Det kommunikerende universitet 2008-2012

1. Aarhus Universitet som kommunikerende universitet

2. Målsætninger og grundværdier

3. Tid til kommunikation – kommunikation til tiden
   3.1 Førende og fornyende kommunikation – broen til samfundet
   3.2 Rådgivning og videnudveksling
   3.3 Forsknings- og uddannelseskommunikation
   3.4 Studiemiljø for livet – kommunikation til studerende
   3.5 Netværkskommunikation og partnerskabskommunikation
   3.6 Bredere forskningsformidling
   3.7 Markedsføring og branding

4. Intern kommunikation og videnudveksling
   4.1 Ansvar og kompetencer

5. Kommunikationsindsatsens organisering

6. Det videre forløb

1. Aarhus Universitet som kommunikerende universitet

Aarhus Universitet ønsker at gavne samfundet ved at styrke en kommunikationsindsats, der bidrager til at udvikle samfundets generelle velfærd og velstand gennem relevant oplysning, samfundsmæssig diskussion, tilvejebringelse af nyttig videnudveksling og uddannelse af samfundets borgere.

For Aarhus Universitet er det afgørende, at universitetets samlede videnbase står til rådighed for samfundet. Den styrkede kommunikation skal forstås som Aarhus Universitets åbne invitation til universitetets omverden til at tage del i den nationale og internationale relevante videnudveksling mellem universitet og samfund.

Pejlemærket bliver Aarhus Universitet som et kommunikerende universitet 2008-2012. Aarhus Universitet er et åbent universitet, der prioriterer rettidig, troværdig, anvendelig og fornyende kommunikation via mange kanaler. Kommunikationspolitikken er grundlaget for, at Aarhus Universitets viden for alvor bringes i spil: indadtil i samarbejdet mellem universitetets ledelse og medarbejdere og mellem hovedområderne. Udadtil i forhold til universitetets samarbejdspartnere både inden for og uden for akademia – andre videninstitutioner og forskningsmiljøer, myndigheder, virksomheder, sektorer, brancher og borgere i ind- og udland. Aarhus Universitet ønsker at vise sin værdi som en central viden- og kulturbærende institution nationalt og internationalt.

Aarhus Universitet vil styrke sin position og synlighed internationalt inden for forskning, uddannelse, rådgivning og videnspredning. Universitetet vil gerne anerkendes internationalt som en attraktiv arbejdsplads, et attraktivt studiested og en god og aktiv samarbejdspartner. Kommunikationsindsatsen skal afspejle dette internationaliseringsønske.

Aarhus Universitet dækker hele forskningsspektret – fra grundforskning over anvendt forskning og strategisk forskning til myndighedsrådgivning. Aarhus Universitet er desuden en stor arbejdsplads og en organisation, der tilstræber stor åbenhed om universitetets samlede aktiviteter. Det betyder, at Aarhus Universitet skal støtte medarbejderne i de mange forskellige kommunikationsopgaver, der knytter sig til et universitet.

Aarhus Universitets ni hovedområder dækker tilsammen hele uddannelses- og formidlingsspektret fra ph.d.-uddannelser over bachelor-, kandidat- og masteruddannelser til efteruddannelses- og folkeuniversitetsvirksomhed, teknologioverførsel og myndighedsrådgivning, museumsaktiviteter, biblioteker og meget mere.

2. Målsætning og grundværdier

Aarhus Universitet har følgende målsætninger og grundværdier i arbejdet med kommunikationen.

-  Videnudveksling og tilgængelighed: Aarhus Universitet vil skabe lette og overskuelige indgange til universitetets forskning, uddannelser og øvrige aktiviteter. Borgere og interessenter skal kunne finde frem til ønskede oplysninger uden besvær. Kravet om tilgængelighed rækker videre end til passivt at besvare omverdenens henvendelser. Derfor opsøger Aarhus Universitet også aktivt relevante målgrupper, i de rigtige miljøer og ved brug af de rigtige medier.

-  Professionel kommunikationsindsats: Aarhus Universitet vil tage initiativer til fortsat udvikling af kommunikationsindsatsen og stille de nødvendige ressourcer og redskaber til rådighed for en kommunikationsindsats præget af såvel professionel drift som løbende kompetenceudvikling. Aarhus Universitet mål er at kunne demonstrere forbilledlige eksempler på, hvordan et moderne universitet kan organisere en professionel og fremadrettet kommunikation og videnudveksling.

-  Kritisk-konstruktiv tilgang: Aarhus Universitets kommunikation skal være kritisk og konstruktiv. Kritisk, fordi kommunikationen har rod i et uafhængigt universitet, som skal bidrage til en fri, kritisk og saglig offentlig debat med respekt for forskningsfriheden og den enkelte medarbejders grundlovssikrede ytringsfrihed. Konstruktiv, fordi kommunikationen også skal være relevant, brugbar og forståelig i andre sammenhænge end i universitetets egen.

- Fornyende og original : Aarhus Universitet lægger vægt på at kommunikere fornyende og originalt med omverdenen med respekt for såvel det akademiske udgangspunkt som de præmisser, der er modtagerens. Universitetets synlighed, indflydelse og anerkendelse skal styrkes gennem en original og fornyende kommunikation.

3. Tid til kommunikation – kommunikation til tiden

Målsætninger og værdier for det kommunikerende universitet nås ikke med ét slag. Forskellige initiativer vil blive taget for at støtte de strategiske indsatsområder, som er beskrevet i Aarhus Universitets strategi 2008-2012. Hermed bliver kommunikationen en integreret del af Aarhus Universitets virksomhed og kerneaktiviteter.  

Kommunikationsindsatsen skal afspejle sig i dagligdagen, lige fra den strategiske planlægning til medarbejderudviklingssamtalen. Målet er, at de enkelte forsknings- og uddannelsesmiljøer og administrative enheder som et almindeligt led i al aktivitetsplanlægning vurderer og tilrettelægger kommunikationsmuligheder, ansvarsfordeling og timing. ”Tid til kommunikation” og ”kommunikation til tiden” er vigtige huskeråd for al forsknings- og uddannelseskommunikation.

3.1 Førende og fornyende kommunikation – broen til samfundet

Aarhus Universitet vil styrke vidensamfundet gennem uafhængig og inspirerende kommunikation.

Aarhus Universitet ønsker at være i front, bl.a. ved at gøre brug af forskningsbaseret viden om kommunikationsformer, medier og teknologier til at kommunikere universitetets forskning og øvrige viden. Universitetet vil i de kommende år udvælge et mindre antal indsatsområder inden for universitetets kerneaktiviteter med henblik på en særlig indsats for at profilere disse områder og de opnåede resultater. Det kan være forskningsområder, uddannelsesinitiativer, tværgående samarbejder etc. Det er samtidig målet at identificere og udbrede virkemidler til en sådan særlig profilering.

Ud over de kendte, stærke kommunikationskanaler skal indsigt i videnskabsjournalistik bruges aktivt til at varsle og kommunikere relevant viden i en form, som kan inspirere til politisk debat og omsættes til praksis via for eksempel rådgivning, videnudveksling eller teknologioverførsel.

3.2 Rådgivning og videnudveksling

Aarhus Universitet vil iværksætte et styrket kritisk-konstruktivt samarbejde præget af rådgivning og videnudveksling med relevante nationale og internationale myndigheder, institutioner og virksomheder. I rådgivningsarbejdet er det vigtigt at være opmærksom på de ønsker til timing og kommunikationskanaler, som den enkelte modtager har, men også at sikre, at universitetets viden kommunikeres til borgerne til gavn for den demokratiske debat, f.eks. gennem medierne.

Aarhus Universitet vil desuden intensivere det strategiske arbejde med erhvervsrelationer, alumneaktiviteter og videnklubber med henblik på, at universitetets viden kan komme samfundet til gavn.

3.3 Forsknings- og uddannelseskommunikation

Aarhus Universitet ønsker at kommunikere sin viden og sine resultater  både til den danske og internationale offentlighed. Alle væsentlige resultater og al kerneviden bør således kommunikeres til de relevante målgrupper. I den sammenhæng skal Aarhus Universitet gøre brug af både eksterne medier og egne medier, af velkendte og nye kommunikationskanaler. Aarhus Universitet ønsker at benytte sig af forskellige kanaler i ind- og udland for dermed at kunne henvende sig til læsere, lyttere og seere med interessant forsknings- og videnkommunikation og solide uddannelsestilbud. Det vil sige, at Aarhus Universitet vil være eksponent for et konstruktivt og fornyende møde mellem videnskab og journalistik og dermed bidrage til nye perspektiver på, erfaringer med og oplevelser af forskning.

3.4 Studiemiljø for livet - kommunikation til studerende

For alle studerende vil der blive stillet moderne kommunikations- og informationskanaler til rådighed som en integreret del af et moderne studiemiljø. Den enkelte studerendes ansvar er at opsøge og gøre brug af disse muligheder, der vil blive gjort så attraktive og udfordrende som muligt. Kommunikation skal bidrage til det gode studieliv – og kommunikationen med og kontakten til universitetet må gerne være livsvarig. Aarhus Universitet vil forstærke formidlingen af overgangene fra studieliv til arbejdsliv – og tilbage igen – og kommunikationen kan f.eks. ske gennem alumneaktiviteter.

3.5 Netværks- og partnerskabskommunikation

Attraktive uddannelsestilbud i tråd med samfundets behov forudsætter et målrettet arbejde med netværks- og partnerskabskommunikation i forhold til de fødekæder og aftagere, universitetet har til sine uddannelser nationalt og internationalt. Aarhus Universitet vil derfor arbejde fokuseret med videnudveksling mellem universitetet og andre relevante uddannelsesinstitutioner og virksomheder.

3.6 Bredere forskningsformidling

Universitetet lægger vægt på synliggørelse af alle universitetets formidlings- og kommunikationskanaler. Her står universitetets museer, forskerparker, sommerskoler, folkeuniversitetet samt forlagsvirksomhed for aktiviteter, der skal synliggøres stærkere, så viden bringes i spil med relevante grupper i samfundet.

3.7 Markedsføring og branding

Aarhus Universitet vil markedsføre sine fire kerneaktiviteter (forskning, talentudvikling, rådgivning og uddannelse) i ind- og udland. Målet er, at universitetet skal være kendt for sin fremragende forskning og fokuserede talentudvikling for at kunne tiltrække attraktive medarbejdere, gæsteforskere og samarbejdspartnere. Målet er også at udbrede kendskabet til universitetets forskningsbaserede rådgivning til nye og eksisterende kunder. Endelig er det målet at tiltrække de bedste studerende fra ind- og udland, uanset om de studerende søger viden om bachelor-, kandidat-, ph.d.-uddannelser, eller om de orienterer sig mod efter- og videreuddannelse. Kommunikationen vil også tage højde for de forskelle, der er i kommunikationen med danske og udenlandske studerende.

Markedsføringen af universitetets mange forskellige tilbud bør finde sted på flere medieplatforme afhængige af målgruppen. På uddannelsesområdet vil Aarhus Universitet levere en solid markedsføring og sikre sammenhæng til introducerende vejledningsindsats, der skal give de studerende et så inspirerende og klart billede som muligt af deres kommende studium.

For at komme i kontakt med kommende nationale og internationale medarbejdere, gæsteforskere, studerende og samarbejdspartnere vil der blive arbejdet systematisk med målgrupper, deres medieadfærd, deres informationsbehov etc.

4. Intern kommunikation og videnudveksling

Forudsætningen for at skabe en god og udviklende arbejdsplads for universitetets ansatte og studerende er troværdig og rettidig kommunikation på alle niveauer.  Det er ikke blot en opgave, men også en investering. Kommunikation bliver dermed en integreret aktivitet, da gennemsigtighed og åbenhed omkring den interne organisation, administration, samarbejdsrelationer og beslutningsgange er forudsætningen for, at man kan udføre sit arbejde godt. Derfor vil kommunikationen i stigende omfang foregå på både dansk og engelsk tilpasset de interne målgrupper. Samtidig danner effektiv videndeling grundlag for engagement og medleven i hverdagen.

En styrket kommunikation vil ikke blot binde universitetet bedre sammen indadtil, men også gøre det lettere for omverdenen af borgere, kommende studerende og interessenter at forbinde sig med universitetet. Den interne kommunikation skal binde organisationen sammen på tværs af organisatoriske enheder, for eksempel gennem forbedrede og flere kanaler som fælles intranet, interne nyheder, linjekommunikation, ledelseskommunikation etc.

Aarhus Universitet har netop gennemgået en række store fusioner, der stiller særlige krav til den interne kommunikation. For eksempel har universitetet startet på at udvikle en fælles designlinje. Og universitetet er gået i gang med at introducere net-teknologier og procedurer for en stærk kommunikation på tværs af hovedområder, institutter, afdelinger, forskningscentre og studiemiljøer.

En afgørende forudsætning for at styrke Aarhus Universitet som et kommunikerende universitet er at få opbygget de nødvendige kompetencer hertil. Det gælder såvel på ledelsesniveau som blandt forskere, kommunikationsmedarbejdere og øvrige medarbejdere.

Kommunikationsenhederne – centralt og på hovedområdeniveau – skal understøtte en åben, synlig og motiverende ledelse ved i fornødent omfang at være sparringspartnere i forhold til ledelseskommunikation og fastlæggelsen af strategi for kommunikationen på alle niveauer. Den kommunikerende leder skal ses som en del af en professionel og sammenhængende ledelsesindsats. Kommunikationsindsatsen skal anerkendes ved at indarbejde den i strategiplaner, handleplaner, ansøgninger, medarbejderudviklingssamtaler mv.

Ikke alle er naturtalenter til at kommunikere til et bredere publikum. Aarhus Universitet vil få kravet om en styrket kommunikation til at rime med kompetencerne til at løse opgaverne. Det vil ske ved at tilbyde sammenhængende tilbud i uddannelse og efteruddannelse af både forskere og andre medarbejdergrupper, hvor det er relevant. Aarhus Universitet vil systematisk tilbyde alle ph.d.-studerende meriterende kurser i forskningskommunikation – og følge dette tilbud op med mere avancerede kurser til adjunkter og øvrige kursustilbud til relevante medarbejdergrupper.

Formålet med uddannelsesløftet er at støtte medarbejderne i deres kompetenceudvikling for at forbedre den generelle kommunikationsindsats, men også de mere fokuserede aktiviteter som f.eks. markedsføring af uddannelser, organisering af alumneaktiviteter, styrket forskningskommunikation etc.

4.1 Ansvar og kompetence

Det kommunikerende universitet kan kun realiseres, når ledelse, medarbejdere og studerende engagerer sig i at styrke deres kommunikation. Det afgørende skridt frem mod det kommunikerende universitet handler om at gøre kommunikationsindsatsen til en integreret del af løsningen af de hovedopgaver inden for forskning, undervisning, øvrig formidling og administration, som i forvejen løses.

Rektoratet har ansvar for at skabe forpligtende og gode rammer for at kunne engagere sig i kommunikation på alle niveauer, at fastlægge mål for indsatsen og at formulere en incitamentsstruktur på området.

Hovedområderne har – inden for de overordnede rammer – ansvaret for at udfolde indsatsen, som der måtte være konkret behov for. Princippet er, at hovedområderne skal afsætte tid og ressourcer for at styrke forskeres, studerendes og medarbejderes kommunikationsindsats. Det handler om både ansvar og frihed: ansvar for, at den interne og eksterne kommunikation inden for de overordnede besluttede rammer er velfungerende, målrettet og effektiv – frihed til at forme indsatsen med respekt for det enkelte hovedområdes til enhver tid gældende opgavesammensætning.

Den lokale ledelse af for eksempel et institut har ansvaret for at sammensætte og facilitere medarbejdergrupperne, så de pågældende grupper af medarbejdere samlet set er i stand til at varetage en professionel kommunikationsindsats.

5. Kommunikationsindsatsens organisering

Aarhus Universitet har en kommunikationsafdeling og et presseberedskab i tilknytning til rektoratet – og en række kommunikationsafdelinger i tilknytning til hovedområderne.

Den samlede opgave for alle kommunikationsmedarbejdere er at sikre, at kommunikationsredskaber og -kanaler, rådgivning, medietræning etc. stilles til rådighed for ledelse, medarbejdere, studerende og omverden.

Princippet for arbejdsdelingen mellem den centrale kommunikationsafdeling og hovedområdernes kommunikationsafdeling er, at ansvaret for kommunikationsopgavernes løsning er placeret så tæt på de involverede forskere, studerende og medarbejdere som muligt. Det giver en frihed lokalt, men også et markant lokalt ansvar for at koordinere og inddrage andre relevante parter og områder i indsatsen.

For at bidrage til den gensidige koordinering på tværs oprettes: 1) et kommunikationsudvalg under ledelse af prorektor for videnspredning og med deltagelse af repræsentanter for hvert hovedområde og den centrale kommunikationsafdeling og 2) et erfaringsnetværk med deltagelse af alle kommunikationsansatte.

Der er opgaver, som involverer hele universitetet, og som derfor enten koordineres og/eller løses af den centrale kommunikationsafdeling eller af nogle af hovedområdernes kommunikationsafdelinger med spidskompetencer i forhold til dele af kommunikationen. Disse opgaver kan være tilvejebringelse, planlægning og udvikling af fælles:

• retningslinjer for sammenhængende profilering af universitetet
• medier og kommunikationskanaler som fælles aviser, magasiner, tv- og radiostudier, intranet etc.
• begivenheder som for eksempel Forskningens Døgn, årsfest, særlige uddannelsesdage, markedsføring af uddannelser etc.
• krisestyring.

6. Det videre forløb

Aarhus Universitet vil vurdere, hvilken organisationsform og kompetencefordeling der bedst understøtter realisering af kommunikationspolitikken. Ansvar og kompetencefordeling skal fastlægges, så det står klart, hvilke opgaver der løses af den centrale kommunikationsafdeling og det centrale presseberedskab – og hvilke opgaver og kompetencer der mest hensigtsmæssigt placeres decentralt ved hovedområderne og øvrige institutioner