Rektors skrivelse af 31. marts 1993 til dekaner, institutledere og studieledere om delegationer m.v. i henhold til universitetsloven

Delegationsskrivelsen er fortsat gældende, dog med de ændringer der følger af universitetsloven fra 2003 med senere ændringer.

---

a. Ledelsesstrukturen.

Med virkning fra l. april 1993 træder universitetsloven af 23. december 1992 fuldt ud i kraft. Der er afholdt valg efter den særlige valgstatut, og i henhold til denne træder de nyvalgte organer og ledere i funktion 1.april. Rektor, prorektor, dekaner og prodekaner fortsætter i deres hverv i henhold til universitetslovens § 13, stk. 2, men nu fuldt ud med de kompetencer, som loven tillægger dem.

Fra l. april er således alle opgave- og kompetencebeskrivelser i styrelsesloven af 1973 og i Aarhus Universitets statut af 21. december 1973 ophævet. Dette gælder dog ikke for det naturvidenskabelige fakultet, hvor frifakultetsordningen overvejende bygger på kompetencerne i den gamle styrelsesordning.

Universitetsloven ændrer på væsentlige punkter den hidtidige ledelsesform.

Loven fastlægger en enstrenget ledelsesstruktur, hvor rektor er øverste ansvarlige for hele universitets virksomhed. Rektor har formelt al personaleledelse, men loven lægger op til en naturlig og sædvanlig delegation til dekaner, institutledere og studieledere. Rektor har desuden den faglige og økonomiske ledelseskompetence inden for de rammer som konsistorium fastlægger i budgettet og i de overordnede retningslinjer for universitetets virksomhed. På samme måde har dekanen ledelseskompetencen inden for de overordnede retningslinjer for hovedområdet og det budget som fakultetsrådet har fastsat. Institutlederen leder instituttets virksomhed indenfor de retningslinjer og det budget, som bestyrelsen har fastsat.

b. De kollegiale organer.
Loven bevarer en struktur med kollegiale organer på alle niveauer, men de kollegiale organers kompetence er væsentligt beskåret. Organernes væsentligste opgave bliver at godkende budgettet og fastlægge overordnede mål og retningsslinjer for virksomheden inden for det pågældende område, samt have rådgivende funktion i forhold til lederen. De kollegiale organer skal således ikke længere beskæftige sig med løbende sagsbehandling. Dog skal fakultetsrådene f.eks. stadig tildele akademiske grader og studienævnene stadig tage stilling til konkrete dispensationssager. Specielt bemærkes, at personalesager ikke længere er rådsopgaver, dvs at medarbejdernes medindflydelse på deres arbejdsplads nu skal sikres via reglerne om samarbejdsudvalg.

De kollegiale organer er ikke overordnet eller underordnet andre kollegiale organer i den forstand, at der er rekursadgang til et overordnet kollegialt organ. Derimod skal et kollegialt organ på et lavere niveau, når det fastlægger de generelle retningslinjer inden for sit område, respektere de bredere rammer, der er fastsat af organet på det overliggende niveau.

Et kollegialt organ kan ikke delegere beslutningskompetence til andre kollegiale organer eller til underudvalg. Kollegiale organer må derimod gerne oprette rådgivende underudvalg.

Et kollegialt organ kan ikke omgøre en beslutning truffet af lederen på samme eller lavere niveau. Det kan alene drøfte, om beslutningen er i overensstemmelse med de retningslinjer der er besluttet, og eventuelt ændre sine retningslinjer, og i grove tilfælde bede om, at der udskrives nyvalg. Den "normale" procedure i tilfælde af uoverensstemmelse mellem organ og leder vil imidlertid være at rette henvendelse til rektor, der kan foretage en vurdering af, om beslutningen er lovlig, det vil sige om vedkommende leder har kompetence til at træffe beslutningen, om han har fulgt den foreskrevne procedure, og om beslutningen ikke er klart urimelig i forhold til gældende regler og retningslinjer. Rektor kan som overordnet ansvarlig leder undtagelsesvis omgøre beslutningen, men det kan kun tænkes i helt specielle situationer.

På områder, hvor organet ikke har fastsat retningslinjer, har lederen kompetencen, og hans konkrete afgørelser kan organet ikke senere gribe ind i.

c. Lederne
Ansvaret for at træffe beslutninger i enkeltsager er, hvor andet ikke er angivet i loven, flyttet fra de kollegiale organer til lederen på det pågældende niveau: rektor, dekan, institutleder eller studieleder, der træffer sin beslutning inden for overordnede rammer, der lægges af de kollegiale organer.

Lederen må gerne etablere rådgivende udvalg. Lederen kan ligeledes, hvis han ønsker det, drøfte sager der hører under hans kompetence med det kollegiale organ før han træffer sin beslutning. Lederen må imidlertid ikke delegere sin beslutningskompetence til et udvalg eller til organet.

Lederen kan delegere til administrationen, og eventuelt til formanden for et udvalg, eller til lederen af en afdeling, at træffe beslutninger, men de skal da underskrive på lederens vegne, og ikke på et eventuelt udvalgs vegne.

Der er ingen klageadgang til det kollegiale organ over beslutninger truffet af lederen.

Dekaner, institutledere og studieledere træffer i henhold til de givne bemyndigelser afgørelser hvis hensigtsmæssighed normalt ikke efterprøves af det overliggende niveau.

Rektor kan dog som institutionens øverste ansvarlige af egen drift eller foranlediget af en klage gribe ind og ændre afgørelser truffet af dekaner, institutledere og studieledere.

Klager over en afgørelses legalitet kan altid indbringes for rektor, dog således at klager over institutlederes og studielederes afgørelser først indbringes for dekanen.

Rektor kan til enhver tid tilbagekalde en delegation. Dette kan såvel ske konkret i forhold til den pågældende leder, som generelt gennem udstedelse af nye generelle retmngslinjer.

 

I henhold til universitetsloven handler dekaner, institutledere og studieledere overvejende efter bemyndigelse fra rektor. Denne bemyndigelse kunne formentlig være - delvis - stiltiende, idet de pågældende ledere i mange tilfælde handler ud fra tradition og konduite. Jeg har imidlertid fundet det hensigtsmæssigt at formulere nogle grundlæggende bemærkninger vedrørende delegation og instruktion.

I henhold til universitetslovens § 6, stk. l, § 7, stk. 3 og § 8, stk. 7 bemyndiges dekaner, institutledere og studieledere til på rektors vegne at varetage de nedenfor nævnte funktioner. Bemyndigelsen omfatter også de pågældende lederes stedfortrædere, når disse fungerer på posten.

Det er en væsentlig forudsætning for bemyndigelsen, at enhver leder ved udøvelsen af sin kompetence udviser omtanke - om nødvendigt endda tilbageholdenhed - i forbindelse med sit hverv. Denne forudsætning er formuleret i konsekvens af universitetets tradition for kollegiale beslutninger og individuel forskningsfrihed.

For en ordens skyld bemærkes, at opregningen af funktioner ikke skal betragtes som udtømmende, idet jeg går ud fra, at lederen af et område som det også hidtil har været tilfældet - sørger for løsning af alle de praktiske og ledelsesmæssige problemer, der opstår inden for det pågældende område.

a. Dekaner
Dekanen varetager den daglige ledelse af hovedområdet, inden for de retningslinjer, der er fastsat af konsistorium og fakultetsrådet, og inden for de generelle eller konkrete pålæg, som rektor giver. Dette indebærer, at dekanen som ansvarlig for hovedområdets:

(l) Faglige ledelse

- sikrer sammenhængen i hovedområdets uddannelses- og forskningsaktiviteter.

- formidler nødvendigt samarbejde mellem institutleder og studieleder, og træffer afgørelse i sager, hvor disse ikke kan nå til enighed.

- godkender de valgte institutledere og studieledere, gom i det daglige står til ansvar over for dekanen. Det påhviler dekanen at føre tilsyn med institutledernes ledelse af instituttet i henhold til universitetslovens § 7, stk. 3 og med studieledernes tilrettelæggelse af uddannelsen og disponering af undervisningsressourcerne i henhold til universitetslovens § 8, stk. 7.

- træffer beslutning om optagelse af ph.d.-studerende, og træffer de beslutninger i henhold til ph.d.-bekendtgørelsen, der ikke er henlagt til fakultetsrådene eller studienævnene.

(2) Økonomiske ledelse

- disponerer over fakultetets penge-, personale- og lokalebevillinger, efter det budget, som fakultetsrådet har godkendt.

(3) Personalemæssige ledelse

- træffer beslutning om stillingsopslag ved ansættelse af heltidsansatte videnskabelige medarbejdere.

- træffer beslutning, efter indstilling fra fakultetsrådet, om nedsættelse af bedømmelsesudvalg til bedømmelse af ansøgere til videnskabelige stillinger.

- træffer beslutning om ansættelse, udstationering, orlov og afskedigelse af fakultetets heltidsansatte videnskabelige medarbejdere, dog bortset fra uansøgte afskedigelser.

- afgiver indstilling til rektor om uansøgte afskedigelser. Ved besparelsesbegrundede uansøgte afskedigelser følges den procedure, der er beskrevet i Hovedsamarbejdsudvalgets retningslinjer af 16. juni 1986.

- varetager formandsposten i et eventuelt oprettet fakultetssamarbejdsudvalg.

b. lnstitutledere
Institutlederen varetager instituttets daglige ledelse, inden for de retningslinjer der er fastsat af institutbestyrelse, fakultetsråd og konsistorium, og inden for de generelle eller konkrete pålæg, som rektor, eller dekanen på rektors vegne, giver. Dette indebærer, at institutlederen som ansvarlig for instituttets:

(l) Faglige ledelse

- beslutter om et bestemt forskningsområde skal tages op - inden for rammerne af de udviklingsplaner, der er lagt af institutbestyrelse, fakultetsråd og konsistorium.

- skal orienteres om og godkende medarbejdernes aftaler om varetagelse af eksternt finansierede forskningsprojekter

(2) Økonomiske ledelse

- disponerer over instituttets penge-, personale- og lokalebevillinger, efter de budgetter, som fakultetsrådet og institutbestyrelsen har godkendt.

(3) Personalemæssige ledelse

- planlægger og fordeler arbejdsopgaver, herunder også undervisningsopgaver, blandt instituttets ansatte. Institutlederen kan om fornødent pålægge de videnskabelige medarbejdere at løse bestemte forskningsopgaver med respekt af deres frie valg af videnskabelige metoder og eventuelle retningslinier fastlagt af universitetet.

- pålægger medarbejderne at orientere om bijob i det omfang disse skønnes at have indflydelse på hovedstillingen.

- træffer beslutning om ansættelse, orlov og afskedigelse af teknisk-administrative medarbejdere på instituttet, dog bortset fra uansøgte afskedigelser.

- afgiver indstilling til dekanen om uansøgte afskedigelser. Ved besparelsesbegrundede uansøgte afskedigelser følges den procedure, der er beskrevet i Hovedsamarbejdsudvalgets retningslinjer af 16. juni l986.

- har ansvaret for, at instituttets sikkerhedsorganisation fungerer i overensstemmelse med de gældende regler for virksomheders sikkerheds- og sundhedsarbejde.

- er forpligtet til samarbejde med medarbejderne efter de samarbejdsregler, der gælder for statens institutioner. Det forudsættes i bemærkningerne til universitetsloven, at der afholdes medarbejdermøder. Institutlederen skal tage initiativ til oprettelse af et samarbejdsudvalg, hvis instituttet har mindst 25 fast tilknyttede medarbejdere.

c. Studieledere
Studielederen er ansvarlig over for dekanen og rektor, og over for studienævnet, for varetagelsen af den pågældende uddannelse. Dette indebærer, at studielederen:

- forestår den praktiske tilrettelæggelse af uddannelsen inden for studieordningens rammer.

- varetager kontakten med institutter og faglærere vedrørende undervisnings- og eksamenstilrettelæggelse.

- udarbejder forslag til årlige eller halvårlige undervisningsplaner, der forelægges studienævnet til godkendelse.

- udarbejder budgetforslag for uddannelsen, inden for rammerne af fakultetets retningslinjer og budgetoplæg.

- rekvirerer undervisning hos de relevante institutledere. Planen for rekvirering af undervisningen skal godkendes af studienævnet.

- disponerer de tildelte undervisningsressourcer, inden for rammeme af studienævnets beslutninger og fakultetets retningslinjer.

- træffer beslutning om ansættelse og afskedigelse af hjælpelærere og undervisningsassistenter i henhold til gældende regler. Studielederen træffer desuden beslutning om ansættelse og afskedigelse af eksterne lektorer, når der udstedes en ny ansættelsesbekendtgørelse, der giver mulighed herfor.

- udarbejder forslag til studieordning og ajourføring af denne, til forelæggelse for studienævnet.

- forestår kontakten med censorinstitutionen vedrørende studieordninger og eksamensplaner.

- organiserer studienævnets løbende evaluering af undervisningen.

- er ansvarlig for at få ændret forholdene i tilfælde, hvor undervisning ikke fungerer. Studielederen skal i disse tilfælde forelægge problemerne for underviser og institutleder, og eventuelt for dekanen.

3. Instruktioner

a. Særligt om ansættelsessager

(l) Undervisningsministeriet har oplyst, at der ikke forventes udstedt en ny bekendtgørelse om ansættelse i videnskabelige stillinger, før forhandlingerne om en ny stillingsstruktur er afsluttet. Reglerne i ansættelseabekendtgørelsen af 3. december 1975 skal derfor fortsat følges, blot med den ændring, at dekanen - og ikke fakultetsrådet træffer ansættelsesbeslutning på grundlag af det fagkyndige udvalgs indstilling. Ansættelse kan ske såvel på grundlag af en mindretals- som en flertalsindstilling, såfremt ansøgeren er erklæret kvalificeret af et flertal af bedømmelsesudvalgets medlemmer.

(2) Dekanen kan forelægger bedømmelsesudvalgets indstilling for fakultetsrådets medlemmer, før han træffer sin beslutning. Det er imidlertid en betingelse, at dekanen over for rådets medlemmer indskærper deres tavshedspligt i henhold til forvaltningslovens § 27 med hensyn til følsomme oplysninger som navne, antal, vurderinger m.v.

(3) De hidtil anvendte procedurer vedrørende udskrivning af ansættelsesbreve opretholdes indtil videre. Ved ansættelse af heltidsansatte videnskabelige medarbejdere sendes bedømmelsesudvalgets indstilling og dekanens beslutning til personale- og udviklingskontoret, hvorefter rektor effektuerer beslutningen, eventuelt i særlige tilfælde efter forudgående drøftelse med dekanen.

(4) Ifølge bemærkningerne til universitetsloven overflyttes kompetencen til at ansætte eksterne lektorer fra fakultetsrådet til studielederen. Imidlertid skal eksterne lektorer indtil videre fortsat ansættes i henhold til bekendtgørelse af 3. december 1975 på grundlag af en indstilling fra et fagkyndigt udvalg. Studielederen kan derfor først overtage ansættelseskompetencen, når en ny ansættelsesbekendtgørelse for eksterne lektorer giver mulighed herfor. Indtil videre træffer studieleder beslutning om opslag, mens dekanen ansætter i henhold til bekendtgørelsens regler.

b. Særligt om studienævnsforhold.

(1) Fakultetsrådet kan bestemme undervisningsbevillingens bestanddele, som dels kan bestå af trækningsrettigheder på institutternes faste læreres undervisningstimer, dels af en kronebevilling til hjælpelærere, undervisningsassistenter, eksterne lektorer og censur. På grundlag af studieledernes budgetforslag, der udarbejdes inden for de således fastlagte rammer, fastsætter fakultetsrådet budgettet for uddannelserne.

(2) Afgrænsning af studieleders og institutleders kompetencer: Studieleder rekvirerer undervisning opregnet i timetal og fag, men kan ikke rekvirere bestemte læreres undervisning, idet institutlederen fordeler instituttets arbejdsopgaver. Hvis studieleder afviser at modtage bestemte læreres undervisning, jfr. studielederens ansvar for undervisning som ikke fungerer, må sagen afgøres ved forhandling mellem studieleder og institutleder, evt. med bistand fra dekanen, som har ansvaret for at sikre sammenhængen i hovedområdets uddannelses- og forskningsaktiviteter.

(3) Om den praktiske behandling af studienævnenes dispensationssager: Dispensationsudvalg med besluttende kompetence kan ikke opretholdes efter universitetsloven. Derimod kan der nedsættes forberedende udvalg, der behandler ansøgningerne og afgiver indstilling om beslutning og begrundelse, som tiltrædes på et studienævnsmøde. Bilag kan ligge til gennemsyn i sekretariatet. Studienævnet kan delegere afgørelseskompetence til formand eller sekretariat i sager, som er ukontroversielle/rutinemæssige, og hvor der er en fast praksis på området. Som eksempel kan nævnes sager, hvor ansøger skal have fuldt ud medhold, og hvor der derfor ikke kan forekomme klager, der kræver genbehandling i det samlede studienævn.

(4) Ankemulighederne vedrørende studienævnsafgørelser ændres pr. 1.april 1993, hvor fakultetsstudienævnene ved det humanistiske, det samfundsvidenskabelige og det teologiske fakultet nedlægges. Studienævnene skal derfor ændre den hidtidige klagevejledning, således at det fremgår, at der kun kan klages over afgørelser af legalitetsspørgsmål.

En studienævnsafgørelse kan indeholde 2 elementer: a) en stillingtagen til sagens realitet, der indeholder faglige vurderinger og administrative skøn, b) en stillingtagen til retlige eller formelle forhold, der indeholder en fortolkning af gældende regler, f.eks. eksamensbekendtgørelse eller studieordning, eller almindelige forvaltningsretlige principper, som f.eks. lighedsgrundsætningen.

Hvis afgørelsen alene vedrører a), har studienævnet ikke pligt til at give klagevejledning, jfr. Justitsministeriets vejledning om forvaltningsloven, pkt. 139, men må godt gøre det.

Hvis sagen helt eller delvis vedrører b), skal der gives klagevejledning. En sådan vejledning kan f.eks. udformes på følgende måde: "Studienævnet har i denne afgørelse taget stilling til retlige forhold. Klager over retlige forhold - i modsætning til faglige vurderinger og administrative skøn - kan ifølge universitetslovens § 11 påklages til undervisningsministeriet. En eventuel klage bør indsendes til dekanen for xx fakultet, der vil videresende klagen til rektor, hvis han ikke kan give klageren medhold. Rektor vil videresendes sagen til undervisningsministeriet, hvis han heller ikke kan give klageren medhold."

c. Sagsveje og klageadgang

(1) Henvendelser til undervisningsministeriet og andre centrale myndigheder m.v. fra kollegiale organer, dekaner, institutledere og studieledere, ekspederes som hidtil gennem rektor/administrationen. Henvendelser fra institutter og studienævn fremsendes gennem fakultetet/dekanen.

(2) Jeg forventer, at dekanerne gennem fælles møder eller på anden måde orienterer rektor om andre sager, der giver anledning til retlig tvivl, eller som i øvrigt er af væsentlig betydning for det pågældende fakultet eller for universitetet som helhed, herunder for universitetets forhold til omverdenen. På tilsvarende måde påhviler det institutledere og studieledere at holde dekanen orienteret om væsentlige sager indenfor deres område.

(3) I henhold til universitetslovens § 11 kan universitetets afgørelser påklages til undervisningsministeren, men kun for så vidt angår klager over retlige spørgsmål. Retlige klager over institutlederes eller studielederes afgørelser indsendes til dekanen. Retlige klager over en dekans afgørelser sendes til rektor.

(4) Rektor har ikke pligt til at tage stilling til klager over indholdet eller hensigtsmæssigheden af en afgørelse, som er truffet af en dekan, institutleder eller studieleder, da afgørelsen er truffet på rektors vegne. En klage kan imidlertid give anledning til, at rektor som led i sin tilsynsforpligtelse beslutter at undersøge sagen nærmere. Rektor har som institutionens øverste ansvarlige mulighed for at gribe ind og ændre en afgørelse.

4. Forestående arbejde med dokumentation af universitetets virksomhed.

Der skal i henhold til universitetsloven på konsistorieplan "fastlægges" eller "godkendes": (l) retningslinier for institutionens langsigtede virksomhed og udvikling, (2) budget, (3) forslag til statut.

(1) Retningslinier
Rektor skal, jf. universitetslovens § 4, stk. l, holde sig de af konsistorium fastlagte retningslinier for øje. Han har som konsistoriums formand samtidig initiativforpligtelsen til at lade udkast til retningslinier formulere. Disse kan i et vist omfang have "forretningsordenspræg", men universitetslovens begreb "langsigtet virksomhed" gør det naturligt at tage udgangspunkt i og resumere, hvad loven for fakultetaplanet betegner som "hovedområdets udviklingsplan", for hvilke konsistoriums retningslinier for den langsigtede udvikling vil udgøre de overordnede rammer.

Udover fakulteternes nuværende langtidsplaner vil det også være naturligt at tage udgangspunkt i den faglige afgrænsning af institutionen, der ligger i dens institutbetegnelser og dens fagkreds, defineret ved godkendte studieordninger.

Endvidere skal der også i retningslinierne formuleres visse fundamentale principper for institutionens virksomhed. Der må forventes nedsat et udvalg under det nye konsistorium til formulering af "retningslinier" for institutionens langsigtede virksomhed.

(2) Budget.
Universitetet vil under de nye økonomistyringsprincipper fra 1994 få en samlet blokbevilling på finansloven til universitetets virksomhed. Fordelingen af bevillingen mellem fakulteterne indbyrdes og mellem fakulteter og fællesområdet er overladt til universitetet.

Med hensyn til den interne fordeling af den samlede bevilling mellem fakulteteme indbyrdes og mellem fakulteter og fællesområdet tages primært udgangspunkt i undervisningsministeriets beregningsforudsætninger for 1994 efter den "gamle" budgetmodel i det omfang de bliver oplyst af ministeriet. Undervisningsministeriet har givet tilsagn om, at bevillingen i 1994 vil svare til, hvad den "gamle" budgetmodel ville have givet, men har ikke givet tilsagn om, at beregningerne vil blive oplyst over for institutionerne.

Hvis beregningsforudsætninger ikke oplyses, tages såvidt muligt udgangspunkt i en konstrueret beregning efter den "gamle" budgetmodel med de nye taksameternormer for undervisning og i øvrigt med aktiviteter, normer og takster fra finansloven for 1993.

(3) Forslag til statut.
På det første møde i det nye konsistorium forventes nedsat et statutudvalg. Det tilsigtes, at statutten kan være udarbejdet, godkendt og valg afholdt, således at tiltrædelse kan ske pr. l. januar 1994.

(4) Fakulteternes udviklingsplaner.
På fakultetsplan skal som nævnt udarbejdes "udviklingsplaner". Disse planer vil som nævnt formentlig tage udgangspunkt i de langtidsplaner, der blev udarbejdet i 1986 og opdateret i 1991-92. Det må dog erindres, at de pågældende planer blev udarbejdet i en situation, hvor der - fra ministeriets side - blev lagt særlig vægt på, at der udpegedes forskningsmæssige tyngdepunkter. Dette er fortsat vigtigt, men det er i den aktuelle situation måske desto vigtigere, at der også peges på, at forskning og undervisning på "traditionelle" centrale områder skal foregå med indsats af højest opnåelig kvalitet.

(5) Andre dokumenter.
I tillæg til det forannævnte vil de enkelte organer forventeligt fastlægge supplerende retningslinjer på forskellige niveauer. Forslag til standardforretningsordener for fakultetsråd, institutbestyrelser og studienævn vil blive udarbejdet i forbindelse med statutarbejdet.

Den nye lov og dens krav gør det nærliggende at påregne, at Aarhus Universitets regelsamling gennemgår en opdatering.

Det er i øvrigt rektoratets hensigt så hurtigt, det er gørligt, at samle de grundlæggende dokumenter, der beskriver universitetets virksomhed, i en form for "universitetshåndbog".

Med venlig hilsen

Henning Lehmann
rektor

/Per Møller Madsen
fuldmægtig