Under­visningsassi­stenter. Personale- og Udviklingskontorets vejledning af 26. september 2001 om sagsgangen i forbindelse med ansættelse af undervisningsassi­stenter (med rettelser af 5. december 2002).

Denne vejledning om sagsgangen i forbindelse med ansættelse af undervisningsassistenter er udarbejdet til brug for de personer, der beskæftiger sig med ansættelse af undervisningsassistenter. Den dækker sagsgangen fra det øjeblik det besluttes at ansætte en undervisningsassistent og indtil undervisningsassistenten er blevet ansat. Vejledningens målgruppe er de enkelte studieledere, medarbejdere ved studienævnssekretariaterne, på fakultetssekretariaterne og på journalkontoret. Målgrupperne har modtaget et eksemplar af vejledningen. Vejledningen er udarbejdet efter drøftelser med forskellige repræsentanter for målgrupperne, og den erstatter vejledning af 30. november 1993 om sagsgangen i forbindelse med ansættelse af undervisningsassistenter.

I det følgende anvendes ordet "sekretariatet" som en fællesbetegnelse for den administrative instans, der tager sig af sagsekspeditionen. Der er tale om studielederens administration i forbindelse med ansættelse af undervisningsassistenter hvad enten den rent fysisk befinder sig på studienævnskontoret eller på fakultetssekretariatet. I en overgangsperiode kan journalkontoret yde bistand.

De nærmere regler om ansættelse af undervisningsassistenter findes for tiden i:

Ansættelsesprocedure

• Bekendtgørelse nr. 820 af 31. august 2000 om ansættelse af lærere og videnskabelige medarbejdere ved universiteter m.fl.,

Indhold

• Cirkulære af 22. september 2000 om stillingsstruktur ved universiteter m.fl.,
• Forskningsministeriets notat af 22. maj 2000 om stillingsstruktur for videnskabeligt personale med forskningsopgaver og undervisningsopgaver ved universiteter m.fl. og

Lønvilkår mv.

• Finansministeriets cirkulære af 17. januar 2001 om timelønnet undervisning.

Oversigt over vejledningens indhold

1. Ansættelsesbetingelser
   1. Positiv udtalelse
   2. Kvalifikationer
   3. Ansættelsesperiode
2. Opslag
3. Opslag og bedømmelsesudvalg
   1. Ansættelsesperiode over 1 år
   2. Ansættelsesperiode på maksimalt 1 år
   3. Universitetet forpligtet at tilbyde ansættelse
   4. Genansættelse
4. Ansøgningsfrist
5. Ansøgningens behandling
   1. Registrering mv.
   2. For sent indkomne ansøgninger
   3. Videresendelse af ansøgninger
6. Timeloft
   1. Max. timetal
7. Udfærdigelse af ansættelsesbrev
   1. Standardansættelsesbrev
   2. Liste til opslagssagen
   3. Frigørelsesattest
8. Den videre gang i sagen
   1. Kopier mv.
   2. Opslagssagen
   3. Procedure når ikke opslag
9. Ansættelsens ophør i utide
10. Ansøgere, der ikke får stillingen
11. Forelæggelse for Personale- og udviklingskontoret

BILAG 1 Orientering om undervisningsassistenters ansættelses- og aflønningsforhold

BILAG 2 Ansættelsebrev for undervisningsassistenter

1. Ansættelsesbetingelser

Beslutning om ansættelse træffes af vedkommende studieleder.

1.1. Positiv udtalelse

Ansættelse forudsætter, at der foreligger en positiv udtalelse fra en sagkyndig på mindst lektorniveau om vedkommendes kvalifikationer til ansættelse. Den enkelte ansøger har alene ret til at blive gjort bekendt med den del af den nærmest sagkyndige lærers udtalelse, som vedrører den pågældende ansøger selv.

1.2. Kvalifikationer

Ansættelse som undervisningsassistent forudsætter normalt kandidateksamen eller tilsvarende niveau. Inden for områder, hvor en formaliseret (akademisk) uddannelse ikke findes, kan der ansættes personer, der på anden måde kan dokumentere særlige faglige kvalifikationer (f.eks. mundtlig udtryksfærdighed i moderne sprog, færdigheder i forbindelse med udøvende kunst m.v.).

1.3. Ansættelsesperiode

Stillinger som undervisningsassistent besættes for en periode på indtil 3 år. Genansættelse som undervisningsassistent ud over 3 år kan kun ske, hvis pågældende har en hovedstilling andetsteds.

Undervisningsassistenter skal have særlig tilladelse til at fungere som eksaminator.

Det konkrete timetal m.v. fastsættes for hvert semester inden for de aftalte rammer herfor.

2. Opslag

Ved ansættelser som undervisningsassistent for en periode på over 1 år, skal der foretages opslag af stillingen, som skal offentliggøres på en sådan måde, at opslaget må påregnes at komme til egnede ansøgeres kundskab. Ansættelsesperiodens længde skal fremgå af opslaget.

Sekretariatet sender i elektronisk form et opslag til journalkontoret, som opretter en opslagssag. Det skal fremgå af opslaget hvortil ansøgninger skal indsendes. Opslaget ledsages af et følgebrev, hvoraf det fremgår hvor og hvornår opslaget skal finde sted, og hvem der skal betale regningen. Institutter og afdelinger modtager sagsomslaget fra journalkontoret til registrering af ansøgninger. Registreringen foretages i journaldelen af det personaleadministrative/økonomiske EDB-system (PØS)

3. Opslag og bedømmelse

	Ansættelse uden opslag og med positiv udtalelse/bedømmelse	Ansættelse med opslag og med positiv udtalelse/bedømmelse
Ansættelser over 1 år	NEJ	JA
Ansættelser under 1 år	JA	VALGFRI
Universitetet er forpligtet til at tilbyde ansættelse	JA	VALGFRI
Genansættelse af undervisningsassistenten	JA	VALGFRI

3.1. Ansættelsesperioder over 1 år

Ved ansættelsesperioder på over 1 år, skal stillingen slås op, og der skal foreligge en positiv udtalelse fra en sagkyndig person på mindst lektorniveau om den påtænkte persons kvalifikationer til ansættelse.

3.2. Ansættelsesperioder på maksimalt 1 år

Ved ansættelsesperioder på maksimalt 1 år eller for et mindre antal timer, kan der ske ansættelse uden at stillingen slås op men dog med en positiv udtalelse fra en sagkyndig person på mindst lektorniveau om den påtænkte persons kvalifikationer til ansættelse. Denne betingelse anses bl.a. for at være opfyldt, hvis ansættelsen finder sted til dækning af et akut opstået behov, f.eks. med henblik på (færdig)afvikling af et igangværende eller umiddelbart forestående undervisningsforløb (d.v.s. typisk den resterende del af et semester eller et studieår).

3.3. Universitetet forpligtet at tilbyde ansættelse

Ansættelse kan endvidere ske uden opslag men med positiv udtalelse, hvis universitetet er forpligtet til at tilbyde ansættelse. Dette kan være tilfældet i forbindelse med phd-stipendiater med stipendium fastsat med hjemmel i lov om statens uddannelsesstøtte (SU-ph.d.-stipendium).

3.4. Genansættelse

Genansættelse kan finde sted uden fornyet opslag men med positiv udtalelse. Genansættelse ud over 3 år kan kun ske, hvis den pågældende har en hovedstilling andetsteds. Ved genansættelse af en undervisningsassistent forstås, at den pågældende har varetaget den tilsvarende undervisning ved den nærmest foregående lejlighed, normalt i det foregående semester.

4. Ansøgningsfrist

Ansøgningsfristen bør som hovedregel være mindst 14 dage, regnet fra bladenes udgivelsesdato.

5. Ansøgningens behandling

5.1. Registrering mv.

Ansøgninger modtages i sekretariatet. Ansøgningerne registreres i journaldelen af PØS. Efter ansøgningsfristens udløb udskrives en liste med angivelse af de enkelte ansøgeres navne samt løbenummer; listen vedlægges opslagssagen (og skal blive i sagen).

5.2. For sent indkomne ansøgninger

Eventuelle for sent indkomne ansøgninger mærkes tydeligt "for sent", og dato og klokkeslæt for modtagelsen påføres ansøgningen. Sådanne ansøgninger må ikke tages i betragtning. Af ovennævnte ansøgerliste skal det tydeligt fremgå, hvilke ansøgninger, der er rettidigt indkomne og hvilke, der er kommet for sent.

5.3. Videresendelse af ansøgninger

Universitetet har som offentlig myndighed en udstrakt informations- og vejledningsforpligtelse - herunder også ansvaret for hurtigt at videresende en fejlagtigt adresseret/afleveret henvendelse til rette vedkommende.

Kvittering for modtagelse af ansøgninger kan udskrives fra PØS.

6. Timeloft

6.1. Max. timetal

Undervisningsassistenter ansættes i max. 780 arbejdstimer pr. år ("akademisk år", dvs. begyndende med efterårssemesteret). Timeloftet gælder også i tilfælde af flere samtidige ansættelser som undervisningsassistent ved Aarhus Universitet. Der må derfor udvises særlig opmærksomhed overfor undervisningsassistenter, der har flere samtidige ansættelser.

Der kan ikke udbetales løn for mere end sammenlagt 780 arbejdstimer pr. år ved Aarhus Universitet. Ansættelse med mere end 780 arbejdstimer årligt kan ikke ske i henhold til timelønscirkulæret (cirkulære af 17. januar 2001 om timelønnet undervisning), men skal ske på kvotalønsbasis i henhold til de i vedkommende overenskomst mv. fastsatte bestemmelser herom. Ansættelse vil i så fald ske som amanuensis, studieadjunkt eller undervisningsadjunkt.

7. Udfærdigelse af ansættelsesbrev mv.

Sekretariatet udfærdiger ansættelsesbrev for undervisningsassistenter ved ansættelser af mere end 1 måneds varighed og hvis den gennemsnitlige ugentlige arbejdstid overstiger 8 timer, jf. cirkulære af 28. juni 1993 om arbejdsgivers pligt til at underrette arbejdstageren om vilkårene for ansættelsesforholdet.

7.1. Standardansættelsesbrev

Personale- og udviklingskontoret har udarbejdet et standardbrev, som opfylder kravene i det under punkt 7 nævnte cirkulære. Brevet er vedlagt denne vejledning som bilag 2. Det er obligatorisk at anvende AU-design i ansættelsesbrevet.

I den forbindelse skal man henlede opmærksomheden på følgende:

• CPR-nummer skal påføres.
• Opslagssagens journalnummer skal påføres. Ved "ansættelse" af en tidligere ansat undervisningsassistent efter fornyet opslag og ansøgning påføres den nye opslagssags journalnummer. Ved genansættelse uden fornyet opslag anføres den oprindelige opslagssags journalnummer.
• Det skal fremgå, om der er tale om en ansættelse eller en genansættelse.
• Det anslåede antal arbejdstimer påføres.

Studielederen og/eller en hertil bemyndiget medarbejder i det pågældende fakultets-sekretariat/studienævnssekretariat underskriver ansættelsebrevet.

7.2. Liste til opslagssagen

Sekretariatet udfærdiger en liste med angivelse af navn, CPR-nummer, ansættelsesperiode (forår/efterår samt årstal) og timetal på alle de personer, som ansættes/genansættes på samme opslagssag. Listen vedlægges opslagssagen. Hvis det kun drejer sig om en enkelt eller ganske få personer, kan der i stedet vedlægges kopi(er) af ansættelsesbrev (e).

7.3. Frigørelsesattest

Ansættelsesbrevet indeholder en frigørelsesattest. Det anbefales at undersøge, om A-kassen godkender denne model eller om man i stedet kræver en frigørelsesattest udfyldt på en særskilt blanket. Magistrenes Arbejdsløshedskasse har for tiden accepteret, at frigørelsesattesten er indeholdt i ansættelsesbrevet. En undervisningsassistent, der ikke kan tilbydes fuld beskæftigelse, er efter udstedelse af en frigørelsesattest berettiget til med omgående virkning at bringe ansættelsesforholdet til ophør, hvis han/hun kan få andet arbejde med en længere arbejdstid. Det skal i den forbindelse understreges, at det er meget vigtigt, at undervisningsassistenten sender frigørelsesattesten, så den kan være A-kassen i hænde senest 10 dage efter ansættelsestidspunktet, da undervisningsassistenten ellers mister retten til supplerende dagpenge. Efter de hidtidige erfaringer er det mere end sjældent, at en undervisningsassistent har brug for sådan omgående fratræden.

8. Den videre gang i sagen

Sekretariatet sender ansættelsesbrevet til undervisningsassistenten.

• Ved nyansættelser vedlægges orientering af 26. september 2001 om undervisningsassistenters ansættelses- og aflønningsforhold, "oplysningsskema ved nyansættelse" samt eventuelt pjecen "Velkommen som medarbejder ved Aarhus Universitet".
• Ved genansættelser, der ikke finder sted i umiddelbar forlængelse af en ansættelse for det forudgående semester, vedlægges (påny) oplysningsskema.

Undervisningsassistenten returnerer oplysningsskemaet samt indsender skattekort til lønadministrationen. For at sikre rettidig udbetaling af løn er det meget vigtigt, at det udfyldte oplysningsskema returneres og skattekort indsendes hurtigst muligt efter modtagelsen af ansættelsesbrevet. Senere indsendelse kan bevirke forsinket lønudbetaling.

8.1. Kopier mv.

Sekretariatet sender kopi af det underskrevne ansættelsesbrev til lønadministrationen.

Eventuelle andre kopier aftales med institut, studienævn m.v.

8.2. Opslagssagen

Opslagssagen, indeholdende

1. opslagets ordlyd i sin fulde længde
2. oplysning om, hvor opslaget har fundet sted
3. liste på samtlige ansøgere
4. bedømmelse og indstilling vedr. ansættelsen og
5. ansøgningen fra den person, der får stillingen

sendes til journalkontoret. Sagen må ikke indeholde bilag til ansøgninger, plastomslag, clips og lignende.

Der foretages på grundlag af ansættelsesbrevet eller liste over ansatte en registrering af undervisningsassistenter i PØS.

Sekretariatet sender efter aftale meddelelse om ansættelsen af undervisningsassistenten til vedkommende fakultetssekretariat.

Ved korttidsansættelser (se ovenfor under 7 ) er det ikke et krav, at der udarbejdes ansættelsesbrev, men Personale- og udviklingskontoret henstiller, at der også i disse tilfælde anvendes ansættelsesbrev.

Hvis der ikke udfærdiges et ansættelsesbrev er proceduren følgende: Sekretariatet sender lønanvisningsblanket til lønadministrationen - blanketten kan eventuelt udskrives via PØS. Hvis den pågældende ikke er "kendt" af lønsystemet, indsendes tillige udfyldt oplysningsskema. Undervisningsassistenten indsender endvidere skattekort.

Ved mindre ændringer af timeantallet er det ikke nødvendigt at udfærdige nyt ansættelsesbrev. Ved væsentlige ændringer bør der derimod udstedes nyt ansættelsesbrev (og det gamle annulleres).

8.3. Procedure når ikke opslag

Hvis der ikke foretages opslag af stillingen (f.eks. ved stillinger af under 1 års varighed, se under punkt 3) er proceduren den samme, bortset fra at der ikke er nogen opslagssag. Der skal også i disse tilfælde indtastes oplysninger om ansættelsen i PØS, og der skal opbevares en personsag på vedkommende, der ansættes som undervisningsassistent. Der skal her opbevares ansættelsesbrev, eksamensbevis mv. for den pågældende.

9. Ansættelsens ophør i utide

Sager om uansøgt afskedigelse er ikke omfattet af rektors delegation til dekaner og institutledere. Aktører i sådanne situationer (bevillingshavere, institutsekretærer og -ledere, medarbejdere i fakultetssekretariater, tillidsrepræsentanter) skal derfor søge råd og vejledning i Personale- og udviklingskontoret - gerne på et tidligt tidspunkt i forløbet. Personale- og udviklingskontoret behandler alle sager om uansøgt afsked.

Annullering af ansættelsesbrev i de tilfælde, hvor undervisningsassistenten ikke tiltræder stillingen eller tilfælde af afsked efter ansøgning ekspederes efter samme retningslinjer, som gælder for ansættelsessagerne.

10. Ansøgere, der ikke får stillingen

Sekretariatet sender afslag til de ansøgere, der ikke er blevet ansat. Afslaget skal principielt begrundes; begrundelsen skal indeholde generelle oplysninger om, hvad der er blevet lagt vægt på ved valget af ansøger(e). Hvis der er nedsat et bedømmelsesudvalg og ansøgeren er bedømt som uegnet, skal dette fremgå af afslaget.

Ansøgninger inkl. bilag returneres til ansøgerne.

11. Forelæggelse for personale- og udviklingskontoret

I følgende tilfælde forelægges sagen for Personale- og udviklingskontoret:

• Tvivl med hensyn til, om ansættelse kan ske uden opslag
• Tvivl med hensyn til, om en ansøgning er rettidigt indkommet.
• Ansættelse af personer uden kandidatstatus.
• Uansøgt afsked.
• Tvivlsspørgsmål i øvrigt.

I alle andre tilfælde behandles og ekspederes ansættelsessagen decentralt.

Personale- og udviklingskontoret står gerne til rådighed med yderligere vejledning.

BILAG 1 Orientering om undervisningsassistenters ansættelses- og aflønningsforhold

BILAG 2 Ansættelsebrev for undervisningsassistenter

(navn)
(adresse)
(postnummer)

(Studienævn) skal hermed meddele dig ansættelse som undervisningsassistent i faget (fag) fra (dato) til og med (dato). Ansættelsen ophører uden yderligere varsel ved udløbet af den ovennævnte ansættelsesperiode. Arbejdsstedet er (arbejdsstedsadresse). Ansættelsen omfatter (antal) konfrontationstimer + (antal) forberedelsestimer - i alt (antal) arbejdstimer pr. semester. Ansættelsen svarer til (antal) timer pr. uge i (antal) uger.

Ansættelse sker i henhold til Finansministeriets cirkulære af 17. januar 2001 om timelønnet undervisning og cirkulære af 22. september 2000 om stillingsstruktur ved universiteter m.fl. Betalingen er henført til sats (tal), hvorefter der ydes (tal) kr. pr. arbejdstime. Aflønning ydes kun for læste timer. For timer der ikke læses, fordi de falder på skæve helligdage, ydes ingen betaling. Endvidere ydes ingen betaling for enkelte timer, der aflyses af (navn) Institut med en uges varsel eller derover. Udbetaling af løn finder sted månedsvis bagud efter indsendelse af timesedler til studienævnssekretariatet inden den 25. i hver måned.

Tidsforbruget for opgavestillelse, der ikke indgår i den løbende undervisning, herunder eksamensopgaver, betales med (tal) kr. pr. time. For opgaveretning ydes der (tal) kr. pr. opgave. For mundtlig eksamination ydes der undervisningsassistenter, der efter særlig tilladelse fungerer som eksaminator pr. medgået time (tal) kr. med tillæg af forberedelsestid på 60 minutter. Der ydes betaling for mindst 1 eksaminationstime. For deltagelse i møder i kollegiale organer ydes der ikke særskilt betaling.

Til timelønnen ydes feriegodtgørelse med for tiden 12,5%. Der ydes ikke løn under ferie. Ansættelsesforholdet kan inden for ansættelsesperioden fra din side opsiges med 1 måneds varsel til udgangen af en måned og fra (studienævns) side med 2 måneders varsel til udgangen af en måned.

Frigørelsesattest: En undervisningsassistent som ikke kan tilbydes fuld beskæftigelse, er berettiget til med omgående virkning at bringe ansættelsesforholdet til ophør, hvis han/hun kan få andet arbejde med længere arbejdstid.

Med venlig hilsen
(studienævn)

(navn)
(stilling)

Dette brev er fremsendt i 2 eksemplarer, original og kopi. Du anmodes om at underskrive kopien og returnere den til (studienævn).

Jeg bekræfter hermed modtagelsen af brev vedrørende min ansættelse ved (studienævn).

---

(navn og dato)

---

www.au.dk/da/regler/2002/au18/index.html