.

Stk. 2.    Akademisk Råds møder ledes af formanden. I tilfælde af at dekanens forfald overtager prodekanen mødeledelsen. Mødelederen træffer afgørelse i alle spørgsmål vedrørende mødernes ledelse. Sagerne behandles i mødet i den rækkefølge, hvori de er optaget på dagsordenen.

Stk. 3.    Akademisk Råd kan beslutte at optage nye punkter på dagsordenen, og det kan beslutte at fravige den i dagsordenen angivne rækkefølge for sagernes behandling.

Stk. 4.    Beslutning i sager, der ikke som selvstændige punkter har været optaget på den før et ordinært møde meddelte dagsorden, kan kun træffes, såfremt intet tilstedeværende medlem protesterer herimod.

Stk. 5.    Beslutning i sager, der ikke som selvstændige punkter har været optaget på den før et ekstraordinært møde meddelte dagsorden, kan kun træffes, såfremt alle medlemmer er til stede, og intet medlem protesterer herimod.

§ 9.           Akademisk Råds afgørelser træffes ved simpelt stemmeflertal.

Mødepligt, habilitet og indkaldelse af suppleanter

 

§ 10.       Medlemmerne har pligt til at deltage i Akademisk Råds møder.

Stk. 2.    Medlemmer, der er forhindret i at deltage i et møde, skal underrette dekanen herom inden mødets afholdelse. I beslutningsreferatet anføres for hvert enkelt møde, hvilke medlemmer der har været fraværende.

Stk. 3.    Medlemmerne kan kun deltage i rådets afstemninger, når de personligt er til stede under disse, jf. dog § 6.

§ 11.       Et medlem skal underrette dekanen, hvis der foreligger forhold, der kan give anledning til tvivl om medlemmers habilitet. Underretningen skal så vidt muligt gives inden mødets afholdelse.

Stk. 2.    I tvivlstilfælde afgør Akademisk Råd, om medlemmet kan deltage i behandlingen af den pågældende sag. Hvis medlemmet ikke kan deltage i behandlingen af sagen, indkalder dekanen den pågældendes suppleant, hvis en sådan er valgt, til at deltage i behandlingen.

§ 12.       Når et medlem ved fravær i mindst 2 måneder på grund af sygdom, studierejse eller lignende er ude af stand til at deltage i Akademisk Råds arbejde, indkalder dekanen suppleanten til at indtræde for fraværsperioden. Dekanen afgør, hvorvidt betingelserne for suppleanters indtræden er til stede. Beslutninger vedrørende suppleanters indtræden skal meddeles valgsekretariatet.

Stk. 2.    Mister et medlem sin valgbarhed, udtræder medlemmet af Akademisk Råd. Ved orlov kan rektor (v/valgsekretariatet) efter indstilling fra rådet bestemme, at vedkommende kun udtræder i orlovsperioden.

§ 13.       Indtræder der vakance i Akademisk Råd og er der ikke valgt eller udpeget et tilstrækkeligt antal suppleanter til, at Akademisk Råd kan være fuldtalligt, afgiver rådet indstilling til rektor (v/valgsekretariatet) om, hvorvidt den eller de ledige pladser skal besættes ved suppleringsvalg, eller om besættelsen kan udsættes til næste ordinære valg.

Beslutningsreferat og ekspedition af Akademisk Råds beslutninger

 

§ 14.       Akademisk Råds beslutninger optages i et beslutningsreferat, der så vidt muligt udsendes senest 14 dage efter mødet. Referatet godkendes ved rundsendelse eller forelægges til godkendelse i næste møde. Ethvert medlem kan forlange sin afvigende mening kort optaget i referatet.

Stk. 2.    Dekanen ekspederer Akademisk Råds beslutninger.

Stk. 3.    Godkendte referater af Akademisk Råds møder offentliggøres på universitetets netsted, i det omfang beslutningerne ikke er omfattet af tavshedspligt.

Stk. 4.    Dekanen er ansvarlig for, at Akademisk Råd orienterer aktivt om sit arbejde.

Spørgsmål vedrørende forretningsordenens og standardforretningsordenens forståelse

 

§ 15.       Spørgsmål om forretningsordenens forståelse afgøres af Akademisk Råd.

Stk. 2.    Spørgsmål om standardforretningsordenens forståelse, eller om forretningsordenens overensstemmelse med standardforretningsordenen, skal dog forelægges rektor.

Ændringer i forretningsordenen og standardforretningsordenen

 

§ 16.       Denne forretningsorden træder i kraft...................... Forretningsordenen kan ændres ved almindelig flertalsvedtagelse i Akademisk Råd, når ændringsforslaget er udsendt mindst 14 dage før det møde, hvor det skal behandles.

Stk. 2.    Ændringer i standardforretningsordenen for Akademisk Råd, fastsat af rektor, ændrer samtidig denne forretningsorden.

Stk. 3.    Rektor kan i ganske særlige tilfælde, og inden for vedtægtens rammer, dispensere fra denne forretningsordens bestemmelser.

Aarhus Universitet, den 11. januar 2008                   

Lauritz B. Holm-Nielsen

rektor