Teknisk Forvaltnings retningslinjer af 14. maj 2003 vedr. fordeling af undervisningslokaler

Arrangementer der ikke falder ind under universitetets primære aktiviteter.

Aarhus Universitets lokaler kan i weekender og undervisningsfrie perioder (normalt ultimo december måned til medio januar og fra medio juni måned til medio august) anvendes til arrangementer, der ikke falder ind under universitetets primære aktiviteter - kongresser, møder, seminarer, temadage mv. For at give bedre mulighed, for at afholde konferencer mv. i weekenderne, er det besluttet, at Auditoriehuset i undervisningsperioder kan reserveres allerede fra fredage kl. 12, og uden for undervisnings-perioder fra 1.juni til og med 19. august.

Kriterier for fordeling af undervisningslokaler

• Dobbeltforelæsninger i "lige" intervaller (8-10, 10-12 osv.) fortrænger dobbeltforelæsninger i "skæve" intervaller (9-11, 11-13 osv.)- eventuelt tillige forelæsninger i form af enkelttimer.
• Store undervisningshold går forud for mindre undervisningshold.
• Ugekurser tilrettelægges så vidt muligt under hensyntagen til, at forelæsningsrækker i den egentlige undervisningsperiode ikke forstyrres.
• Doktordisputatser og Ph.D.-forelæsninger placeres så vidt muligt i lokaler, hvor forelæsninger ikke forstyrres.

Procedurer for lokaleplanlægning

Fagene forventes at have afsluttet den interne lokaleplanlægning i god tid inden lokalefordelingsmøderne. Undervisningslokaler kan ikke forhåndsreserveres til endnu ikke planlagt undervisning.

Forud for lokalefordelingsmøderne fremsender samtlige deltagere oversigter over egne disponeringer med angivelse af holdstørrelser og eventuelle særlige behov. Oversigterne udsendes til samtlige mødedeltagere, som herved allerede inden mødet har mulighed for at overveje mulighederne for at flytte eller bytte timer.

Der stiles efter at afholde lokalefordelingsmøde for store undervisnings-lokaler, henholdsvis ca. 1 uge inden udgangen af april og ca. en uge inden udgangen af oktober, og for små undervisningslokaler ca. 14 dage senere.

Procedurer for lokalesystemet

Lokalesystemet er et redskab til løbende at kunne have overblik over ledige lokaler og lokaleudnyttelsen på Aarhus Universitet.

For at sikre, at brugerne af lokalesystemet kan få et reelt overblik over universitets lokaler, skal følgende procedurer følges af alle med reservationsadgang til lokalesystemet:

• Semesterplanlægningen skal være inddateret i lokalesystemet til semesterstart. Dvs. at forårssemesteret er inddateret senest den 31. januar og efterårssemesteret er inddateret senest den 31. august.
• Der skal ske en løbende opdatering af aflysninger, ændringer mv.
• Der skal ske en løbende opdatering af reservationer

Ingelise Hosszu, kontorchef

www.au.dk/da/regler/2003/au11