Personale- og udviklingskontorets vejledning om ansættelse af studentermedhjælpere og studenterprogrammører Senest opdateret 8. april 2009

1. Indledning og indholdsfortegnelse

Denne vejledning er er målrettet til de institutsekretærer, som skal udfærdige ansættelsesbreve til studentermedhjælpere/studenterprogrammører. Spørgsmål til vejledningen kan rettes til Jens Kristian Birthin, Personale- og udviklingskontoret, tlf. 89421163 eller jkb@adm.au.dk

Indholdsfortegnelse.

1. Indledning og indholdsfortegnelse
2. Procedure (oplysningsskema og ansættelsesbrev)
3. Overenskomster og organisationsaftaler
4. Lønindplacering
5. Pension
6. Godtgørelse for 1. og 2. ledighedsdag
7. Sygdom
8. Barsel
9. Personsag
10. Afsked

• Bilag 1. Studenterlønninger (HK/STAT)
• Bilag 2. Studenterlønninger (PROSA/STAT)
• Bilag 3. Eksempel på indplacering af en studentermedhjælper (HK/STAT)
• Bilag 4. Eksempel på indplacering af en studenterprogrammør (PROSA/STAT)
• Bilag 5. Standardansættelsesbreve HK/STAT
• Bilag 6. Standardansættelsesbreve PROSA/STAT
• Bilag 7. Oplysningsskema ved nyansættelse (HK/STAT)
• Bilag 8. Oplysningsskema ved nyansættelse (PROSA/STAT)

2. Procedure (oplysningsskema og ansættelsesbrev)

For at sikre, at alle studentermedhjælpere (i det følgende dækker ordet studentermedhjælper også studenterprogrammører), der har krav herpå, får pension m.v. har Aarhus Universitet besluttet, at studentermedhjælpere skal have et ansættelsesbrev senest 1 måned efter, at ansættelsesforholdet er påbegyndt.

Ved ansættelse af en studentermedhjælp for en periode på op til 3 uger , er det imidlertid ikke nødvendigt at udfærdige ansættelsesbrev. I disse tilfælde kan man nøjes med at indsende timesedler til Lønkontoret. Der skal dog være tale om en midlertidig, kort (maks. 3 uger) og afsluttet ansættelsesperiode. Der må ikke være planer om, at vedkommende senere skal arbejde som studentermedhjælp for universitetet.

I alle andre situationer skal der altid udfærdiges ansættelsesbrev til studentermedhjælpere - også i de situationer, hvor der er tale om ganske små ugentlige timetal.

Universitetets ledere er ansvarlige for, at der udstedes ansættelsesbreve til studentermedhjælpere.

Når instituttet har en person, der skal ansættes som studentermedhjælper, udfylder instituttet og studentermedhjælperen sammen et oplysningsskema, som underskrives af studentermedhjælperen. Skemaet findes på som bilag 7 og 8 til dette dokument (henholdsvis studentermedhjælpere og studenterprogrammører). På skemaet skal der bl.a. oplyses om tidligere ansættelser samt om, hvorvidt studentermedhjælperen har studeret ved en højere læreanstalt i 2 år og bestået de inden for dette tidsrum forudsatte prøver og eksaminer. Evt. dokumentation vedlægges skemaet.

På baggrund af skemaets oplysninger og ved at udfylde den del af skemaet, der er indrammet med fed, fastsætter instituttet en lønanciennitetsdato samt en pensionsanciennitetsdato. Instituttet udfærdiger derefter et ansættelsesbrev til studentermedhjælperen. På ansættelsesbrevet anbefales det at påføre det timetal, som instituttet minimum mener at kunne tilbyde studentermedhjælperen. Vær opmærksom på, at ansættelsesbrevet skal gives til den ansatte senest 1 måned efter at ansættelsesforholdet er begyndt.

Ansættelsesbrevet skal indeholde oplysninger om lønanciennitet og pensionsanciennitet, skalatrin og evt. tillæg. Husk endvidere at anføre kontering (d.v.s. stillingstype. enhed og sted). Ansættelsesbrevet underskrives af institutlederen eller den han/hun har bemyndiget til at ansætte studentermedhjælpere og sendes til studentermedhjælperen. Studentermedhjælperen skal oplyse, om han/hun har en NEM-konto. Hvis dette ikke er tilfældet, skal studentermedhjælperen oprette en NEM-konto snarest i sit pengeinstitut, så lønnen kan overføres til denne konto.For mere information se www.nemkonto.dk. Endvidere skal han/hun underskrive og returnere ansættelsesbrevet. Kopi af det underskrevne ansættelsesbrev sendes til Lønkontoret og til tillidsrepræsentanten for PROSA (p.t. Jens Winther Kristensen) eller HK (p.t. Kirsten Boddum-Andersen). For PROSA gælder endvidere, at kopi af ansættelsesbrevet SKAL sendes til PROSAs hovedkontor, Ahlefeldtsgade 16, 1359 København K. endvidere skal organisationsaftalen vedlægges. Det kan klares med et link, jf. også standardansættelsesbrevene. Institutter under TEO sender endvidere  kopi til fakultetet. Som bilag 5 og 6 er vedlagt standardansættelsesbreve for henholdsvis studentermedhjælpere (HK) og studenterprogrammører (PROSA).

Instituttet sender derefter behørigt attesterede timesedler ind til Lønkontoret, som varetager udbetalingen af løn til studentermedhjælperen. Udbetaling for ex. december måned finder sted medio januar måned.

Når instituttet skal ansætte en tidligere ansat studentermedhjælper, skal instituttet foretage en beregning af løn- og pensionsancienniteten i de tilfælde, hvor der er en afbrydelse af ansættelsesforholdet. I løbende ansættelsesforhold vil der centralt bliver foretaget en opdatering af anciennitetsdatoerne med henblik på sikring af udbetaling af løn m.v. efter den rigtige sats.

Vær i øvrigt opmærksom på den nye lov om tidsbegrænset ansættelse, som trådte i kraft 1. juni 2003. Den medfører, at en tidsbegrænset ansat teknisk/administrativ medarbejder (altså også en studentermedhjælper/studenterprogrammør) som udgangspunkt ikke kan forlænges med mindre der foreligger en objektiv grund. En objektiv grund er f.eks. sygdom, barsel eller orlov.  Der er endnu ingen retspraksis på området, men de fortolkningsbidrag til loven, som findes p.t. lægger op til, at der skal gå mellem minimum 4-6 måneder mellem to ansættelser, før der er tale om, at man "starter forfra" med en ansættelse og der ikke er tale om forlængelse.

Det kan derfor være nødvendigt at ansætte en studentermedhjælper/programmør varigt (indtil videre). Vær i den forbindelse opmærksom på, at uansøgt afsked ikke er delegeret, og sådanne sager skal behandles af Personale- og udviklingskontoret, jf. også nedenfor under punkt 10 Afsked. Ved ansættelse varigt anvendes de samme standardansættelsesbreve (se bilag 5 og 6), blot med den modifikation at bemærkningerne om midlertidig ansættelse slettes og der sættes ikke nogen slutdato for ansættelsen.

3. Overenskomster og organisationsaftaler

Studentermedhjælpere, der udfører kontorarbejde  i staten aflønnes efter overenskomsten mellem Finansministeriet og OAO-S samt organisationsaftale mellem Finansministeriet og HK/STAT.

Studentermedhjælpere, der udfører edb-arbejde i staten, aflønnes efter overenskomsten mellem Finansministeriet og COII/LC/OC samt organisationsaftale mellem Finansministeriet og PROSA/STAT.  Universitetets betegnelse for denne type studentermedhjælpere  er studenterprogrammører. Alle studenterprogrammører overgår til NY LØN pr. 1. oktober 2008.

Lønningerne for studentermedhjælpere afhænger af, i hvilket stedtillægsområde man arbejder. København henføres til sats VI, Århus sats IV, mens Odense og Aalborg henføres til sats III. Se nærmere i bilag 1 og 2.

Studentermedhjælpere overgår ikke til NY LØN pr. 1. april 2003.

4. Lønindplacering

Se nærmere under bilag 3 og 4, hvor der er eksempler på indplacering af henholdsvis en studentermedhjælper (HK) og en studenterprogrammør (PROSA).

HK/STAT

Tidligere beskæftigelse som studerende i statens eller i en kommunes tjeneste samt anden beskæftigelse ved kontorfaget, som den pågældende har haft inden ansættelsen, medregnes som anciennitetsgivende ved fastsættelse af timelønnen. Ved en beskæftigelsesgrad på under 15 timer pr. uge i gennemsnit optjenes halv lønanciennitet (dvs. at man skal have været ansat i 2 år for at kunne få 1 års anciennitet).

Studerende, der har studeret ved en højere læreanstalt i 2 år og bestået de inden for dette tidsrum forudsatte prøver og eksaminer godskrives et års anciennitet. Hvis den studerende herudover udfører et kvalificeret arbejde i forhold til studenterarbejde i almindelighed, kan der ydes vedkommende et kvalifikationstillæg på pr. 1. april 2010 2,86 kr. pr. time. Ved udfærdigelse af ansættelsesbrev anføres det, om medarbejderen skal have dette tillæg. Hvis man efterfølgende vil tildele medarbejderen dette tillæg, indsendes der et brev herom til Lønkontoret med kopi til medarbejderen

Aflønning med timeløn som studentermedhjælper kan højst finde sted indtil 7 år i alt.

PROSA/STAT

Pr. 1. oktober 2008 overgår alle studenterprogrammører til NY LØN. Medarbejderne aflønnes på basisløn i løngruppe 1, som består af 5 trin, som hvert er 1-årige. I ganske særlige tilfælde kan institutleder/dekan besluttet, at aflønning skal ske efter en højere løngruppe. Personer, der har et uddannelsesniveau svarende til 2 semestre/60 ECTS point på en videregående uddannelse (KVU, MVU eller LVU) indplaceres på trin 1. Eksempler på relevant videregående it-uddannelse er universiteternes datalogistudium, handelsskolernes uddannelse som datamatiker, IT-højskolens diplom- og masteruddannelser samt uddannelsen som multimediedesigner. Efterfølgende medregnes relevant studietid som anciennitetsgivende forholdsmæssigt med 5 ECTS points pr. måned. Det er en forudsætning, at medarbejderen har bestået de fordrede eksaminer. Såfremt der sideløbende med uddannelsen har været anciennitetsgivende beskæftigelse, kan den samlede anciennitet højst udgøre 7,4 timer pr. dag.

Personer, der har erhvervet et tilsvarende kompetenceniveau gennem forudgående beskæftigelse ved it-arbejde, men ikke har et godkendt uddannelsesniveau, fradrages 2 år ved opgørelsen af ancienniteten. Dette gælder ikke ved informatikassistenter, som undtagelsesvis måtte blive ansat som it-medarbejdere. Det vil normalt være en forudsætning, at der under ansættelsen som it-medarbejder finder uddannelse sted. Relevante it-faglige EUD-uddannelser (datateknikere/datafagteknikere og EDB-assistent) medregnes i anciennitetsopgørelsen med 1 år pr. gennemført uddannelsesår. Det er en forudsætning, at medarbejderen har bestået de fordrede eksaminer.

Personer, der har opnået et tilsvarende kompetenceniveau gennem forudgående oplæring af mindst 2 års varighed ved it-arbejde ved Aarhus Universitet, kan indplaceres på nærmeste højere løntrin i forhold til hidtidig aflønning. Næste løntrin opnås, når den erhvervede it-anciennitet berettiger hertil.

Personer uden relevant uddannelse eller tilsvarende kompetenceniveau samt personer der antages til uddannelse, aflønnes i 2 år med 95% af trin 1. Oprykning til trin 1 sker dog, når ancienniteten berettiger hertil.

5. Pension

HK/STAT og PROSA/STAT

Når ansættelsen har varet 6 måneder, indbetales pensionsbidrag. Indbetalingen sker med tilbagevirkende kraft fra ansættelsen eller fra det senere tidspunkt, hvor betingelserne for pension er opfyldt. Der er enighed om, at flere uafbrudte beskæftigelsesperioder kan sammenlægges ved afgørelsen af, om 6 måneders kravet er opfyldt.

Der skelnes mellem to typer af pension:

Hvis medarbejderen er:

• fyldt 20 år og
• har været ansat i det offentlige i 9 måneder

indbetales minipensionsbidrag, som pr. 1. oktober 2006 udgør 10,28% for HK/STAT og til 15% for PROSA. Ved opgørelse af, om kravet om 9 måneders ansættelse i det offentlige er opfyldt, medregnes også beskæftigelse under 15 timer om ugen.

Hvis medarbejderen er:

• fyldt 25 år,
• har mindst 4 års sammenlagt beskæftigelse i det offentlige før eller efter det 25. år og
• har mindst 15 timers ugentlig beskæftigelse

indbetales fuld pensionsbidrag (p.t. 15% for HK/STAT). Ved opgørelsen af, om kravet om 4 års beskæftigelse er opfyldt, medregnes også beskæftigelse under 15 timer om ugen.

Ved det offentlige forstås staten, folkeskolen, folkekirken, tilskudsområder, (amts)kommuner, kommunale værker, koncessionerede selskaber o.l.

Pensionsbidraget anvises af Lønkontoret til SAMPENSION (HK/STAT) eller til Danica-pension (PROSA/STAT) på baggrund af instituttets ansættelsesbrev. Manglende anvisning af pensionsbidrag kan medføre erstatningsansvar.

6. Godtgørelse for 1. og 2. ledighedsdag

Ved ansættelse af studentermedhjælpere kan der opstå forpligtelse til at udbetale dagpengegodtgørelse for 1. og 2. ledighedsdag, hvis et A-kassemedlem inden for de sidste 4 uger sammenlagt har været beskæftiget ved universitetet svarende til fuld overenskomstmæssig arbejdstid i to uger, d.v.s. 74 timer.

7. Sygdom

Studentermedhjælpere på Aarhus Universitet får fuld løn under sygdom, herunder fravær på grund af tilskadekomst i tjenesten. I grundlaget for beregningen af løn i disse fraværssituationer indgår visse fast påregnelige særlige ydelser, jf. Finansministeriets cirkulære af 25. maj 1977 og 26. marts 1998.

8. Barsel

Studentermedhjælpere er omfattet af reglerne i lov om ligebehandling af mænd og kvinder med hensyn til beskæftigelse og barselsorlov samt lov om dagpenge ved sygdom eller fødsel.

Studentermedhjælpere, der har ret til løn under sygdom, jf. ovenfor, er også omfattet af barselsaftalen og har dermed også ret til løn under barsel, såfremt der er fuld dagpengerefusion for universitetet.

9. Personsag

Instituttet opretter en personsag for den pågældende studentermedhjælper. En personsag indeholder typisk oplysninger om den pågældendes studentermedhjælpers lønforhold m.v. Personsagen opbevares hos instituttet. På personsagen opbevarer instituttet bl.a. oplysningsskemaet, som studentermedhjælperen skal udfylde ved ansættelsen med de noteringer, instituttet har gjort om bl.a. løn- og pensionsanciennitet samt evt. dokumentation for tidligere ansættelser og beståede eksaminer. Ligeledes opbevares her kopi af indstillinger til Lønkontoret om udbetaling af løn til studentermedhjælperen samt det af studentermedhjælperen underskrevne ansættelsesbrev.

10. Afsked

Hvis instituttet ønsker at afskedige en studentermedhjælper mod dennes ønske, skal sagen forelægges Personale- og udviklingskontoret, da uansøgt afsked ikke er delegeret. Såfremt studentermedhjælperen selv meddeler, at han/hun ønsker at ansættelsesforholdet ophører, skal dette ske skriftligt, og instituttet sender studentermedhjælperen en skriftlig bekræftelse på, at ansættelsesforholder ophører pr. en bestemt dato med kopi til Lønkontoret.

www.au.dk/da/regler/2004/au5