Referat af bestyrelsesmøde 17. maj 2004 kl. 15.00

Til stede:

Bestyrelsen:

Jens Bigum, formand

Jens Ulrik Andersen

Dina Bloch

Jørgen Grønnegård Christensen (fra kl. 15.15.)

Kirsten Jacobsen

Sys Rovsing Kock

Anette Kruhøffer

Kasper G. Rasmussen

Johannes Riis

Arne Rolighed (til 18.30)

Arild Underdal

Niels Chr. Sidenius, rektor

Katherine Richardson, prorektor

Stig Møller, universitetsdirektør

Sekretariat:

Per Møller Madsen

Mette Skovsbøll

Dagsorden

Ad. 1. Godkendelse af dagsorden

Dagsordenen blev godkendt.

Ad. 2. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet 24. marts 2004

Referatet blev godkendt.

Ad. 3. Meddelelser fra formanden og rektor

Formanden orienterede om bestyrelsesformændenes  møde med Ministeren for Videnskab, Teknologi og Udvikling den 29. marts 2004. Mødet havde været positivt, og man havde bl.a. drøftet spørgsmålet om åbne bestyrelsesmøder. Ministeren havde fulgt op på mødet med et brev af 22. april. Ministeren havde været mere imødekommende på mødet end i sit svarbrev, og bestyrelsesformændene havde derfor i brev af 5. maj 2004 bedt ministeren genoverveje kravet om åbne bestyrelsesmøder.

Formanden oplyste, at bestyrelsesformændene havde sendt et brev til rektorerne med en orientering om formændenes aktiviteter og en understregning af, at bestyrelsesformændene ikke havde i sinde at konkurrere med Rektorkollegiet. Formændene skulle mødes igen den 15. juni 2004.

Rektor meddelte, at universitetet var ved at nedsætte et udvalg, det skulle se på spørgsmålet om videnformidling. Han orienterede om universitetets gave til kronprinseparret.

Ad. 4. Kvartalsrapport 1

Formanden bød velkommen til Budgetchef Kirsten Skjødt.

Rektor oplyste, at rapporten var et sammendrag af det væsentligt mere detaljerede materiale, som rektor og ledelsesmødet modtog. Rektor kommenterede årets forventede resultat og videreførselsbeløb.

Kirsten Skjødt bemærkede,  at der kun var regnet med 3 kvartalsrapporter, pga. af overgang til nyt økonomisystem 1. september 2004.

Bestyrelsen tog kvartalsrapporten til efterretning.

Ad. 5. Vedtægt

Rektor orienterede om sit møde med repræsentanter for ministeriet for videnskab, teknologi og udvikling den 13. maj 2004. Han opridsede nogle vigtige punkter, der havde være nævnt på mødet, herunder bl.a. akademisk råds opgaver, centre, Universitetssamvirket som repræsentantskab, mødeoffentlighed i bestyrelsen, ansættelses- og afskedigelsesprocedure for rektor og øvrige ledere, dekanens organisation,  prodekaner og viceinstitutledere, tilskud og gaver, samt særlige enheder som f.eks. IT-Vest.

Der blev omdelt udkast af 17. maj 2004 til revideret vedtægt, som var tilrettet efter den forståelse, der var opnået på mødet mellem rektor og ministeriet. Rektor gennemgik ændringsforslagene.

I forbindelse med § 20 om bestyrelsens arbejde beklagede Dina Bloch, hvis § 20, stk. 2 og stk. 3 i universitetets forslag måtte udelades. Rektor oplyste, at universitetets åbenhed om bestyrelsens arbejde omfattede offentliggørelse af dagsordener og bilag på universitetets hjemmeside, et orienteringsmøde snarest efter bestyrelsesmøderne samt en hurtig offentliggørelse af et kortfattet mødenotat på hjemmesiden. Denne praksis ville blive opretholdt, uanset hvilken formulering om åbenhed man endte med. Formanden understregede, at det var vigtigt med helt klare retningslinjer på dette punkt, der også ville indgå i forretningsordenen.

De vigtigste nye afsnit stod i kapitel 5 med procedure for ansættelse og afskedigelse af rektor, prorektor og universitetsdirektøren. Spørgsmålet om bistand i ansættelsesprocessen og spørgsmålet om åremålsvilkår og brug af tilbagegangsstillinger blev drøftet. Der var enighed om, at det var hensigtsmæssigt med en åben formulering med frihedsgrader til forhandlinger.

Det blev nævnt, at ministeriets detaljerede krav til vedtægten kunne opfattes  som udtryk for et ønske om at centralisere og ensrette universiteterne. I den forbindelse blev det fremført, at det var vigtigt at fokusere på, hvilke opgaver bestyrelserne havde.

Formanden konkluderede, at der var rejst nogle principielle spørgsmål bl.a. omkring åbenhed og ansættelsesprocedurer, men i øvrigt var ministeriets bemærkninger ikke helt så alvorlige, som de så ud i første omgang. Han forslog, at rektor fortsatte drøftelserne med ministeriet, og at man stræbte efter at have et færdigt forslag klar til beslutning på bestyrelsens møde den 31. august 2004. Der vil i øvrigt på dette område være en meget tæt dialog mellem formanden og rektor.

Bestyrelsen tilsluttede sig dette.

Vedrørende det planlagte valg til akademiske råd og studienævn oplyste rektor, at han efter mødet med ministeriet  fandt det relevant at søge valget den 15. juni 2004 gennemført, selv om vedtægten endnu ikke var godkendt på dette tidspunkt.

Dette rejste to problemer. Dels skulle vedtægten give den generelle hjemmel til at udskrive valget. Dels var valgcirkulærets bestemmelser om valgret til deltidslærere udarbejdet på grundlag af indstillinger fra dekanerne, jf. § 44, stk. 1 i vedtægtsudkastet, mens det iflg. bemærkningerne til universitetslovens § 10, stk. 6 er bestyrelsens kompetence at beslutte, om deltidsansatte lærere skal have valgret til studienævn.

Det var aftalt med ministeriet, at hvis bestyrelsen godkendte valgcirkulæret af 20. april 2004, og dermed tilsluttede sig de trufne beslutninger, kunne ministeriet godkende, at valget blev afholdt.

Bestyrelsen vedtog at godkende cirkulæret af 20. april 2004 om udskrivelse af valg ved Aarhus Universitet i sommeren 2004 og at anmode om ministeriets godkendelse i henhold til universitetslovens § 36 af, at valget blev afholdt.

Ad. 6. Bestyrelsens arbejde

Der var udsendt notat af 10. maj 2004 med forslag til vederlag til bestyrelsesmedlemmer, som byggede på Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udviklings estimerede tidsforbrug på  325 timer årligt for bestyrelsesformændene og 110 timer årligt for øvrige medlemmer. Det årlige vederlag ville herefter udgøre 162.500 til formanden og 55.000 til øvrige eksterne medlemmer i niveau 1. oktober 1997.

Valgte interne medlemmer, herunder studerende, skulle kompenseres for merarbejde inden for tilsvarende rammer.

Bestyrelsen tilsluttede sig forslaget i notatet.

Dina Bloch spurgte, om der var nogen afklaring omkring bestyrelsesansvarsforsikring. Formanden svarede, at han havde noteret spørgsmålet, som ville blive taget op.

Ad.  7. Udviklingskontrakt.

Under dette punkt deltog dekanerne Bodil Due, Det Humanistiske Fakultet, Søren Mogensen, Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet, Tom Latrup-Pedersen, Det Samfundsvidenskabelige Fakultet, Carsten Riis, Det Teologiske Fakultet og Erik Meineche-Schmidt, Det Naturvidenskabelige Fakultet i mødet.

Formanden nævnte, at det var første gang  dekanerne samlet deltog i bestyrelsens møder og bød derfor velkommen.

Rektor redegjorde for det udsendte notat af 9. maj 2004 med præmisser for arbejdet. Opgaven var at formulere nogle foreløbige målsætninger og indikatorer, som optakt til den fuldstændige udviklingskontrakt, der skulle træde i kraft 1. januar 2006. Udviklingskontrakten skulle både kunne rumme strategiske initiativer, give plads til eksisterende aktiviteter, og give plads til nye ikke-planlagte faglige initiativer.

Formanden understregede, at arbejdet med udviklingskontrakten var vigtigt i sig selv og et vigtigt redskab til at bygge bro mellem universitet og bestyrelse.

Bestyrelsen gav udtryk for en vis bekymring over, at der i tidsplanen kun var afsat to måneder til den brede drøftelse af udkastet. Det blev understreget, at universitetet skulle løse den vanskelige opgave at give bestyrelsen den nødvendige viden og information, og at det var vigtigt for et godt resultat, at der kom gode oplæg fra universitetet til bestyrelsen.

Fra dekanside blev peget på, at det var vigtigt,  at kontrakten kom til at omfatte universitetets kerneaktiviteter, og at den koncentrerede sig om områder, som universitetet reelt havde mulighed for at påvirke. Det blev nævnt, at den nye studiebekendtgørelse medførte, at der skulle udarbejdes nye studieordninger på alle områder. Dette gav lejlighed til at gå i clinch med en række ting.

Formanden konkluderede, at bestyrelsen havde godkendt rektors oplæg til procedure for udarbejdelse af en udviklingskontrakt, men således at arbejdsperioden blev forlænget med 2 måneder.

Bestyrelse skulle sikre sig, at den havde  tilstrækkelig tid til at diskutere sagen, evt. gennem afholdelse af et heldagsmøde.

Ad. 8. Byggesag: Tilbygning til Fredrikshus

Universitetsdirektøren redegjorde for sagen, som han anbefalede varmt. Projektet omfattede byggeri af 2000 kvm. incl. kælder. I stueetagen skulle etableres fælles modtagelses- og informationsafdeling for både studerende og andre. Informationskontorets flytning til nye lokaler ville lette pladsproblemerne for andre afdelinger i administrationen.

Byggeriet gav ikke i sig selv anledning til ansættelse af nyt personale, men sagen gav anledning til en drøftelse af administrationens udvikling og personalenormering. Rektor understregede, at der var brug for flere ansatte i økonomisk forvaltning, i Ledelsessekretariatet og i Informationsafdelingen, for at man kunne yde en tilfredsstillende service. Direktøren oplyste, at Aarhus Universitet havde en billig administration sammenlignet med andre universiteter og anslog på forespørgsel personaleforøgelsen til 2-4 pr. år de kommende 3 år, som var planlægningsperioden.

Formanden konkluderede, at bestyrelsen havde godkendt tilbygningen til Fredrikshus.

Ad. 9. Center for Journalistiske Universitetsuddannelser

Rektor redegjorde for forslaget, det var en videreudvikling af et mangeårigt samarbejde mellem Danmarks Journalisthøjskole og Aarhus Universitet. Centret skulle i første omgang danne ramme om en 2-årig kandidatuddannelse i journalistik for personer med en bachelorgrad fra universitetet, en 2-årig kandidatuddannelse for journalister og en 6-måneders uddannelse i journalistisk formidling som del af en bachelor- eller kandidatuddannelse. Det øgede samarbejde var også inspireret af, at der var etableret nye akademiske journalistuddannelser på Syddansk Universitet og Roskilde Universitetscenter.

Bestyrelsen gav udtryk for, at samarbejdet var en god ide og strategisk rigtigt.

Bestyrelsen tilsluttede sig, at rektor godkender oprettelsen af Center for Journalistiske Universitetsuddannelser.

Ad. 10. Center for Entrepreneurship

Center for Entrepreneurship var oprettet 1. januar 2002 i henhold til en samarbejdsaftale mellem Aarhus Universitet og Arkitektskolen i Århus, Danmarks Journalisthøjskole, Handelshøjskolen i Århus, Ingeniørhøjskolen i Århus, Århus Kommune og Århus Amt. På grundlag af drøftelse i centrets bestyrelse blev centret foreslået videreført som et center ved Aarhus Universitet.

Rektor oplyste, at det under forhandlingerne var blevet foreslået, at bestyrelsen for centret fik det endelige faglige ansvar for centrets virksomhed. Forslag til vedtægter var herefter ændret marginalt, men det var fastholdt, at rektor for Aarhus Universitet var øverste ansvarlige for centrets samlede virksomhed. Det ændrede forslag blev omdelt.

Rektor svarede på forespørgsel, at der ikke var tale om et institutlignende  center,  men snarere en administrativ enhed. Der blev udtrykt tilfredshed med, at bestyrelsen blev holdt orienteret om initiativer af denne karakter. Rektor redegjorde på forespørgsel for Videnskabsministeriets initiativ vedrørende iværksætterakademier.

Bestyrelsen tilsluttede sig, at rektor godkender oprettelsen af Center for Entrepreneurship som et center ved Aarhus Universitet.

Ad. 11. Samarbejdsaftale med Den Sociale Højskole i Århus

Rektor redegjorde for den udsendte generelle samarbejdsaftale, der havde til formål at styrke det faglige samarbejde mellem Aarhus Universitet og Den Sociale Højskole og sikre Den Sociale Højskole en relevant forskningstilknytning til universitetet efter samme retningslinier, som gjaldt for CVU'er.

Der blev udtrykt ros til samarbejdet, og bestyrelsen godkendte generel samarbejdsaftale mellem Aarhus Universitet og Den Sociale Højskole.

Ad. 12. Samarbejdsaftale med Danmarks Jordbrugsforskning

Rektor redegjorde for sagen. Der havde gennem mange år være forskningsmæssigt samarbejde mellem forskergrupper ved Aarhus Universitet og forskergrupper ved Danmarks Jordbrugsforskning. Der var nu ønske om at formalisere og synliggøre det eksisterende samarbejde og udvide dette, så det også kom til at omfatte nye områder om innovation og undervisning på bachelor- og kandidatuddannelser.

Rektor bemærkede, at samarbejde med sektorforskningen var blevet mere relevant med den nye sektorforskningslov, det forudsatte, at sektorforskningen bidrog til universiteternes undervisning. Universitetet havde endnu ikke fået endelige tilbagemelding på version 3 af den generelle samarbejdsaftale, men hvis der blev tale om væsentlige ændringer, ville bestyrelsen blive inddraget igen.

Bestyrelsen tilsluttede sig, at rektor indgik en samarbejdsaftale med Danmarks Jordbrugsforskning med et indhold svarende til den udsendte version 3.

Ad. 13. Vedtægter for Folkeuniversitetet i Århus

Rektor oplyste, at Folkeuniversitetet var en formidlingskanal, som universitetet overvejede at bruge mere intensivt. Folkeuniversitetet i Århus har haft en overvejende positiv udvikling de seneste år trods hårde sparekrav. Universitetet havde støttet Folkeuniversitetet på forskellig måde, bl.a. med lokaler.

Der var behov for en ajourføring af Folkeuniversitetets statutter, der senest var godkendt af Aarhus Universitets Konsistorium i 1980. Forslaget til nye statutter indeholdt en ændret udpegningsprocedure for Folkeuniversitetets styrelse, hvor et flertal af medlemmerne udpeges af Aarhus Universitets rektor efter indstilling fra de akademiske råd.

Bestyrelsen godkendte de ændrede statutter for Folkeuniversitetet i Århus.

Ad. 14. Institutsammenlægninger ved Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet

Dekan Søren Mogensen deltog under dette punkt og redegjorde for Set Sundhedsvidenskabelige Fakultets arbejde med strukturomlægninger. Der blev omdelt brev af 17. maj 2004 med indstilling om, at Fysiologisk Institut og Biofysisk Institut blev sammenlagt med betegnelsen "Institut for Fysiologi og Biofysik" og på engelsk "Institute of Physiology and Biophysics".

Søren Mogensen orienterede om, at der i løbet af efteråret 2004 forventes forslag om en sammenlægning af fem folkesundhedsvidenskabelige institutter til ét institut.

Bestyrelsen godkendte institutsammenlægningen.

Af 15. Fakultetsinstitutnavne på Engelsk

Bestyrelsen godkender efter indstilling fra rektor et instituts navn på dansk og engelsk.

I forbindelse med flere institutsammenlægninger havde der været drøftelser om terminologien for engelske navne, og rektor anmodede i december 2003 fakulteterne om at overveje betegnelserne af faculty, institute, school og department. Resultatet af overvejelserne fremgik af den udsendte oversigt over fakultets- og institutnavne på hhv. dansk og engelsk.

Bestyrelsen godkendte de navne, der fremgik af oversigten, med tilføjelse af det nye Institut for Fysiologi og Biofysik.

Pkt. 16. Udpegning af medlemmer til bestyrelsen for Aarhus Universitets Forskningsfond

Rektor redegjorde for udpegningsreglerne. Ifølge fundatsen for Aarhus Universitets Forskningsfond udpeges indtil 4 medlemmer af fondsbestyrelsen af universitetets bestyrelse efter indstilling fra rektor. Udpegningsperioden for 3 af disse medlemmer udløb 31. maj 2004.

Bestyrelsen udpegede efter indstilling fra rektor følgende 3 personer til bestyrelsen for Aarhus Universitets Forskningsfond for perioden 1. juni 2004 til 31. maj 2008:

Professor dr.oecon Ole Øhlenschlæger Madsen, Økonomisk Institut, økonomisk sagkyndig (genudpegning).

Kontorfuldmægtig Ane Mette Tønder Jensen, Institut for Æstetiske Fag, TAP-repræsentant (nyudpegning).

Stud.mag. Kirsten Marie Kristensen, Informationsvidenskab, studenterrepræsentant (nyudpegning).

Ad. 17. Regler for prisopgaver

Der blev redegjort for behovet for at revidere prisopgavereglerne, der senest var revideret i 1997. Universitetsloven af 28. maj 2003 havde gjort det nødvendigt at ændre reglerne, idet konsistorium og fakultetsråd var tillagt opgaver vedrørende prisopgaver, og idet disse organer var bortfaldet. Desuden var en række tidsfrister ændret.

Bestyrelsen godkendte de reviderede regler for prisopgaver ved Aarhus Universitet.

Ad. 18 . Informationsmateriale til bestyrelsen

Der blev omdelt materiale.

Ad. 19. Eventuelt

Efter forslag fra Johannes Riis drøftede bestyrelsen, hvordan der bedst kunne etableres kontakt mellem bestyrelsen og dekanerne, eventuelt i form af, at en orientering om de enkelte fakulteters virksomhed indgik i planlægningen af bestyrelsens møder. Formanden gav tilsagn om, at spørgsmålet ville indgå i den fremtidige planlægning.

Formanden takkede for mødedeltagelsen og ønskede medlemmerne en god sommer.

Mødet sluttede kl. 18.45