Anmeldelse af personoplysninger til Datatilsynet

Forskningsprojekter involverende personoplysninger skal anmeldes internt til AU.

AU har to fællesanmeldelser af den persondatabehandling, som universitetet foretager i videnskabeligt eller statistisk øjemed:

Hvad skal du selv gøre?

Intern anmeldelse af forskningsprojekter, hvor der indgår personoplysninger, sker ved at udfylde dette skema: Anmeldelse til Datatilsynet og sende det til legal@au.dk. 

Hvert forskningsprojekt skal have en kontaktperson, der er internt dataansvarlig, dvs. har ansvaret for, at persondataloven og regler udstedt i medfør heraf, herunder sikkerhedsbekendtgørelsen, er opfyldt for hver enkelt behandling.


Brug for hjælp?

Hvis du har spørgsmål til, hvorvidt dit projekt er anmeldelsespligtigt, eller til udfyldelse af skemaet, kan du kontakte

Universitetsledelsens Stab
Sekretariat og Jura
Chefkonsulent Tove Bæk Jensen
tbj@au.dk eller tlf. 8715 2139

Er der eksterne databehandlere?

Hvis der er andre end Aarhus Universitets ansatte, der på vegne af universitetet skal behandle personoplysninger, skal der indgås en databehandleraftale, inden behandlingen går i gang.


Brug for hjælp?

Hvis du har brug for hjælp til udformningen af en databehandleraftale, kan du kontakte:

AU Forskning og Eksterne Relationer
Erhvervssamarbejde og Teknologioverførsel
Specialkonsulent Susanne Kudsk
sfk@au.dk eller tlf. 8715 3241

Har du et igangværende projekt, der burde være anmeldt?

Er du i gang med et forskningsprojekt, der burde have været anmeldt til Datatilsynet, eller er du i tvivl om, hvorvidt dit forskningsprojekt burde have været anmeldt, kan du kontakte Sekretariat og Jura. 

Send en mail til:

Universitetsledelsens Stab
Sekretariat og Jura
legal@au.dk 

Skal data videregives?

Hvis data skal videregives, fx i forbindelse med, at en forsker skifter ansættelsessted, skal dette godkendes og registreres af Aarhus Universitet i hvert enkelt tilfælde.

Skemaer til brug for godkendelsen kan downloades som skrivbare pdf'er her:
Videregivelse af data fra AU - skema til videregiver
Videregivelse af data fra AU - skema til modtager

Skemaer downloades, udfyldes og sendes til legal@au.dk
Obs - skemaet kan først udfyldes, når det er downloadet.

 

Datavideregivelse til udlandet

Hvis data skal videregives til dataansvarlige i udlandet, kan dette alene ske efter særskilt, forudgående tilladelse fra Datatilsynet.

Tilladelsen indhentes hos Sekretariat og Jura.

Send en mail til:

Universitetsledelsens Stab
Sekretariat og Jura
legal@au.dk

Sikkerhedshændelser

Hændelser, der påvirker enten fortrolighed, tilgængelighed eller integritet defineres som 'sikkerhedshændelser'. Fx tab af data ved brand eller indbrud.

Eventuelle sikkerhedshændelser skal indberettes til og registreres af Sekretariat og Jura.

Send en mail til:

Universitetsledelsens Stab
Sekretariat og Jura
legal@au.dk

Forløb efter indsendelse af skema

Sekretariat og Jura, Universitetsledelsens Stab modtager den interne anmeldelse, registrerer projektet og bekræfter registreringen med en udtalelse inkl. kravene til behandling af personoplysninger og behandlingssikkerhed. Kravene skal sikres opfyldt af den enkelte projektansvarlige.

Udover at registrere projekter, vedligeholder Sekretariat og Jura en oversigt over projekter og databaser/registre omfattet af de to fællesanmeldelser hos Datatilsynet, dvs. alle behandlinger af persondata på Aarhus Universitet med videnskabeligt eller statistisk formål.

Fællesanmeldelserne er offentliggjort i Datatilsynets fortegnelse over anmeldte behandlinger.

HAR DU SPØRGSMÅL?

  • Sekretariat og Jura
    Universitetsledelsens Stab
    legal@au.dk

  • Chefkonsulent Tove Bæk Jensen
    tbj@au.dk / tlf. 8715 2139