Aarhus Universitets interne regler af 5. november 2001 om repræsentationsudgifter med beløbsjusteringer pr. 1. januar 2007.

Nedenstående udgifter kan uden forelæggelse for dekanen afholdes af instituttets/centrets/fakultetets egne midler, herunder også eksterne midler, såfremt det er i overensstemmelse med bevillingsgivers betingelser, jf. rektors delegationskrivelse af 5. november 2001 til dekaner og universitetsdirektør.

A. Repræsentationsudgifter

Anledning:

• Gæsteforelæsere og æresdoktorer, herunder også fra udlandet. Der skal være et rimeligt forhold mellem antallet af udefra kommende gæster og ansatte fra universitetet.
• Afslutning af større udvalgsarbejde, herunder bedømmelsesudvalg.
• Faglige arrangementer.

Hvad må købes/serveres:

Frokost inden for en beløbsgrænse på 450 kr. pr. person eller middag inden for en beløbsgrænse på 700 kr. pr. person. Disse beløbsgrænser er maksimumsbeløb, og omfatter også drikkevarer. Der skal altid være et rimeligt og passende forhold mellem anledning og de dermed forbundne repræsentationsudgifter.

Ved faglige arrangementer med overvejende interne deltagere skal udgiften pr. deltager holdes på et niveau, der er under halvdelen af maksimumsbeløbene.

Ledsager:

Hvis en udenlandsk gæsteforelæser eller æresdoktor er ledsaget af sin ægtefælle kan der afholdes udgift til denne ægtefælles og den modsvarende dekans, institutleders/studieleders (eller anden officiel AU-værts) ægtefælles deltagelse i en frokost/middag.

Symposier, konferencer:

Samtlige repræsentationsudgifter i den forbindelse skal indgå i symposiets/konferencens budget.

B. Receptioner

Anledning:

• Personlige jubilæer (25- og 40-års ansættelser, 10-, 20-, 30-års funktion i en lederpost i universitetslovens forstand).
• Afsked efter lang tids ansættelse (normalt mindst 15-20 år).
• Institut- og centerjubilæer (25, 50, 75, 100 år).
• Bygningsindvielser og institut- og centeroprettelser.
• Disputatsforsvar.
• Forsvar af ph.d.-afhandling.
• Afslutning af EGU-elevuddannelse (efter minimum 1 års elevansættelse).

Fødselsdage er ikke en relevant anledning, jf. Forskningsministeriets brev af 26. maj 2000.

Hvad må købes/serveres:

Alt efter anledning kan der serveres rundstykker, te og kaffe eller sædvanlig receptionsanretning og vand, øl og vin inden for en beløbsgrænse på op til 100 kr. (for elevuddannelse dog maksimalt 40 kr.) pr. forventet deltager.

C. Gaver

I særlige tilfælde kan der af penge administreret af Aarhus Universitet afholdes udgifter til lejlighedsgaver til personer, der ikke er ansat ved AU . Gavens værdi må ikke overstige 400-500 kr. og modtagerens navn, adresse/firma og anledningen skal fremgå af regnskabsbilaget.

Der kan dog aldrig ydes gaver som erstatning for løn til f. eks. foredragsholdere. Hvis foredragsholdere, paneldeltagere m.v. optræder gratis, og man gerne vil vise sin påskønnelse heraf, må der kun gives en symbolsk gave, f. eks. en af universitetets officielle gaver (bøger, tørklæder, slips, kuglepenne osv.) eller f. eks. en vingave til maksimalt 200 kr.

Rektor agter at opretholde et vist lager af officielle gaver, som kan anvendes (normalt mod betaling fra institut/center/fakultet).

Der kan ikke for penge administreret af AU afholdes udgifter til lejlighedsgaver til egne ansatte . Ved egne ansatte forstås for et institut ansatte ved samme institut, inkl. diverse centre. I administrationen gælder tilsvarende for kontorer og afdelinger. For et fakultet er egne ansatte samtlige ansatte ved fakultetets fællesenheder, institutter og centre, og tilsvarende for fællesområdet.

D. Intern forplejning, møder m.v.

Hovedreglen er, at der ikke kan afholdes udgifter til mad og drikkevarer mv. i forbindelse med interne møder. Det er dog muligt at afholde begrænsede udgifter i følgende tilfælde:

• Ved interne faglige møder på ledelsesniveau, samt råds- og udvalgsmøder på fakultets-, institut- og centerniveau: Vand, kaffe, te og brød.
• Til medarbejdermøder på institut- og centerniveau med henblik på opfyldelse af informationspligten, jf. bemærkningerne til § 7, stk. 3 i universitetsloven, og/eller til et årligt personalearrangement som led i fakultetets/instituttets/fællesområdets personalepolitik: Der kan afholdes udgifter inden for en grænse på i alt 400 kr. pr. medarbejder pr. finansår, såfremt den pågældende leder anser det for hensigtsmæssigt, og der i øvrigt er råd til det i det budget, som den pågældende leder har ansvaret for.

E. Visse eksterne regler, der skal overholdes

De til enhver tid værende eksterne regler, der berører repræsentationsudgifter, skal overholdes. Her nævnes blot de vigtigste regler, der pt. er gældende:

• Ifølge Finansministeriets Budgetvejledning, pkt. 2.4.14 må der ikke afholdes udgifter til tobaksvarer; der kan kun i begrænset omfang afløftes moms af repræsentationsudgifter; og repræsentationsudgifter af større omfang eller af ekstraordinær karakter skal have særskilt hjemmel i et aktstykke eller en bemærkning på finansloven.
• Forskningsministeriets brev af 26. maj 2000 vedr. fødselsdage.

F. Øvrige udgifter/højere beløb

Fravigelse af nærværende regler og beløbsgrænser kan kun ske med dekanens godkendelse, og udgiftsbilaget skal i så fald vedlægges en af dekanen underskrevet begrundelse for fravigelsen fra regelsættet i det konkrete tilfælde.

G. Intern kontrol

Ovennævnte udgifter skal konteres efter de givne anvisninger i universitetets kontoplan. Universitetet vil med mellemrum udtage stikprøver for at kontrollere omfanget af og givne begrundelser for fravigelse af reglerne samt overholdelse af den i punkt D fastsatte beløbsgrænse for personalepolitiske velfærdsydelser. I den forbindelse kan dekanen blive bedt om at komme med en samlet redegørelse for afholdte udgifter i medfør af nærværende regelsæt inden for sit område.

Dette regelsæt træder i kraft pr. 01.01.2002 og erstatter KFs regler fra november 1989.