Budgetkontorets vejledning af 13. januar 1994 vedrørende skriftligt undervisnigsmateriale (Under revision)

Undervisningsministeriets cirkulære af 15. januar 1980 om udlevering og salg af skriftligt undervisningsmateriale samt om de bevillings- og konteringsmæssige forhold i forbindelse hermed fastsætter regler for, i hvilke tilfælde undervisningsmateriale kan udleveres gratis, og i hvilke tilfælde der skal opkræves betaling.

Nedenstående regler afløser de af KF den 12. juni 1980 vedtagne interne regler for administration af cirkulærets bestemmelser. Der er tale om en ajourføring af reglerne under hensyn til ændringerne i de overordnede budget- og regnskabsregler.

1. Bevillingsmæssige forhold

Indtægter ved salg af skriftligt undervisningsmateriale er omfattet af reglerne om supplerende mindre virksomhed, jf. Budgetvejledning 1992, pkt. 21.31.10. Der kan afholdes merudgifter svarende til indtægterne excl. moms.

Indtægter og udgifter optages på forslag til tillægsbevillingslov.

2. Prisfastsættelse

For finansåret 1994 er der følgende vejledende satser:

Satserne er pr. A4-ark med tryk på 1 eller 2 sider, og er baseret på gennemsnitsberegninger. Der er ikke i de vejledende takster taget hensyn til evt. COPY-DAN-vederlag, jf. pkt. 3.

Udsalgsprisen skal mindst svare til indkøbsprisen incl. moms.

Især for fotokopiering gælder, at fremstillingsprisen pr. fotokopi kan variere mærkbart afhængig af den anvendte maskintype. Hvis den dokumenterede fremstillingspris pr. kopi afviger væsentligt fra den vejledende takst, kan der fastsættes en anden pris.

3. COPY-DAN

Institutterne må ikke producere, udlevere eller sælge undervisningsmateriale i strid med reglerne i lov om ophavsret. Indtil videre er der ikke indgået en aftale mellem Undervisningsministeriet og COPY-DAN om fælles regler for betaling af kopieringsrettigheder. Institutterne skal derfor indhente tilladelse fra rettighedshaverne (forfatter, forlag, illustrator m.v.) til trykning eller kopiering af ophavsretligt beskyttet materiale. Institutterne kan betale vederlag til rettighedshaverne for opnåelse af kopieringsrettigheder. Sådanne vederlag bør indregnes i udsalgsprisen.

4. Salg og betaling

Det pålægges institutterne inden for cirkulærets regler at træffe beslutninger om for hvilket materiale, der skal opkræves betaling, at fastsætte udsalgspriserne på basis af de fastsatte satser, samt at tilrettelægge en hensigtsmæssig procedure med henblik på salg og opkrævning.

Cirkulærets bestemmelser, §§ 1 og 3, fortolkes af universitetet således, at der ved offset trykt materiale regnes i ark.

Salget af skriftligt undervisningsmateriale kan foregå som:

Som hovedregel for opkrævning af betaling gælder, at betaling skal ske som a contobetaling ved semesterstart, hvis omfanget af undervisningsmaterialet kendes på forhånd, eller senest i løbet af 2. måned i semesteret. Ved semesterets afslutning foretages en vurdering af behovet for justering (meropkrævning/tilbagebetaling) af de indbetalte a conto beløb. Der henvises i den forbindelse til bestemmelserne om gratis udlevering i cirkulærets § 1. I øvrigt er proceduren som under "kontantsalg".

5. Udlevering og opbevaring.

Det overlades til de enkelte institutter selv at tilrettelægge en hensigtsmæssig procedure for udlevering og opbevaring af undervisningsmateriale under iagttagelse af de praktiske forhold og muligheder (se også nedenfor under lagerregnskab).

Hvor praktiske og økonomiske hensyn taler for, at materialet udleveres ved selvbetjening, skal svind minimeres. Dette kan for eksempel gøres ved, at det tydeligt fremgår til hvilken undervisning materialet er beregnet, samt at materialet kun ligger fremme i passende kort tid og i lokaler, der er under opsyn.

Materiale, der ikke er blevet solgt eller udleveret, skal makuleres (med notering i lagerregnskabet). Materiale bør dog altid opbevares i mindst 2 år.

6. Afregning og kontering.

Indtægter ved salg af undervisningsmateriale registreres over instituttets kontantkasse. Hvis et institut ikke har en sådan kontantkasse, bedes henvendelse om afregningsform rettet til Regnskabsafdelingen.

Hvor opkrævning af betaling sker i forbindelse med løbende udlevering af materiale, bedes institutterne til eget brug føre en kontrolliste over hvilke af deltagerne i den pågældende undervisning, der har betalt. Dette har praktisk betydning dels ved opgørelsen af eventuelle restancer/debitorer, dels ved en eventuel tilbagebetaling/efterregulering.

Salget registreres under ordinær virksomhed (RK 10), og konto 2180.10 anvendes, jf. den interne kontoplan. (Ved forsendelse til andet EF-land end Danmark anvendes dog konto 2180.95).

7. Lagerregnskab.

For hvert sæt materiale oprettes et lagerkort. Det skal heraf fremgå i hvor stort et oplag, materialet er fremstillet, hvor meget, der er solgt, udleveret til salg og udleveret gratis. Lagerkortet skal føres løbende (med datering), og det skal fremgå af hvem, det er ført.

Det skal endelig fremgå hvor mange eksemplarer, der er til rest (som forbliver usolgte), og det skal påføres, hvornår et eventuelt restlager er makuleret.

Instituttet udarbejder årligt pr. 31. december en lageropgørelse, som skal bero i instituttet.

8. Vejledning.

Henvendelse om yderligere vejledning kan rettes til Torben Jensen, Regnskabsafdelingen (tlf. lokal 1202).

Kirsten Skjødt
kontorchef