Firmaer

Aarhus Universitets retninjer af 3. oktober 2001 for tilladelse til brug af universitetets udstyr, lokaler, infrastruktur og øvrige faciliteter i firmasammenhæng.

 

Baggrund

Disse retningslinjer om universitetets betingelser for at tillade brug af universitetets udstyr, lokaler, infrastruktur og øvrige faciliteter i firmasammenhæng er fastsat, foranlediget af en række henvendelser fra medarbejdere, der ønsker at etablere - eller har etableret eget firma.

2. Formål

Retningslinjerne har til formål:

a at styrke universitetets indsats for forskningsformidling ved at opnåede forskningsresultater i højere grad videreformidles.

b at forhindre, at der opstår konkurrenceforvridning i forhold til andre firmaer.

c af forhindre, at der opstår interessekonflikter mellem medarbejderen og universitetet.

Anvendelsesområde

Retningslinjerne finder anvendelse på aftaler mellem universitetet og medarbejdere og på aftaler mellem universitetet og medarbejderejede firmaer, som mod betaling ønsker at benytte universitetets lokaler, udstyr, infrastruktur eller øvrige faciliteter i firmasammenhæng.

4. Retningslinjer for et firmas aftale med universitetet

4.1. Ansøgningens indsendelse

Den pågældende medarbejder, der ønsker at etablere/har etableret et firma, ansøger skriftligt institutlederen om tilladelsen til brug af universitetets udstyr, lokaler, infrastruktur og øvrige faciliteter i firmasammenhæng.Medarbejderen fremsender samtidigt kopi af ansøgningen til dekanen.

4.2. Institutlederens opgaver

a Ved behandlingen af ansøgningen påser institutlederen, at den øvrige forskning på instituttet ikke på nogen måde bliver indskrænket som følge af en eventuel imødekommelse af ansøgningen og at aktiviteten ikke er til gene for instituttets forsknings- og undervisningsplaner.

b Institutlederen påser endvidere, at en eventuel imødekommelse af ansøgningen ikke vil bevirke, at der opstår interessekonflikter mellem medarbejderen og universitetet, for eksempel ved indkøb eller ved regnskabsmæssige dispositioner, i forbindelse med forskningsledelse, samarbejde med studerende og/eller kolleger, eller i forbindelse med råden over udstyr, faciliteter, rådgivning om og forhandling af samarbejdsaftaler, licensaftaler og godkendelse heraf.

c Hvis institutlederen herefter finder, at medarbejderens ansøgning kan imødekommes, skal institutlederen specificere brugens omfang, hvorefter Budgetkontoret (og Teknisk Forvaltning) beregner universitetets pris for brugen.

Såfremt brugen omfatter faciliteter/udstyr, der er betalt af instituttet, skal der til formålet oprettes en særskilt konto i henhold til reglerne om kommerciel indtægtsdækket virksomhed, jf. Rektors delegationskrivelse af 13. april 2000. Med hensyn til den nærmere beregning, herunder prisfastsættelse, kontakter institutlederen forinden Budgetkontoret.

4.3. Godkendelse

Tilladelsen, der skal være skriftlig, gives af institutlederen. Institutlederen skal forinden tilladelsen gives have indhentet godkendelse fra dekanen og Budgetkontoret.

4.4. Varighed

En eventuel tilladelse til brug af universitetets udstyr, lokaler, infrastruktur og øvrige faciliteter i firmasammenhæng, er altid tidsbegrænset. Der er dog mulighed for forlængelse af aftalen.

Når brugen ophører skal institutlederen og medarbejderen sammen udarbejde en kort skriftlig evaluering af forløbet. Evalueringen fremsendes til dekanen og Budgetkontoret.

5. Overordnede principper for et firmas aftale med universitetet

I forbindelse med imødekommelse af en medarbejders ansøgning om brug af universitetets udstyr, lokaler, infrastruktur og øvrige faciliteter i firmasammenhæng skal følgende overordnede principper iagttages:

a Aftalen, der er omfattet af lov om offentlighed i forvaltningen, skal være udformet på en sådan måde, at den er egnet til offentliggørelse.

b Aftalen skal være i overensstemmelse med universitetets formålsbestemmelse.

c Det skal klart fremgå af aftalen, hvilke ydelser universitetet stiller til rådighed.

d Der skal være fuld åbenhed om medarbejderens andel af firmaet.

e Den aftalte pris må ikke være konkurrenceforvridende.

f Medarbejderen må ikke benytte universitetets adresse eller segl i firmasammenhænge.

g Aftalen må ikke indgås af den pågældende medarbejder selv, f.eks. i egenskab af institutleder eller dekan. Hvis medarbejderen selv har en lederstilling skal aftalen godkendes af rektor.

h Hvis aftalen indeholder bestemmelser om forskningssamarbejde skal universitetets retningslinjer for sådanne aftaler følges, herunder indeholde bestemmelser om publikation, fortrolighed samt rettighedsfordeling til eventuelle opfindelser.

Aarhus Universitet, den 3. oktober 2001

Henning Lehmann
rektor

/Elsebeth Pedersen

specialkonsulent