E-post til Aarhus Universitet

Rammer for E-post til Aarhus Universitet

 

  • Universitetet ønsker ikke at modtage spam. E-post bliver scannet af forskellige filtre og uønsket e-post bliver sorteret fra. Det kan betyde at 'seriøse breve' bliver filtreret fra. Hvis en afsender ikke får svar fra AU, må man henvende sig igen. Se evt. gode råd om e-post.
  • Universitetet virus-scanner e-post. Virus-inficeret post bliver almindeligvis sorteret fra.
  • Vedhæftede filer til universitetets administration bliver scannet for tvivlsomme vedhæftede filer:
    • eksekverbare filer (dvs. filer, der er programer - de ender på fx. .exe eller .pif) filtreres fra og modtageren får en besked om at det er sket.
    • filnavnet på vedhæftede filer må maksimalt indeholde ét punktum. Grunden er at filnavne med flere punktummer (multiple extension) ofte bliver brugt til at skjule virus. Modtagerne vil også her modtage en besked om at bilaget er filtreret fra.
  • I almindelighed er forholdsreglen, at hvis en ansat på AU er i tvivl om indholdet af en e-post, slettes den. Derfor bør et mangel på svar fra AU følges op af en ny henvendelse.

Henvendelser om disse krav til data@au.dk

Baggrund for filtreringen

Aarhus Universitet ønsker at deltage konstruktivt i udviklingen af online-administration. Der har i flere år været kontor- eller funktions-e-post adresser på universitetet af formen @au.dk og institutionen har hoved e-post adressen au@au.dk.

Universitetet har derfor ikke haft noget problem i at være med i lanceringen af e-dag den 1. september 2003, som beskrevet i direktørens brev til administrationen.

Imidlertid er online-verdenen lige så plaget af slyngler som 'den rigtige' verden. På e-post fronten udtrykker det sig ved en flom af virus, orm og spam. Derfor bliver e-post scannet for at reducere risikoen for at universitetets maskiner bliver misbrugt eller ødelagt af virus- eller ormeangreb, ligesom spam sorteres fra, da det er en urimelig belastning af universitetets personale.

Bekæmpelsen er ikke en statisk proces, da der hele tiden opstår nye trusler. Derfor kan der her blot gives en beskrivelse af situationen i dag.

Gode råd om e-post

 

  • Angiv en fornuftig afsenderadresse
  • Husk altid at angive et fornuftigt Emne/Subject - det må aldrig være blankt.
  • Skriv en fornuftig brødtekst - ikke fx. blot 'se vedlagte', hvor det vedlagte er en banal Word-fil - bruge klippe/klistre og sæt brevteksten ind som brødtekst.
  • Mange e-postprogrammer giver mulighed for valg mellem 'almindelig tekst' og 'html-tekst'. Brug i almindelighed 'almindelig tekst' og kun 'html-tekst' hvis det er nødvendigt. Send aldrig både det ene og det andet format.
  • Referencer i brødteksten til websider er gode - men lad være med at lave for mange, og kontroller altid web-adressen. Den bedste metode er at klippe-klistre adressen fra en browser, hvor man ser den pågældende side.
  • Lignende omhu gælder mht. oplyste e-post adresser. Vær sikker på at de virker!

 

Et par detaljer om vedhæftede filer

De vedhæftede filer, der fjernes i universitetets administration, sættes i karantæne, og kan i særlige tilfælde fremskaffes ved henvendelse til Datakontoret. Metoden fremgår af den modtagne e-post. Det henstilles dog at henvendelse til Datakontoret om dette begrænses mest muligt, og at der i første omgang rettes henvendelse til afsenderen om, at der leveres en acceptabel fil. Hvis man anmoder om at få filen tilsendt fra Datakontoret, påhviler det rekvirenten at sikre at filen scannes omhyggeligt for virus før den åbnes.

Et særligt forhold gør sig gældende med det elektronisk visitkort, vCard. Dette er ofte systemgenereret, og her vil der nemt kunne forekomme et ekstra punktum, fx. fordi det betegnes ved personens navn med punktum som skilletegn: 'peter.hansen.vcf' eller at der optræder initialer: 'Jørgen F. Bak.vcf'. Problemet er ikke så stort, da det fremgår af filtypen .vcf at der er tale om et vCard, og at modtageren derfor blot kan se bort fra det.

Med venlig hilsen

Stig Møller, universitetsdirektør
/Jørgen F. Bak, specialkonsulent