Teknisk administrative stillinger

Chefsekretær til Universitetsledelsens Stab, Aarhus Universitet 966612

Aarhus Universitet er ét af verdens 100 bedste universiteter. Universitetet har ambitioner og potentiale til at stå endnu stærkere blandt de førende universiteter, og universitetet står samtidig overfor spændende tiltag som fx at udvikle universitetsbyen på den tidligere sygehusgrund (Kommunehospitalet).

I Universitetsledelsens Stab er der nu en spændende jobmulighed som chefsekretær, som bidrager direkte til universitetets udvikling.

Chefsekretæren er en del af staben, der pt. består af stabschef, pressechef samt ca. 40 medarbejdere, der arbejder inden for hhv. kommunikation/presse, analyse/politik og sekretariat/jura. Vi arbejder på tværs af universitetsledelsens opgaveportefølje og servicerer universitetsledelsen med rådgivning og administrativ bistand.

Stillingen indgår i et sekretærteam bestående af 6 chefsekretærer, som udover at have specifikke, personlige arbejdsområder arbejder sammen om at servicere bestyrelsen, rektoratet, universitetsledelsen og de øvrige medarbejdere i staben samt eksterne samarbejdspartnere m.v. Sekretærerne indgår i en back-up funktion for hinanden.


Chefsekretær for universitetsledelsesmøder

Din primære opgave bliver at sekretariatsbetjene universitetsledelsen i forbindelse med de ugentlige møder. Universitetsledelsen består af rektor, prorektor, universitetsdirektøren og dekanerne for universitetets fire fakulteter.
Opgaven består bl.a. i
  • Forberedelse og elektronisk udsendelse af dagsorden med mødemateriale
  • Vedligeholdelse af mødesite på hjemmesiden
  • Kontakt til og koordinering primært med leverandører af mødemateriale og de øvrige sekretærer, vicedirektører og sagsbehandlere
  • Udarbejdelse af noteskabelon til referent og forberedelse af mødeleder
  • Udarbejdelse af processer omkring universitetsledelsesbetjeningen
  • Deltage i arbejdet med at kvalitetssikre notater og sagsfremstillinger, der indgår i beslutningsoplæg til ledelsen
  • Udarbejdelse af årskalender
  • Klargøring af it- og videoudstyr til møder, gerne superbruger

Generelle opgaver i stillingen med særlig fokus på prorektor
  • Kalenderstyring som ofte er kompliceret og evigt foranderlig
  • Planlægning af prorektors opgaver uden for huset med papirer, rejser og evt. ophold (fx bestyrelsesopgaver, deltagelse i udvalgsarbejde, oplæg)
  • Planlægning og afvikling af interne arrangementer, hvor prorektor er vært (møder, workshops, konferencer)
  • Breve, herunder officielle henvendelser og støtteerklæringer
  • Korrekturlæsning på papirer og oplæg
  • Tæt koordination med prorektors PA

Kompetencer 

Du skal have en relevant uddannelse, ligesom det er vigtigt med gode kommunikationsevner såvel skriftligt som mundtligt på både dansk og engelsk. Det vil være en fordel, at du har erfaring med opgaver som ovenfor nævnt, og at du behersker MSOffice-pakken på højt niveau.

Det er vigtigt, at du er åben, imødekommende og serviceminded, samt at du arbejder meget struktureret og er god til at samarbejde. Godt humør, ro og overblik i en travl og hektisk hverdag er tillige nødvendige kompetencer. Der er behov og mulighed for fleksibel arbejdstilrettelæggelse.


Vi tilbyder

Et spændende job i et godt og uformelt arbejdsmiljø tæt på universitetets øverste ledelse. Der er tale om en fuldtidsstilling på 37 timer med fleksibel arbejdstid.


Løn- og ansættelsesvilkår

Ansættelse vil ske i henhold til den gældende overenskomst mellem Finansministeriet og den forhandlingsberettigede organisation (HK/KS).


Ansøgning

Ansøgning modtages kun elektronisk og skal være fremsendt senest søndag den 17. marts 2018.

Vi forventer at holde ansættelsessamtaler i uge 12.

Yderligere oplysninger vedr. stillingen fås ved henvendelse til stabschef Steen Harrit Jakobsen, mobil 2521 9894 eller e-mail: shj@au.dk eller chefsekretær Elsebeth Bisbo, tlf. 87 15 20 28, mobil 28 99 25 93, e-mail: eb@adm.au.dk.  

Ansøgningsfrist

Alle ansøgninger skal være lavet online og modtaget senest:

17.03.2018
Søg stilling online her

 

Aarhus Universitet er et fagligt bredt og forskningsintensivt universitet med høj kvalitet i uddannelse og forskning, og et stærkt engagement i samfundsudviklingen nationalt og globalt. Universitetet tilbyder et inspirerende uddannelses- og forskningsmiljø for 39.000 studerende og 8.000 medarbejdere med et årligt budget på 6,6 mia. kr. Læs mere på www.au.dk.