Erstattet af standardforretningsorden af 14. september 2000

F 0 R R E T N I N G S 0 R D E N

for

...................................................

Udarbejdet inden for rammerne af den standardforretningsorden for institutbestyrelser, som konsistorium har fastsat, jf. Statut for Aarhus Universitet § 52.

MEDLEMSTAL, KONSTITUTION M.V.

§ l

. Bestyrelsen består af i alt .... medlemmer. Institutlederen er født formand. Derudover består bestyrelsen af .... medlemmer valgt blandt instituttets professorer og heltidsansatte lektorer og .... medlemmer valgt blandt de tekniske og administrative medarbejdere med hovedstilling ved instituttet.

Stk. 2 . En stedfortræder for institutlederen, der ikke er medlem af bestyrelsen, deltager i bestyrelsens møder uden stemmeret. I tilfælde af institutlederens forfald overtager stedfortræderen samtlige de funktioner, der er tillagt institutlederen som født formand for bestyrelsen.

Stk. 3 . Bestyrelsen kan supplere sig med en eller flere observatører valgt af og blandt instituttets studerende.

Stk. 4 . Bestyrelsen kan i øvrigt indbyde ikke-medlemmer til i nærmere angivet omfang at deltage i bestyrelsens møder som observatører. Observatører har taleret, men ikke stemmeret.

§ 2 . Bestyrelsen er valgt for en periode på 3 år.

Stk. 2 . Senest l uge før nyvalgte medlemmers tiltrædelse afholder bestyrelsen konstituerende møde. Indkaldelse til mødet foretages af den afgående institutieder. På mødet gives en orientering om instituttets virksomhed og bestyrelsens arbejde, og bestyrelsens mødeplan fastsættes.

UDVALG

§ 3

. Bestyrelsen kan nedsætte rådgivende udvalg, men disse kan ikke tillægges selvstændig kompetence. Der kan udpeges udvalgsmedlemmer, der ikke er medlemmer af bestyrelsen.

Stk. 2 . Ved nedsættelse af et udvalg træffer bestyrelsen beslutning om udvalgets størrelse og kommissorium og udpeger formanden, medmindre dette overlades til udvalget selv. Ved nedsættelse af ad hoc-udvalg kan bestyrelsen fastsætte en frist for afslutningen af udvalgets arbejde.

Stk. 3 . Udvalgsmøder er ikke offentlige. Et udvalg har pligt til efter anmodning at orientere institutlederen om sit arbejde. Et medlem af bestyrelsen kan indbringe ethvert spørgsmål om et udvalgs virksomhed for bestyrelsen.

ORDINÆRE OG EKSTRAORDINÆRE MØDER, SKRIFTLIG BEHANDLING

§ 4

. Bestyrelsen udøver sin virksomhed i møder, jf. dog § 6. Ordinære møder afholdes på universitetet............................................................ dog ikke i tiden l. juli - 15. august.

Stk. 2 . Senest 4 hverdage inden hver ordinær mødedag udsender institutlederen en dagsorden eller en aflysning til medlemmerne. Dagsordenen eller aflysningen skal samtidig offentliggøres ved opslag eller på anden egnet måde. Tillægsdagsorden med supplerende sager kan udsendes senest 2 dage før mødet.

Stk. 3 . Hvis et medlem senest l uge forud for et ordinært møde skriftligt anmoder om behandling af en sag, skal institutlederen sætte sagen på dagsordenen for det pågældende møde.

Stk. 4 . Institutiederen skal sørge for, at medlemmerne får forelagt de nødvendige oplysninger til bedømmelse af sagerne. Hvis materialet ikke er tilsendt medlemmerne sammen med dagsordenen for et ordinært møde, skal det såvidt muligt fremlægges til gennemsyn i................................................ senest 3 hverdage inden mødet.

§ 5 . Ekstraordinære møder afholdes, når institutiederen finder det nødvendigt. Ekstraordinære møder skal endvidere afholdes, hvis der fremsættes krav herom fra en tredjedel af bestyrelsens medlemmer, eller fra samtlige medlemmer af én af de repræsenterede grupper. Mødet skal afholdes senest l uge efter at kravet er fremsat.

Stk. 2 . Indkaldelse til ekstraordinært møde skal ske med mindst 24 timers varsel. Indkaldelsen skal angive dagsordenspunkterne og indeholde de oplysninger, der er nødvendige til bedømmelse af sagerne.

§ 6 . Hvis alle medlemmer er enige herom, kan rutinesager afgøres uden for et møde ved skriftlig behandling. Som grundlag for behandlingen udsendes et forslag til beslutning sammen med de nødvendige oplysninger til bedømmelse af sagen. Medlemmerne skal tilkendegive, om de kan tilslutte sig behandlingsmåden, og i bekræftende fald, om de kan tilslutte sig det udsendte forslag til sagens afgørelse. Såfremt et medlem ikke kan tilslutte sig, at sagen afgøres ved skriftlig behandling, optages sagen som punkt på dagsordenen for næste møde i bestyrelsen.

MØDEOFFENTLIGHED

§ 7

. Bestyrelsens møder er offentlige. Bestyrelsen kan dog bestemme, at dørene skal lukkes under behandlingen af enkelte punkter på dagsordenen.

Stk. 2 . Finder bestyrelsen, at dens forhandlinger forstyrres, kan den for det pågældende møde udelukke en eller flere tilhørere. Dørene kan om nødvendigt lukkes for resten af mødet.

Stk. 3 . Dørene skal lukkes ved behandling af sager, hvor det er nødvendigt at hemmeligholde oplysninger for at varetage væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser. Dette betyder, at blandt andet følgende sager skal behandles for lukkede døre:

l . Sager om enkeltpersoners personlige eller økonomiske forhold, herunder sager om ansættelser, forfremmelser og afskedigelser.
2.Sager om planer eller forhandlinger om køb eller leje af fast ejendom.
3. Sager om bedømmelse af ordrer til eller tilbud fra leverandører.

Stk. 4 . Spørgsmål, om hvorvidt en sag giver grundlag for dørlukning, skal forud forhandles for lukkede døre, hvis dette bestemmes af institutiederen eller et flertal af medlemmerne.

Stk. 5 . Bestyrelsen kan tillade, at observatører overværer behandlingen af sager for lukkede døre.

Stk. 6 . Rektor eller en af ham udpeget person har ret til at overvære en sags behandling for lukkede døre.

Stk. 7 . I sager, der i medfør af stk. 3 behandles for lukkede døre, har medlemmer og observatører tavshedspligt.

BESLUTNINGSDYGTIGHED, MØDELEDELSE OG SAGERNES BEHANDLING

§ 8

. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af det fastsatte antal medlemmer er til stede.

Stk. 2 . Bestyrelsens møder ledes af formanden. Mødelederen træffer afgørelse i alle spørgsmål vedrørende forhandlingernes ledelse og iagttagelse af god orden under mødet. Endvidere formulerer han med tilslutning fra forslagsstillerne de punkter, om hvilke der skal stemmes.

Stk. 3 . Enhver, der ønsker ordet, skal markere dette over for mødelederen, der giver ordet til medlemmerne i den orden, hvori de har begæret det. Mødelederen kan dog fravige denne rækkefølge, såfremt han anser det for ønskeligt af hensyn til sagens oplysning.

Stk. 4 . Ethvert forslag under forhandlingerne rettes til mødelederen. Denne afgør, hvornår fremsatte forslag skal sættes til afstemning.

Stk. 5 . Spørgsmål, der i henhold til denne paragraf henhører under mødelederens afgørelse, skal dog afgøres af bestyrelsen, såfremt denne efter forslag fra et medlem bestemmer det.

§ 9 . Sagerne behandles i mødet i den rækkefølge, hvori de er optaget på dagsordenen.

Stk. 2 . Ethvert medlem kan ved mødets begyndelse begære ordet til dagsordenen, herunder med henblik på optagelse af nye dagsordenspunkter eller vedrørende en sags behandling for åbne eller lukkede døre.

Stk. 3 . Bestyrelsen kan beslutte at optage nye punkter på dagsordenen, og den kan beslutte at fravige den i dagsordenen angivne rækkefølge for sagernes behandling.

Stk. 4 . Beslutning i sager, der ikke som selvstændige punkter har været optaget på den før et ordinært møde meddelte dagsorden, kan kun træffes, såfremt intet tilstedeværende medlem protesterer herimod.

Stk. 5 . Beslutning i sager, der ikke som selvstændige punkter har været optaget på den før et ekstraordinært møde meddelte dagsorden, kan kun træffes, såfremt alle medlemmet er til stede, og intet medlem protesterer herimod.

AFSTEMNING OM FORSLAG

§ 10

. Skønner mødelederen, at en sags udfald er utvivlsom, udtaler han dette med angivelse af den opfattelse, han har med hensyn til sagens afgørelse. Dersom intet medlem herefter forlanger afstemning, kan mødelederen erklære sagen for afgjort uden afstemning i overensstemmelse med den af ham angivne opfattelse.

§ l l . Afstemning sker ved håndsoprækning eller ved navneopråb. Ethvert medlem kan dog kræve, at der foretages skriftlig afstemning på stemmesedler, der tilvejebringes og udleveres af mødelederen.

Stk. 2 . Beslutninger træffes ved almindeligt stemmeflertal blandt de fremmødte. Står stemmerne lige, er mødelederens stemme udslagsgivende.

Stk. 3 . Er der kun fremsat ét forslag, er dette vedtaget, når der for forslaget stemmer et flertal af de medlemmer, der har afgivet deres stemme, dvs. stemt enten for eller imod forslaget. Blanke stemmer medregnes således ikke i de afgivne stemmer.

Stk. 4 . Er der fremsat to eller flere sideordnede forslag, afgøres ved afstemning mellem disse, hvilket af forslagene, der kan opnå størst tilslutning. Dette forslag sættes herefter til afstemning i henhold til reglerne i stk. 3.

Stk. 5 . Afstemning om ændringsforslag skal altid foretages før afstemningen om hovedforslaget. Det mest vidtgående ændringsforslag sættes under afstemning først.

Stk. 6 . Mødelederen træffer beslutning om afstemningernes omfang og rækkefølge. Såfremt ét medlem forlanger det, skal mødelederen dog lade disse spørgsmål afgøre af bestyrelsen.

VALG AF PERSONER

§ 12

. Ved valg af medlemmer til udvalg, bestyrelser og lignende, kan mødelederen, såfremt han finder det sandsynligt, at bestyrelsen vil vælge eller genvælge en bestemt kandidat, stille forslag om, at den pågældende vælges uden afstemning. Dersom intet medlem herefter forlanger afstemning, er den foreslåede kandidat valgt.

§ 13 . Skal der vælges ét medlem blandt flere kandidater anvendes flertalsvalg. Flertalsvalg skal, hvis et medlem kræver det, ske ved skriftlig afstemning på stemmesedler, der tilvejebringes og udleveres af mødelederen.

Stk. 2 . Ved flertalsvalg er den kandidat valgt, der har opnået mere end halvdelen af de stemmer, der tilsammen er afgivet på de opstillede kandidater.

Stk. 3 . Opnås sådant flertal ikke ved første afstemning, foretages ny afstemning, hvortil nye kandidater kan bringes i forslag.

Stk. 4 . Opnås sådant flertal heller ikke ved anden afstemning, foretages afstemning mellem de to, der ved anden afstemning har fået flest stemmer, således at det ved stemmelighed afgøres ved lodtrækning, på hvilke to der ved tredje afstemning skal stemmes. Står stemmerne lige ved tredje afstemning er mødelederens stemme udslagsgivende.

§ 14 . Skal der vælges to eller flere medlemmer anvendes forholdstalsvalg, medmindre der er enighed om at anvende en anden valgmetode.

Stk. 2 . Ved forholdstalsvalg opfordrer mødelederen medlemmerne til at dele sig i afstemningsgrupper, der hver for sig er enige om at støtte et eller flere af gruppens medlemmer som kandidater ved det pågældende valg af udvalgsmedlemmer.

Stk. 3 . Såfremt et medlem anmoder herom, suspenderes mødet under gruppedannelsen og genoptages efter udløbet af en af mødelederen fastsat frist. Efter genoptagelsen af mødet meddeler medlemmerne, hvilke afstemningsgrupper de har tilsluttet sig, hvilket noteres af mødelederen. En afstemningsgruppe kan ikke modsætte sig, at et medlem tilslutter sig gruppen.

Stk. 4 . Hver gruppes medlemstal deles med l, 2, 3 osv. De herefter fremkomne kvotienter angiver den rækkefølge, i hvilken de enkelte afstemningsgrupper kan udpege deres kandidater. Er to eller flere kvotienter lige store, afgøres rækkefølgen ved lodtrækning, der foretages af mødelederen. Hvis der skal udpeges både medlemmer og suppleanter, kan en gruppe, samtidig med, at den udpeger et medlem, udpege en personlig suppleant for vedkommende.

Stk. 5 . Såfremt der er fastsat nærmere bestemmelser vedrørende et udvalgs sammensætning, skal disse bestemmelser overholdes ved afstemningsgruppens udpegning af medlemmer og eventuelle suppleanter. Udpegningen sker i den rækkefølge, kvotienterne angiver, og udpegningen bringes til ophør, når de resterende pladser kun kan besættes på én måde. Kan de resterende pladser besættes på flere måder, men kan en afstemningsgruppe ikke under overholdelse af bestemmelserne for udvalgets sammensætning udpege et medlem inden for gruppen, kan den udpege et medlem uden for gruppen, såfremt vedkommende accepterer udpegningen. Kan eller ønsker gruppen ikke at udpege et medlem uden for gruppen, går udpegningsretten videre til den afstemningsgruppe, der på dette tidspunkt har den næsthøjeste kvotient.

Stk. 6 . Giver en af stemningsgruppe af kald på sin ret til at få en eller flere repræsentanter, fordeles de ledigblevne pladser mellem de andre grupper på den foran angivne måde.

Stk. 7 . Udtræder et medlem i løbet af funktionsperioden af et udvalg, besættes den ledige plads af vedkommendes suppleant, hvis en sådan er udpeget. Er der ikke udpeget nogen suppleant for det udtrædende medlem, afholdes nyvalg til samtlige pladser i udvalget.

MØDEPLIGT, HABILITET OG INDKALDELSE AF SUPPLEANTER

§ 15

. Medlemmerne har pligt til at deltage i bestyrelsens møder.

Stk. 2 . Medlemmer, der er forhindret i at deltage i et møde, skal underrette institutlederen herom inden mødets afholdelse. I beslutningsreferatet anføres for hvert enkelt møde, hvilke medlemmer der har været fraværende.

Stk. 3 . Medlemmerne kan kun deltage i bestyrelsens afstemninger, når de personligt er til stede under disse, jf. dog § 6.

§ 16 . Et medlem skal underrette institutlederen, hvis der foreligger forhold, der kan give anledning til tvivl om medlemmers habilitet. Underretningen skal så vidt muligt gives inden mødets afholdelse.

Stk. 2 . Institutlederen afgør, om medlemmet kan deltage i behandlingen af den pågældende sag. Hvis medlemmet ikke kan deltage i behandlingen af sagen, indkalder institutlederen den pågældendes suppleant, hvis en sådan er valgt, til at deltage i behandlingen.

§ 17 . Når et medlem ved fravær i mindst 2 måneder på grund af sygdom, studierejse eller lignende er ude af stand til at deltage i bestyrelsens arbejde, indkalder institutlederen suppleanten til at indtræde for fraværsperioden. Institutlederen afgør, hvorvidt betingelserne for suppleanters indtræden er til stede. Beslutninger vedrørende suppleanters indtræden skal meddeles rektor.

Stk. 2 . Mister et medlem sin valgbarhed, udtræder medlemmet af bestyrelsen. Ved orlov kan bestyrelsen bestemme, at vedkommende kun udtræder i orlovsperioden.

§ 18 . Indtræder der vakance i bestyrelsen og er der ikke valgt eller udpeget et tilstrækkeligt antal suppleanter til, at bestyrelsen kan være fuldtallig, afgiver bestyrelsen indstilling til rektor om, hvorvidt den eller de ledige pladser skal besættes ved suppleringsvalg, eller om besættelsen kan udsættes til næste ordinære valg.

BESLUTNINGSREFERAT OG EKSPEDITION AF BESTYRELSENS BESLUTNINGER

§ 19

. Bestyrelsens beslutninger optages i et beslutningsreferat, der forelægges til godkendelse i næste møde. Ethvert medlem kan forlange sin afvigende mening kort optaget i referatet. Ved sager, der skal fremsendes til anden myndighed, kan medlemmet forlange, at denne samtidig gøres bekendt med indholdet af referatet. Dersom det pågældende medlem ved sagens fremsendelse ønsker at ledsage denne med en begrundelse for sit standpunkt, skal han meddele dette til institutlederen, der fastsætter en frist for aflevering af begrundelsen.

Stk. 2 . Institutlederen ekspederer bestyrelsens beslutninger.

Stk. 3 . Godkendte referater af bestyrelsens møder offentliggøres på instituttet, i det omfang beslutningerne ikke er omfattet af tavshedspligt. Referatet sendes til rektor og til dekanen.

SPØRGSMÅL VEDRØRENDE FORRETNINGSORDENENS OG STANDARDFORRETNINGSORDENENS FORSTÅELSE

§ 20

. Spørgsmål om forretningsordenens forståelse afgøres af bestyrelsen.

Stk. 2 . Spørgsmål om standardforretningsordenens forståelse, eller om forretningsordenens overensstemmelse med standardforretningsordenen, skal dog forelægges rektor.

ÆNDRINGER I FORRETNINGSORDENEN OG STANDARDFORRETNINGSORDENEN

§ 21

. Denne forretningsorden træder i kraft...................... Forretningsordenen kan ændres ved almindelig flertalsvedtagelse i bestyrelsen, når ændringsforslaget er udsendt mindst 14 dage før det møde, hvor det skal behandles.

Stk. 2 . Ændringer i standardforretningsordenen for institutbestyreiser, vedtaget af konsistorium, ændrer samtidig denne forretningsorden.

Stk. 3 . Rektor kan i ganske særlige tilfælde, og inden for statuttens rammer, dispensere fra denne forretningsordens bestemmelser.