Statsbiblioteket (samarbejdsaftale)
ORDNING A
Statsbiblioteket i Århus er i forbindelse med institut- og afdelingsbibliotekerne universitetsbibliotek for Aarhus Universitet (jf. Statsbibliotekets reglement).
For samarbejdet mellem Statsbiblioteket og et institut gælder enten ordning A eller ordning B. Under ordning A varetager Statsbiblioteket hele den biblioteksmæssige administration for instituttet, under ordning B primært katalogiseringen. Som hovedbibliotek for alle universitetets institutter vedligeholder Statsbiblioteket en katalog over de to institutioners bøger og tidsskrifter. Statsbiblioteket foranlediger endvidere, at litteraturanskaffelserne på samtlige institutter optages i "Accessionskatatlogen" (og i andre fortegnelser efter særlig aftale).
Oprettelse af institutter samt administrative ændringer, der har væsentlig biblioteksmæssig betydning, meddeles Statsbiblioteket af Aarhus Universitet (jf. dog kap. XI ). Statsbiblioteket aftaler med instituttet, hvilken ordning der ønskes gennemført, og der affattes efter Aarhus Universitets (fakultetsrådets) godkendelse en skriftlig overenskomst herom. Ved nedlæggelse af et institut med bibliotek giver Aarhus Universitet Statsbiblioteket underretning om den fremtidige placering og varetagelse af det pågældende institutbibliotek.
Ud over det i aftalens enkelte kapitler foreskrevne samarbejde tilstræbes en koordinering på fagligt plan af de to institutioners indkøb af dokumentationsmateriale med henblik på den bedst mulige samlede dækning og den optimale udnyttelse af de økonomiske ressourcer.
I INDKØB
Indkøb (d.v.s. alle funktioner i forbindelse med bestilling, accessionering og betaling) af litteratur og andet dokumentationsmateriale foretages af Statsbiblioteket snarest muligt efter instituttets skriftlige anmodning på særlige blanketter.
Den biblioteksmæssige behandling af litteratur til instituttet sker sideløbende med behandlingen af Statsbibliotekets eget materiale. Bøgerne forsynes med stempel, der angiver, at de hører til det pågældende institutbibliotek.
Ved finansårets begyndelse meddeler instituttet skriftligt Statsbibliotekets bogholderi, hvor stor en sum af instituttets annuum, der vil kunne anvendes til indkøb af litteratur. Hvis instituttets indbinding administreres gennem Statsbiblioteket, er det den samlede sum til litteraturindkøb og indbinding, der ønskes meddelt.
Ændringer af den oprindeligt meddelte bevilling til indkøb af litteratur samt oplysning om særbevillinger, pengegaver eller andre midler til dette formål meddeles til Statsbibliotekets bogholderi snarest muligt.
Statsbiblioteket fører regnskab over indkøbene til instituttet. som holdes løbende underrettet om forbruget. Det er instituttets ansvar, at det fastsatte beløb ikke overskrides.
Instituttets regninger i forbindelse med litteraturindkøb (og indbinding) betales af Statsbiblioteket, som også formidler evt. reklamationer til leverandørerne. Ved finansårets slutning får Statsbiblioteket sine udlæg refunderet af Aarhus Universitet.
II BYTTEFORBINDELSER OG BOGGAVER
Instituttets publikationer kan indgå i Statsbibliotekets almindelige udvekslingsvirksomhed. Er der tale om løbende publikationer, kan der træffes aftale med Statsbiblioteket om evt. modydelser m.v.
Litteratur, der indgår i instituttets bibliotek ved udveksling eller som gave, behandles efter samme retningslinjer som de normalt indkøbte bøger og tidsskrifter. Dog må der ved større gaver eller lignende træffes særlig aftale.
III KATALOGISERING
Statsbiblioteket katalogiserer efter sine til enhver tid gældende regler instituttets litteratur straks efter modtagelsen. Umiddelbart efter katalogiseringen sendes bogen sammen med en kladdeseddel til instituttet, senere følger trykte katalogkort med instituttets aftalte signatur. For tidsskrifters vedkommende følger katalogkort uden forudgående kladdeseddel.
Disse kort fremstilles i standardformat i det antal, instituttet har behov for. Instituttet forpligter sig til at opbevare katalogkortene i kartoteker, der til enhver tid vil være tilgængelige for Statsbiblioteket i ajourført stand.
Statsbiblioteket opretholder til intern brug et selvstændigt alfabetisk kartotek over instituttets bestand. I Statsbibliotekets offentligt tilgængelige alfabetiske hovedkartotek registreres kun de værker på instituttet, som ikke findes i Statsbiblioteket.
IV REVISION
Revision af institutbibliotekets bestand foretages af Statsbiblioteket én gang årligt eller efter nærmere aftale.
V BENYTTELSE
Institutbiblioteket er i princippet et præsensbibliotek.
Instituttet stiller - i det omfang hensynet til det daglige arbejde tillader det - sin litteratur til rådighed for udlån gennem Statsbiblioteket.
VI UDRANGERING
Litteratur, som instituttet ønsker at udrangere, afgives til Statsbiblioteket til opbevaring eller evt. kassation efter nærmere aftale.
VII DEPONERING
Fra Statsbiblioteket kan værker eller tidsskrifrækker, der må anses for særlig vigtige for et (enkelt) instituts daglige arbejde, udlånes til det pågældende institut for en længere periode eller på ubestemt tid, for så vidt der ikke i Statsbiblioteket er permanent behov for bøgerne. Anmodning om sådanne deponeringer (permanente lån) tilstilles overbibliotekaren skriftligt.
Den deponerede litteratur må altid være tilgængelig for udlån gennem Statsbiblioteket, ligesom det naturligvis er en forudsætning, at den på instituttet opbevares under betryggende forhold. Permanente lån vil til enhver tid kunne tilbagekaldes af Statsbiblioteket med rimeligt varsel.
VIII INDBINDING
Ønskes indbinding foretaget gennem Statsbiblioteket, må instituttet levere bøgerne i rimelige partier. Medmindre der foreligger en fast aftale, må instituttet samtidig på en særlig blanket meddele, hvilke bindtyper der ønskes anvendt. Statsbiblioteket kan yde sagkyndig assistance ved vurdering af indbindingsarbejde.
IX TRANSPORT
Statsbiblioteket påtager sig transporten i forbindelse med den biblioteksmæssige behandling af instituttets bøger, herunder udlån gennem Statsbiblioteket.
X ERSTATNING
Statsbiblioteket påtager sig intet erstatningsansvar for institutbøger, der beskadiges eller bortkommer under den interne biblioteksmæssige behandling, herunder transporten.
For institutbøger, der beskadiges eller bortkommer under udlån gennem Statsbiblioteket, har dette erstatningspligt over for instituttet.
For bøger fra Statsbiblioteket, der beskadiges eller bortkommer under udlån (herunder deponering) på instituttet, har dette erstatningspligt over for biblioteket (jf. Statsbibliotekets reglement).
XI ÆNDRING AF ORDNINGEN
Misligholder instituttet aftalen i en sådan grad, at Statsbibliotekets administration af ordningen umuliggøres, kan Statsbiblioteket med tre måneders varsel opsige aftalen pr. 31. marts. Instituttet kommer da under ordning B.
Hvis instituttet Ønsker at gå fra ordning A til ordning B, gælder samme varsel og termin, således at nyordningen starter pr. l. april.
Ovenstående aftale blev efter behandling i underudvalg og i de to institutioners samarbejdsorgan godkendt af Statsbibliotekets samarbejdsudvalg i november 1974 og af Konsistorium i december 1974.
ORDNING B
Statsbiblioteket i Århus er i forbindelse med institut- og afdelingsbibliotekerne universitetsbibliotek for Aarhus Universitet (jf. Statsbibliotekets reglement).
For samarbejdet mellem Statsbiblioteket og et institut gælder enten ordning A eller ordning B. Under ordning A varetager Statsbiblioteket hele den biblioteksmaessige administration for instituttet, under ordning B primært katalogiseringen. Som hovedbibliotek for alle universitetets institutter vedligeholder Statsbiblioteket en katalog over de to institutioners bøger og tidsskrifter. Statsbiblioteket foranlediger endvidere. at litteraturanskaffelserne på samtlige institutter optages i "Accessionskatalogen" (og i andre fortegnelser efter særlig aftale).
Oprettelse af institutter samt administrative ændringer, der har væsentlig biblioteksmæssige betydning, meddeles Statsbiblioteket af Aarhus Universitet (jf. dog kap. XI ). Statsbiblioteket aftaler med instituttet, hvilken ordning der ønskes gennemført, og der affattes efter Aarhus Universitets (fakultetsrådets) godkendelse en skriftlig overenskomst herom. Ved nedlæggelse af et institut med bibliotek giver Aarhus Universitet Statsbiblioteket underretning om den fremtidige placering og varetagelse af det pågældende institutbibliotek.
Ud over det i aftalens enkelte kapitler foreskrevne samarbejde tilstræbes en koordinering på fagligt plan af de to institutioners indkøb af dokumentationsmateriale med henblik på den bedst mulige samlede dækning og den optimale udnyttelse af de økonomiske ressourcer.
I INDKØB
Indkøb (d.v.s. alle funktioner i forbindelse med bestilling, accessionering og betaling) af litteratur og andet dokumentationsmateriale foretages af instituttet. Evt. reklamationer foretages af instituttet direkte over for leverandørerne.
Bøgerne forsynes med stempel, der angiver, at de hører til det pågældende institutbibliotek.
Instituttet fører selv regnskab over sine indkøb og giver ved finansårets slutning Statsbiblioteket meddelelse om det samlede forbrug til litteraturanskaffelse og indbinding.
II BYTTEFORBINDELSER OG BOGGAVER
Instituttets publikationer kan indgå i Statsbibliotekets almindelige udvekslingsvirksomhed. Er der tale om løbende publikationer, kan der træffes aftale med Statsbiblioteket om evt. modydelser m.v.
Litteratur, der indgår i instituttets bibliotek ved udveksling eller som gave, behandles efter samme retningslinjer som de normalt indkøbte bøger og tidsskrifter. Dog må der ved større gaver eller lignende træffes særlig aftale.
III KATALOGISERING
Statsbiblioteket katalogiserer instituttets litteratur efter sine til enhver tid gældende regler. Instituttet sender enten løbende eller efter særlig aftale nyindkøbte bøger til behandling i Statsbibliotekets universitetskatalogisering. Første hæfte eller bind af nyindkøbte tidsskrifter sendes til behandling i Statsbibliotekets tidsskriftafdeling, som herudover holdes løbende skriftligt underrettet om afbestilling og andre ændringer i instituttets tidsskrifthold.
Umiddelbart efter katalogiseringen sendes bogen sammen med en kladdeseddel til instituttet; senere følger trykte katalogkort med instituttets aftalte signatur. For tidsskrifters vedkommende følger katalogkort uden forudgående kladdeseddel.
Disse kort fremstilles i standardformat i det antal. instituttet har behov for. Instituttet forpligter sig til at opbevare katalogkortene i kartoteker, der til enhver tid vil være tilgængelige for Statsbiblioteket i ajourført stand.
Statsbiblioteket opretholder til intern brug et selvstændigt alfabetisk kartotek over instituttets bestand. I Statsbibliotekets offentligt tilgængelige alfabetiske hovedkartotek registreres kun de værker på instituttet, som ikke findes i Statsbiblioteket.
IV REVISION
Revision af institutbibliotekets bestand foretages af Statsbiblioteket én gang årligt eller efter nærmere aftale.
V BENYTTELSE
Institutbiblioteket er i princippet et præsensbibliotek.
Instituttet stiller - i det omfang hensynet til det daglige arbejde tillader det - sin litteratur til rådighed for udlån gennem Statsbiblioteket.
VI UDRANGERING
Litteratur, som instituttet ønsker at udrangere, afgives til Statsbiblioteket til opbevaring eller evt. kassation efter nærmere aftale.
VII DEPONERING
Fra Statsbiblioteket kan værker eller tidsskriftrækker. der må anses for særlig vigtige for et (enkelt) instituts daglige arbejde, udlånes til det pågældende institut for en længere periode eller på ubestemt tid, for såvidt der ikke i Statsbiblioteket er permanent behov for bøgerne. Anmodning om sådanne deponeringer (permanente lån) tilstilles overbibliotekaren skriftligt.
Den deponerede litteratur må altid være tilgængelig for udlån gennem Statsbiblioteket, ligesom det naturligvis er en forudsætning, at den på instituttet opbevares under betryggende forhold. Permanente lån vil til enhver tid kunne tilbagekaldes af Statsbiblioteket med rimeligt varsel.
VIII INDBINDING
Ønskes indbinding foretaget gennem Statsbiblioteket, må instituttet levere bøgerne i rimelige partier. Medmindre der foreligger en fast aftale, må instituttet samtidig på en særlig blanket meddele, hvilke bindtyper der ønskes anvendt. Statsbiblioteket kan yde sagkyndig assistance ved vurdering af indbindingsarbejde.
IX TRANSPORT
Statsbiblioteket påtager sig transporten i forbindelse med den biblioteksmæssige behandling af instituttets bøger, herunder udlån gennem Statsbiblioteket.
X ERSTATNING
Statsbiblioteket påtager sig intet erstatningsansvar for institutbøger, der beskadiges eller bortkomrner under den interne biblioteksmæssige behandling, herunder transporten.
For institutbøger, der beskadiges eller bortkommer under udlån gennem Statsbiblioteket, har dette erstatningspligt over for instituttet.
For bøger fra Statsbiblioteket, der beskadiges eller bortkommer under udlån (herunder deponering) på instituttet, har dette erstatningspligt over for biblioteket (jf. Statsbibliotekets reglement).
XI ÆNDRING AF ORDNINGEN
Instituttet kan med tre måneders varsel gå fra ordning B til ordning A pr. l. april under forudsætning af Statsbibliotekets accept.
Ovenstående aftale blev efter behandling i underudvalg og i de to institutioners samarbejdsorgan godkendt af Statsbibliotekets samarbejdsudvalg i november 1974 og af Konsistorium i december 1974.
Foranstående ordninger A og B godkendes af undervisningsministeriet, direktoratet for de videregående uddannelser, den 22. april 1975.
P.D.V.
Birgit Andersen
Foranstående ordninger A og B godkendes af ministeriet for kulturelle anliggender, idet der under hensyn til de endnu ikke fastsatte generelle retningslinjer for samarbejdet mellem hovedbibliotek og institutbibliotek ved læreanstalter tages forbehold om adgang til revision af nærværende samarbejdsaftale, således at denne kan bringes i overensstemmelse med fremtidigt vedtagne standardregler.
Ministeriet for kulturelle anliggender, den 16. juni 1975.
P. M. V.
E. B.
Birgit Skole