Teknisk administrative stillinger

Institutsekretariatet for Kommunikation og Kultur søger en afdelingssekretær 962195

Da en af vores dygtige afdelingssekretærer har fået andet arbejde, søger vi en fuldtids afdelingssekretær (37 timer/uge) med tiltrædelse snarest muligt.
 
Institutsekretariatet består af et ledelsesteam og 4 lokale sekretariater, der understøtter de danske og udenlandske forskere og undervisere på instituttets lokationer. 
 
Stillingen er knyttet til det lokale sekretariat beliggende Helsingforsgade, 8200 Århus N, hvor Afdeling for Digital Design og Informationsvidenskab og Afdeling for Medievidenskab og Journalistik holder til.
 
Den kommende afdelingssekretær refererer til sekretariatslederen, og vil i det daglige have et tæt samarbejde med lokale afdelingsledere og de 3 andre afdelingssekretærer. De 4 afdelingssekretærer sidder i et stort fælleskontor.
 
En af de vigtigste opgaver i sekretariatet er at bidrage til, at dagligdagen på den lokale enhed fungerer. Samtidig har afdelingssekretærerne en bred kontaktflade, da de også indgår i samarbejde med det samlede institutsekretariat og med de administrative enheder i fakultetets administrationscenter.
 
Dine primære opgaver:
  • tage imod og servicere ansatte og gæster
  • løse administrative og praktiske opgaver på lige fod med sekretariatets øvrige ansatte
  • tage imod nye medarbejdere, herunder hjælpe med bestilling af  kreditkort, tjenesterejseforsikring, adgangskort m.m.
  • ad hoc opgaver, bl.a. henvendelser vedr. nøgler, adgangskort, post, printere m.v.
  • varetage rejseafregninger og udgiftsafregninger for forskere og gæster
  • referatskrivning ved diverse møder (på dansk og engelsk)
  • understøtte afdelingsledere og det videnskabelige personale praktisk og administrativt  
  • koordinere arrangementer (fx gæsteforelæsninger, kandidatreceptioner, ph.d.-forsvar mv.)
  • booke og koordinere rejser og ophold til forskere og gæster, herunder informere og vejlede om diverse rejseregler, hoteldispositionsbeløb m.v.
  • bidrage til opdatering og redigering af afdelingernes hjemmesider og infotavler og forestå mindre kommunikationsopgaver forbundet hermed
  • reservere lokaler, bestille og arrangere forplejning til møder, seminarer, workshops, eksaminer m.v.
  • koordinere studentermedhjælperes assistance med ovenstående og andre opgaver 
Vi forventer, at du:
  • er kontoruddannet eller har anden relevant administrativ baggrund
  • er serviceminded
  • har gode kommunikations- og samarbejdsevner
  • behersker dansk og engelsk i skrift og tale
  • har godt kendskab til Office-pakken samt flair for at sætte dig ind i mange forskellige IT-systemer
  • er fleksibel og indstillet på at arbejde et sted under forandring
  • kan trives i en travl hverdag med mange forskellige opgaver, herunder mange ad hoc-opgaver
Vi tilbyder dig en arbejdsplads med engagerede og samarbejdsvillige kolleger, hvor vi hjælper hinanden med oplæring, sparring og konkret opgaveløsning.
 
Ansøgningsfrist 20. februar 2018.
Samtaler forventes afholdt 26. februar.
 
For yderligere information kontakt afdelingssekretær Kate Andersen, 87161981, kate@cc.au.dk 
eller sekretariatsleder Tine Arsinevici: 87163118, tine.a@cc.au.dk
 
Læs mere om instituttet her: http://cc.au.dk/ 
Løn og ansættelsesvilkår I henhold til gældende overenskomst mellem Finansministeriet og HK Alle interesserede uanset personlig baggrund opfordres til at søge.

Ansøgningsfrist

Alle ansøgninger skal være lavet online og modtaget senest:

20.02.2018
Søg stilling online her

Faculty of Arts

Arts er et af fire hovedområder på Aarhus Universitet. Arts bidrager til Aarhus Universitets forskning, talentudvikling, videnudveksling og uddannelser.

Med omkring 500 videnskabelige medarbejdere, 260 ph.d.-studerende, 10.500 bachelor- og kandidatstuderende samt 1.500 studerende på efter/videreuddannelse udgør Arts et stærkt og mangfoldigt forsknings- og uddannelsesmiljø.

Arts består af Institut for Kommunikation og Kultur, Institut for Kultur og Samfund, Danmarks institut for Pædagogik og Uddannelse, Center for Undervisningsudvikling og Digitale Medier. Enhederne huser hver især stærke fagmiljøer og danner udgangspunkt for interdisciplinær forskning og uddannelse.
Fagmiljøerne og uddannelserne på Arts indgår i internationale samarbejder og har et fælles mål om at bidrage til udviklingen af viden, velfærd og kultur i interaktion med det omgivende samfund.

Læs mere på arts.au.dk



Aarhus Universitet er et fagligt bredt og forskningsintensivt universitet med høj kvalitet i uddannelse og forskning, og et stærkt engagement i samfundsudviklingen nationalt og globalt. Universitetet tilbyder et inspirerende uddannelses- og forskningsmiljø for 40.000 studerende og 8.000 medarbejdere med et årligt budget på 6,4 mia. kr. Læs mere på www.au.dk.