Aarhus University Seal / Aarhus Universitets segl

Forskningssamarbejde med private virksomheder

Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udviklings retningslinjer af 21. januar 2005 for universiteternes forskningssamarbejde med private virksomheder

Retningslinier for universiteternes forskningssamarbejde med private virksomheder

Retningslinierne vedrører universiteterne omfattet af lov nr. 403 af 28. maj 2003 om universiteter (universitetsloven) som ændret ved lov nr. 1156 af 19. december 2003, § 8.

1. Retningsliniernes indhold

Retningslinierne indeholder følgende punkter:

  1. Retningsliniernes indhold
  2. Baggrund
  3. Karakteristik af projekttyper
  4. Retten til opfindelser
  5. Offentliggørelse af forskningsresultater
  6. Statsstøtte
  7. Inhabilitet
  8. Procedurer for indgåelse af samarbejdsaftaler
  9. Regnskabsmæssig håndtering
  10. Offentlighed om universiteternes samarbejdsaftaler

2. Baggrund

I januar 2000 nedsatte den daværende forskningsminister en arbejdsgruppe, der fik til opgave dels at beskrive de regler, som gælder for universiteternes samarbejde med erhvervslivet, dels at udarbejde forslag til, hvilke elementer der bør indgå i aftaler om samfinansierede forskningsprojekter mellem universiteter og private virksomheder, dvs. projekter hvor såvel universitetet som samarbejdspartneren skyder midler eller ressourcer i projektet. Arbejdsgruppen fremlagde i august 2000 rapporten ”Samarbejdsaftaler mellem universiteter og erhvervsvirksomheder” (Rapporten). Rapporten kan findes på Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udviklings hjemmeside (www.videnskabsministeriet.dk) under ”publikationer”. Samtidig bad statsrevisorerne rigsrevisor om en undersøgelse af Forskningsministeriets styring af universiteternes bevillinger og forskningsindsats. Det resulterede i ”Beretning nr. 1/00 til statsrevisorerne om forvaltning af private forskningsmidler ved Aarhus Universitet og Københavns Universitet” (Beretningen). Statsrevisorerne påtaler, at forvaltningen af private forskningsmidler har været mangelfuld, og statsrevisorerne finder det kritisabelt, at de ansvarlige ministeriers tilsyn har været utilstrækkeligt. Beretningen kan findes via Rigsrevisionens hjemmeside (www.rigsrevisionen.dk).

Nærværende retningslinier for forskningssamarbejde mellem universiteter og private virksomheder tager udgangspunkt i Rapporten og Beretningen.

Retningslinierne må ses i sammenhæng med de generelle regler, som har indflydelse på universiteternes samarbejde med private virksomheder, herunder blandt andet:

  • Lov nr. 403 af 28. maj 2003 om universiteter (universitetsloven) som ændret ved lov nr. 1156 af 19. december 2003, § 8 (www.retsinfo.dk)
  • Lov nr. 347 af 2. juni 1999 om opfindelser ved offentlige forskningsinstitutioner (www.retsinfo.dk)
  • Lov nr. 483 af 9. juni 2004 om teknologioverførsel ved offentlige forskningsinstitutioner, som er sat i kraft ved bekendtgørelse nr. 1211 af 9. december 2004 (www.retsinfo.dk)
  • Konkurrenceloven, jf. lovbekendtgørelse nr. 539 af 28. juni 2002 med senere ændringer, samt EF-traktatens regler om konkurrence.(Herunder bekendtgørelse nr. 622 af 16. juni 2004 om gruppefritagelse for kategorier af teknologioverførselsaftaler og bekendtgørelse nr. 1212 af 18. december 2000 om gruppefritagelse for kategorier af forsknings- og udviklingsaftaler) (www.ks.dk) EF-traktatens regler om statsstøtte (www.ks.dk)
  • EU’s udbudsdirektiv, jf. bekendtgørelse nr. 937 af 16. september 2004 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. (www.ks.dk)
  • Cirkulære nr. 159 af 17. december 2002 om udbud og udfordring af statslige drifts- og anlægsopgaver (udbudscirkulæret) (www.retsinfo.dk)
  • Cirkulære nr. 9204 af 22. marts 2004 om selvforsikring i staten (www.oav.dk)
  • Budgetvejledning 2001 (www.oav.dk)
  • Vejledning om priskalkulation (www.oav.dk)

3. Karakteristik af projekttyper

De statslige tilskud, som universitetet modtager i henhold til universitetslovens § 19, stk. 1, skal anvendes inden for universitetets formål. For at universitetet kan anvende midler givet til den ordinære virksomhed i forbindelse med et forskningsprojekt, er det derfor en betingelse, at universitetet har en forskningsmæssig interesse i at indgå i forskningsprojektet. Projektet skal således falde inden for universitetets forskningsformål som defineret i universitetslovens § 2.

Der kan på den baggrund sondres mellem følgende tre typer af forskningsprojekter:

a. Projekter af forskningsmæssig interesse, som finansieres fuldt ud af tilskud til ordinær virksomhed på finansloven:

Under ordinær virksomhed konteres projekter, der fuldt ud er finansieret af universitetets ordinære tilskud. Universitetet skal have en forskningsmæssig interesse i at indgå i projektet.

b. Projekter af forskningsmæssig interesse, som finansieres helt eller delvist af ekstern tilskudsgiver:

Under tilskudsfinansieret forskningsvirksomhed konteres den eksternt finansierede del af ikke-kommercielle projekter, der finansieres helt eller delvist af en ekstern tilskudsgiver. Universitetet skal have en forskningsmæssig interesse i at indgå i projektet. Hvis universitetet direkte eller indirekte medfinansierer projektet (dvs. et samfinansieret forskningsprojekt efter Rapportens terminologi), konteres medfinansieringen under ordinær virksomhed. Også hvis den eksterne tilskudsgiver dækker de fulde omkostninger, hører disse projekter under tilskudsfinansieret forskningsvirksomhed.

Der er ikke adgang til at medfinansiere projekter mv., hvor tilskud fra statslige fonds- eller programbevillinger er forudsat at dække hele projektudgiften.

De nærmere regler for tilskudsfinansieret forskningsvirksomhed findes i Budgetvejledning 2001, afsnit 2.6.8.

c. Projekter af kommerciel karakter, som finansieres fuldt ud af rekvirenten:

Under indtægtsdækket virksomhed konteres projekter af kommerciel karakter.Projekter af kommerciel karakter finansieres fuldt ud af rekvirenten. Projektet skal være en naturlig udløber af universitetets almindelige virksomhed og kan efter omstændighederne have forskningsmæssig interesse eller bestå i en rent erhvervsmæssig udnyttelse af universitetets ekspertise eller udstyr. Prisfastsættelsen skal ske i henhold til reglerne for indtægtsdækket virksomhed. Indtægtsdækket virksomhed omfatter endvidere andre (ikke forskningsmæssige) kommercielle aktiviteter.

De nærmere regler for indtægtsdækket virksomhed findes i Budgetvejledning 2001, afsnit 2.6.6, samt i Vejledning om priskalkulation.

Tilskudsfinansierede aktiviteter , jf. Budgetvejledning 2001, afsnit 2.6.7, skal administreres efter samme retningslinier som tilskudsfinansieret forskningsvirksomhed, idet der dog må ses bort fra de forskningsspecifikke regler, navnlig retningsliniernes afsnit 4 og 5. Forskningsprojekter må ikke konteres under tilskudsfinansierede aktiviteter, som anvendes til andre (ikke forskningsmæssige) tilskudsfinansierede aktiviteter.

4. Retten til opfindelser

Fordelingen af rettigheder, der knytter sig til en opfindelse ved et universitet, følger af §§ 7-9 i lov om opfindelser ved offentlige forskningsinstitutioner. Loven gælder for opfindelser, der kan patenteres efter patentloven eller registreres som brugsmodel efter brugsmodelloven.

Det er udgangspunktet, at retten til en opfindelse tilkommer arbejdstageren selv, men dette udgangspunkt underlægges de begrænsninger, der i øvrigt følger af loven. Universitetet kan således efter § 8, stk. 1, i det enkelte tilfælde gøre krav på at få de til opfindelsen knyttede rettigheder overdraget, hvis opfindelsen er gjort som led i arbejdstagerens arbejde for universitetet.

Hvor forskning gennemføres i samarbejde med eller helt eller delvist finansieres af en part, der ikke er omfattet af loven, kan universitetet efter § 9 ved forudgående aftale helt eller delvist afstå retten til opfindelser, der fremkommer ved forskningen. Det er således universitetet, og ikke arbejdstageren selv, der har kompetencen til at indgå aftale om de til opfindelsen knyttede rettigheder. Ved indgåelse af aftale efter § 9 skal universitetet være særligt opmærksom på spørgsmålet om statsstøtte, jf. retningsliniernes afsnit 6.

Universitetet bør i alle tilfælde sikre sig, at fordelingen af rettigheder fastlægges klart i samarbejdsaftalen, så der ikke efterfølgende opstår usikkerhed herom.

5. Offentliggørelse af forskningsresultater

Hvis forskning finansieres helt eller delvist af offentlige midler, er der pligt til at offentliggøre forskningsresultaterne, jf. universitetslovens § 2, stk. 3. Det kan i den konkrete situation være nødvendigt at undtage eventuelle fortrolige informationer, som samarbejdspartneren ikke ønsker offentliggjort, navnlig i medfør af forvaltningslovens § 27 og markedsføringslovens § 10, stk. 2. En sådan undtagelse giver dog ikke samarbejdspartneren ret til at hindre offentliggørelse af forskningsresultater eller påvirke de konklusioner, der kan drages af forskningen. For så vidt angår spørgsmålet om begæring om aktindsigt i forskningsresultaterne henvises endvidere til offentlighedslovens regler herom, jf. lovens kapitel 2 og 3.

Der er ikke givet faste regler for, præcis på hvilket tidspunkt offentliggørelsen skal ske, og tidspunktet vil afhænge af den konkrete situation, navnlig hensynet til beskyttelse af immaterielle rettigheder. Det står dog klart, at offentliggørelsen altid skal ske inden for rimelig tid fra det tidspunkt, hvor endelige eller publicerbare forskningsresultater foreligger.

Vejledende også for andre områder kan nævnes, at spørgsmålet for så vidt angår universitetshospitalerne administreres i henhold til ”Universitetshospitalernes retningslinjer for indgåelse af forskningskontrakter”, hvorefter universitetshospitalerne ved indgåelse af forskningskontrakter skal sikre sig ret til publicering uden forhåndsgodkendelse fra den private part. Denne gives som udgangspunkt op til 30 dage til at kommentere manuskripter og træffe beslutning om, hvorvidt der skal ske patentering, samt yderligere 60 dage til at indlevere en prioritetsskabende patentansøgning. Efter forhandling kan det i særlige tilfælde aftales, at publicering udsættes ud over 60 dage.

Udføres forskningen som indtægtsdækket virksomhed, kan det ved aftaleindgåelsen fastlægges, at forskningsresultaterne ikke offentliggøres.

For så vidt angår universitetets mulighed for at pålægge en arbejdstager at udskyde offentliggørelsen af en opfindelse begrundet i hensynet til beskyttelse af immaterielle rettigheder henvises der til lov om opfindelser ved offentlige forskningsinstitutioner, særligt § 11, stk. 2 og 3.

Universitetet bør sikre sig, at spørgsmålet om retten til offentliggørelse reguleres i samarbejdsaftalen i overensstemmelse med ovennævnte retningslinier.

6. Statsstøtte

Universitetet skal i forbindelse med indgåelse i forskningssamarbejde med private virksomheder være opmærksom på de danske og EU-retlige statsstøtteregler. Reglerne findes navnlig i EF-traktatens artikel 87-89 samt i konkurrencelovens § 11 a.

Konkurrencelovens § 11 a giver Konkurrencerådet mulighed for at udstede påbud om, at støtte, der ydes eller er ydet ved hjælp af offentlige midler til fordel for bestemte former for erhvervsvirksomhed, skal bringes til ophør eller tilbagebetales. Påbud kan udstedes, når støtten opfylder følgende kriterier: Støtten skal have til formål eller til følge at forvride konkurrencen på det danske marked eller en del heraf, og støtten skal ydes eller være ydet uden hjemmel i offentlig regulering.

EF-traktatens artikel 87 regulerer de tilfælde, hvor støtte påvirker samhandlen mellem medlemsstater. Kommissionen er enekompetent til at erklære en støtteordning for forenelig med fællesmarkedet. Det følger af artikel 87, at følgende betingelser skal være opfyldt, for at der er tale om anmeldelsespligtig statsstøtte i traktatens forstand:

  1. Der skal være tale om støtte ydet af det offentlige ved hjælp af offentlige midler (i enhver tænkelig form).
  2. Støtten skal medføre en økonomisk fordel for en eller flere virksomheder.
  3. Støtten skal være til fordel for visse virksomheder eller visse produktioner (selektivitetskriteriet), dvs. at der ikke er tale om en generel foranstaltning.
  4. Støtten skal påvirke samhandlen mellem medlemsstaterne og fordreje eller true med at fordreje konkurrencevilkårene på markedet.

Universitetet skal på baggrund af reglerne være opmærksom på, at der kan være tale om ulovlig statsstøtte i henhold til Konkurrencelovens § 11 a eller EFtraktatens artikel 87, fx hvis der i forbindelse med et forskningsprojekt, som universitetet medfinansierer, opnås viden, der alene kommer den virksomhed til gode, som universitetet samarbejder med.

Parallelt med statsstøttespørgsmålet skal universitetet være opmærksom på, at de statslige tilskud ikke anvendes i strid med formålet for de pågældende tilskud, herunder at det uanset projektets tilrettelæggelse i øvrigt skal sikres, at der ikke ved projektets udførelse sker en direkte eller indirekte overførsel af tilskuddene til andre projektdeltagere.

Der skal for så vidt angår oplysninger om statsstøttereglerne i det hele henvises til Konkurrencestyrelsens hjemmeside (www.ks.dk). Endvidere kan henvises til Rapportens afsnit 5.7 samt bilag 6.

7. Inhabilitet

I henhold til universitetslovens § 1, stk. 2, er universiteterne en del af den offentlige forvaltning og dermed omfattet af de almindelige forvaltningsretlige regler om inhabilitet, navnlig forvaltningslovens §§ 3-6. Det er ved indgåelse i forskningssamarbejde med private virksomheder afgørende, at universitetet i henhold til disse regler vurderer, hvorvidt samarbejdet aktualiserer spørgsmål om inhabilitet i forhold til medarbejdere ved universitetet.

Inhabilitet vil fx kunne opstå i forhold til en medarbejder, der har privatøkonomisk interesse i et produkt med tilknytning til et forskningssamarbejde, såfremt medarbejderen bliver involveret i afgørelser, der har relation til det pågældende produkt. Spørgsmålet kan blive aktuelt, uanset om projektet kører eller er afsluttet, fx hvor medarbejderen undervejs eller efterfølgende eksaminerer en studerende, der har arbejdet med det pågældende produkt.

Om der i det enkelte tilfælde er tale om inhabilitet må undergå en konkret vurdering på universitetet.

8. Procedurer for indgåelse af samarbejdsaftaler

Universitetets ledelse bør fastlægge skriftlige procedurer for indgåelse af samarbejdsaftaler mellem universitetet og private virksomheder. Det vil være hensigtsmæssigt, hvis de skriftlige procedurer offentliggøres, fx via universitetets hjemmeside. Det bør af disse procedurer eller af universitetets generelle administrative retningslinier fremgå:

  • at rektor eller den, som har fået delegeret ansvaret, på forhånd skriftligt skal godkende aftaler om varetagelse af helt eller delvist eksternt finansierede forskningsprojekter, jf. universitetslovens § 14, stk. 8, samt bemærkningerne til § 17, stk. 2,
  • hvorledes det sikres, at rektor eller den, der har fået delegeret ansvaret, aktivt tager stilling til, om et projekt har forskningsmæssig interesse, samt efter hvilke retningslinier denne vurdering skal foretages, således at universitetets midler kun anvendes til disse projekter, jf. afsnit 3, a og b,
  • hvordan det gennem dokumentation og journalisering sikres, at der er overblik over alle projekter og universitetets forpligtelser i forbindelse hermed,
  • at universitetet ved aftaler om samfinansiering skal have ansvaret for ledelsen af de projekter eller delprojekter, der foregår på universitetet, medmindre der foreligger særlig begrundelse for en fælles projektledelse, eller der i øvrigt er givet særskilt hjemmel til andet,
  • at det i den enkelte samarbejdsaftale skal sikres, at universitetet ikke er erstatningsansvarlig i tilfælde af, at projektet ikke fører til det ønskede resultat, at projektresultatet ikke kan anvendes, eller at tidsplanen ikke kan overholdes,
  • at samarbejdsaftalen som udgangspunkt skal foreskrive, at dansk lovgivning skal anvendes ved tvist. Såfremt anden end dansk ret i den konkrete situation anvendes, bør universiteternes procedurer for indgåelse af samarbejdsaftaler beskrive, hvordan det skal sikres, at der skabes klarhed over retsstillingen ved anvendelse af den pågældende fremmede ret,
  • hvorledes den juridiske kvalitet af den enkelte samarbejdsaftale i øvrigt sikres, herunder at der i forbindelse med indgåelse af den enkelte samarbejdsaftale aktivt tages stilling til de enkelte punkter i det af Kammeradvokaten udarbejdede ”Forslag til aftale om et samfinansieret forskningsprojekt”, optaget som bilag 1 i Rapporten.

Universitetet skal ved tilrettelæggelse af sine interne procedurer endvidere være opmærksom på reglerne om det videnskabsetiske komitésystem, jf. lov nr. 402 af 28. maj 2003 om et videnskabsetisk komitésystem og behandling af biomedicinske forskningsprojekter, og reglerne om Udvalgene vedrørende Videnskabelig Uredelighed, jf. kapitel 7 i lov nr. 405 af 28. maj 2003 om forskningsrådgivning mv.

9. Regnskabsmæssig håndtering

Universitetets procedurer skal sikre:

  • at der for hvert projekt foreligger et budget og en bevillingsskrivelse eller et andet juridisk bindende tilsagn fra eventuelle tilskudsgivere samt så vidt muligt en projektplan med milepæle og klart defineret start- og slutdato,
  • at der i projektdokumenterne er redegjort for omkostningerne, herunder lønomkostningerne, som påhviler universitetet i forbindelse med projektet,
  • at der føres en særskilt projektkonto for hvert projekt,
  • at der er normal dokumentation for alle konteringer på projektkonti,
  • at der etableres procedurer, som sikrer, at projekter afsluttes i overensstemmelse med tidsplanen,
  • at overførsel af overheadbidrag fra tilskudsfinansieret forskningsvirksomhed og indtægtsdækket virksomhed til ordinær virksomhed sker i takt med belastningen af fællesudgifterne, normalt i takt med udgiftsafholdelsen på projektet,
  • at reglerne for forvaltning af tilskud til tilskudsfinansieret forskningsvirksomhed følges, herunder:

 

  1. De modtagne tilskud skal registreres på særlige beholdningskonti i universitetets regnskab. Tilskud i forbindelse med projektet skalindtægtsføres i driftsregnskabet i takt med udgiftsafholdelsen.
  2. Renteindtægter skal anvendes inden for det formål, hvortil de bagvedliggende midler er givet, medmindre andet er skriftligt aftalt med tilskudsgiver. Det er ikke et krav, at de tilskrevne renter fordeles på de enkelte projekter. I forbindelse med den årlige regnskabsafslutning redegøres for renternes anvendelse.

10. Offentlighed om universiteternes samarbejdsaftaler

Som institutioner inden for den offentlige forvaltning bør universiteterne følge regler svarende til ”Retningslinier for offentlighed om privat finansiering af forskning ved statslige forskningsinstitutioner” udstedt af Forskningsministeriet den 13. januar 2000. Retningslinierne kan findes på Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udviklings hjemmeside (www.videnskabsministeriet.dk) under ”lovstof”.