Teknisk administrative stillinger

Sekretær til institutsekretariatet ved Institut for Klinisk Medicin 1009279

Vi reorganiserer og søger derfor pr. 1. januar 2019 en ny dygtig sekretær til at understøtte den nye lederkreds ved Institut for Klinisk Medicin.

Institutsekretariatet – hvem er vi?
Som vores nye kollega vil du indgå i et sekretariat bestående af 10 engagerede medarbejdere med meget forskellige faglige baggrunde, som løser mange forskelligartede opgaver. Vi er et udadvendt sekretariat med mange samarbejdspartnere internt på universitetet og eksternt til universitetshospitalet, regionshospitalerne og andre offentlige og private organisationer. Organisatorisk hører stillingen til institutsekretariatet, og du refererer således til sekretariatslederen.

Dine arbejdsopgaver
Din primære opgave bliver administrativt at understøtte instituttets 3 nye viceinstitutledere og sekretariatslederen. Du vil i den forbindelse få et tæt samarbejde med institutlederens sekretær.

Dine arbejdsopgaver og ansvarsområder vil konkret være, at:
o Sekretariatsbetjene viceinstitutlederne, herunder varetage mødekalendere og besvare diverse henvendelser telefonisk såvel som skriftligt
o Sagsbehandle diverse sager fra fakultetssekretariatet sammen med viceinstitutledere og sekretariatsleder – vi har mange sager med deadlines som kræver en proaktiv tovholder
o Understøtte sekretariatslederen med forskellige administrative opgaver og projekter
o Rejsebestillinger og rejseafregninger
o Tilrettelægge møder og bestille forplejning
o Tovholder for månedlige stabsmøder (planlægning, dagsorden mv.)

Som en del af institutsekretariatet indgår du desuden i løsningen af sekretariatets mange og meget forskelligartede løbende og ad hoc-opgaver, og du skal derfor være indstillet på, at opgaverne kan variere og at nye kan komme til.

Vores forventninger til dig
Det er altafgørende, at du er udadvendt, har en positiv indstilling og nyder at have en bred kontaktflade. Du kan holde mange bolde i luften og lader dig ikke forstyrre af at blive afbrudt og tage nye opgaver ind. Du er en stærk organisator og sætter en ære i, at tingene bliver gjort til tiden, med den rette kvalitet og ikke mindst på en serviceminded og venlig måde. Du løser dine opgaver selvstændigt og proaktivt og tager meget gerne initiativ til forbedringer og effektiviseringer i institutsekretariatet.
Det er en klar fordel at have erfaring fra en stor politisk organisation som universitetet eller sygehuset, men ikke en forudsætning.
Du har gode samarbejds- og kommunikationsevner og kan begå dig på engelsk i såvel skrift som i tale.

Det er ikke en forudsætning, at du har en bestemt uddannelsesmæssig baggrund, men vi forestiller os, at du har en kontoruddannelse eller tilsvarende bag dig gerne suppleret med relevant efter/videreuddannelse.

Stillingen er en fuldtidsstilling (37 timer/uge).

Vi forventer at holde ansættelsessamtaler mandag den 19. november og tirsdag den 20. november 2018 med mulighed for en anden samtale tirsdag den 27. november 2018.

Kontakt os
Hvis du vil høre mere om stillingen eller har spørgsmål er du velkommen til at kontakte sekretariatsleder Linda Ibsen, 7845 9002.

Du kan læse mere om Institut for Klinisk Medicin, Aarhus Universitet her: http://clin.au.dk/ Formalia

Løn- og ansættelsesvilkår i henhold til overenskomst mellem Finansministeriet og relevant overenskomst.

Ansøgning

Ansøgningen skal vedlægges CV og angivelse af uddannelse (kopi af relevante eksamensbeviser). Anbefalinger/referencer kan uploades særskilt.

Ansøgninger, der indsendes på anden vis end via nedenstående online ansøgningsformular eller som modtages senere end ansøgningsfristen, vil ikke blive taget i betragtning.

Vejledning for ansøgere samt vejledning i udfyldelse af ansøgningsformular kan ses her.

Alle interesserede uanset personlig baggrund opfordres til at søge.

Ansøgningsfrist

Alle ansøgninger skal være lavet online og modtaget senest:

04.11.2018
Søg stilling online her

Aarhus Universitet er et fagligt bredt og forskningsintensivt universitet med høj kvalitet i uddannelse og forskning, og et stærkt engagement i samfundsudviklingen nationalt og globalt. Universitetet tilbyder et inspirerende uddannelses- og forskningsmiljø for 39.000 studerende og 8.000 medarbejdere med et årligt budget på 6,6 mia. kr. Læs mere på www.au.dk.