Til stede:

Jens Bigum, formand

Jens Ulrik Andersen

Anne Bundgaard Christensen

Kirsten Jakobsen

Sys Rovsing Koch

Annette Kruhøffer

Simon Krøyer

Johannes Riis

Arne Rolighed

Arild Underdal

Afbud fra:

Jørgen Grønnegård Christensen

Rektorat, universitetsdirektør,

Rektor Lauritz B. Holm-Nielsen

Prorektor Katherine Richardson

Universitetsdirektør Stig Møller

Sekretariat

Per Møller Madsen

Mette Skovsbøll

Desuden deltog

Chefkonsulent Bo Bjerre Jakobsen (pkt. 1-3)

Kontorchef Kirsten Skjødt (pkt. 5)

Kontorchef Ingelise Hosszu (pkt. 4)

Dekan Erik Meineche-Schmidt (pkt. 4)

Statsautoriseret revisor Claus Lindholm Jacobsen, PriceWaterhouse oopers (pkt. 5)

Statsautoriseret revisor Henrik Kragh, PriceWaterhousCoopers (pkt.5)

Dagsorden:

1.      Godkendelse af dagsorden

2.      Godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet den 20. december 2005 (bilag)

3.      Aarhus Universitets udkast til udviklingskontrakt med Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling 2006-2008 (Bilag)

4.      Projekteringsomkostninger vedr. nano-byggeri (Lukket punkt)

5.      Indkøb af nye tandlægestole til Tandlægeskolen (Bilag)

6.      Institutionsrevisors protokollat om forberedende revisorarbejder 2005 (Bilag)

7.      Samarbejde med andre institutioner (Lukket punkt)

        7.A. HIH (bilag)

        7.B. DMU, Danmarks Miljøundersøgelser

        7.C. Andet

8.      Meddelelser fra

    -    Formanden

    -    Rektor, herunder skriftlige meddelelser

         - Ligestilling (Bilag)

         - Opslag af institutlederstillinger

9.      Eventuelt

Formanden bød særligt velkommen til Anne Bundgaard Christensen og Simon Krøyer, som begge deltog i deres første bestyrelsesmøde.

Ad.1.

Der blev omdelt en revideret dagsorden på mødet. Bestyrelsen godkendte denne.

Ad. 2.

Referatet blev godkendt uden bemærkninger

Ad. 3.

Bestyrelsen havde modtaget udkast af 23. februar 2006 til UK 3. Bilaget var udformet på baggrund af det udkast, som bestyrelsen godkendte på mødet i december 2005 samt på baggrund af  to efterfølgende møder i Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling hhv. den 26. januar 2006 og 21. februar 2006.

Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling havde tilsluttet sig indholdet i bestyrelsens forslag til udviklingskontrakt, men havde foreslået en række præciseringer og kvantificeringer  - specielt vedrørende målene.

Bestyrelsen drøftede udkastet grundigt, herunder bl.a. spørgsmål om mål for publicering, graden af ekstern finansiering, effektivitet i forskeruddannelsen samt universitetspædagogisk aktivitet. Der blev foretaget nogle sproglige ændringer og det blev fremhævet, at der ikke alene blev målt på antallet af publikationer, men at der også blev lagt vægt på kvaliteten.

Formanden konstaterede, at der var gjort et stort og seriøst arbejde og bestyrelsen udtrykte tilfredhed med resultatet. Formanden blev bemyndiget til at færdiggøre udkastet sammen med rektor.

Ad. 4.

På bestyrelsens møde d. 20. december 2005 godkendtes etableringen af et renrum på 1260 m² brutto. Siden bestyrelsesmødet har der været afholdt prækvalifikation for valg af arkitekt- og ingeniørrådgiver. Bygningen forventes klar til ibrugtagning i oktober 2007.

Renrummet skulle ses som en del af et større samlet iNANO-hus. Ud over renrummet kommer iNANO-huset til at bestå af et laboratoriekompleks på i alt 7.600 m² brutto. Det videre arbejde frem til projektforslaget vil udløse udgifter til rådgiverhonorar i størrelsesordenen ca. 6,5 mio. kr. 

Der var udsendt en redegørelse af  20. februar 2006 fra Det Naturvidenskabelige Fakultet. Dekan  Erik Meineche  Schmidts supplerede mundtligt redegørelsen.

Bestyrelsen tilsluttede sig en igangsættelse af laboratorieprojektet -  i første omgang frem til og med projektforslaget.

Ad. 5.

Investeringen i klinikstole  var nævnt i notatet om budget 2006 til bestyrelsens møde d. 20. december 2005 . Det nuværende udstyr er ca. 20 år gammelt og kræver hyppige reparationer, ligesom udstyret ikke længere er tidssvarende i forhold til, hvad der findes af udstyr på landets tandlægeklinikker.

En arbejdsgruppe med repræsentanter for Københavns Universitet og Aarhus Universitet havde udarbejdet et samlet investeringsforslag på 245 mio. kr for de to universiteter og tilhørende ansøgning om central restfinansiering af 192 mio. kr, heraf ca. 90 mio. kr. på Aarhus Universitet.

Bestyrelsen besluttede sig, at ansøgningen blev sendt til Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling og til Undervisningsministeriet.

Ad. 6.

Revisorerne gennemgik protokollatet om forberedende revisionsarbejder 2005. Der var lagt vægt på nogle områder, der var vigtige i forhold til årsrapporten: Generelle it-kontroller, løn og gager, eksternt finansierede projekter, anlægsaktiver og donationer samt likvide midler.

Institutionsrevisor konkluderede, at universitetets regnskabssystemer som helhed gav et pålideligt grundlag for udarbejdelsen af årsrapporten, og at de ikke under denne del af revisionen var blevet opmærksomme på forhold, som kunne medføre forbehold eller supplerende oplysninger i deres revisionspåtegning på årsrapporten for 2005. Revisionen vurderede dog samtidig, at kontrolforanstaltningerne på væsentlige af de gennemgåede områder burde styrkes, førend universitetets forretningsgange og interne kontroller kunne anses for at være effektive og tilstrækkelige. Revisionen vurderede, at hovedparten af anbefalingerne kunne adresseres i forbindelse med det i efteråret 2005 igangsatte projekt for beskrivelse og dokumentation af processer og forretningsgange. Det blev anbefalet, at universitetet overvejede at etablere en central controllerfunktion, der bl.a. løbende kunne følge op på, at instrukser og regler blev overholdt decentralt.

Universitetsdirektøren orienterede bestyrelsen om forløbet af arbejdet med at dokumentere processer og arbejdsgange. Rektor bemærkede, at man tidligere havde undervurderet ressourceforbruget i forbindelse med indførelse af nye systemer. Omlægninger i en stor og kompleks organisation var overordentlig ressourcekrævende, og det var ledelsens opfattelse, at der fremover ville kræves ekstra administrative ressourcer for at støtte medarbejderne i en travl og kompliceret proces.

Bestyrelsen var opmærksom herpå, ligesom man var opmærksom på, at store omlægninger af den art, som universitetet havde gennemgået og stadig gennemgår, ikke kunne lykkes uden problemer.

Formanden sagde, at universitetet havde en meget fin omkostningsstruktur, men at man måtte finde en balance mellem omkostningsbevidstheden og de  nye og øgede krav til dokumentation af processer og forretningsgange. Han understregede, at det var vigtigt at kunne følge fremskridtene på de punkter, som revisionen betegnede som væsentlige.

Protokollatet blev taget til efterretning og underskrevet.

Ad. 7.A

HIH havde den 31. januar 2006 modtaget brev fra Undervisningsministeriet med meddelelse om forhåndsgodkendelse af nedlæggelse af Handels og IngeniørHøjskolen og virksomhedsoverdragelse til Aarhus Universitet.

Rektor orienterede om, at Aarhus Universitets ledelse den 30. januar 2006 havde afholdt et særdeles konstruktivt møde med HIH’s ledelse. På mødet blev det videre arbejde med gennemførelsen af fusionen drøftet og planlagt. Der ville blive dannet en administrativ arbejdsgruppe, og etableret faglige kontakter og der ville blive udarbejdet et papir med mødedatoer og deadlines.

Bestyrelsen tog orienteringen om fusionsarbejdet til efterretning.

Ad 7.B.

Rektor orienterede bestyrelsen om møde mellem Aarhus Universitet og Danmarks Miljøundersøgelser, hvor man havde drøftet etablering af et samarbejdsprofessorat og muligheder for evt. yderligere fremtidigt samarbejde.

Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning.

Ad 7.C.

Ministeren for Videnskab, Teknologi og Udvikling havde i breve af 9. og 10. februar 2006 til bestyrelsesformanden opfordret universitetet til at udarbejde et oplæg som en interessetilkendegivelse om en mulig integration af universitetet med andre universiteter og sektorforskningsinstitutioner. Svarfristen var 3. april 2006.

På grundlag af et oplæg fra bestyrelsesformanden havde bestyrelsen en generel drøftelse af Aarhus Universitets muligheder for samarbejde med andre uddannelses- og forskningsinstitutioner.

Ad. 8.

Ad. 8.a.

- Ingen yderligere meddelelser.

Ad 8.b. Meddelelser fra rektor.

-         Ligestilling: På baggrund af Ligestillingshandlingsplanen havde  rektoratet bedt Ligestillingsudvalget komme med forslag til udmøntning af handlingsplanen. Ligestillingsudvalget havde derfor iværksat et arbejde, som skulle resultere i dannelse af ”Netværk for kvindelige forskere ved Aarhus Universitet”. Den 9. februar 2006 havde Ligestillingsudvalget arrangeret et møde, hvor godt 70 kvinder deltog. Der blev på mødet nedsat en foreløbig ”primærgruppe”, som bl.a. skulle komme med forslag til rammer for en netværksdannelse. Det var tanken, at der til netværket skulle knyttes mentorer, og en del af universitetets videnskabelige seniormedarbejdere, havde på forhånd budt på denne opgave, hvilket måtte tolkes meget positivt. Første møde i primærgruppen forventeds af holdt medio marts 2006.

-         Institutlederopslag:   Processen med opslag af institutlederstillinger var sat i gang, og ansatte  institutledere  forventedes at kunne tiltræde 1. juni 2006.

-         Teknologioverførsel:   Styregruppen for universitetets patent- og kontraktarbejde havde været på studietur til nogle engelske universiteter og der var udarbejdet et oplæg som grundlag for universitetets overvejelser over, hvordan man skulle styrke indsatsen på området.

-         IT-Vest: Rektorerne for deltageruniversiteterne havde drøftet samarbejdet på it-området med udgangspunkt i et forslag til ændrede vedtægter for it-Vest, som var modtaget til høring.

-         Forskerpark Aarhus: Rektor orienterede om udviklingen i Forskerparken.

Ad 9.

Annette Kruhøffer havde deltaget i og glædet sig over det gode og positive arrangement i anledning af Tom Latrup-Pedersens afsked som  og Svend Hyllebergs tiltræden som dekan for Det Samfundsvidenskabelige Fakultet.

Mødet sluttede kl. 19.15