Samarbejdsaftaler - retningslinier

Aarhus Universitets retningslinjer af 13. april 2000 for samarbejdsaftaler mellem Aarhus Universitet og eksterne partnere

A. Anvendelsesområde

(1) Retningslinjernes direkte anvendelsesområde er samarbejdsaftaler med private eller offentlige partnere.

Ved en samarbejdsaftale forstås en aftale mellem universitetet og en ekstern partner om et fælles forskningsprojekt, som typisk er kendetegnet ved, at begge parter bidrager med ydelser af økonomisk værdi, at også den eksterne part yder et fagligt bidrag, at parterne normalt bevarer rettighederne til egne resultater, og at universitetets indsats ligger i forlængelse af den ordinære forskningsvirksomhed inden for det pågældende fag eller forskningsmiljø. Økonomisk reguleres samarbejdsaftaler efter reglerne om tilskudsfinansieret forskningsvirksomhed.

(2) Ved andre aftaler om støtte til forskningsprojekter, hvor tilskudsgiveren stiller betingelser, der går ud over en rapportering om bevillingens anvendelse , finder retningslinjerne tilsvarende anvendelse.

(3) Ved visse særlige aftaleformer - såsom aftaler om indtægtsdækket virksomhed, EU-kontrakter, centeraftaler eller aftaler om erhvervsforskeruddannelse - kan andre hensyn gøre sig gældende. Disse aftaleformer er derfor ikke direkte omfattet af retningslinjerne, men det forudsættes, at tilsvarende principper så vidt muligt følges.

(4) For samarbejdsaftaler og betingede aftaler om forskningsstøtte inden for universitetshospitalssamarbejdet gælder særlige regler - herunder delegations- og kompetenceregler - i henhold til samarbejdskonstruktionen mellem Aarhus Universitet og Århus Amt. De nedenfor anførte principper for selve forskningssamarbejdet gælder dog for alle forskningsprojekter, hvor Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet (Institut for Eksperimentel Klinisk Forskning) er ansvarlig for forskningsledelsen.

(5) Udenfor retningslinjernes anvendelsesområde falder helt betingelsesløse donationer, herunder ensidigt forpligtende tilsagn om forskningsstøtte, som f.eks bevillinger fra statslige forskningsråd eller Aarhus Universitets Forskningsfond.

B. Retningslinjernes indhold

Retningslinjerne supplerer og suppleres af andre regler, herunder universitetsloven, centralt og lokalt fastsatte budgetregler samt lov om opfindelser ved offentlige forskningsinstitutioner (forskerpatentloven).

Retningslinjerne omfatter følgende emner:

  1. hvem der kan indgå samarbejdsaftaler,
  2. hvilke kontraktpunkter der altid skal tages stilling til, og
  3. hvilke principper der aldrig kan gives køb på.

Ad 1): Reglerne herom findes i rektors delegationsskrivelse af 13. april 2000 vedrørende eksterne midler. Hovedprincipperne er følgende:

(a) Institutlederen skal godkende medarbejdernes aftaler om varetagelse af alle eksternt finansierede forskningsprojekter.

(b) Dekanen skal normalt godkende samarbejdsaftaler, men kan vælge at delegere sin kompetence til en institutleder. Dekanen er i delegationstilfælde fortsat ansvarlig for, at alle regler og retningslinjer for indgåelse af aftaler om eksternt finansieret forskning overholdes.

(c) Dekanen skal føre tilsyn med, at institutlederne har indført betryggende procedurer til sikring af, at aftaler omfattet af disse retningslinjer indberettes og godkendes.

(d) Dekanen skal i alle tilfælde:

  1. Sørge for godkendelser i Budgetkontoret og Konsistorialkontoret, hvor det er nødvendigt.
  2. Modtage kopi af alle aftaler omfattet af disse retningslinjer.
  3. Påse at aftalerne journaliseres.
  4. Indberette aftaler, omfattet af disse retningslinjer, til Konsistoriums udvalg (jf. nedenfor).

(e) Budgetkontoret skal godkende:

  1. Samarbejdsaftaler med offentlige myndigheder eller institutioner.
  2. Aftaler, der indebærer træk på lokaler og anden infrastruktur, medmindre det må anses for helt uvæsentligt.
  3. Eventuelle særlige betingelser for tilskudsanvendelse eller regnskabsaflæggelse.

(f) Konsistorialkontoret skal godkende eventuelle betingelser om rettighedsoverdragelse.

(g) Eksterne forskningsmidler skal indbetales direkte fra tilskudsgiveren til Universitetet.

Ad 2): Ved indgåelse af en samarbejdsaftale skal der tages stilling til - navnlig - følgende punkter, og punkterne skal indgå i aftalen i det omfang, de er relevante for det enkelte samarbejdsforhold. 1) En samarbejdsaftale skal være skriftlig.

  • (a) Aftalens parter.
  • (b) Aftalens formål og særlige forudsætninger.
  • (c) Nøjagtig definition af projektet (evt. i bilag).
  • (d) Ikrafttrædelsestidspunkt, tidsplan, varighed, evt. genforhandlings- og opsigelsesmulighed samt -varsel.
  • (e) Hver parts bidrag og pligter (økonomiske ressourcer, fysiske og tekniske faciliteter, manpower, know-how, ledelseskompetence, gensidig orientering, afrapportering etc., herunder eventuelle krav om bestemte forskeres eller forskergruppers deltagelse og evt. betingelser for udskiftning.
  • (f) Fordeling og evt. overdragelse af rettigheder (jf. forskerpatentlovens § 9), 2) herunder
    • specifikation af hver parts medbragte baggrundsviden, datamateriale m.v.,
    • retten til (vederlagsfrit) at udnytte sine egne, den anden parts og/eller fælles resultater til andre forskningsformål,
    • parternes ret og pligt til at medvirke til at søge patent eller lignende samt evt. tilbudspligt, hvis en part ikke ønsker selv at udnytte sin ret,
    • retten til (mod royalty-betaling) at udnytte den anden parts rettigheder og/eller fælles resultater til kommercielle formål.
  • (g) Hemmeligholdelses- og publiceringsbestemmelser (med specifikation af beskyttet materiale, hemmeligholdelsesperiode, gennemsynsret og publiceringsfrihed).
  • (h) Konsekvenser af samarbejdets ophør ved udløb, opsigelse og ophævelse (spørgsmål om evt. tilbagebetaling af modtagne ydelser, afrapportering, rettighedsfordeling m.v.).
  • (i) Tvistløsning.

Samarbejdsaftaler skal udformes således, at de er egnet til offentliggørelse. Eventuelt materiale, der klassificeres som fortroligt eller lign., jf. nedenfor ad 3(a)(2), skal holdes adskilt fra aftalen og beskrives i særlige bilag m.v.

Ad 3): Det er en selvfølge, at universitetet og dets ansatte ikke kan indestå for, at resultaterne af et forskningsprojekt eller en undersøgelse bliver som ønsket eller forventet af samarbejdspartneren.

Herudover skal en samarbejdsaftale altid respektere visse ufravigelige principper i henseende til

a) hemmeligholdelse,
b) publicering, og
c) rettighedsfordeling.

Ad a):

  1. Oplysninger, viden og resultater, som universitetets ansatte selv oparbejder i forbindelse med det projekt, der samarbejdes om, skal kunne indgå i den fortsatte forskning, undervisning og anden forskningsformidling, og adgangen hertil skal respekteres og eksplicit i samarbejdsaftalen anerkendes af den anden part. En tidsbegrænset hemmeligholdelsespligt kan alene accepteres, hvor virksomheden eventuelt har en gennemsynsret inden offentliggørelse (jf. nedenfor ad b ), eller hvor en hemmeligholdelse er nødvendig af hensyn til eventuel patentering eller brugsmodelbeskyttelse (jf. nedenfor ad c ). 3)
  2. Der kan være et legitimt behov for at beskytte en virksomheds erhvervshemmeligheder såvel som tekniske tegninger, beskrivelser, opskrifter, modeller eller lignende, som virksomheden under fortrolighed har overladt universitetets ansatte som led i samarbejdet. Omfanget af en eventuel hemmeligholdelsespligt skal på forhånd være fastsat i samarbejdsaftalen. Den kan normalt kun omfatte materiale, som parterne i forbindelse med den konkrete overladelse af materialet er enedes om at klassificere som fortroligt eller lign.
  3. Retten til fortsat forskningsmæssig udnyttelse af resultater og viden, som universitetets ansatte selv eller i samarbejde har genereret, må ikke berøres af en eventuel hemmeligheds- eller fortrolighedsforpligtelse.

Ad b):

  1. Forskernes grundlæggende publiceringsret skal respekteres og eksplicit i samarbejdsaftalen anerkendes af den anden part. Ved publiceringsretten forstås forskernes ret til at offentliggøre deres forskningsresultater i videnskabelige værker og tidsskrifter samt i øvrigt i overensstemmelse med det pågældende forskningsområdes traditioner.
  2. Anerkendelsen af forskernes frie publiceringsadgang kan dog efter omstændighederne kombineres med vilkår om,
    1. at udkast til manuskript skal sendes til samarbejdspartneren til gennemsyn i max. 60 dage, før der træffes eksterne foranstaltninger til offentliggørelse, f.eks. indsendelse til tidsskrift eller forlag,
    2. at samarbejdspartneren har ret til at fremsætte forslag til ændringer i teksten, og at begge parter erklærer at ville tilstræbe enighed om formuleringen af teksten, men således at forskerne i sidste ende selv suverænt afgør tekstens indhold og formulering, bortset fra hvad der måtte være nødvendigt til beskyttelse af fortrolige informationer, og
    3. at samarbejdspartneren i tilfælde af udarbejdelse og indgivelse af patentansøgning eller ansøgning om brugsmodelregistrering kan kræve udsættelse af enhver offentliggørelse, herunder publicering, i en passende periode, som dog aldrig kan overstige 6 måneder fra den dato, samarbejdspartneren modtog manuskriptudkastet til gennemsyn.

Ad c):

  1. Efter forskerpatentloven må universitetet som udgangspunkt kræve at få andel i eventuelle kommercielle udnyttelsesmuligheder, hvis de ansattes forskning fører til opfindelser, som kan patenteres eller brugsmodelbeskyttes.
  2. Universitetet kan derfor normalt ikke acceptere på forhånd at fraskrive sig enhver ret til kommerciel udnyttelse af forskningsresultater, som det offentlige har medvirket til at finansiere. Universitetet har dog mulighed for efter en konkret vurdering - når en ekstern partners medfinansiering af et forskningsprojekt gør det rimeligt - på egne og arbejdstagerens vegne ved forudgående aftale med en ekstern partner helt eller delvis at afstå retten til opfindelser, der måtte fremkomme ved projektet, jf. forskerpatentlovens § 9 (som gengivet ovenfor i note 2 ).
  3. En eventuel afståelse af retten til patentering eller anden kommerciel udnyttelse af et forskningsresultat frembragt af eller under medvirken af universitetets ansatte må ikke bevirke, at forskerne under eller efter projektets afslutning afskæres fra fortsat forskningsmæssig anvendelse af de forskningsresultater, som er frembragt helt eller delvis af de pågældende selv (jf. ovenfor ad a ).

C. Erfaringsopsamling

Konsistorium nedsætter et udvalg, som har til opgave i en periode at indsamle erfaringer på grundlag af indgåede aftaler samt formidle disse erfaringer til Konsistorium.

Godkendt på Konsistoriums møde den 13. april 2000

Henning Lehmann
rektor

/ Per Møller Madsen
kontorchef


Noter:

1) Der er tillige udarbejdet en særlig tjekliste, som kan benyttes i forbindelse med udarbejdelse og indgåelse af samarbejdsaftaler.

2) § 9 lyder: "Ved projekter, der gennemføres i samarbejde med eller helt eller delvis finansieres af en part, der ikke er omfattet af loven, kan institutionen på egne og arbejdstagerens vegne ved forudgående aftale med den pågældende part helt eller delvis afstå retten til de opfindelser, der fremkommer ved projektet".

3) Det bemærkes, at universitetsansatte forskere m.fl. i medfør af forskerpatentlovens § 10, stk. 3, og § 11, stk. 2, som udgangspunkt ikke må offentliggøre en opfindelse, de har gjort som led i deres ansættelsesforhold, før der er forløbet 2 måneder fra underretningen herom til universitetet. Ifølge samme lovs § 11, stk. 3, er der mulighed for at forlænge denne frist efter aftale med den ansatte.