Sagsfremstilling til møde i Aarhus Universitets bestyrelse (BM 3-2007) den 16. marts 2007

1. fase: Sikker drift

Det indledende arbejde i fusionsstyregruppen, fusionssekretariat og i de nedsatte arbejdsgrupper har taget sigte på at sikre driften umiddelbart efter 1. januar.

De væsentligste opgaver i denne sammenhæng har været at sikre medarbejdernes retsmæssige overgang til den nye organisation, at skabe overblik over regnskabsforholdene specielt vedrørende regnskaber for 2006 og 2007 og i særlig grad i forhold til EU kontrakterne. En lille men vigtig opgave har været at sikre en sikker postgang mellem enhederne både fysisk og elektronisk, bl.a. med henblik herpå er der tilvejebragt en fælles elektronisk telefonliste for hele organisationen. Der er også fastlagt midlertidige retningslinjer for enhedernes anvendelse af navn og logo m.v.

Vigtigt har det været at sikre en intern kommunikation om fusionsprocessen.

2. fase: Hovedvægt på strategi

Fasen har især omhandlet strategiprocessen. En overordnet strategi for Aarhus Universitet skal bl.a. give retningslinjer for, på hvilke områder institutionen især skal arbejde for at udnytte fusionen til synergi og effektivitet. De senere strategiske valg forberedes i en lang række arbejdsgrupper, der er nedsat eller er ved at blive nedsat.

Ud over de arbejdsgrupper, der er omtalt i sagsfremstilling til mødet i Aarhus Universitets bestyrelse den 26. februar 2007 (Pkt. nr. 8A.), er eller bliver følgende arbejdsgrupper nedsat:

• Internationale uddannelsesaktiviteter
• Studieadministrative spørgsmål
• Bibliotek
• Jordbrugsuddannelser
• Entrepreneurskab
• Økonomisk teknisk arbejdsgruppe vedr. EU-kontrakter

En række af arbejdsgrupperne var også aktive i fasen vedr. sikker drift. Arbejdsgrupperne var oprindeligt sammensat af medarbejdere udpeget hos fusionspartnerne og af den centrale administration på universitetet. Efterhånden som strategiprocessen har rejst et ønske om en bredere diskussion, der involverer alle hovedområderne inklusive de ”fem gamle” på universitetet, er de decentrale enheder på ”det gamle universitet” blevet inddraget i stigende omfang.

Grupperne arbejder forsat videre med at identificere og afhjælpe evt. spørgsmål med relation til ønsket om sikker drift. Herudover foretages der i grupperne en grundig gennemgang af status på de enkelte enheder inden for udvalgets arbejdsområde. Udvalgene er også blevet bedt om at forberede senere beslutninger ved f.eks. at gennemføre analyser med henblik på (eventuelle) fremtidige fællessystemer og retningslinjer.

En enkelt af arbejdsgrupperne har fremlagt deres overvejelser for ledelsen, hvilket har medført, at der er fastlagt en politik for organiseringen af tech trans arbejdet.

Den faglige synergi

Både centralt og decentralt er der igangsat en række initiativer, der skal føre til udnyttelse af fusionen. Initiativerne vedrører både udannelsesmæssige, forskningsmæssige og formidlings- og rådgivningsmæssige tiltag.

Udviklingen af uddannelser med et jordbrugsfagligt indhold er et centralt element, men der er også taget initiativer, der afsøger muligheden for at kombinere miljøvidenskab med ledelse, eventuelt som forlagt undervisning i Roskilde. Derudover er der en lang række initiativer, der spænder fra samlæsning i enkelte fag til fællesskab om større studiedele.

På forskningsområdet har der allerede været et betydeligt samarbejde. Målet er nu at udvikle nye og mere tætte forbindelser, der også kan etablere stærke konkurrenter om eksterne forskningsmidler.

Der arbejdes med at udvikle særlige incitamenter, der skal understøtte og smidiggøre arbejdet på tværs, selvom det stadig holdes for øje, at universitetet fortsat skal understøtte den bedste forskning, selvom den tilfældigvis ikke har en tværgående karakter.

Processen med at etablere fagligt samarbejde på tværs af organisationen understøttes også af udbuddet af såkaldte Sandbjergmøder. Foreløbigt er følgende Sandbjergmøder under planlægning:

Fusionen med DPU

Den netop vedtagne fusion med DPU skal naturligvis indtænkes i den igangværende fusionsproces. DPU vil således meget hurtigt komme til at indgå i Fusionssekretariatet og der er allerede kontakt med DPU med henblik på at supplere de nedsatte arbejdsgrupper med medarbejdere fra DPU. I første omgang vil arbejdsgruppernes fokus være på sikker drift på DPU fra 1. april. Derudover skal Fusionssekretariatet besøge DPU den 20. marts, så de relevante medarbejdere kan mødes og tale konkret om integrationen af DPU i fusionsprocessen.

I Fusionssekretariatet arbejdes der p.t. på at få bragt DPU ind i strategiarbejdet. I samarbejde med DPU’s ledelse skal der tilrettelægges en proces, hvor DPU’s medarbejdere kan komme med i den netop igangsatte medarbejderinvolveringsfase.

Sideløbende med ovenstående aktiviteter skal der udarbejdes en plan for, hvorledes synergimulighederne ved fusionen realiseres. De relevante dekaner vil blive centrale personer i dette arbejde, hvor der ligeledes skal fastsættes milepæle for at sikre den løbende opfølgning på realiseringen.

Det kommende fusionsarbejde

Prioriteringen af fusionsindsatsen vil tage afsæt i den kommende overordnede strategi for institutionen. Den vil kunne give retningslinjer for hvilke muligheder i fusionen, der først og fremmest skal udnyttes og hvor det især er vigtigt at skabe fælles systemer og politikker. Fusionssituationen er begunstiget af, at fusionen er gennemført mellem velfungerende institutioner. Det er vigtigt at tilrettelægge de næste faser, så energien og momentum i organisationen bevares og styrkes med fusionen.

Hjemmeside

Fusionshjemmesiden www.fusion.au.dk  udbygges fortsat som et aktivt medie i kommunikationen om fusionsarbejdet. Til orientering vedlægges eksempler på hjemmesidens indhold.

Indstilling: Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.

Bilag:  6.A. Der vedlægges eksempler fra fusionshjemmesiden www.fusion.au.dk.

J.nr. AU-2007-060-005

Kontor/Sagsbehandler: Fusionssekretariatet/Flemming Larsen