Forretningsorden af 15. februar 2010 for universitetsledelsen

Formål

• § 1. Møderne i universitetsledelsen er et fast møde mellem rektor, det øvrige rektorat (prorektor og universitetsdirektør) og lederne af hovedområderne. På mødet drøftes de emner, rektor beslutter at forelægge med henblik på rådgivning om beslutninger, koordinering og udveksling af information.
  
  

Deltagere

• § 2. Følgende deltager i universitetsledelsens møder:
  • Rektor
  • Prorektor
  • Universitetsdirektøren
  • Dekanerne og direktøren for DMU

Derudover deltager som observatører og sekretariat:

• Vicedirektøren for Ledelsessekretariatet
• Sekretariatschefen for Rektoratsstaben
• Universitetets pressechef

Stk. 2. I særlige tilfælde kan dekanerne og direktøren for DMU efter aftale med rektor lade sig repræsentere ved en stedfortræder.

Stk. 3. Rektor kan invitere andre deltagere til at fremlægge emner eller overvære drøftelsen af et eller flere emner.

Mødetilrettelæggelse og -ledelse

• § 3. Møderne tilrettelægges og ledes af rektor.

Stk. 2. I rektors fravær ledes møderne af prorektor.

Mødetid og -sted

• § 4.  Mødet holdes som hovedregel en gang om måneden, på en mandag fra kl. 12-17 i Frandsensalen (Århus).

Sekretariat

• § 5. Universitetsledelsen sekretariatsbetjenes af Rektoratsstaben, der booker mødetidspunkter, mødelokaler, teknisk udstyr og forplejning.

Dagsorden, bilag og referat

• § 6. Rektoratet, dekaner og DMU-direktøren har mulighed for at komme med forslag til dagsordenen. Forslag stilles så tidligt som muligt og senest 2 uger før mødet.

Stk. 2. Sekretariatschefen og vicedirektøren udarbejder forslag til dagsorden. Rektoratet gennemgår udkast til dagsorden på et rektoratsmøde senest to uger før og godkender endeligt dagsordenen en uge før mødet i universitetsledelsen.

• § 7. Vicedirektøren sørger for kvalitetssikring af mødematerialet forud for udsendelse.

Stk. 2. Dagsorden og bilag lægges på hjemmesiden senest tirsdagen før mødet. Bilagene er dog kun tilgængelige via en kode. De faste mødedeltagere får via mail oplyst, når materialet ligger på hjemmesiden. Koden til bilag oplyses samtidig. FALK-kredsen og administrationschefer får kopi af denne mail. En samlet pdf-fil med alle bilag sendes med i denne mail.

• § 8. Funktionen som referent varetages af sekretariatschefen. I dennes fravær varetages funktionen som referent af vicedirektøren.

Stk. 2. Udkast til referat sendes til de faste deltagere senest en uge efter mødet. Deltagerne kommenterer referatet via mail inden for en uge efter modtagelse.

Stk. 3. Referatet godkendes endeligt på det følgende møde.

Stk. 4. Det godkendte referat offentliggøres senest 2 dage efter, at det er godkendt. 

Orientering og tavshedspligt

• § 9. Efter aftale med rektor orienterer mødedeltagerne efterfølgende deres respektive enheder om universitetsledelsens arbejde og beslutninger.

Stk. 2. I sager af fortrolig karakter har deltagerne i mødet tavsheds­pligt i henhold til forvaltningslovens regler.

Spørgsmål vedrørende forretningsordenens forståelse

• § 10. Spørgsmål om denne forretningsordens forståelse afgøres af rektor.

Ikrafttræden

• § 11. Denne forretningsorden træder i kraft den 1. marts 2010.

 Lauritz B. Holm-Nielsen

rektor